MssOA产品说明书Word文档格式.docx
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2.2.12独特的自动催办功能15
2.2.13灵活的转办、回收功能16
2.2.14人员或机构的变更得到更强大的支持16
2.2.15提供F1在线帮助功能16
2.2.16及时回收空间17
2.2.17实现系统管理员与应用管理员职能的分离17
2.2.18MSS海量存储机制18
2.2.19强大的全文检索引擎18
2.2.20实现公文电子盖章18
2.2.21多种数据库的统一管理18
2.2.22完善、卓越的错误处理机制19
3应用软件及模块设计19
3.1总体功能19
3.2应用模块20
3.2.1办公管理子系统20
3.2.1.1收文管理21
3.2.1.2发文管理21
3.2.1.3档案管理22
3.2.2部门办公22
3.2.2.1工作计划22
3.2.2.2知识库22
3.2.2.3会议管理22
3.2.2.4网上协作23
3.2.2.5虚拟工作室23
3.2.3个人工作台23
3.2.3.1电子23
3.2.3.2待办事宜24
3.2.3.3日程安排24
3.2.3.4通讯录24
3.2.4个人设置24
3.2.4.1在线帮助25
3.2.5信息发布25
3.2.5.1规章制度25
3.2.5.2公共信息25
3.2.5.3电子公告25
3.2.5.4新闻简报26
3.2.5.5电子期刊26
3.2.5.6电子论坛26
3.2.6辅助办公系统27
3.2.6.1办公助理27
3.2.6.2电子传输交换平台27
3.2.7系统管理28
3.2.7.1部门及人员管理28
3.2.7.2工作流管理28
3.2.7.3公文定制28
3.2.7.4栏目管理28
3.2.7.5信息管理29
3.2.7.6页面风格管理29
3.2.7.7系统管理29
3.2.7.8备份管理29
1软件优势及特点
以下将从系统架构和应用软件两部分阐述本系统的优势和特点。
1.1系统架构的优势
1.1.1先进性
鉴于业务扩充快、多变、系统规模伸缩性强的特点，在保证系统的开放、可靠、实用的同时，也要求系统具有较长的生命周期和较好的适用性、可维护性。
系统沿用了先进的Domino/Notes群件软件做部网和Web服务器，特别是Domino可以作为非常有效的信息发布型Web服务器，不仅给系统提供了统一的网络平台，同时还为采用B/S的系统结构提供了保障。
Lotus的Domino服务器支持应用群集功能，可以在服务器负荷增大的情况下，进行应用分割，实现失效转移和负载均衡，应用群集是一种比双机群集更先进的群集技术，不用受制于具体的硬件和支撑软件的限制，灵活、效率高、可移植性好。
能提供完整的流程自定义：
用户既可以选择预先配置好的流程模板收发公文，又可以根据自己的意图，很方便地创建、修改流程。
整个操作过程均为可视化界面，无需编程。
1.1.2实用性
MSS-OA系统的全面完善
我司OA系统发展到现在，已不仅仅只是为了解决办公事务。
MSS-OA系统要提供各方面的信息，做到全面实现电脑化，同时还要为单位部的管理、决策和信息的共享作基础。
因此，MSS-OA系统支持Web用户，系统扩展性非常强，可以扩展到大型广域网连接。
基本特性
采用友好的用户操作界面，可操作性强。
操作界面应简洁、直观，有利于简化操作，并提高操作效率。
具备相应容错手段，允许操作人员有限围的误操作。
实用性和可维护性要求
系统应本着以最大限度保护已有的投资和数字信息为目的，具有很好的实用性和可维护性。
系统的软、硬件结构层次化、模块化、并且接口灵活，以便进行修改、维护、扩容。
