04-人力资源管理系统使用教程(上)Word下载.doc
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2.6 系统权限管理 38
2.6.1 权限设置概述 39
2.6.2 功能权限 40
2.6.3 数据权限 40
2.6.4 注意事项 42
3 人力资源管理系统简要说明 43
3.1 登录HR系统 43
3.1.1 登录方式 43
3.1.2 关于认证码 44
3.2 了解HR系统的概况 45
3.3 功能菜单：
系统功能简介 48
3.4 首页数据区的内容 52
4 第一阶段：
员工信息管理 54
4.1 员工信息说明 54
4.2 员工信息管理概述 65
4.3 怎样把现有员工信息录入HR系统 65
4.3.1 员工信息补充导入 65
4.3.2 员工信息新增导入 74
4.4 怎样录入新员工信息 81
4.4.1 入职申请 82
4.4.2 审批 89
4.5 在职人员查询：
深入了解权限和自定义查询 90
4.5.1 在职人员查询 90
4.5.2 深入了解自定义查询 94
4.5.3 其它说明 98
4.6 员工信息维护 98
4.6.1 员工信息的修改 98
4.6.2 关于业务记录 100
4.7 其它业务功能 101
4.8 统计查询 101
4.8.1 已发事项、已办事项、待发事项、待办事项 101
4.8.2 人员分布分析 103
4.9 关于主控系统的“员工信息管理”功能 108
4.9.1 主控系统与HR系统对员工信息的管理 108
4.9.2 给新员工设置“用户”信息 110
4.10 要点小结 111
4.10.1 现有员工信息的录入 112
4.10.2 员工入职管理流程 112
4.10.3 员工信息查询与分析 112
4.10.4 再次检查基础信息设置是否合理 112
5 第二阶段：
转正、调配、离职 113
5.1 业务简介 113
5.2 转正 113
5.2.1 转正申请 114
5.2.2 转正审批 116
5.2.3 说明 118
5.2.4 其它功能 119
5.3 调配 121
5.3.1 调配申请 121
5.3.2 调配审批 123
5.3.3 说明 125
5.3.4 其它功能 126
5.4 离职 128
5.4.1 离职申请 128
5.4.2 离职审批 131
5.4.3 离职手续办理 132
5.4.4 说明 134
5.4.5 其它功能 136
5.5 一些特殊业务 141
5.5.1 黑名单管理 141
5.5.2 离职作废 144
5.5.3 再入职 147
6 深入了解系统，确定正式管理流程 148
6.1 确定正式的人事信息管理规则及相关岗位的职责 148
6.1.1 入职、转正、调配、离职的申请 148
6.1.2 入职、转正、调配、离职的审批 149
6.1.3 其它 150
6.2 深入了解角色 150
6.2.1 今日关注授权 151
6.2.2 关于“员工信息查询授权” 158
6.2.3 系统功能授权 165
6.2.4 根据实际管理流程，确定所需要的角色 165
6.3 确定岗位设置 166
6.3.1 功能权限 167
6.3.2 数据权限 174
6.3.3 是否信息审核岗位、信息审核岗位 178
6.4 按正式分工使用HR系统（2011年12月15日练习） 180
6.4.1 入职申请及审批 181
6.4.2 转正申请及审批 184
6.4.3 调配申请及审批 190
6.4.4 离职申请及审批 193
6.4.5 员工信息维护示例 194
6.4.6 查询功能中的数据权限 196
6.4.7 关于“员工信息查询授权” 198
6.4.8 关于“今日关注” 198
6.5 按正式分工使用HR系统（2012年1月15日练习） 200
6.5.1 转正申请及审批 201
6.5.2 关于业务记录 202
6.5.3 再入职 205
6.6 一些基础管理工作 209
6.6.1 岗位编制的管理 209
6.6.2 关于储备人员的管理 216
6.6.3 其他管理人员怎样使用HR系统 221
6.7 小结 225
6.7.1 关于权限 225
