财政部解读内控配套指引之采购业务.docx
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财政部解读内控配套指引之采购业务
财政部解读内控配套指引之采购业务
发布时间：
2010-6-11阅读次数：
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来源：
中国会计报作者：
财政部会计司 编辑：
zlcx
简介：
强化采购风险管控提高企业采购效能—财政部会计司解读
《企业内部控制应用指引第 7 号—采购业务》
《企业内部控制应用指引第 7 号———采购业务》中所称采
购，是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。
其
中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。
采购是企业生产经营的起点，既是企业的“实物流”的重要组成部
分，又与“资金流”密切关联。
众所周知，采购物资的质量和价格、
供应商的选择、采购合同的订立、物资的运输、验收等供应链状况，
在很大程度上决定了企业的生存与可持续发展。
采购流程的环节虽
不是很复杂，但蕴藏的风险却是巨大的。
基于以上考虑，《企业内
部控制应用指引第 7 号—— —采购业务》对采购的主要流程进行了
梳理，明确了采购业务的主要风险点，有针对性地提出了相应的控
制措施。
本文就此进行解读。
企业在健全采购业务内部控制时，应当比照健全资金、资产业
务内部控制，着力从全面梳理相关流程入手。
在此过程中，企业应
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当对采购业务管理现状进行全面分析与评价，既要对照现有采购管
理制度，检查相关管理要求是否落实到位，又要审视相关管理流程
是否科学合理、是否能够较好地保证物资和劳务供应顺畅、物资采
购是否能够与生产和销售等供应链其他环节紧密衔接。
在此基础上，
要着力健全各项采购业务管理制度，落实责任制，不断提高制度执
行力，确保物资和劳务采购按质、按量、按时并且经济高效地满足
生产经营的需求。
一、采购业务流程
采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择
供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、
验收、退货、付款、会计控制等环节。
如右图所示。
该图列示的采
购流程适用于各类企业的一般采购业务，具有通用性。
企业在实际
开展采购业务时，可以参照此流程，并结合自身情况予以扩充和具
体化。
二、各环节的主要风险点及管控措施
（一）编制需求计划和采购计划
采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。
企业实务中，需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资
需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，
统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。
该环节的
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主要风险是：
需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随
意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。
主要管控措施：
第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根
据实际需求准确、及时地编制需求计划。
需求部门提出需求计划时，
不能指定或变相指定供应商。
对独家代理、专有、专利等特殊产品
应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相
应审批权限的部门或人员审批。
第二，采购计划是企业年度生产经
营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据
发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防
止采购过量或不足。
第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关
负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。
（二）请购
请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的
采购申请。
该环节的主要风险是：
缺乏采购申请制度，请购未经适
当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或不足，影响企业
正常生产经营。
主要管控措施：
第一，建立采购申请制度，依据购买物资或接
受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关
部门或人员的职责权限及相应的请购程序。
企业可以根据实际需要
设置专门的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进
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行归类汇总，统筹安排企业的采购计划。
第二，具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照
预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。
对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相
应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。
第三，具备
相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请
内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，
是否在采购预算范围内等。
对不符合规定的采购申请，应要求请购
部门调整请购内容或拒绝批准。
（三）选择供应商
选择供应商，也就是确定采购渠道。
它是企业采购业务流程中
非常重要的环节。
该环节的主要风险是：
供应商选择不当，可能导
致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。
主要管控措施：
第一，建立科学的供应商评估和准入制度，对
供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应
商清单，健全企业统一的供应商网络。
企业新增供应商的市场准入、
供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根
据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商
网络。
企业可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查。
第二，采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应
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商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。
第三， 建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供
物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营
状况等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商
淘汰和更换名单，经审批后对供应商进行合理选择和调整，并在供
应商管理系统中作出相应记录。
（四）确定采购价格
如何以最优“性价比”采购到符合需求的物资，是采购部门的
永恒主题。
该环节的主要风险是：
采购定价机制不科学，采购定价
方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，导致采购价
格不合理，可能造成企业资金损失。
主要管控措施：
第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招
标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定
采购价格。
对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，
通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。
第二，采购
部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋
势，确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。
建立采购价格
数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并
加以合理利用。
（五）订立框架协议或采购合同
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框架协议是企业与供应商之间为建立长期物资购销关系而作出