同时要求系统平均响应时间不超过3秒，具有统一的用户界面和操作模式，人机界面友好、方便、直观。
支持在线帮助功能，随时都有方便的提示，查找帮助也非常方便。
能为系统管理员提供多种发现系统故障和非法登录的手段，并详细说明能提供的手段及其实现的方法。
能对整个工作流程进行实时跟踪监控并及时记录审核修改信息。
能够按照办公有关规定，自动地报告、显示公文在其办理过程中所处的地点、状态，以便采取相应的统计、分析、催办等处理措施。
能够处理诸如机要收文、办公室收/发文、通知、公函、会议纪要、呈批件、传真、报告在的各种公文。
系统配置库，针对配置信息的作用与性质，对其进行了分类，分别归属到“界面管理”“用户管理”“流程管理”“参数管理”四大类。
界面管理包括“界面风格管理”“图像资源管理”“界面频道管理”；
用户管理分为“用户管理”“变更管理”；
流程管理分为“简称管理”“流程模板管理”“文档变量管理”和“流程管理”；
参数管理分为“系统参数”“应用参数”“控件管理”和“数据库管理”。
“用户管理”采用树形结构呈现，系统管理员可以方便直观地对组织机构或人员进行管理（如图1）。
“流程模板”是考虑模块扩展性的产物，系统超级管理员为每个功能模块提供一个或多个流程模板，应用管理员配置流程时就可以通过选择模板来创建应用流程了，既方便管理员的使用，也保证了流程信息的正确性。
文档变量管理，以数据库为关键字，管理员只需要为每个功能模块配置一次文档变量，该模块的所有流程都使用相同的变量。
一个应用流程需要配置的相关信息有：
流程、节点、文件字、编号、正文模板、红头、办理单等。
为了提高流程配置的易用性，对这些信息的配置进行了整合，提供了统一的入口：
流程管理。
对某一流程的配置，统一由流程配置进入，在同一个管理界面完成上述所有相关信息的配置（如图2）。
系统的支撑信息纳入“系统参数”，由超级管理员进行管理，而将与应用相关的参数（如：
密级、类别等）归入“应用参数”，可由应用管理员管理（如图3）。
1.1.3灵活性与可扩展性
跨平台的设计策略
采用Domino做信息发布的应用服务器，使得应用系统可以移植到任何支持Domino的操作系统上，包括各种主流UNIX以及Windows平台，同时还有多种协议的支持。
灵活适应未来服务器和客户端平台的变化。
三层结构
可以通过Oracle、DB2数据库提供业界先进的三层信息发布技术，支持实时（不是在线）数据采集、分析及图表生成、实时数据推送等业务，并对实现将来逐步实现决策支持系统提供应用开发保障。
功能完备性和灵活性要求
系统应提供完整的功能，在具体实现时需综合考虑到信息的发展规模，信息量的大小，管理的要求等情况，使其具有良好的灵活性及可扩充性，具体表现在系统的硬件、网络设备应有很好的开放性和强大的扩充升级能力，支持多种传输媒介；
应用软件能适应多种不同情况，具有很好的可伸缩性和可移植性。
1.2应用软件的特色
1.2.1统一工作平台
办公管理系统被规划为单位的统一工作平台，具体体现在以下几个方面：
开放的接口标准
本系统从可扩展性角度考虑应提供较好的开放性，提供第三方开发产品接入的接口标准，使工作人员及时获取信息，支持单位的运作。
对现有的各管理系统及其他业务系统所能提供标准的开放接口，以便第三方开发产品。
系统采用基于个人事务的办公处理平台，可将各公文管理系统模块（收发文、值班管理等）、现有各管理系统以及其他业务系统（包括第三方产品）中需个人处理的相关信息发送聚集到待办事宜模块中，用户可从此出发处理各项工作，实现统一的工作入口和界面。