6.7.2 HR系统中的管理规则 225
6.7.3 关于审批人 225
6.7.4 关于岗位的设置：
一个简单的特殊问题 226
6.7.5 规模不大的企业怎样使用HR系统 227
7 感受HR 229
7.1 感受完美的系统管理 229
7.1.1 入职 229
7.1.2 离职 229
7.1.3 调配 229
7.1.4 小结 230
7.2 感受简单与强大 230
1概述
1.1关于人力资源管理系统
本系统用于管理企业的人力资源业务，如人员信息、入职、转正、调配、离职、休假（包括带薪假）、加班、出差、考勤、薪资、福利、招聘等各种工作，还可以根据需要，进行外协人员的管理。
人力资源管理系统（以下简称HR系统）的作用不仅在于人力资源本身的管理，更重要的是，只有通过HR系统的严格管理，才能保证各种基础信息（如部门、职务、岗位、功能权限、数据权限）的准确性，这些信息是公司管理的基础，也是其它关联系统如OA系统、培训系统、付款审批及预算系统高效运行的基础。
1.2关于使用HR系统的建议
HR系统涉及的内容较多，也比较复杂。
下面是对使用HR系统的简单建议：
1.如果本单位的员工人数少于100，建议不要启用HR系统，因为HR系统中各种流程要求比较严格，而且HR系统内容较多、学习起来要花费较多时间，因此对于小企业是没有必要的。
300人以上的单位比较适合使用HR系统。
100-300人的单位可以视情况决定是否使用。
2.如果员工人数较多，最好也是在OA系统正常使用三个月以后，再考虑使用HR系统。
在此之前，先不要启用HR系统（启用后就必须改用人力资源管理的相关流程，而且启用后不能再停用）。
因为在使用OA系统、培训系统的过程中，可以先了解系统的操作习惯，以及各种基础信息（如部门、职务、岗位）的设置是否合理，这些信息是HR系统最重要的基础信息，如果设置得不太合理，那么在只启用了OA、培训系统的情况下便于调整和优化（如果启用了HR系统，修改起来工作量要大很多）。
这样相当于把一个复杂的工作分步实施，有利于逐步了解系统并把系统使用好，显然是更方便的。
说明：
由于HR系统的使用对于其它所有系统如OA、PB、TC、FM都非常有帮助，所以如果希望把HR系统用好，员工较少的企业也可以启用HR系统，此时可以只使用员工信息管理及转正、调配、离职的管理，不必做考勤薪资福利管理等其它业务，这样会比较简单。
1.3关于本教程
为了用户能够方便、直观地了解HR系统的使用方法和相关工作流程，软件服务社提供了这样一个完整的使用教程，其中将以大量实际业务为例详细说明和演示HR的使用方法。
HR系统涉及的内容较多，使用较为复杂，因此建议按本教程介绍的顺序逐步使用。
注意：
1.详细了解主控系统：
HR系统中会用到大量基础信息，这些信息主要是在主控系统中管理的，应当按照《主控系统使用教程》，详细了解主控系统的管理方法。
2.建议把本教程看两遍
看第一遍时肯定会有一些不清楚的地方，这是很正常的。
因为要使用HR系统，首先要进行基础信息设置，但这些基础信息的设置都需要基于对基本概念、流程、业务规则和系统使用方法的充分了解。
比如：
要设置“角色权限”，必须非常清楚系统中的每个功能的用途，但在没看完本教程后面的所有说明和演示之前，不可能完全了解这些内容。
同样，一些基础信息（如“岗位、薪资项目、薪资等级、福利项目、福利等级……”）非常重要，在HR系统中会经常用到、必须设置好，但在对后面的业务内容非常了解之前，也不可能完全了解这些基础信息的真正用途和设置方法。
所以在看第一遍时，如果有不太清楚的地方，可以继续向下看。
当全部看完之后、再看第二遍时，这时对很多业务都已经有了直观的了解，理解起来就容易得多、全面得多（实际上，学习任何系统都是这样）。
3.本教程侧重于讲述怎样使用HR系统进行有关工作的处理，并不是系统功能的使用说明。
所以在实施过程中，还必须参考下列内容：
1）系统中的综合使用说明：
登录HR系统后，右上角有一个“使用说明”，其中包括了对这个系统的综合说明和一些基础知识，是系统使用所必须了解的内容，可以点击查看。
2）系统中每个功能的使用说明：
系统中的每个功能都有预置的详细说明（在系统中执行每个功能时，在“当前位置”后面都有一个“说明”按钮，可以随时点击查看，非常方便。
