QMSEMSOHSAS三体系内审技巧.docx
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QMSEMSOHSAS三体系内审技巧
质量&环境管理体系
内审技巧
1．编写内审计划的注意事项
1）要覆盖标准的所有条款。
2）要以手册中的职能分配表为依据编写各部门的审核条款（主条款和通用条款）。
3）分配时间不能搞平均主义，而应考虑各部门的过程多少.
4）最高管理层也应审核,但审核的方式可以根据实际情况决定（自审,请外单位审核员,但提倡接受内审）.
5）懂专业的内审员可分配到专业性较强的过程和部门去审核（如生产车间,品质部）.
2．如何编写检查表
2.1内审员根据组长分配的任务，依据审核准则（体系文件、法律法规，标准的要求）编写检查表。
2.2设计检查表的思路：
1）该过程是如何策划的，有何规定，相关的职责是否落实？
2）该过程和有关规定如何实施和保持？
3）实施和保持的结果如何？
是否达到的预期目标
4）过程存在哪些问题？
1）依据ISO9001标准和公司体系文件的要求进行编写。
既要考虑标准的要求,又要考虑体系文件对被审核部门的要求。
两者结合检查表才能编写得好。
（因标准只是规定各企业通用的要求,本公司体系文件才规定了实施和控制方法）.
2）采用过程方法的思路编写检查表。
无论审核哪个过程，其思路都是：
先查其是否识别过程和规定过程，再查其规定的程序是否得到实施，再注意查证过程存在的问题。
查其规定的实施效果是否达到的预期目标，并有改进。
3）要注意关键控制点（关键过程，特殊过程和外包过程）的检查表的编写。
4）按部门审核时要列出主要过程。
3进入一个部门时，先审核,请受审核部门领导介绍部门的职责和分工的基本情况,查有无岗位职责等。
注意掌握时间。
先审主条款,再审核通用条款/5.2再查:
7.d）/））。
不超过规定的时间10分钟。
一个部门的审核时间有限，应突出审核重点，兼顾其他。
4．通用条款如何审核和取证：
1）从该部门职责入手，抽查相关的通用条款。
（销售部门相关__7.f）//d）/a））
2）通用条款必查的有：
质量管理体系：
其中不一定每个部门都查,有的可少查。
但生产部，质监部,供应部，销售部必查。
职业健康安全，环境管理体系：
4.3.1（环境因素识别/危险源辨别）/（资源、作用、职责和权限，（结构和职责）/4.4.2（能力、培训和意识）（目标、指标和管理方案）（文件控制）（记录控制）/监视和测量（事故，事件，不符合，纠正措施和预防措施。
）
其中，绩效测量和监视事故，事件，不符合，纠正和预防措施不一定每个部门都查。
有的可少查。
但生产部，质监部,安全环保部，供应部，销售部必查。
5.审核方式及注意事项：
①面谈②现场观察③查阅文件和记录④抽样
1）向受审核方提问，听对方回答时，审核员边听边看文件，查对方是否按文件执行了.
2）检查中发现有问题有不符合时,及时说明问题所在,使之口服心服.
3）既要按ISO9001标准的要求审核,更要按本公司的质量方针,质量目标\手册\程序文件\作业指导书进行审核.（因标准只是规定各企业通用的要求,本公司体系文件才规定了实施和控制方法）.
例如:
审核某一条款时，先游览一下标准的该条款有几层意思，然后看体系文件（特别是程序文件）是怎么规定的，再查受审核方的证据。
程序文件中有记录要求的条款应列为必查的项目，无记录要求时，选择存在问题的条款作为检查项目。
4）初次从事内审，先要编写检查表，为现场审核作好准备。
5）坚持以客观事实为依据的原则，即以证据为基础，当事人的陈述，可验证的客观事实为依据。
不含任何个人猜想，推理成份及个人想法和经验。
6）应选择本企业典型的，关键的质量（职业安全和环境）问题进行审核。
7）现场观察。
观察人员操作、设备状况、环境状况。
注意：
观察要仔细，以获取真实的信息和证据，观察到的信息要经过证实确保其真实性，观察到不符合的信息还要请受审核部门和联络人见证。
根据平时掌握的本企业情况，有针对性选择存在的问题收集客观证据。
8）凡是有活动和现场可以观察的过程和场所,应到现场去观察活动的进行情况在办公室依赖查记录.
