办公用品管理办法加表格.docx
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办公用品管理办法加表格
办公用品管理办法（试行）
第一章总则
第一条目的
为加强河北大唐鼎旺实业集团有限公司（以下简称集团）办公用品、用具、设备、设施的管理，规范流程，节约成本，特制
订本办法。
第二条适用范围
本办法适用于集团办公用品的管理。
涉及办公用品的申请、采购、入库、保管、发放、使用、维修、报废、盘存、交接程序等。
第三条管理原则
一、集中管理原则；
二、程序化原则；
三、权责分明原则。
第二章办公用品的管理第四条管理部门
一、行政事务部是集团办公用品的管理部门；
二、所有使用部门各自负责本部门办公用品的日常管理。
第五条管理人员
一、行政事务部负责集团办公用品管理的专员为办公用品管理员（以下简称管理员），具体负责集团董事会办公室、各中心
（以下简称各部门）办公用品的盘存、支领、询价、采购、验收、入库、保管、发放、维修、报废、移交等工作；
二、各使用部门必须设置办公用品专管人员（以下简称专管员），负责本部门办公用品的预算、申请、支领、保管、使用、
核查、维修申请、报废申请、月度消耗汇总等工作，积极配合行政事务部做好办公用品管理的工作；
三、员工在使用办公用品的同时也负有保管、节约的责任；四、总裁、分管副总裁、行政管理中心主任及行政事务部经
理负责对各部门办公用品的配置审批和报废审批。
1
第六条办公用品分类
办公用品按其使用性质分为办公耗材、办公用具、办公设备、办公家具四种。
（附件1）
第七条管理流程
一、盘存
（一）盘存时间，管理员于每月五日至十日对集团库存办公
用品进行月度盘存，并填写《办公用品月度盘存表》（附件2）；
（二）盘存意义
1.为做出较为精确的采购提供库存依据；
2.以此减少在保证正常使用条件下的库存数量，降低资金
占用。
（三）盘存要求
检查办公用品的库存情况，必须做到准确无误。
（四）盘存人员组成
由两人以上（管理员及由行政事务部指定的盘存人员）人员
共同完成盘存并签字；
（五）盘存责任
库存数量出现亏空的时，由管理员负责亏空物品的赔偿。
二、申请
（一）申请原则
各部门办公用品专管员要严格依据本部门办公用品使用现
状做及本月预算做出申请；
（二）申请时间
各部门自每月十五日起三个工作日内向行政事务部提交本
部门下月度欲支领物品的申请。
逾期未申报的部门行政事务部将
视为其无办公用品需求；
（三）申请操作
申请要正确填写《办公用品（办公耗材、办公用具）申请单》（附件3）、《办公用品（办公设备、办公家具）申请单》（附件4）（以下简称申请单）；
（四）申请责任
2
使用部门必须参照本部门办公用品上一月度实际使用及支
领情况，认真填报本月度申请。
对不负责任地扩大申请数量，造
成库存积压的予以处罚。
实际支领低于申请80﹪的（按金额核算），按积压物品金额的30﹪对使用部门予以处罚。
（支领要按本办法“支领原则”规定执行）
三、审批
（一）审批
各部门将申请单递交行政事务部，行政事务部在两个工作日内复核汇总后，编制《办公用品采购计划单》（附件5），报具有审批权限的负责人审批（审批人是办公管理费用控制的负责人；
其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任）；
（二）审批权限
根据不同的职级划分办公用品的审批权限，并逐级审批。
1.行政事务部经理负责2000元以下办公用品采购计划的
审批；
2.行政管理中心主任负责2001元--5000元办公用品采购计划的审批；
3.集团主管副总裁负责5001元—10000元办公用品采购计划的审批；
4.集团总裁负责10001元以上办公用品采购计划的审批。
（三）审批时限
行政事务部负责在两个工作日内催办上述审批人的审批工
作。
四、询价
对办公用品每月进行一次以上的价格、质量比较，保证对三家以上供应商进行对比。
五、采购
（一）采购原则
1.在询价的基础上，以“质优价低”为采购原则；
2.以能开具正式发票的供应商为最佳选择；
3.采购人员与保管人员不能由同一人担任；
3
4.采购前要注意保持合理库存；
5.严禁弄虚作假、营私舞弊。
（二）采购管理
1.采购档案
管理员必须做好供应商建档工作，编制常用办公用品的价格
表；
2.采购比价
把握办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甄选工作，
尽最大可能降低办公用品的采购价格。
（三）采购时限
行政事务部根据已审批的《办公用品采购计划单》支款后，在三个工作日内完成采购。
（四）其它规定
