电脑基础知识讲座第六讲Excel工作表.docx

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电脑基础知识讲座第六讲Excel工作表

电脑基础知识讲座

第六讲：

Excel工作表

  Excel和Word一样，作为微软Office家族的重要组件之一，是功能非常强大的电子表软件，兼具表格、图表、图形、数据库等多重功能。

下面讲的是Excel2003。

它的基本功能有：

对数据进行整理、计算、统计与分析。

小到可以充当计算器，记算个人收支情况等；大到可以进行专业的科学统计运算，通过对大量数据的计算分析，制定单位的财务预决算等等。

但一般人由于学习的深度不够，只是把Excel当作绘制表格的工具，这里讲的就是工作表的制作，顺带提了一下图表。

一、Excel简介

（一）Excel的工作窗口

下图是打开的Excel2003窗口

1、标题栏：

这里显示Excel名称及当前工作薄名称；

2、菜单栏：

与Word大同小异；

3、工具栏：

与Word差不多，可以将工具栏拖动放到上、下、左、右；下图的工具栏是被拖动到右边

　 4、编辑栏：

在单元格中输入数据或公式后，将在这里显示输入的内容。

在这里可以对输入数据或公式进行编辑；

   5、列标头：

从A开始用字母作为列号，单击列标头可以选中整列。

   6、行标头：

从1开始用数字作为行号，单击行标头可选中整行的单元格。

用列标头和行标头就可以确定一个单元格，如A4，代表第A列，第4行那个单元格，其余依次类推。

   7、活动单元格：

代表当前被选中的单元格。

   8、滚动条：

用滚动条可以使工作表上下左右进行滚动。

   9、页标：

每个页标代表工作薄中不同的工作表，每个工作表的名称都显示在页标上，页标用于翻页，单击可使该页成为当前页；

（二）新建和打开Excel文档

新建是新建立一个Excel文档，打开是打开已有的文档。

新建Excel文档有多种方法。

1、双击桌面上的Excel图标

   2、用开始菜单新建文档：

点击“开始”菜单的所有程序，找到Excel

3、桌面右键新建文档：

在桌面空白区域右键单击，选择“新建”子菜单“MicrosoftExcel工作表”，如下图

在桌面上出现了一个新的Excel工作表图标（用这个方法也能新建Word文档），双击这个文件图标就可以打开它进行编辑了。

如下图

（三）保存Excel文档

Excel文档的保存与Word没有什么两样，这里就不讲了。

（四）关闭Excel文档

也与Word没什么两样。

（五）退出Excel

与Word相同。

（六）单元格的激活：

这是Word中没有的。

单击单元格，就激活了该单元格，使它成为活动单元格，也就是选定了这个单元格。

活动单元格有一个黑框，可以直接输入数据或公式，执行复制、粘贴等命令；而双击单元格是编辑它，可以在内部修改数据或公式。

（七）区域选定：

除选定单元格与Word表格不同外,选定其他区域与Word基本相同

（八）输入位置的移动

一个单元格输入结束，按回车自动进入同一列的下一行，也可直接用鼠标点击某单元格或用上下左右键进行移动。

二、Excel操作实例（以工资表为例）

 打开Excel新建一张工作表。

（一）输入栏目名称和原始数据

 1、活动单元格直接输入

首先不管工作表的标题、日期等附加信息和表格线，直接在第一行的活动单元格中输入栏目名称：

职工编号、姓名等，在单元格中输入原始数据，也可以在激活单元格后，直接在编辑栏输入。

表中的合计空着，最后输入公式，让电脑按公式计算。

  2、在单元格中折行输入：

要使职工编号变成2行，就要在一个单元格中输入2行，可以按住Alt键的同时点击回车键就可折行输入第二行字了；如果直接点击回车，它会自动激活下一个单元格。

  3、Excel的自动填充功能

  在Excel电子表中，有时要输入很多有规律的数据，比如职工编号1－15,或者是2、4、6、8、10等，可以使用Excel的自动填充功能来快速输入，而不用一个一个地输入。

自动填充功能是Excel的一大特色。

  Excel中的“填充柄”就是活动单元格右下方的黑色方块，你可以用鼠标拖动它进行自动填充。

  如果在你的Excel工作表中没有显示填充柄，可以点击“工具/选项”命令，在弹出的窗口中点击显示“编辑”对话框，选择“单元格拖放功能”和“显示粘贴选项按纽“（如图）。

（1）输入1－10

在单元格职工编号列中输入“1”,将鼠标指向填充柄，鼠标变成一个黑色的十字，按住鼠标左键，向下拖动鼠标，它会在右边自动显示出连贯的数据，到出现10时松开鼠标，就自动在这一列各行中输入了2－10的数据，而不用一个一个地输入了。

（2）输入日期

在单元格中输入“1月1日”，按上面的方法拖动填充柄，到需要的位置松开鼠标，填充的是1月2日到1月7日（这是默认的以序列方式填充）

如果在弹出的“自动填充选项”菜单中选择“以月填充”，　　就会看到填充的是“2月1日、3月1日……”