用户可根据权限集中地起草办公管理系统中地相应的各类文件草稿（红头文、传真电报、请示报告、会议申请等）。
集中的应用权限配置
应用系统管理员可在系统配置模块中集中管理单位办公管理系统中各应用模块的访问权限，用户组和角色配置信息。
集中的流程配置
办公管理系统中各公文模块的流程均可在公用流程模块中进行配置和调整。
调整后应用程序和功能将可最大限度的自动适应新的流程，无需编写程序代码。
集中的应用维护
组织机构和人员信息与公文处理密切相关，并且在单位运行中较容易发生变化。
应用系统管理员可在系统配置模块中对其进行集中的维护和管理，使应用流程最大限度的自动适应上述变化。
公文系统中各公文种类的公文字号、标准打印样等均可在公用流程模块中进行集中维护，极简化了管理员的维护工作。
1.2.2个性化服务
系统管理员
系统已经自带了两套界面风格供用户选择，而且在我们的服务器上还将不断地提供新的界面风格，来满足用户的需要。
管理员可以从我们的服务器上下载新的界面资源，为系统添加新的界面风格、新的菜单项、新的频道，还可以在几套界面中进行一定程度的自由组合，创造出更新颖的界面。
我们的个性化界面方案采用开放式的设计，对计算机比较了解的用户甚至可以充分发挥自己的才智与想象力，构造完全属于自己的个性化用户界面。
个人用户
用户可以选择自己喜爱的界面方案，来定制自己的办公自动化系统的界面风格。
在首页上显示的栏目模块的位置、信息条目数等容也可以由用户自由指定。
用户还能自由安排自己的菜单的容，设定自己的使用风格，可以达到提高办公效率的效果。
与桌面OFFICE办公软件的无缝集成
1.2.3与Word的无缝集成
对于OA系统中的公文流转来说，很多方面都要涉及对文件编辑。
这就要求OA系统必须要能够提供与与常用的办公软件如Word的紧密的集成。
很多OA系统处理的方法是：
Word文件只是简单的作为一个表单附件，在需要使用的时候调出来进行操作。
但这一方法的缺点是没有对Word文档进行相关的控制。
公文所要求的格式需要流程走完后由秘书或相关人员对Word文档进行相关处理，生成正式文件，在打印时无法满足国家对公文格式的要求。
还有一种做法就是使用一个RTF域来代替Word，但这样做是以牺牲了用户的习惯和字处理功能为代价的，而且效果往往不见得理想。
而通过对Word的深入研究，实现了与Word的无缝集成。
对每一种文件形式，用户都可以根据本单位的情况自行配置正式公文的格式，包括正文排版格式，正文表头格式，正文表尾格式，文件字对应的电子公章，办理单格式等。
整个配置过程简单快捷，同时用户也可以使用系统提供的各种缺省格式。
一旦国家的标准有所变动，系统能够非常轻松地适应这种变化，而不必像其他OA系统那样需要改动代码。
特有的对Word文档的痕迹保护
很多公文都要求能够保留批改过程中的痕迹。
国的绝大部分OA产品都提供了对修改的痕迹保留，版本保存的功能，但大多都缺乏一个有效的方法来保护修改痕迹，无法防应用水平高的用户对痕迹进行篡改，删除，拒绝。
也就是说，如果一个用户在Word的“用户信息”设置中修改了自己的用户名，那么该用户此后对文件的修改将“嫁祸”到他人名下或可通过接受修订的功能来屏蔽用户的修改。
这是因为这些OA产品和Word结合得还不够紧密，Word无法根据OA系统中的用户设置来取得真正的用户名，无法保证修改的完整性。
而OA系统为了妥善保护修改痕迹，通过对Word的编程，保证了所有对于修改痕迹的恶意操作都无法通过系统的认可，确保批改人员的修改意图不被扭曲或是误解，保证了信息交流的安全性。
1.2.4采用ActiveX、COM+技术
实现文件修改痕迹的保留、保护，同时实现基于windows操作方式的附件管理。