1.临时急需的办公用品，且库存暂无存备的，由需求部门负责人提出申请后，经有审批权限的领导批准后方可购置。
2.大宗办公用品或贵重办公用品的采购时间视具体情况而定，根据集团相关领导指示执行，且应有两人以上进行采购。
六、入库
办公用品采购完成后，由行政事务部办公用品管理员验收、
入库填写《办公用品入库单》（附件6），并建立《办公用品台账》（附件7）。
七、保管
（一）备用办公用品由行政事务部在固定存放区域统一存
放；
（二）因管理员个人工作失误而造成办公用品重大异常损坏或缺失的，由管理员照价赔偿。
八、支领
（一）支领时间
各部门于每月5日左右（具体时间以根据行政事务部通知为准）持审批后的申请单进行物品支领；
（二）支领人
4
由各部门办公用品专管员担任，由其负责本部门物品的统一支领；
（三）支领原则
1.以实际消耗为依据，部分办公用品采用“以旧换新”原则，“以旧换新”的物品详见“附件1”中标注“▲”的物品。
2.行政事务部办公用品管理员严格执行“以旧换新”，有权拒绝任何部门及个人无依据支领。
（四）支领登记
支领人需在《办公用品支领单》（附件8）及《办公用品台账》上登记、签字。
行政事务部做好支出记录。
（五）新员工办公用品的支领
入职新员工在本部门办公用品专管员带领下，持人力资源中
心的“河北大唐鼎旺实业集团有限公司员工入职登记表”至行政管事务部领取办公用品。
标准为：
每人配发中性笔一支、文件栏
一个、笔记本一本及文件夹一个（特殊岗位除外）。
九、使用
（一）使用责任
1.各部门办公用品的使用人是办公用品保管及使用的直接
责任人，应做到“用心保管，合理使用，杜绝浪费”。
2.各使用部门办公用品专管员是本部门所有办公用品的总责任人，对本部门办公用品的安全完整、正确使用、合理消耗、维护等负责。
3.各使用部门负责人是本部门办公用品费用控制的责任人，对本部门办公用品预算、消耗负责。
（二）使用原则
耐用办公用品，一般情况不再增补，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。
十、维修
1．维修申报
办公用品出现故障及需要维修时，由使用部门的办公用品专管员告知行政事务部，并填写《办公用品维修单》（附件9），行
5
政事务部根据该办公用品的故障情况联系供应商或外部维修机构进行维修。
2．责任
若发现办公用品故障为个人操作失误、非正常使用造成的，行政事务部将根据具体情况追究使用人或责任人责任。
十一、报废
（一）对无法维修的办公用品实行报废处理时，需经行政事务部确认，由该使用人填写《办公用品报废申请单》（附件10），经过审批达到报废条件方可报废。
报废须满足以下条件：
1.已经维修但无法修好的；
2.不存在维修条件的；
3.没有维修价值的（重新购买划算于维修）。
（二）报废审批权限
1.报废品原购买价格未超过2000元的，报行政事务部经理审批；
2.报废品原购买价格2001元--5000元的，报行政管理中心主任审批；
3.报废品原购买价格5001元--10000元的，报集团管理副总裁审批；
4.报废品原购买价格超过10001元的，报集团总裁审批。
（三）办公用品在得到报废批准后由行政事务部进行回收、
出售处理。
（四）办公用品在完成报废程序后，应从《办公用品台帐》上核销，并附《办公用品报废申请单》。
十二、调配
行政事务部针对办公用品使用部门要求，根据办公用品现状
作出调配使用的决定，并填写《办公用品调配单》。
（附件11）
十三、遗失
1.如办公物品出现人为遗失，由使用人员按购买原值进行赔
偿；无具体使用人的由其部门共同承担；
2.如出现被盗、抢等情况，导致贵重办公用品或集团机密文
6
件被盗，遗失部门应积极配合警察侦破案件，如能追回遗失物品和遗失文件，则对相关人员处以警告处分，同时被警告人应加强防盗、防劫观念，积极改进防盗、劫措施；如遗失物品及文件不
能追回，则由其部门及负责人对该事件负责。
并填写《办公用品遗失单》（附件12），进行遗失确认工作；
3.如出现内盗情况，一经查出，直接报送公安机关，承担相
应法律责任。
十四、移交
1.员工离职或异动调岗前要交回所使用的办公用品，由行政
事务部确认；
2.移交人需列明交接清单，接收人在行政事务部专人的监督下清点、交接。
遇有毁损，移交人要书面标明，并按购买价格
进行赔偿；
3.移交人在移交物品清单核实后填写《办公用品交接单》（附
件13），存档备查。
十五、汇总
行政事务部及使用部门要进行办公用品的“月度汇总”、“年度汇总”。
使用部门与行政事务部做出“月度汇总”后，进行共同确认。
（一）使用部门
1.月度汇总，使用部门的办公用品专管员在填报下一月度申
