行政管理制度.docx
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行政管理制度
行政办公行为规范
第一条总则
为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。
第二条服务规范：
1、公司职员工应仪表整洁、大方，不着不雅服装
2、接电话或接待外来人员时应时刻保持礼貌，注意文明用语；
3、在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。
4、遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间办公室内应保证有人接待。
5、接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要
电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。
第三条办公秩序
1.、工作时间内不应无故离岗、串岗，特殊情况下必须提前向经理级以上人员请假，外出时应在外出本上填写去向及返回时间；
2、严禁在上班时间员工之间相互闲聊、吃零食、大声喧哗，应确保办公环境的安静有序。
3、办公时间客户来访，属公务活动的可在办公室或会议室内接待，但不得影响他人办公；非公务活动不得在办公场所接待。
接待客户要起身问好，热情周到，不得讥讽客户或对客户有不礼貌行为。
4、个人工作区域要时刻保持整洁，不得有污迹、尘灰、杂物等，同时个人办公用品要摆放整齐，不得随意堆放，下班前应保持物品整齐，桌面清洁。
5、办公区域卫生由保洁人员负责打扫，所有员工应自觉维护。
严禁在办公室内吸烟，在办公室内丢弃食物。
6、发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。
7、无关人员不得随意翻阅非本部门文件、公司等机密文件，不得随意使用他人办公电脑。
8、员工下班离开办公室前，必须整理好办公桌及其周围环境，保持整洁；锁闭门窗，关闭用电设备。
遇有人员加班，加班人员必须落实最后离开人员，负责上述工作的检查落实。
否则，最后离开人员应承担由此产生的一切后果。
9、公司报纸期刊由综合管理部门按年度根据需要统一订阅。
公用图书资料由综合管理部门负责管理，公司职员可办借阅手续；借阅者丢失图书资料的，按书价赔偿。
10、公司报刊、邮件、信函，由行政人员负责签收、收发；行政人员在签收挂号信、包裹单等邮件后，要在收到的第一时间通知收件人，收件人应及时去邮局取款取件。
私人信件一律实行自费。
第三章责任
本制度的检查、监督部门为公司综合管理部、总经理共同执行，行政人员负责组织检查办公秩序，对违规员工予以20元/人.次的罚款，屡犯者（连续三次以上）给予违纪处分。
本办法自颁布之日起实施，解释权归综合管理部。
保密管理规定
一、总则
1、为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。
2、公司秘密是关系公司权利和利益，依照特定程序确定，在一定时间只限一定范围的人员知悉的事项。
3、公司全体职员都有保守公司秘密的义务。
二、保密范围和密级确定
1、公司秘密包括下列秘密事项：
1.1公司重大决策中的秘密事项。
1.2公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
1.3公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。
1.4公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。
1.5公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
1.6公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。
1.7其他经公司确定应当保密的事项。
一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
2、公司秘密的密级分为"绝密"、"机密"、"秘密"三级。
2.1绝密是最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司的权利和利益遭受特别严重的损害；
2.2机密是重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权利和利益遭受到严重的损害；
2.3秘密是一般的公司秘密，一旦泄露会使公司的权利和利益遭受损害。
3、公司秘级的确定：
3.1公司经营发展中，直接影响公司权利和利益的重要决策文件资料为绝密级；
3.2公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；
3.3公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。
