村镇银行授信业务档案管理办法.docx

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村镇银行授信业务档案管理办法

ⅩⅩ村镇银行授信业务档案管理办法

第1章总则

第一条为规范授信业务的档案（下称授信档案）管理，保证授信档案的安全性和合法合规性，根据我行有关规定，结合授信实际情况，制订本办法。

第二条授信档案是指我银行在办理授信业务过程中形成的记录和反映授信业务的重要文件和凭据，包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等。

本办法所指授信业务是指桂城村镇银行向企业法人、个人和个体工商户提供的各类贷款业务。

第三条授信档案遵循“客户经理团队与综合档案分离”的原则。

原则上，授信业务到期全部还清或履约前，该授信业务的综合档案、经济档案、贷后管理档案由我行后台人员统一保管，重要权证由我行营业部集中保管。

待授信业务到期全部还清或履约后，授信档案最终交我行办公职能部门集中管理。

第四条我行应为档案管理设置适宜场地、配备必要的设施，指定专人负责保管档案。

第五条授信业务经营管理人员、档案管理员、调阅人员均需严格执行有关保密制度。

第二章授信档案的分类和管理

第六条小企业贷款（指100万元以上贷款）授信档案分为综合档案、经济档案、贷后管理档案和重要权证。

微小三农档案分为综合档案（综合档案和经济档案合并装订成一本）、贷后检测表和重要权证。

对不同类别的授信档案采取不同的管理方式。

第七条综合档案指授信业务合同文本等法律资料和银行的审查资料，按照内容可进一步细分为借贷法律文书、担保法律文书、信用审查资料和放款审查资料。

（一）借贷法律文书。

包括：

授信业务申请表、借款合同、借款借据等重要法律文书，和申请人法定代表人证明书、申请人董事会或类似机构决议、企业法人或实际经营者签字样本等材料。

（二）担保法律文书。

包括：

保证合同、不可撤销担保书、抵（质）押合同及其他形式的担保文件等重要法律文书，担保人法定代表人证明书、担保人董事会或类似机构决议、核保书等材料，代保管物品入出库单等证明抵质押品收妥入库的材料等。

（三）信用审查和放款审查资料。

授信业务贷审委员会决议表、补充调查通知、放款通知书（出账通知书）、计划支付申请书等。

第八条经济档案指用于授信申请的基础资料、担保资料、企业的其他资料等。

经济档案包括但不限于：

（一）借款主体基础资料，包括：

尽职调查声明、规范操作承诺书、小企业授信调查报告、营业执照、组织机构代码证、税务登记证（国税、地税）、公司章程、验资报告、贷款卡及可延用申请书、开户许可证、信用报告、法人及股东身份证明文件等；

（二）借款主体财务信息，包括：

企业财务报表、银行对账单、固定资产/存货明细表、企业相关合同复印件等；

（三）保证担保基础资料，包括：

担保人身份证明文件、营业执照、组织机构代码证、税务登记证（国税、地税）、公司章程、验资报告、贷款卡及行政许可决定书、开户许可证、信用报告、自然人担保人的婚姻状况证明、配偶身份证明、工资证明等；