（3）输入等比数列

如要输入2、4、6、8等有规律的数据，一种方法是输入2后，执行“编辑/填充/序列…”命令，出现序列对话框

在序列对话框中设置“序列产生在”为“列”，“类型”为“等比序列”，“步长值”为“2”,单击“确定”就输入了对应的等比序列数值了。

方法二是先在两行中输入2和4，然后选定2和4这两行，拖动黑色十字形，就能输入成功了。

（4）单元格的复制

顺便说一下，如果在弹出的“自动填充选项”菜单中选择“复制单元格”，出现的就是单元格的粘贴结果，输入各行的数值是一样的。

复制单元格方法二：

如果在活动单元格中输入星期一，单元格复制后不是从右下角“＋”形处拖动，而是在空心十字形（下面左图）时拖动后右键粘贴，就会在所有选定的单元格中全部粘贴上星期一。

如果在出现双箭头时拖动，就是移动单元格了；

（5）自定义填充功能

　　Excel还提供了自定义填充功能，我们可以根据自己的需要来自定义填充内容。

　　执行“工具/选项”命令，在弹出的对话框中选择“自定义序列”，出现“自定义序列”界面

在“输入序列”编辑框中输入新的序列，单击“添加”按钮，“确定”就生成了你的自定义序列。

（二）修改工作表

1、插入和删除单元格：

如果发现漏填了一格，张三的数据就变成李四的了，这是常有的事，可以在插入的位置上选定一个或拖动选定多个单元格，右键插入，调出插入菜单

根据插入位置选择一项，然后在新插入的单元格中输入漏填的数据，Excel会对所有数据自动进行调整，这就是电子表的强大功能，Word表格就办不到了。

如果是删除，则用相同方法调出删除菜单对话框

也根据要删除的位置选择一项，Excel也会自动进行调整。

单元格的插入和删除有可能造成其他单元公式的变化，有时需要对公式作相应的修改,所以应在计算前进行。

2、插入行：

如果表格制作好了，发现漏填了一个人，需要增加一行。

计划在某行上面插入几行（比如是2行），就连同该行一起往下选定2行，右键插入，就会在该行的上面插入行，选定几行就会插入几行，然后在新插入的行中填写。

3、插入列：

如果想在表格中增加某个项目，比如这个月增加了一项补发工资，需要插入一列。

与插入行的方法一样，也是选定几列右键插入几列，新插入的列在选定列的左边。

4、删除行或列

用与插入相同的方法选择右键删除行或列

5、单元格的合并居中——输入标题

工资表的标题和日期还没有输入，可以选定1－2两行，右键插入，就在上面插入了两行空白行，用来输入标题和日期。

选定插入的第一行的所有有数据的列，然后点击单元格合并居中按纽，在居中后的第一行中输入“林业局二○○七年十二月工资表”，设置好字体、字号，就成了工资表的标题，标题的字号要大一点；

6、输入日期和时间

在插入的第二行中输入日期和时间，位置调整到右边，日期的字号不要大于正文。

7、改变行高、列宽

行高会随着文字的大小、多少自动调整（列宽不会自动调整），但不一定符合我们的要求，如标题栏的文字一般都要大一点，行高也要大一点。

按住左键拖动该行标头的下边界就可改变行高。

按住左键拖动列标头中该列右边界就可改变列宽，

如果想将多行（或多列）调整为相同的高（宽），可以首先选定需要调整的所有行（或所有列），然后只要调整其中的一行（或一列），所有的行（列）都会随之调整为同样的高度（宽度），这是Word表格办不到的。

8、相同表格头的设置

有时同样的表格因为内容多，需要输入多页，比如工资表，各页只是数据不同，表格的行表头和列表头都是一样的，可以通过页面设置对话框对表格头进行设置，而不用一页一页地编辑。