如下图）：
如果有问题，可以联系我们，我们将为您提供技术支持。
1.4企业管理中的一些基础概念
下面是一些非常重要的基础概念，是企业管理（特别是人力资源管理）方面的基础知识，在各个关联系统中会经常用到，它们是系统最重要的基础。
在使用HR系统前，应当完全了解这些概念，并根据本单位的实际情况做相应的设计。
有些概念可能比较抽象，可以结合后面的各项具体工作深入理解。
其中，有些概念在主控系统中已做了详细介绍，这里仍列出来，是为了便于您集中查阅。
1.组织、组织结构
组织：
指的是按照一定目标建立起来的人的集合。
组织结构：
指的是根据管理需要对一个组织进行的细分。
2.部门
部门指的是在一个组织中，按照工作内容和管理相关性划分的人的集合。
部门的设置取决于管理的需要。
可以从不同的角度、以不同的方式为一个组织设置部门。
3.岗位、职位、职务的概念及其关系
一个组织中，完全可替代的人的集合，称为岗位。
岗位是组织的基本构成单位。
实际工作中，经常提到“职位”。
在人力资源管理中，职位与岗位可以认为是同一个概念。
“职位”一词多见于机关、团体、事业单位的人事管理中，而在我国企业人力资源管理中，更广泛使用的是“岗位”一词。
职务：
指的是根据职位规定应该担任的工作。
职位与职务：
应注意这二个概念的区别。
1）职位是组织内固定的一个职务的特定事件。
例如，“财务经理”职位可以是“财务”组织“经理”职务的一个实例。
职位属于组织。
任何时候，一个职位可能有一个、多个或没有任职人员。
2）职务是组织内的通用职责，它独立于任何单个组织。
例如，“经理”职务可以出现在很多组织中，比如，各个部门都可能有职务是“经理”的岗位。
下面只采用“岗位”这个名称，以免导致一些错误的理解。
如在人力资源管理课程中常提到的“职等”是“职位等级”的简称，但在称为“职等”时容易被误认为是“职务等级”。
所以下面只采用“岗位”这个名称，相应的，有“岗位等级、岗位序列、岗位编制”等概念。
4.岗位等级、岗位序列
岗位等级：
是对工作内容、难易程度、责任大小、所需资格相似的岗位的一个描述。
岗位等级是对工作性质相同，而责任轻重、困难程度相同或不同的岗位的一个描述。
5.岗位编制
指的是根据管理的要求，一个岗位上“应当”配置的人员数量。
6.缺编与超编
如果一个岗位上的当前在职人数<
岗位编制，称为缺编；
如果一个岗位上的当前在职人数>
岗位编制，称为超编
7.薪资项目：
是指工资的构成项目，如基本工资、考勤奖金、绩效奖金等。
但不包括下列内容：
不包括加班、出差等的补贴或请假、迟到等的扣款，这些属于考勤项目，由系统自动计算后附加到工资中。
不包括社保、住房公积金，这部分在福利管理部分单独处理。
8.单位工价：
是指每发生一次某种类型的请假、加班、出差、迟到、早退、旷工，应在工资中增加或扣减的金额。
9.薪资等级：
是指薪资项目的构成及金额相同、各单位工价相同的一种薪资标准。
10.薪资并发项目：
是指与工资一起计算并发放、但业务性质上并不属于薪资的一些项目。
1.5实施工作内容及计划概述
应当先在“主控系统”中完成有关基础信息的设置，然后，再分阶段实施“HR系统”。
1.5.1主控系统的工作内容及实施计划概述
每个关联系统负责企业管理中的一类工作。
各个关联系统都要在主控系统中经过相关设置，才可以使用。
由于系统在设计上采用了上述结构，所以各个关联系统的设置也具有非常好的一致性，各个关联系统的使用基本都是按以下思路进行：
1.组织信息管理：
在《主控系统使用教程》中已经介绍了最主要的组织信息，它们不仅可以用于OA、TC系统，也可以由HR系统等共享。
现在要使用HR系统，只要在此基础上，再进行一些必要的补充设置即可（如岗位信息的补充设置）；
2.公共信息管理：
用于设置和维护各个关联系统共享的基础信息；
3.专用信息管理：
需要在“关联系统管理——人力资源管理系统”中，设置好HR系统中专用的基础信息，如与员工信息、考勤、薪资、福利相关的基础信息。
4.关联系统启用及设置：
HR系统缺省是未启用的，应当在完成上述工作完成后，启用HR系统，然后才可以使用HR系统。