1）采用ActiveX控件技术，在系统中加载WORD操纵控件，在“查看正文”“起草正文”“批阅正文”时，自动启动WORD控件调用本地的OFFICE办公软件，打开正文文档或自动根据预配置的模板文件创建新文档，并对OFFICE办公软件进行监控，实现修改痕迹保留、痕迹保护、查看/隐藏痕迹、套制红头、查看/隐藏红头、关闭时自动保存等功能。
2）采用ActiveX控件技术，在系统中加载附件管理控件，对文件的附件进行管理，实现了上传、修改、删除、重命名、另存为等功能，同时可自动保存对附件的修改。
该控件保留了windows资源管理器的操作习惯，在选择“删除”和“另存”时，可同时选择多个文件，还提供了“图标”“列表”“缩略图”等查看方式。
3）采用COM+组件技术，避免WORD的宏安全性的要求，极大保护用户系统的安全，同时在传输方式采用Socket方式，提高传输的可靠性。
1.2.5充分考虑用户的易操作性和界面友好性。
对系统中有特殊格式要求和必须填写的数据，都及时地进行判断，并以友好的界面方式提醒用户。
同时，为了避免手工输入错误，系统对于固定的数据项都提供了参数配置，并以下拉列表、单选按钮、复选框等方式供用户选择。
1.2.6工作流引擎
通过图形化的界面定义工作流程、每项任务的执行者、所执行的自动化操作。
流程引擎提供了子过程连接技术。
对于每个流程中的节点，都可以作为另一个新的流程来处理。
国相当多的厂商在这方面并没有相关的探索。
系统提供单人、多人顺序、多人并行、多人单审、主办从办等五种审批模式的灵活结合，保证能满足较复杂的应用。
而其他厂商，流程定制都相对简单，也难以实现各种复杂的流程。
审批时支持常用意见、组合意见、存储常用意见等功能。
由于文件审批过程中使用的意见，使用的重复频率非常高。
为了让用户更方便快捷地审批文件，系统提供了预存意见的选择功能，并根据意见的类型将意见分为公共常用意见、个人常用意见。
公共常用意见由管理员根据系统中意见的使用频率进行管理，所有用户都可以使用。
个人常用意见由各个用户根据自己的需要和使用习惯进行管理，仅供个人使用。
同时，为了减轻用户的文字输入工作量，系统还提供了“智能造句”的功能，用户可以通过选择系统预留的不同类型的词语或短句，组合出符合用户意图的意见。
1.2.7基于B/S的全WEB操作
系统对所有使用的参数都提供了基于B/S的WEB配置手段包括：
用户、部门、群组、系统参数、文号、公文模版、文件红头、用户角色、公文流程、文件自动接收人等。
同时，对于所有配置参数的修改，都会自动更新到当前的应用中，立即生效。
无须对程序进行任何的修改。
系统的所有应用和管理全部都通过WEB方式进行操作，可完全脱离Notes客户端。
1.2.8完备的流程记录
系统忠实地记录了所有的流程操作记录，包括：
操作人员（或代理人）、操作步骤、操作时间、操作顺序、文件发送方向、下一步骤名称、下一步骤接收人、接收时间、操作结果、办理意见、填写意见时间等。
同时在待办事宜的提醒中也体现了“发送人”和“发送时间”。
1.2.9支持广播式的公文流转处理
系统支持广播式的公文流转处理，即同一公文可同时送交多人处理，支持多人并行（自动将多人的处理结果合并）、多人串行（有顺序）、多人单审（随机）、主办/从办等多种方式。
工作流引擎总结了多年的办公系统建设和实施经验，提炼出“单人”“多人并行”“多人串行”“多人单审”“主办从办”等五种审批方式。
单人：
下一步骤只有一个办理人，下一办理人收到待办事宜，并可直接办理该文件；
多人并行：
下一步骤有多个办理人，这些办理人之间没有办理顺序的要求，全部都收到待办事宜，并可随时办理该文件。