（四）抵押担保基础资料，包括：

抵押人相关证件、抵押物权证复印件、抵（质）押物评估报告等；

（五）村镇银行客户授信档案调阅登记簿、村镇银行客户授信档案移交清单；

（六）其他有必要保留的资料。

第九条贷后管理档案，包括：

还款计划表复印件、授信业务申请表复印件、贷审会决议表复印件、授信后检查表、不良催收诉讼资料等；

第十条重要权证主要指抵质押品的所有权凭证或抵质押物登记凭证，包括但不限于他项权利证书、抵质押物的物权凭证等。

第二节授信档案的管理

第一部分基本规定

第十一条我行的综合档案、经济档案、及贷后管理档案均由后台人员进行集中管理，客户经理要定期补充贷后管理档案；重要权证管理员将重要权证原件核对无误后集中保管。

第十二条各有关管理部门原则上应将客户档案按照一户一册进行管理。

一个客户立一个卷宗。

多个客户分享一笔授信额度时，所有分享额度的客户可立一个卷宗，若客户的业务量较多时，也可一个客户立一个卷宗。

第十三条原则上，后台人员应于放款流程结束后七个工作日内进行整理，并统一用牛皮纸装订（三点一线装订成册）。

第十四条授信资料结卷。

一笔业务结清后，后台人员员将相关授信档案进行结卷处理。

结卷后的档案仍按户保管，原则上一个客户立一个卷宗，但多个客户分享一笔授信额度时，所有分享额度的客户立一个卷宗。

第十五条后台人员应随时将已结卷的授信档案装订成册，每册封面上列明该册内所有业务资料的索引以便查阅。

已结卷档案应放入档案盒并定期并入各机构档案库房保管。

第二部分综合档案管理

第十六条审核

由后台放款人员审核放款所需的资料以及贷审会要求在放款前补齐的材料，通知经办客户经理，在签署协议或放款之前提交审核。

授信业务经放款审核之后，放款人员直接扣收签署协议及放款之前的全部授信档案。

第十七条移交

（一）经办客户经理应于放款后的7个工作日内填写《授信档案移交清单》，将经济档案移交给本部门后台人员。

档案保管员根据《授信档案移交清单》核对资料是否齐全，并签字确认。

（二）贷后管理的有关资料，经办客户经理应根据我行贷后管理的有关规定按时向后台人员移交。

（三）不良贷款的催收、处置过程中形成的档案，负责项目催收的经办人员应定期（至少每季度一次）向后台人员移交。

第十八条归档

后台人员将收妥的综合档案资料分类、装订成册并编页码，在授信业务到期全部还清或履约前，由后台人员统一存放档案库（柜）保管。

放款之后移交的贷后管理资料、不良催收诉讼资料以及其他资料，后台人员应将其存入相应档案，并将资料名称及归档时间补充登记在档案清单上。

企业背景资料如营业执照、公司章程等已在之前续做业务时在我行存档的，无需在每笔业务中重复存放相关资料，放款审核人员可在每笔业务的档案清单上注明相对应的档案索引。

企业背景资料发生变化的，经办客户经理应及时将更新的背景资料收集归档。

第十九条借阅

已入库归档的授信综合档案除审计、稽核及有权检查部门确需查阅或进行法律诉讼的情况外，原则上不办理借阅手续。

如确需查阅的，须填写《授信档案调用/出库申请审批表》，经各机构相关负责人签批同意，并登记《客户授信档案调阅登记簿》，记载调阅时间、调阅内容、调阅方式（现场查阅/出借）、调阅人、调阅批准人、归还时间等要素，以明确责任。

借阅时间原则上不超过五个工作日，特殊情况下确需延长的，须经各机构业务发展部部负责人签批同意。

第二十条替换

授信综合档案原则上不得替换，但因特殊原因确需替换的，申请替换人除按规定登记《授信档案调用/出库申请审批表》、《客户授信档案调阅登记簿》外，还需填写《授信档案资料替换单》，经相关审批权人审批通过后方可替换。

第三部分经济档案管理

第二十一条保管

在授信业务到期全部还清或履约前，由经办团队的后台人员负责专夹保管。

第二十二条借阅

（一）经济档案是银行办理贷款的内部文件，一般不得外借。

如内部需要借阅时须登记《客户授信档案调阅登记簿》，按照规定办理借阅手续。

（二）未经批准不得影印经济档案文件。

第二十三条归档

待授信业务到期全部还清或履约后，经办客户经理团队应将经济档案装订完整后移交本部门授信档案保管员统一保管。

移交经济档案时，需由经移交人、接收人和监交人当面查验，并在《授信档案移交清单》上分别签字确认。

第四部分重要权证管理

第二十四条审核

经办客户经理收到借款人交来重要权证时，需核对重要权证与贷审会审批意见中要求的抵（质）押品是否一致，是否真实有效。

后台放款审核人员收到经办客户经理交来的重要权证，审核验阅无误后，登记《授信档案（重要权证）登记簿》。

签批人必须查验《授信档案（重要权证）登记簿》登记的物品和准备入库的物品是否完全一致。

重要权证一律由营业室统一保管。

第二十五条入库

重要权证入库后，重要权利凭证入库单连同该重要权证的复印件并入综合档案交部门后台人员保管。

第二十六条出库

（一）重要权证入库存档后，除审计、稽核及有权检查部门确需查阅或进行法律诉讼的情况外，在授信合同结清前原则上不允许借阅、复印。

（二）授信结清后需要提取存放在营业室的重要权证原件时，需由我行提交授信结清的证明材料并填写《解除担保通知单》，由营业室负责人同意后按规定办理出库手续。

《解除担保通知单》原件交后台人员并入综合档案保管。

（三）变更抵押物、处置抵质押物、法律诉讼或因其他业务需要提取或借阅存放在营业室中的重要权证原件时，需由我行填写《授信档案调用/出库申请审批表》，经部门分管行长签字同意后按规定办理调阅或出库手续。

第三章授信档案的保管要求

第二十七条授信档案保管除应符合我行档案管理的总体要求外，还应遵循以下原则：

（一）真实性原则。

授信档案资料原则上要求为正本、原稿，不得另行编写与修改。

对于无法收集原件而只能收集复印件的重要的授信档案资料，要求收集人员与原件核对后，在加盖客户公章（自然人签字确认）的复印件上注明“与原件核对一致”并签章确认。

（二）完整性原则。

档案资料要求内容完整，要素齐全。

（三）及时性原则。

整个授信流程中形成的档案资料须按要求及时更新，按时归档。

第二十八条授信档案的各相关管理部门应在本单位设置专门的授信档案室（库），配备铁皮密码柜用于存放档案。

未经同意，无关人员不得随意进出授信档案室（库）。

第二十九条授信档案室（库）应配备必要的设施，具备防盗、防火、防渍、防腐、防有害微生物的功能。

第三十条授信档案室（库）由各机构指定专人负责管理，各机构负责人对授信档案室（库）的安全负领导责任。

第四章授信档案的目录和编号规则

第三十一条授信经济档案和授信综合档案目录。

第三十二条编号规则：

案卷号（档案号）为0001—9999顺序编，如我行发放了第一笔普通贷款业务，合同编号为0001、第二笔为0002、第三笔为0003，这么往下顺着排序合同编号。

如：

小企业授信档案形成的档案编号为：

XDGC-2012-XQY（0001）；微贷档案形成的档案编号为XDGC-2012-WD-（合同编号后四位）。

第五章罚则

第三十三条后台人员未按照本办法要求，未及时整理、保管和移交授信档案资料的，视情节轻重给予相应处罚。

第三十四条授信业务经办客户经理团队未按照本办法要求，未及时整理、装订和移交授信档案资料的，视情节轻重给予相应处罚。

第三十五条违反本行档案管理规章制度，损毁、遗失、擅自销毁授信档案造成档案不全的；涂改、拆取、伪造授信档案、出卖授信档案及相关资料的；擅自对外公开授信档案和相关资料的，以及管理人员玩忽职守造成授信档案损失的，视情节轻重追究有关当事人的相应责任；因授信档案管理问题造成本行债权损失的，按有关规定追究责任人责任。