3.4对于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度的规定标明密级，并确定保密期限。
保密期限满后，自行解密。
三、保密措施
1、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由公司领导委托专人执行。
2、公司涉密人员必须严守秘密，不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或涉及公司机密。
3、公司职员不得向他人窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。
4、严格遵守文件（包括传真、计算机盘片）登记和保密制度。
秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告部门负责人。
5、不准带机密文件到与工作无关的场所。
不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。
6、严格秘密文件、资料、档案的借用管理。
如需借用秘密文件、资料、档案，须经公司分管领导批准，借用机密级以上文件，须经总经理批准，并按规定办理借用登记手续。
7、秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。
因工作需要翻印、复制时，应经公司领导批准后办理。
复制件应按照文件、资料的密级规定管理。
不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料。
8、会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。
会议记录（或录音）要集中管理，未经批准不得外借。
9、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先报告总经理批准。
10、员工调职、离职时，必须将自己经管的秘密文件或其他东西，交至部门负责人，切不可随意移交给其他人员。
11、公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告公司领导；公司领导接到报告，应立即作出处理。
四、责任与处罚
1、出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资100元以上500元以下：
1.1泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；
1.2已泄露公司秘密但采取补救措施的。
2、出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失。
2.1故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；
2.2违反本制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；
2.3利用职权强制他人违反保密规定的。
五、附则
5.1本制度规定的泄密是指下列行为之一：
5.1.1使公司秘密被不应知悉的人知悉；
5.1.2使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。
5.2本规定自颁布之日起实施，解释权归行政部。
办公用品管理规定
一、总则
1、为节约办公经费开支，规范办公文具用品的购买、领用、保管管理，特制定本规定。
2、本制度所指办公文具用品分为消耗品，管理消耗品，管理品三类。
2.1消耗品：
铅笔、签字笔芯、胶水、胶带、软面抄、大头针、回形针、订书针、标签、橡皮擦等；
1.2.2管理消耗品：
签字笔、荧光笔、修正液、电池、印泥、文件夹、燕尾夹、墨盒、硒鼓等；
1.2.3管理品：
笔筒、剪刀、美工刀、订书机、打孔机、计算机、尺子等。
3、办公文具用品由综合管理部统一管理。
二、申购
1、办公文具用品由综合管理部门集中采购。
如有特殊情况，报综合管理部门审核，并经公司领导批准后，允许部门自行采购。
但采购完毕后要向综合管理部门报告采购物品名称、数量、金额，以便日后准确统计使用情况。
未经批准，不得擅自采购。
2、综合管理部门每月25日集中采购下月所需文具用品。
综合管理部门应根据办公文具用品库存量情况及正常消耗水平，确定订购数量。
3、如预计用量将超过平时用量，或需购买特殊用品，须由需求部门在每月25日前申报下月计划，填写《办公用品请购单》。
4、为保证采购物品质优价廉，综合管理部门应建立相对稳定的供货渠道。
每半年对办公用品的质量、价格和采、供、存情况进行核查，发现问题，报公司分管领导批准，更换新的供货商。
三、领用
1、综合管理部门应建立办公用品领用台帐。
台帐应与采购入库单、领用单和实际库存量总额相符。
2、员工领用办公文具用品，要杜绝浪费，避免遗失，严禁带回家中公物私用，保证办公用品合理化使用。
3、办公文具用品采取定期发放制度，即每月5日和每月20日。