点击页面设置\工作表，在顶端标题行中输入1：

3（表示从第1页－第3页），确定后再打开页面设置，它会自动变成＄1：

＄3,

如果标题栏不止一行，可以点击右边有红色箭头的地方，出现下图的虚线框，调整虚线的位置就可将所有的统一标题选定。

9、单元格格式

点击格式\单元格，打开单元格格式对话框，在其中可以进行很多有用的设置

⑴数字选项：

有常规（上图）、数值

日期

在特殊选项中可以添加邮政编码

⑵对齐选项：

可以设置文本的水平对齐、垂直对齐、合并单元格等，

如果选择右边的竖排文本（上图），确定后，在选定的区域中，就变成了文本竖排，未选定的部分仍然是横排（下图）

⑶字体选项：

可以设置字体、字号、顏色等

⑷图案选项：

可以设置使用顏色、图案或顏色+图案

（左边是选择单元格顏色，下图是选择顏色+图案）

（左边是在工作表中的显示）

⑸边框选项：

可以设置边框的有无、粗细、样式、顏色等

添加边框也可以选取工作表的一部分或整个工作表，再点击边框按纽，就给该区域添加了边框；

下面单独讲一下用边框制作斜线表头

选定表头单元格，右键单击“设置单元格格式”，打开单元格格式对话框，在边框中选择斜线，确定

在单元格中就出现了斜线表头

首先双击输入列的项目名称“工资项目”，然后按住Alt键回车折行输入行的项目名称“职工编号”，适当调整字体大小和列宽，使表头能放下所有文字

（三）输入公式

经过以上输入和修改，工资表已经基本成形，但还有合计数没有计算。

1、公式计算：

请看李敏的应发合计栏H2应当＝C2＋D2＋E2+F2＋G2,在Excel中输入公式都是以“＝”号开头，因此只要在H2单元格或上面的公式栏输入“＝C2＋D2＋E2+F2＋G2”的公式，然后按回车键，计算机就会自动算出应发的合计数是1896.5元。

2、公式的复制：

其他职工的应发合计与李敏的一样，只要把上面的公式拷贝到相应位置，Excel会自动进行计算，不需要一个一个输入公式。

复制公式的方法有：

①选定已计算的单元格，右键复制，然后选定需要求和的所有单元格，按回车键或右键粘贴，就会自动出现计算的结果；

②直接点击复制、粘贴按纽；

③填充操作：

这在“自动填充功能”一节中已经讲过。

选定已计算的单元格，将鼠标移到活动单元格右下角，出现一个小黑方块（填充柄），

指针变成实心十字形，

按住左键拖动到目标最后单元格，

松开鼠标就完成了公式的拷贝。

（四）函数

如果行数太多，输入公式很烦琐，可以用求和函数来计算。

函数公式：

求和函数＝SUM（比如G2:

G11）,求平均数函数＝AVERAGE（比如E2:

E5），与Word表格的计算函数是一样的。

上面的计算用点击求和工具按纽更方便，点击求和按纽后回车，也可得到相同结果。

点击求和工具右边的小三角，出现求和、平均值等下拉式菜单

选定要计算的区域（可以是一个活动单元格或选定一个区域），如果选定一个活动单元格点击求和工具，会出现一个虚线框，表示计算的范围（如果虚线与计算范围不一致，可以调整），在该单元格中出现求和的函数＝SUM（C3:

G3）,回车就出现计算结果

如果选定的是一个多格的区域，点击求和工具后，就会自动出现所有的计算结果

用同样的方法计算出扣款合计。

（五）实发工资的计算—求差

用输入公式的方法计算。

单击李敏的实发栏使之成为活动单元格，输入“＝H2－K2”（应发合计－扣款合计），

回车，计算结果就出来了，

然后按上法拷贝公式，

所有职工的工资表都计算出来了。

（六）插入页码

 Excel工作表插入页码是用页脚来实现的，点击视图\页眉和页脚，在页眉/页脚对话框中设置页眉无，页脚1,

在预览中就会看到从第1页往后都显示出页码

（七）工作表的页面调整与打印

1、打印预览与页面设置

打印前首先点击打印预览按纽预览一下

看到了吗？

工作表一般都是横表，右边还有好几列没有显示出来。

需要点击文件,调出页面设置对话框，将页面设为横向

再预览一下，一张完整的表格显示出来了。

2、Excel的页面大小

在Word页面上，一张表格的大小一目了然，Excel电子表有200多列，60000多行，你设计的工作表只不过是其中很小的一部分。

怎样使你设计的表格正好是一张纸的大小呢？

可以通过打印预览来调整。

Excel的预览与Word不一样，Word预览无论你是否安装打印机，只要点击工具栏的打印预览按纽就可打开预览对话框，而Excel的打印预览（包括页面设置），只有在安装了至少一个打印机驱动程序后才能使用。

在安装了打印机驱动后点击工具栏打印预览按纽，在打印预览的页边距对话框中调整页边距（下图）

关闭后就会在Excel页面上显现出一个虚线的页面大小界线,叫做分页符，其实这个虚线的界线已经预留了默认的页边距，只是必须在预览中才能看到吧了。

按照页面显示的虚线大小调整表格中的行、列高、宽，使页面正好与虚线重叠，再预览一下，准确无误后就可以打印了。

也可以点击工具\选项，打开选项对话框，勾选“自动分页符”来显示分页符

3、工作表的打印：

工作表的打印与其他文档一样，也可以从文件\打印和直接点击打印按纽来进行打印。

三、工作表转换为图表

 很多场合需要将产量、产值等做成图板展示，这就要用到图表。

Excel的图表功能也很强大，这里只简单介绍一下怎样用制作好的工作表转换成图表。

1、选定转换区域

选定工作表中需要转换的区域（也可以在后面选定）

2、打开图表向导对话框

⑴点击插入\图表，打开图表向导对话框，选择图表类型，点击下一步

⑵选择数据区域，这时在工作表中会出现一个虚线框，表示选择的区域

⑶输入图表标题，进行相关设置

⑷选择图表插入位置是作为新工作表插入，还是作为工作表中的对象插入

下图是作为新工作表插入（名为Chart1）

⑸调整图表标题的字体及大小

一张很漂亮的图表就做好了。