请单前，须将本部门本月实际支领物品进行汇总，填写《办公
用品申请、支领对比月度汇总表》（附件14）后，与下一月度
的申请单一并报行政事务部（填报日期以申请单日期为准）。
目的：
（1）加强本部门办公用品的使用管理，节约使用、降低消
耗；
（2）为尽可能准确地填报下一个月度申请单提供参考。
2.年度汇总，每年元月4日起五个工作日内，使用部门按照上一年度每月的《办公用品申请、支领对比月度汇总表》及
申请单，对上一年度办公用品的实际支领及申请数量汇总，并
7
填写《办公用品申请、支领对比年度汇总表》（附件15），报行政事务部。
（二）行政事务部
1.月度汇总
行政事务部办公用品管理员对各部门的办公用品实际支领、消耗进行月度汇总。
目的：
（1）对消耗较大、支领较多部门进行核查，是否存在不合理使用及浪费现象；
（2）核查各部门申请物品数量与实际消耗（支领）数量的差距，以减少库存时间、降低库存数量及资金占用。
用途：
作为确认各使用部门“申请责任”的依据。
（三）年度汇总
每年元月11日起5个工作日内，行政事务部按照各使用部门填报的“年度汇总单”，对当年办公用品的实际支领及申请数量进行年度汇总，报行政管理中心主任。
使用部门与行政事务
部做出《办公用品申请、支领对比年度汇总表》后，进行共同
确认。
第三章附则
第八条本办法由行政管理中心行政事务部负责解释。
第九条本办法自颁布之日起执行，集团原有文件与本办法冲突之处，均按本办法执行。
附件1.集团办公用品表
附件2.办公用品月度盘存表
附件3.办公用品（办公耗材、办公用具）申请单附件4.办公用品（办公设备、办公家具）申请单附件5.办公用品采购计划单
附件6.办公用品入库单
附件7.办公用品台账
附件8.办公用品支领单
8
附件9.办公用品维修单
附表10.办公用品报废申请单
附件11.办公用品调配单
附表12.办公用品遗失单
附件13.办公用品交接单
附件14.办公用品申请、支领对比月度汇总表附件15.办公用品申请、支领对比年度汇总表
9
附件1.集团办公用品表
集团办公用品表
序号
名称
规格
单位
备注
办公家具
1
老板台
张
▲
2
玻璃桌
张
▲
3
办公桌
张
▲
4
椅子
把
▲
5
沙发
张
▲
6
茶几
张
▲
7
文件柜
个/组
▲
8
档案柜
个/组
▲
9
小木柜
个/组
▲
办公设备
10
保险柜
个
▲
11
复印机
台
▲
12
传真机
台
▲
13
扫描仪
台
▲
14
电话
部
▲
15
电脑
部
▲
16
碎纸机
台
▲
17
饮水机
台
▲
18
空调
台
▲
19
自动装订机
台
▲
20
打印机
台
▲
21
照相机
台
▲
22
录像机
台
▲
办公用具
23
订书器
个
▲
24
笔筒
个
▲
10
25
计算器
个
▲
26
剪刀
把
▲
27
工具刀
把
▲
28
U盘
个
▲
办公耗材
29
文件夹
个
▲
30
资料夹
个
▲
31
塑料档案袋
个
▲
32
牛皮档案袋
个
▲
33
塑料档案盒
个
▲
34
资料架
个
▲
35
拉杆夹
个
▲
36
牛皮纸档案盒
个
▲
37
中性笔
支
▲
38
记号笔
支
▲
39
白板笔
支
▲
40
中性笔芯
支
▲
41
大号笔
支
▲
42
油笔
支
▲
43
铅笔
支
▲
44
大夹子
个
45
大燕尾夹
个
46
小燕尾夹
个
47
复写纸
盒
48
胶水
管
▲
49
胶带座
个
▲
50
大胶带
卷
▲
51
小胶带
卷
▲
52
垃圾篓
个
▲
53
曲别针
盒
11
54
订书钉
盒
55
转笔刀
个
▲
56
橡皮筋
把
▲
57
百事贴
个
▲
58
标签纸
本
▲
59
笔记本
本
▲
60
记事本
本
▲
61
原子印油
个
▲
62
印台
个
▲
63
墨水
瓶
▲
64
插座
个
▲
65
纸巾
盒
66
烟灰缸
个
▲
67
电池
节
▲
68
纸杯托
个
▲
69
纸杯
个/包
70
彩色A4纸
包/箱
71
A3纸
包/箱
72
A4纸
包/箱
73
B5纸
包/箱
备注中标注有“▲”标志的物品支领时需“以旧换新”。
但下
说明
列情况除外：
1.初次领用；
2.直接消耗，如档案袋用于对外递送资料。
12
附件2.办公用品月度盘存表
办公用品月度盘存表
项目
编号
盘存日期
盘点
规格型号
数量
单位
备注（采购建议）
物品名称
物资
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
13
盘存人员：
管理员：
附件3.办公用品（办公耗材、办公用具）申请表
办公用品（办公耗材、办公用具）申请单
项目编号申请日期
申请部门申请月度
申请内容申请明细规格型号数量指导单价价格（元）