由各部门指定一人到综合管理部统一领取。
如无特殊情况，其它时间不予发放。
4、办公用品分为个人领用与公用两种。
“个人领用”系个人使用和保管的用品，如签字笔、笔芯等，“公用”系指公共使用的用品，如墨盒、硒鼓等。
5、公司新聘工作人员的办公文具用品，由综合管理部门根据新聘人员所在部门负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。
6、管理品的领用须经部门负责人批准。
管理品由个人负责保管，如有遗失，应由个人赔偿、自购。
7、除正常配给的办公文具用品外，若还需用其它文具用品的，须经部门负责人同意，报综合管理部门负责人批准后方可领用。
8、行政管理部门为每个部门和每位员工设立“办公用品领用登记表”，用于记载和控制办公用品的领用状况。
登记卡由综合管理部门统一保管，领用人签名确认。
9、各部门领用的物品实行单独记帐，每月汇总。
属通用办公用品部分，按消耗标准进行考核，超支部分在下一月内扣除。
年终汇总考核时，对严重超标的单位和个人，无特殊情况的应给予一定的处罚。
四、保管
1、办公文具必需品、采购不易或耗用量大者，应酌量存库。
2、印刷品（如信纸、信封、表格等），除各部门特殊表单外，由行政管理部门统一印刷、保管。
3、办公室文具用品保管一定要做到卫生、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员随意进入。
五、其它
1、员工离职时，应将领用的管理品退还行政管理部门入库或移交其他员工，方可办理离职手续。
2、本规定自颁布之日起实施，解释权归综合管理部。
会议管理规定
一、总则
为规范会议管理，提高会议效率和会议质量，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、会议组织
1、总经理办公会：
由总经理或其指定人员主持，公司高层管理人员参加，根据会议议题安排其他人员列席。
会议内容以研究公司当前的主要工作和急需由总经理决定的事项为主。
2、员工大会：
由总经理或其指定人员主持。
主要议题是总结季度、半年或年度工作，提出下一个季度、半年或年度的工作目标、计划与措施。
3、部门例会：
由部门负责人主持。
主要是检查、总结、布置本部门工作。
4、临时会议：
由总经理或公司高层管理人员召集并主持。
主要解决公司的临时性、突发性、紧急性事务。
5、门店例会：
由各门店负责人主持。
主要是检查、总结、布置本店面工作
三、会议准备与落实
1、综合管理部门负责总经理办公会议、员工大会通知的下达，负责会议的准备、记录等工作；对重要会议整理下发“会议纪要”给相关人员，对会议决定事项进行跟踪了解或督办。
2、临时会议由相关业务部门负责会议的准备与落实。
3、上级或外单位在公司开展的会议由综合管理部门负责，相关部门配合做好会务工作。
4、会议召开前，综合管理部将提前一至两天告知会议议题，与会人员要做好相应的准备工作，并在公司会议召开前，对会议的议题进行研究讨论，提出合理建议，为公司会议的顺利召开和高效运行打好基础。
四、会议注意事项
1、与会人员会前要将手机开到振动状态或关闭，确因要事不便关闭的，可转交部门相关人员作接听处理。
2、与会人员要按时到会，不得迟到早退，未经会议主持人许可，中途不得随意离开会场。
3、会议发言、请示等要礼貌、和气，提倡民主气氛和团结风气，允许发言者表达不同看法，严禁出现会上吵架等不良现象。
4、与会人员要严格执行保密制度，注意会议保密等级和保密范围。
5、各类会议纪要在会议结束后三个工作日内整理完毕，并呈公司领导审阅。
五、附则
以上注意事项违反者扣50元/人/次，本办法自颁布之日起实施，解释权综合管理部。
出差管理办法
第一条本公司员工因公出差办理公务者，依本办法规定发给出差旅费。
第二条本公司员工乘坐火车、轮船、飞机按下表的标准发给交通费：
（略）
1、乘坐火车及长途汽车，原则上应出具铁路局、公路局或汽车公司的购票证明单，如因故未能取得购票证明单者，由出差人出具凭单。
2、因急要公务必需搭乘飞机者应事先报准并凭飞机票根报支旅费。
3、搭乘公司的交通工具者，不得再报支交通费。
第三条员工出差的膳食、住宿、市内交通、杂费按下列标准核发
A、主管级：
县级城市100元/天，市级城市/150元/天，省会城市200元/天。
B、一般级：
县级城市每日60元/天（需过夜），市级城市100元/天，省会城市150元/天。
C、售后人员:
长途车费实报实销，市内交通不得高于30元/天，餐补按10元/餐报销
以上根据公司不同的发展时期会进行相应的调整。
第四条出差期间因公支出的下列费用，准予按实报销，并依下列规定办理：
1、乘坐计程车原则上应取得汽车公司开具的统一发票，无法取得者由出差人员出具凭单为凭。
（仅限紧急情况时乘坐）。
3、邮费应取具邮局的证明为凭。
4、因公宴客的费用，应取具统一发票或贴足印花的正式收据为凭。
5、因公携带的行李运费，应取具正式的运费收据为凭。
第五条员工出差，应由出差人员填写申请单一式二份交部门主管审批，申请核准后，一份送人事部登记出差日期，一份由出差人凭以预借或报支旅费（按照规定格式逐项填写）。