5.系统权限管理：
必须根据本单位的管理需要，设置好各个岗位的权限（包括功能权限和数据权限）。
每个用户将自动按照其岗位上的权限来使用系统。
HR系统涉及员工个人信息及薪资、福利等数据，具有很高的保密要求，必须设置好系统权限；
HR系统的使用也遵守上述规则，下一章将会专题介绍怎样在主控系统中进行各种基础设置，以便启用HR系统。
1.5.2HR系统的工作内容及实施计划概述
HR系统所管理的内容较多，流程也比较复杂，因此，软件服务社将HR系统设计为允许分阶段使用，即在主控系统中完成基础设置并启用HR系统后，并不需要立刻使用HR系统的所有功能。
可以按照下面的建议，分阶段实施，这样便于简化工作，工作层次性也更好：
1.第一阶段：
员工信息管理（包括入职管理）
目标：
这个阶段主要完成下列工作：
现有员工信息的导入：
如果现有员工信息已经有规范的EXCEL文件，可以直接导入HR系统，因此可以快速完成大量员工信息的录入；
了解员工的入职申请、审批流程；
了解员工信息的日常维护方法；
了解一些特殊业务，如：
再入职申请、黑名单管理等；
全面了解员工信息的查询分析；
相关部门：
人力资源部、信息部
由于这个阶段可能涉及一些技术性的问题，所以信息部应当多参与，并为人力资源部提供尽可能的帮助。
2.第二阶段：
员工转正、调配、离职的管理
利用HR系统进行员工转正、调配、离职的管理，了解相应的流程和操作方法。
人力资源部
【说明】：
这二个阶段是HR系统实施中最基础也最重要的阶段，一方面录入并维护全部员工的人事信息，同时，可以根据在这二个阶段的系统使用情况，再次评估主控系统中各种基础信息的设置是否合理，特别是部门、职务、岗位等信息，并不断进行优化调整（因为这些信息涉及本单位非常细致的组织结构分析，很难一次设计好，需要有这样一个优化的过程），为后面进行考勤、薪资、福利等业务的管理打下基础。
更重要的是，由于HR系统中所使用的部门、职务信息与OA、培训等系统是共享的，所以，通过HR系统的深入使用，可以使OA、培训等系统的基础信息变得更加规范，从而提高了这些系统的使用和管理水平。
所以，应当先把这两个阶段的各项工作完全理解好，不要急于开始后面各阶段的工作。
3.第三阶段：
考勤、薪资、福利的管理
利用HR系统进行考勤、薪资、福利的管理。
这些业务是HR管理的核心业务。
4.第四阶段：
人事合同管理
完成人事合同管理功能的实施。
注：
本阶段也可以放在考勤、薪资、福利管理之前实施。
5.第五阶段：
招聘管理
完成招聘管理功能的实施。
6.第六阶段：
带薪休假管理
完成带薪休假管理功能的实施：
由于带薪休假的管理比较复杂，与一般的考勤管理工作完全不同，所以可以在考勤、薪资、福利管理工作理顺之后再单独实施。
HR系统专门设计为分阶段实施的方式：
在HR系统刚启用时，可以只使用第一、二阶段中的各个功能、不必考虑后面的其它功能，这样就能使HR系统运行起来。
当对系统的了解逐步清晰、并且各种基础信息比较完善后，就可以再进入后面的各个阶段。
因此，HR系统的使用大大简化。
建议按本教程建议的顺序逐步实施。
1.6实例
1.6.1案例简介
本教程将以“用有门业有限公司（集团）”（以下简称“用有门业”）为例，提供一个完整的操作演示（本例内容纯属虚构，如有雷同，纯属巧合）。
用有门业已根据《主控系统使用教程》，完成了各种基础设置，并开始正式使用OA和TC系统。
现在根据企业管理需要，决定开始使用HR系统。
该公司的信息请查看《主控系统使用教程》，下面是HR系统中常用的一些人员：
编号
姓名
登录名
部门
职务
岗位
10036
韦宝华
weibh
人力资源部经理办公室
集团职能部经理
集团人力资源部经理
10160
沐剑屏
mujp
人事信息组
集团职能部主管
集团人事信息主管
15076
陈伟珍
chenwz
文员
集团人事信息组文员
10367
詹小月
zhanxy
薪资组
集团薪资主管
10712
杨秋杏
yangqx
福利组
集团福利主管
15066
赵心雁
zhaoxy
集团职能部副经理
集团人力资源部副经理
11007
袁克杰
yuankj
邦加门公司人力资源部
生产企业职能部经理
邦加门公司人力资源部经理
11022
张中敏