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
申请部门行政事务部
部门
专管员部门经理中心主任管理员经理
14
附件4.办公用品（办公设备、办公家具）申请表
办公用品（办公设备、办公家具）申请单
项目编号申请日期
申请部门申请月度
申请内容申请明细申请原由规格型号数量指导单价价格（元）
1
2
3
4
5
6
7
8
9
备注
申请部门行政事务部
专管员部门经理中心主任管理员经理
部门
15
行政中心主任主管副总裁
审批
16
附件5.办公用品采购计划单
办公用品采购计划单
项目编号：
时间：
年月日
序号
名称
规格型号
单位
单价
金额
申请前库存结余
备注
数量
（元）
1
2
3
4
5
6
合计
行政事务部
行政事务部
管理员
经理
行政管理中心
财务管理中心
主任
主任
集团领导审批
财务管理中心
出纳
17
附件6.办公用品入库单
办公用品入库单
项目编号：
入库日期：
年月日
序号名称物品编号规格型号数量单位单价金额（元）备注
1
2
3
4
5
6
采购人员：
管理员：
主管领导:
18
附件7.办公用品台账
办公用品台账
项目编号：
时间：
年月日
序号登记日期摘要单位单价（元）入库数量出库数量剩余数量经手人
1
2
3
4
5
6
管理员：
19
附件8.办公用品支领单
办公用品支领单
项目编号：
时间：
年月日
支领部门支领月度
序号物品名称规格型号支领数量备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
支领部门行政事务部
专管员经理管理员经理
20
附件9.办公用品维修单
办公用品维修单
项目编号：
时间：
年月日
物品编号申请部门申请人维修物品数量维修内容损坏原因维修时间是否曾经维修备注
填表人：
21
附表10.办公用品报废申请单
办公用品报废申请单
项目编号：
时间：
年
月
日
申请部门
申请时间
物品名称
物品编码
配置时间
购买原值
情况说明
专管员
使用部门
部门经理
中心主任
行
管理员
政
管理部门
管
行政事务部经理
理
中
心
行政管理中心主任
审批
（具有审批权限）
集团领导
22
附件11.办公用品调配单
办公用品调配单
项目编号：
时间：
年月日
物品名称物品编号
规格型号物品现状
原使用部门原使用人
申请使用部门现使用人
原使用部门申请使用部门
使用人负责人现使用人负责人
行政事务部行政管理中心
管理员意见经理意见主任意见
23
附表12.办公用品遗失单
办公用品遗失单
项目编号：
时间：
年月日
物品编码部门名称单位数量使用人使用时间遗失原因
使用部门：
行政事务部行政管理中心
使用人专管员负责人管理员经理主任
填表人：
24
附件13.办公用品交接单
办公用品交接单
项目编号：
时间：
年月日
姓名职务部门交接日期
交接相关信息
序号物品名称型号数量状态备注交接情况总说明
1
2
3
4
5
6
25
本人确认及同意上述登记内容，移交手续办理完毕，特此确认。
移交人签字：
附件14.办公用品申请、支领对比月度汇总表
办公用品申请、支领对比月度汇总表
使用部门：
办实际支领公
申请金额
家
具百分比1
综合
百分
比
专管员
月度：
办
实际支领
办
实际支领
办
实际支领
公
申请金额
公
申请金额
公
申请金额
耗
耗
家
材
百分比2
材
百分比3
具
百分比4
集
结团
论领
导
使用部门确认行政事务部确认行政管理中心确认
经理主任管理员经理主任
26
1.表中“实际支领”及“申请金额”以“元”为单位核算；
2.
百分比＝实际支领÷申请金额，综合百分比＝（百分比
1＋百分比2＋百分比3＋百分比4）÷4
说明
“结论”是按照办法、依据此汇总表做出的处罚决定；
3.
4.
“集团领导”是对“结论”处罚的批示。
附件15.办公用品申请、支领对比年度汇总表
办公用品申请、支领对比年度汇总表
使用部门：
年度实际
办支领合计
公年度申请
家金额合计
具
百分比1
年度实际
办支领合计
公年度申请
耗金额合计
材
百分比2
办年度实际支领合计
公
耗年度申请金额合计
材
百分比3
年度：
年度实际
办支领合计
公年度申请
家金额合计
具
百分比4
结论
使用部门确认行政管理中心确认
专管员经理主任管理员经理主任
27
说明
1.
表中“实际支领”及“申请金额”以“元”为单位核算；
2.
百分比＝实际支领÷申请金额，综合百分比＝（百分比
1＋百分比2＋百分比3＋百分比4）÷4。
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