全部办理完毕后，最后一个办理人负责将文件发送给下一步骤；
多人串行：
下一步骤有多个办理人，但这些办理人之间必须按照选择人员的顺序进行办理。
首先是第一个人收到待办事宜，第一个人办理完毕后，第二个人才收到待办事宜，依此类推。
多人单审：
下一步骤有多个可能的办理人，但只需要其中的一个人办理就可以结束审批工作。
主办从办：
在下一步骤中可选择主办和从办的用户，主办的用户可决定流程的走向，而从办的用户只能对文件进行批阅，不影响整个流程的走向，大大提高了工作效率。
1.2.10流程全程监控和跟踪
系统实现办文过程全程监控，能够实现跨部门之间/单位之间的流程跟踪功能并直观地展现。
办公自动化系统除了实现在本单位部实现流程跟踪与监控外，对于分发到下级单位的文件，同样提供了完整的流程跟踪功能。
上级下发给下级单位的文件，系统提供了“查看分发文件的流程”功能，可以监控所有分发的文件的办理流程和办理结果。
如果同时分发了多个分公司，则可以选择某个分公司进行跟踪监控。
1.2.11提供了完善的授权机制
用户不仅可以设置自己的“日常代理人”，代办自己所有的日常工作。
系统还提供了“出差代理人”的设置，可以设定某个时间段的工作代理人。
文件流转过程中，当给授权人发送文件时能够得到系统提示并可做出选择。
对于设置了外出授权的用户，当文件要发送给该用户时系统会提示“***用户设置了外出授权，其代理人为***”。
1.2.12独特的自动催办功能
系统管理员可以对文件设置催办间隔时间，当文件超过预期办理期限时，系统将自动发出，通知办理人员抓紧办理。
这一功能将大大减少文件监控人的工作量，有效提高文件流转效率。
1.2.13灵活的转办、回收功能
由于文件审批人调离工作岗位、临时性外出并无法确保文件的按时审批的情况下，系统提供给文件监控人转办、回收的功能，允许文件监控人将文件取回或者重新指定文件审批人。
1.2.14人员或机构的变更得到更强大的支持
系统提供用户更名、部门调动、工作移交、权限克隆、部门更名等多种手段，以方便系统管理员。
此外，系统将人员变更申请流程与人员变更管理整合成了一个有机的整体，当人员变更申请单流转到管理员时，管理员只须执行人员变更申请单上的“执行变更任务”按钮，即可自动生成一份相应的人员变更任务单或用户注册单。
当然，系统管理员还可以对这份变更任务单进行编辑或删除。
1.2.15提供F1在线帮助功能
系统中对在线帮助进行了很大的提升，实现了“HOTHELP”功能。
用户在操作过程中可以随时通过“F1”及时地得到帮助，系统会自动根据当前的操作页面对帮助信息进行关联定位。
同时，对于帮助文档的容，为系统管理员提供了管理的手段。
1.2.16及时回收空间
用户永久删除部后能够自动触发系统回收其空间，发送时应能按照角色或群组过滤。
系统中对的删除操作加以改进，每一次删除操作之后，立即对数据库进行压缩，及时回收闲置空间，极提高了数据库的空间利用率。
1.2.17实现系统管理员与应用管理员职能的分离
实现系统管理员与应用管理员职能的分离，同时将系统配置进行了归纳整理，增强了系统管理员的易操作性。
用户管理分为“部门管理”“用户管理”“变更管理”；
同时，我们还将管理员分成系统管理员、应用管理员和模块管理员三种。
模块管理员仅负责相应模块的管理和维护，如：
常用信息管理员，仅负责常用信息模块的管理维护工作。
应用管理员负责所有应用类参数的配置和维护，包括：
部门管理、用户管理、变更管理、简称管理、流程管理、应用参数。
其中，流程管理根据“流程模板”进行创建，而流程模板则由系统管理员来管理，其正确性由系统管理员来保证。
应用参数主要是指系统中使用的候选项，而不涉及支撑系统运行的重要参数。