第六条员工出差销差后三日内应填具"出差旅费报支单”;，送请各单位主管核实后递请人事部审核，总经理核准后，出纳人员方得凭以报支。
第七条员工出差前，得凭核准的派遣出差通知单预借旅费，于出差完毕报支旅费时扣回。
第八条市内及短程（一日内）出差人员，除按实报支车资外，另可报支误餐费。
1、下午一时以后销差者准报午餐。
2、下午八时以后销差者准加报晚餐。
3、不得再报支加班费。
第九条调遣人员若在公司用膳，则不得报支误餐费。
第十条调遣人员若超过一天以上但不能视为出差的，可以由公司酌情予以补贴。
出差实施细则
第一条本公司员工因公务上之需要，受命出差悉依照本章之规定办理。
第二条员工出差均依各部门主管之命令或指示，视实际之需要，限定日期呈请部门经理核准后行之。
第三条出差员工应于出发前，依式填写所定表格，通知人事部登记，如情形特殊事前不及办理时，亦需尽速补填表格，送交登记。
第四条员工出差得按实报支出差旅费，其最高标准如附表，除特殊情况，经总经理核准者外，其余如有超额报支，一律剔除之。
第五条员工出差前，得按实际需要预借旅费，其预借款额，经由各主管初审，呈请总经理核准后暂付之，出差完毕，应于三日内呈报核销，如三日后，仍未报支者，会计组应将该员之预借旅费在薪津项下先予扣回，再行核付。
第六条员工在本市及郊区或其他同日可往返之出差按实支给交通费。
第七条员工出差在一日以上，其另有不满一日之旅费，无论出发或返回日一律二分之一给付，又乘夜车往返者，不另支住宿费。
第八条交通费包括旅程中必须之舟车等费，按实际报支，其他零星用费均在膳杂费内开支，不再另行报支。
第九条凡因公拍发之邮电及特别公务，临时雇用人夫，车辆等项所支出之必要费用，另列特别费用内得按实凭证报支。
第十条员工出差除中途患病及天然不可抗力之原因，并有确实证明者外不得任意改变起程日期，或延长出差时间，但事后经总经理特准者，得追认之。
第十一条员工出差旅费，应据实提出收据，核发之，但如发现有虚报不实情等事，除将所领追回外，并视情节之轻重，酌予惩处。
第十二条员工出差事前事后及旅途中所应填写的一切表格及应办手续另定。
电脑系统管理制度
一、目的：
为了规范办公制度化，对电脑系统进行监管，使系统正常运作，特制定本制度。
二、范围：
全公司的电脑系统。
三、内容：
、
1、公司的电脑系统、电话接入、网站后台由电脑维护员负责管理。
2、电脑维护员须负责更换公司传真机的墨盒及日常的维护，并记录更换墨盒情况。
3、电脑维护员须负责公司内打印机的日常维护工作。
4、若电脑系统出现故障，电脑维护员应及时处理，对于无法修理的要及时联络维护公司前来协助修理。
5、电脑维护员应督促检查电脑系统的正常运作，对电脑服务器进行定期检查，每月定期对电脑病毒、垃圾文件进行清理，并做好维护记录的登记。
6、定期与电脑使用者讲解一般性的电脑维护知识。
7、严禁在电脑系统上安装游戏及其它有碍于操作的软件。
卫生管理制度
为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象，制定本制度。
一、卫生管理的范围为公司各部门、办公室、会议室、厕所、门店、卖场、门窗等办公场所及其设施的卫生。
二、卫生清理的标准是：
门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；地面无污物、污水、浮土；四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；照明灯、电风扇、空调上无浮尘；书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，各类座套干净整洁；微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土；厕所墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味；
三、公共区域卫生清理由公司专门的保洁人员负责，综合管理部负责监督，行政专员为责任人。
各部门
办公桌的卫生，由各部门人员负责日常保洁；各店面的卫生由店面负责日常保洁。
四、责任区卫生清理每周集中进行一次，日常保洁每月由综合管理部进行卫生抽查。
五、保洁人员每月需对公共区域进行一次杀虫消毒处理
六、针对各店、各部门及保洁人员的卫生检查评比结果累计存档汇总，列入年终评先树优工作的内容。
附表一
出差申请单
部门：
出差人
部门
职务
代理人
职务
部门
代理人签认
姓名
职务
出差要
办事项
暂支
旅费
出差
时间
自 年 月 日 时起
至 年 月 日 时止
共 日
出差
地点
经理
直属上级
申请人
申请日期
附表二
办公用品领用登记表
日期
部门
物品名称
数量
领用人签字
附表三
办公用品请购单
项目
品名
规格
数量
估计单价
总金额
用途
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
总金额
RMB:
到货时间及付款条件
部门经理意见：
签字：
总经理审批
签字：
升级会员 