9）凡是无现场和现实活动可以观察的过程，应查文件和记录（如管理评审、设计评审、顾客满意调查等）。
10）在产品实现和服务提供过程的审核中（）,对关键过程,特殊过程应重点审核,应注重其实际效果,不要过多计较形式.
11）顺藤摸瓜及逆向审核法.
●案例1:
当对某一制造工序进行审核时,审核顺序:
先查该工序的设计规范,了解产品的技术要求,--------查相应的工艺文件控制文件,作业指导书,检验规范是否满足产品的质量要求,--------再查这些文件的执行情况,主要看记录是否与控制指标相符合.如果一切符合要求，再按检验规范检测产品加以验证。
●
案例2:
对经营部门的审核时,审核顺序:
先查合同台账-------抽3-5个合同样本-----要求提供合同评审记录查评审记录是否标准要求的三条内容查合同评审的时间是否在签订合同之前------有关人员是否签字,领导是否批准（有无批准权限的要求）
●案例3：
采购过程：
确定供方选择、评价准则----评定合格供应商----提出采购要求----进货验证---不合格的反馈及措施----供方改进和再评定。
●逆向追溯
案例4：
当在生产现场发现某一已完成的产品的缺陷记录，可逆向检查工艺流程的各个阶段，一直追溯到营销部门的合同要求，以便掌握整个体系的运行情况，做出体系的符合性有效性评价。
12）审核员在某一部门审核结束后,最好根据审核的简明记录,向受核部门归纳一下审核发现好的和不符合事实.就事实和证据进行沟通.
6.记录要求：
1）质量体系：
条款号要写到三位数如
内审检查记录表
条款号
检查项目
检查记录
评价
1
2
1
2
1
2
1
2
职业健康安全、环境体系：
条款号要写各要素的编号，如：
，4.4.2。
记录时，提问题编的序号1，2，3，，检查记录栏中也按序号记录1，2，3。
2）审核某一部门时，主条款审核必须做记录，以说明你已审核到了。
3）应记录真实的事实和证据。
当发现不合格时，应记录发生的时间，地点，陈述人岗位（但不写姓名），观察到的事实，凭证材料,物资标识,产品批号,设备编号,合同编号,文件的编号,记录的编号及不合格描述。
不符合手册或程序中某一条款。
4）不应只记录问题、不符合的信息，也应记录符合要求和体系有效运行的信息，特别应记录关键过程的符合性和有效性的信息。
5）现场审核记录应清楚、准确、具体、具有可追溯性、可重查性。
并具体说明检查了什么（审核项目、要点）、找谁查（涉及的部门人员）、以及怎么查（步骤、方法和抽样）。
如：
审核原材料进货检验:
检查表仅仅说明“有检验记录”是不够的，应具体记录：
检验依据（注明标准号）;
检验原始记录（注明记录编号）;
检验人员姓名;
检验方式;
抽取的样本数,及检验品的处理情况数。
每个条款的审核应有抽样证据，抽样量应满足要求，否则应加以说明；
6）不符合事实描述四原则
（1）描述应准确具体，不要遗漏任何有用信息，具有可重查性和可追溯性；
（2）观点和结论在不符合事实描述中自然流露，不要只写结论不写事实；
（3）不应带有评论性意见和过激语言；
（4）不要写具体人的姓名，只写某岗位和职务。
案例：
请说出以下几个不符合事实的描述有何不妥：
1在生产车间发现工人使用的两份作业指导书均为有效版本，但它们对同一温度参数的要求不一致。
2查2003年2月20—21日内部审核的记录，发现没有对办公室进行审核。
3审核员发现工人王大力没有按操作规程操作。
4在计量室看见有一台测试仪没有贴检定标签，怎么能识别校准状态呢？
7）审核内容应与审核计划一致，标准中每个条款及分条款不应有遗漏。
7.抽样的方法和技巧：
原则：
，合理策划样本、保证样本的代表性，选择样本量，根据样本的大小，可以按时间段、工作量、岗位数抽样。
以保证审核结果的有效性。
审核过程中必须随机抽样（有三方面含义：
一是保住保证一定的抽样量，二是分层抽样，三是适度均衡）。
●质量管理体系
1）在生产现场审核时，关键过程，特殊过程必查，不能抽样；但一般过程或工序可抽样。
2）不同的产品不能抽样，同一产品有几条生产线时，可以抽一条生产线。
但应抽有代表性的.技术难度高的.