系统管理员除了包含应用管理员的所有权限外，还要负责支撑系统正常运行的系统级参数的维护，包括：
界面风格管理、图像资源管理、界面频道管理、流程模板管理、文档变量管理、系统参数、数据库管理和控件管理。
1.2.18MSS海量存储机制
利用数据库队列的概念，合理规划、存储大容量的文件容，突破LotusDomino/Notes容量2GB的性能瓶颈（即是说：
当数据库大小达到2GB的时候，数据库的性能开始急剧下降），大大提高了应用处理速度，满足多种信息载体的系统需求。
1.2.19强大的全文检索引擎
系统提供了模糊检索、组合查询以及全文检索的方式，可以对数据库进行方便、快速地信息检索，确保信息的唾手可得，体现知识管理时代的信息新概念。
资料库支持一切数据来源，包括Text,HTML,Postscript,WPS,S2/PS2/PS,MicrosoftOffice,AdobePDF,RDBMS结构化数据等。
可对资料库中的全文数据进行全方位检索功能，支持Unicode,多种检索逻辑。
智能检索有效改善检索效果，提供用户专业的查询结果，既查准又查全，彻底解决了文档信息检索的难点，同时查询结果还能作智能相关排序。
1.2.20实现公文电子盖章
系统管理人员可以根据本单位应用情况不同自行定制各种文件形式或文件字的电子公章，签发后成文的公文将自动加盖公章，满足网络发布需求。
1.2.21多种数据库的统一管理
无论是Notes文档数据库，还是Oracle等多种关系型数据库，均可统一管理。
各个RDBMS的数据源采用一致的接口、参数和函数名等，以统一、透明的方式支持不同的数据库管理系统而且对不同厂家的关系型数据库均可支持。
支持几乎所有的文档数据格式，Text,HTML,Postscript,WPS,S2/PS2/PS,MicrosoftOffice,AdobePDF等。
1.2.22完善、卓越的错误处理机制
系统部结合了先进的错误现场录制、错误现场恢复、操作错误记录三种机制，使得系统能够在用户操作、管理员配置错误的情况下，仍然能够确保文档的可靠性，有效保护了用户的劳动成果；
用户领导、系统管理员可以结合错误日志进行审核，决定培训用户的要点所在，确保整个单位可以在最短的时间脱离传统OA带来的双轨运转机制，实现真正的无纸化办公。
2应用软件及模块设计
2.1总体功能
MSS-OA系统可分为部OA系统、互连系统以及专网上的公文交换平台等。
可根据具体的需求，结合OA软件产品的发展趋势及我们现有的应用系统，一般可得出如下图的应用软件功能总体结构图。
整个应用系统分为办公管理、部门办公、个人工作台、信息发布、辅助办公系统、系统管理子系统。
办公管理系统主要实现公司的日常办公（收文管理、发文管理和档案管理）。
部门办公提供员工的工作计划、知识库、会议管理等系统
个人工作台提供个人电子、待办事宜、个人设置、通讯录等。
信息发布主要发布机关单位部的各种信息，比如规章制度、电子公告等。
辅助办公系统提供办公助理及搭建单位之间的传输交通系统。
2.2应用模块
下面我们对这些子系统的功能特点进行介绍。
2.2.1办公管理子系统
办公管理子系统实现机关办公管理电子化，由电子行文代替手工行文，解决公文传递慢、信息不及时、不同步和不易查阅等问题，实现公文的电子起草，审核、会签、签发、登记、批阅、传阅等工作，自动处理反馈、催办、流程跟踪与统计、查询和归档等任务。
并能灵活设定公文流程，能进行全文检索，最终实现“文档一体化”。
办公管理子系统主要包括：
收文管理、发文管理、档案管理。
办公管理子系统具有很强的适应性和灵活性，如：
流程的定义、角色的定
升级会员 