的一种约定。
采购合同是指企业根据采购需要、确定的供应商、采
购方式、采购价格等情况与供应商签订的具有法律约束力的协议，
该协议对双方的权利、义务和违约责任等情况作出了明确规定（企
业按照支付合同规定的结算方式向供应商支付规定的金额，供应商
按照约定时间、期限、数量、质量、规格交付物资给采购方）。
该
环节的主要风险是：
框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅；
XX对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达
要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到
侵害。
主要管控措施：
第一，对拟签订框架协议的供应商的主体资格、
信用状况等进行风险评估；框架协议的签订应引入竞争制度，确保
供应商具备履约能力。
第二，根据确定的供应商、采购方式、采购
价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、
义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。
对于影响重大、涉
及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财
会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。
第
三，对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规
定。
（六）管理供应过程
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管理供应过程，主要是指企业建立严格的采购合同跟踪制度，
科学评价供应商的供货情况，并根据合理选择的运输工具和运输方
式，办理运输、投保等事宜，实时掌握物资采购供应过程的情况。
该环节的主要风险是：
缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输
方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资损失
或无法保证供应。
主要管控措施：
第一，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合
同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书
面报告并及时提出解决方案，采取必要措施，保证需求物资的及时
供应。
第二，对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检
和监造制度。
对需要监造的物资，择优确定监造单位，签订监造合
同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时
向技术等部门通报。
第三，根据生产建设进度和采购物资特性等因
素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。
第
四，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可
追溯性。
（七）验收
验收是指企业对采购物资和劳务的检验接收，以确保其符合合
同相关规定或产品质量要求。
该环节的主要风险是：
验收标准不明
确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造
成账实不符、采购物资损失。
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主要管控措施：
第一，制定明确的采购验收标准，结合物资特
性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。
第二，验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质
量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数
量、质量、规格型号等是否一致。
对验收合格的物资，填制入库凭
证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给财
务会计部门。
物资入库前，采购部门须检查质量保证书、商检证书
或合格证等证明文件。
验收时涉及技术性强的、大宗的和新、特物
资，还应进行专业测试，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请
外部专家协助验收。
第三，对于验收过程中发现的异常情况，比如
无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁
损的物资等，验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构
报告，相关机构应当查明原因并及时处理。
对于不合格物资，采购
部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。
对延迟交货
造成生产建设损失的，采购部门要按照合同约定索赔。
（八）付款
付款是指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序
等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项
的过程。
该环节的主要风险是：
付款审核不严格、付款方式不恰当、
付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。
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主要管控措施：
企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，
明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单
据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定，合理选
择付款方式，及时办理付款。
要着力关注以下方面：
第一，严格审
查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否
确实应予支付。
如审查发票填制的内容是否与发票种类相符合、发
票加盖的印章是否与票据的种类相符合等。
企业应当重视采购付款
的过程控制和跟踪管理，如果发现异常情况，应当拒绝向供应商付
款，避免出现资金损失和信用受损。
第二，根据国家有关支付结算
的相关规定和企业生产经营的实际，合理选择付款方式，并严格遵
循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。
除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外，采购价款应通过银
行办理转账。
第三，加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期
的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、
占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，
应当及时采取措施，尽快收回款项。
（九）会计控制
会计控制主要指采购业务会计系统控制。
该环节的主要风险是：
缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业采
购各环节的资金流和实物流情况，相关会计记录与相关采购记录、
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仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映以及采购物
资和资金受损。
主要管控措施：
第一，企业应当加强对购买、验收、付款业务
的会计系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采
购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等
情况，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓
储记录核对一致。
第二，指定专人通过函证等方式，定期向供应商
寄发对账函，核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，对
供应商提出的异议应及时查明原因，报有权管理的部门或人员批准
后，做出相应调整。
三、采购业务的后评估
由于采购业务对企业生存与发展具有重要影响，《企业内部控
制应用指引第 7 号—— —采购业务》强调企业应当建立采购业务后
评估制度。
就此，企业应当定期对物资需求计划、采购计划、采购
渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协调或合同签约与履行情
况等物资采购供应活动进行专项评估和综合分析，及时发现采购业
务薄弱环节，优化采购流程，同时，将物资需求计划管理、供应商
管理、储备管理等方面的关键指标纳入业绩考核体系，促进物资采
购与生产、销售等环节的有效衔接，不断防范采购风险，全面提高
采购效能。
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