3）保证样本的代表性，要具有一定的抽样数量，通常是在3~13个之间。
（N（抽样量）=√n（总样本量），发现一个样本不合格，必须再抽样，以确定是个别的，还是系统的问题。
对母体的符合性作出正确判断。
4）做到分层抽样。
（指一组数据分成若干组，每组内部差别较小，而组与组之间差别较大，抽样在每组内进行）按产品、活动、设备、生产线、岗位、记录进行分层抽样。
（例如：
在查产品的监视和测量时，应分层抽取不同产品在不同阶段的监视和测量的证据。
又如：
评价6.3基础设施的符合性时，应查有关的设备管理规定、规定的执行、控制的效果、分别查各类设备：
生产设备、仪器设备、动力设备、支持性服务设备、运输通讯信息系统分别抽样检查）。
5）样本应覆盖所有的活动。
不同的活动不能抽样。
6）抽样量应适度均衡。
避免在一个部门抽样过多，另一个部门过少。
也不能重要影响的样本抽样过少，无关紧要的样本抽样过多。
7）应亲自抽样。
内审员做到两不：
不要样（向受审核部门要几个样，给什么审核什么），不送样（不应让受审核方“随意”挑选几个样送给内审员）。
8）应在近期的资料中抽样，以反映目前的情况。
9）审核员应相信抽取的样本。
审核寻找的审核证据，而不是不符合项，无论抽到的是不符合的还是符合的，都是审核证据。
不要没发现不符合应一次次地扩大抽样数量，直到发现不合格为止。
●环境、职业健康安全管理体系
1）要覆盖17个要素和体系的所有部门（但不是每个部门都审核17个要素）。
2）合理策划样本，尽量分布均匀。
把重点放在重要环境因素、危险源岗位和现场,不需要在每个现场都查17个要素的实施情况,发现有严重不符合时,应适当增加样本量,扩大抽样范围,以便综合判断实施的有效性。
3）保证一定的抽样量，（3~12个）
4）做到分层抽样，按一定的时间段落，按各种可以区分的类别来抽样。
如对培训记录,噪声监测记录,管理方案完成记录,内审记录、生产线、岗位分别抽样。
5）适度均衡。
避免在一个部门抽样过多，另一个部门过少。
6）独立、随机抽样并相信样本,不要事先通知受审核方,而要临时抽取,这样更有代表性。
7）凡是有现场或活动可以观察的过程，应到现场观察是否按程序进行，不要过分依赖记录如：
生产活动、监测活动、仓库、锅炉房、起吊岗位、能源控制部门、污水处理、基础设施等。
8）无现场和活动可看的，就看记录。
如管理评审，内审。
9）不同性质的场所、职能、产品、环境因素、危险源及风险、过程之间不抽样。
10）注意事项：
综合信息的指标，可直接全面调查，不能抽一、二个样。
如：
重大投诉、环境、安全事故要全面调查事故记录，不宜抽样。
现场审核检查的条款有：
\4.3.1\4.4.2\
8现场观察的九大内容：
1）:
是否有的末辨识的环境因素，危险源特别是重大的环境因素，危险源，
2）:
是否确定安全生产控制点，关键安全生产控制点，是否有控制程序。
重点查阅安全生产监测记录，是否发生过事故，采取了什么措施。
3）\4.4.1:
现场管理人员和操作人员是否明确其职责，健康安全的控制指标是什么，是否培训，熟悉查岗位的专业技术，安全知识。
4）对可能产生事故造成重大风险的人员是芣掌握应急措施。
5）特殊岗位，工种有无资格证。
特殊岗位是否实施了上岗制度。
6）在生产流水线，动力房，锅炉房，危险品仓库查作业指导书的执行情况。
7）查购买和使用的货物、设备和服务中已识别的职业健康安全风险是否建立和实施程序，通报供方和相关方。
8）如何查现场的防护装置（物的不安全因素）
①机床，提升机，电气设备的传动部分及吊车上安装的防护装置。