zhangzm
生产企业职能部主管
邦加门公司人力资源部主管
12009
葛玲
gel
形惠门公司人力资源部
形惠门公司人力资源部经理
12046
钟玉颖
zhongyy
形惠门公司人力资源部主管
13011
崔成
cuic
水钧门公司人力资源部
水钧门公司人力资源部经理
13075
郑树人
zhengsr
水钧门公司人力资源部主管
14017
董建平
dongjp
北京分公司人力资源部
分公司职能部主管
北京分公司人力资源部主管
15177
范永超
fanyc
上海分公司人力资源部
上海分公司人力资源部主管
1.6.2HR系统实施计划
用有门业决定按上面的建议，分阶段实施。
下面是本教程涉及的操作演示内容列表，以便参考：
2011年12月：
本月工作内容如下：
5日：
在主控系统中进行基础设置，完成后启用HR系统。
前期由两个主要人员使用。
12日：
开始导入或录入现有员工信息，并补充完毕；
13日：
开始做新员工入职申请和审批，并练习各种查询功能、员工信息维护；
14日：
做一批转正、调配、离职（离职撤消）操作。
15日：
根据正式的分工，设置好正式的岗位、角色，开始正式使用，并做一批入职、转正、调配、离职的操作。
2012年1月：
深入使用，进一步了解HR系统和人力资源管理工作。
2012年2月：
3日：
决定从2月20日至3月19日这个考勤期间开始启用考勤薪酬业务，开始进行有关基础信息的设置。
2月20日至3月19日：
进行考勤登记，并了解日常工作中的薪资信息维护（包括在入职、转正、调配、离职时的薪资管理工作）
2012年3月：
20日：
考勤任务分配，然后各考勤主管完成考勤任务执行，并完成封存；
21日：
完成薪资任务分配；
23日：
完成福利任务分配，然后各福利主管完成福利任务执行，并完成封存；
25日：
各薪资任务执行人完成薪资任务执行，然后封存。
2012年4月：
学习使用人事合同管理、招聘管理、带薪体假管理。
1.6.3怎样练习
您在查看本教程时，可能会想参照教程中的讲解，同步练习。
在软件服务社网站上的“练习专区”，提供了与本教程相配套的多组练习数据，并有每组数据的详细说明。
您可以下载这些数据，并参照本教程中的说明进行练习。
下面开始在主控系统中进行各种基础设置，以便为HR系统的使用做好准备。
2主控系统中的工作内容
前面提到，必须先在主控系统中完成一些必要的设置，才能开始HR系统的实施。
具体包括下列内容：
2.1准备工作：
基础信息的确认与补充调整
用有门业在主控系统中已经设置了大量的基础信息，如部门、职务、岗位等，通过OA等系统的使用，对这些设置已有了较直观的了解。
这些基础信息的设置对HR系统的使用有重要影响，所以在启用HR系统前，必须确认这些设置是否符合本单位的实际管理需要。
如有不符，应当先进行调整。
另外，有些岗位前期可能没有很好地设置，特别是一些不需要使用OA等系统的员工的所属岗位。
但是在启用HR系统前，必须把所有岗位全部设置好（包括相关的部门和职务），因为在HR系统中需要记录所有员工的岗位信息。
在《主控系统使用教程》中介绍过，用有门业已经设置了这些岗位（如保安员、保洁员、下属生产企业工人）。
2.1.1设置“HR系统管理员”
目前只有主控系统管理员付聪可以登录主控系统，查看并设置基础信息。
但是当企业规模较大时，由系统管理员负责这些工作并不合理。
因为企业的部门、职务、岗位等设置属于企业管理范畴的内容，比如，公司经常会根据业务需要增设某些部门、岗位，或者根据管理需要对现有部门、岗位做出调整，系统管理员不可能实时了解这些日常管理工作。
因此，“完全”由系统管理员负责这些信息的设置及日常维护，显然是不恰当的。
为此，需要允许相关的管理人员登录主控系统，查看并维护这些基础信息。
在主控系统中有一个预置的角色“HR系统管理员”（如下图所示）：
这个角色的设置如下：
可以看到，这个角色可以进行一些组织信息、公共信息和HR系统基础信息的管理，以及员工和用户管理。
比如，它具有“管理部门、职务、岗位”等信息的设置权限。
在一般企业中，人力资源管理部门
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