②电刨，电锯，砂轮，锻压机的防护装置，有碎片，屑末，液体飞出处的防护装置。
③升降机，超重机的防护装置。
④锅炉，压力容器，压缩机，有爆炸危险的机器设备的安全、信号装置、
⑤在联动机械，工作场所的动力机械之间，在建筑工地上的安全信号，在操作过程中为安全而设的信号装置。
⑥安全启动、迅速停车装置，机床旁的附属超重设备。
⑦电气设备的接地，接零，防触电装置。
⑧生产现场的危险处设置的标志，信号，防护装置。
⑨在高处作业时，为防坠物伤人，人员高空坠落设置的工具箱，安全网。
⑩消防设施。
9）如何查员工的不安全行为和工作条件/环境。
1无许可操作设备。
2忽略安全措施。
3以不正确的速度操作。
4用有毛病的设备。
5把安全器材除去。
6忽略正确使用个人防护设
7装卸不正确。
8放置不正确。
9提升不正确。
10对正在运行的设备维修。
⑾胡闹嬉戏⑿受酒精或药物影响。
⒀工作条件、环境中有防护；罩或围栏不足。
⒁有毛病的工具，设备和材料。
⒂警告系统不足。
⒃火患和爆炸的危险性。
⒄危险的环境情况如气，尘，烟，雾，水汽。
⒅通风不足。
⒆高温和低温处境。
⒇照明不足和过度。
9现场审核的注意事项
1）标准中要素都要全部覆盖，不可遗漏，
2）职业健康安全的目标，指标，管理方案应重点审核。
，查是否结合企业特点，明确，具体，量化。
3）对识别出的环境因素，危险源，特别是重大的环境因素、危险源是否加强了控制，对安全生产控制点，关键安全生产控制点是否编制了程序和应急程序。
4）结合企业特点及辨识的重大危险源，是否收集了国家和地方的法律法规并列出清单，
5）重点查阅体系运行后的安全生产监测记录，是否发生过事故，是否做到了四不放过。
10.不符合的分类（一般分两类）
●严重不符合（慎判）
______体系运行中出现系统性失效。
_______体系运行中出现区域性失效。
_______多次出现质量事故或顾客投诉事件,生产处失控状态时.（环境污染事故直接对环境造成重大影响。
或安全生产事故，未查明原因，也未采取有效措施。
）
_______严重不符合标准要求的。
1）未实现目标和指标又未采取对应手段的。
2）没有辨识出重大环境因素和重大危险源的。
3）没有对重大环境因素的重大危险源作出对策的。
●一般不符合:
______个别的，偶然的，孤立的问题。
______对体系有效实施是次要的问题。
11.内审员怎样跟踪验证并填写记录：
1）,验证纠正措施有效的重点是能否确保不再重复出现类似的不合格.即使纠正措施按内容完成了,但不能防止这类不合格重复发生,这项纠正措施仍是无效的.
2）纠正措施应15天完成,如需很长时间完成,可以分步实施.
3）纠正措施如某种特殊原因不能按期完成,应特别说明,并记录在案.
4）如何填写验证的记录
（1）纠正措施计划是否按规定的日期完成。
（2）纠正措施计划中措施是否全部实施。
（3）完成后的效果如何。
（4）实施的情况是否有记录可查。
（5）是否已修改相关的文件，并已贯彻落实。
12.在不合格报告中怎样分析原因？
应从”人\机\料\法\环\测”六个方面分析
1由于产品生产，贮存或搬运等过程的工具不当，（机）
2材料，设施本身不合格或存在故障。
（料\机）
3操作人员失误（人），
4缺少文件和文件规定不当（测），
5没有执行有关文件（测），
6过程控制不当（人），
7生产计划安排不当，
8缺乏培训（人），
9工作环境不适宜，（环）
10缺少资源（料\机）。
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