TY-MP-01管理体系文件控制程序文档格式.doc
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2000要求，对管理体系有关的文件及资料的管理做出规定，确保文件系统处于受控状态，使公司的管理和环境管理体系处于现行有效文件控制下正常运作。
2.适用范围
本程序适用于公司质量方针目标、RoHS方针和目标、管理手册、程序文件、作业指导书、表格、图表以及经识别的外来文件的管理。
3.职责
3.1.公司文件控制员负责管理体系文件的管理；
管理者代表对文件的有效性负责。
3.2.文件控制员对其发出的文件和资料负责。
3.3.各技术部门负责工艺技术文件的发放和管理，对发出的文件负责。
3.4.外来文件经管理者代表识别，由体系管理员管理登记后发各相关部门使用。
4.工作程序
4.1.定义：
4.1.1.有效文件:
是指按规定编制、审核、批准，并按规定之途径与方式传递的文件。
4.1.2.有效文件须含有编审批签字，文件控制印章与相应的发文记录。
4.2.文件分类、编号方式、编审批、版本表示方法等规定：
文件类型
方针目标
管理手册
作业指导书
表格
代号方式
TY/MP&
O
TY/MM
TY/MP-xx
TY/WI-xx
TY/MR-xx
编写
体系管理员
使用者
审核（会审）
各部门负责人
管理者代表
部门负责人
批准
总经理
技术负责人/管代
初始版本
A
初始状态
4.3.文件编号规则
4.3.1.管理方针和管理目标编号：
MO，TY是深圳市天羽五金电工有限公司的简称。
MP&
O是管理方针和目标（managepolicyandobject）的英文缩写。
4.3.2.管理手册编号：
TY/MM，MM是管理手册（managemanual）的英文缩写。
内部的章节号目录来编。
管理体系要求部分的编号与ISO9001：
2000标准一致。
4.3.3.程序文件编号：
TY/MP-xx，MP是管理程序（manageprocedure）的英文缩写。
xx是顺序编号，从01开始，一般按ISO9001标准中出现的先后来编号。
当后来想增加程序时，可能前面已没有空位，这时可向后延续编号。
一般管理体系的程序数量不会超过两位数。
程序文件的顺序号不可重复。
4.3.4.作业文件编号：
TY/WI-xx，WI是作业指导书（workinstructor）的缩写。
作业指导书分很多类。
如：
内部标准、规范、规定、办法、规程、工艺、制度、规则、指导书等。
4.3.4.1.常规的作业文件，可按以上流水方法编号，常规作业文件数量通常不会超过两位数。
4.3.4.2.针对每个客户或每种产品编制的作业指导书，通常增加了客户标识加以区别。
这时按各个客户分别流水编号。
TCL某款产品工艺，可编成：
TY/WI/TCL/001。
同一客户的流水号同样不可重复。
4.4.文件版本／状态更改之规定：
4.4.1.版本号采用英文字母从Ａ依次表示，后者较前者为最新有效版本。
如组织结构大修改则更换版本号，不同文件可以是不同版本。
4.4.2.若内容和程序修改则更换状态号，状态号用0-9表示。
单份文件修改状态若超过9，则版本号用后一字母表示。
4.5.受控文件与非受控文件：
公司使用的管理体系文件均为受控文件，加盖有色受控印章。
为了使客户了解公司管理情况，通常会提供给客户有关之文件，该文件通常不受公司文件修改之控制，为非受控文件.
4.6.文件和资料之更改：
4.6.1.文件之修改须由原编、审、批部门进行修改及重新批准发布。
如果特殊情况不能由原编审批部门执行时，管理者代表应指定某一部门进行，但该部门需了解原文件之编、审、批及其它有关背景资料。
相关部门文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《体系文件修改申请表》说明更改原因。
4.6.2.因审核或管理评审等不合格项采取纠正和预防措施时，引起的文件更改，可由体系管理员直接修改文件并送原审批单位审批。
4.7.文件管理程序：
列出文件清单，按格式和编号规则编写文件
打印文件,编写、审核、批准签字
管理者代表确定文件发放范围
按确定的发放范围复制文件
复制文件加盖受控印章，标分发号
按发放范围发放文件并签收
使用过程中对不适用文件申请修改
4.7.1.管理体系文件格式：
为了管理方便，同类文件的格式和风格要求一致。
文件格式内容包括：
公司LOGO、公司名称、文件类别、文件标题、文件编号、版本/状态、页码、编审批签字位置等，这些内容一般固定在指定地点。
如程序文件就按本文格式。
4.7.2.文件发放范围的确定：
文件发放范围的原则是谁使用就发给谁。
在文件发放之前，应列出文件发放范围清单，并经管理者代表签字确认后才可以发放。
管理文件和管理手册通常发给所有的干部。
经理级及以上人员有整套的程序文件，其它人员有相关的程序文件。
作业文件发给组长级或检验等操作人员。
表格随相应文件发放。
4.7.3.文件盖章规定：
4.7.3.1.所有管理体系文件原件存放在文控室，由体系管理员管理。
所有体系文件原件不加盖任何印章，以便于作为母版复印制作副本之用。
4.7.3.2.所有副本都应加盖“受控文件”印章。
填上日期。
一份文件最少加盖一个印章，一般盖在空白处。
盖“受控文件”印章的目的是防止文件复印等非预期使用，以保证文件更新时现场能及时准确使用文件的最新版本。
将带“受控文件”印章的文件复印是非法的。
4.8.作废文件的处理：
在新文件发放时，体系管理员必须同时收回原作废文件，经管理者代表同意销毁以保证工作场所不会使用作废文件，体系管理员留存母版加盖作废章并保存，凡是其它部门保留的任何作废文件须经体系管理员盖上作废章才准予保存。
4.9.文件归档及管理：
4.10.管理体系文件除技术资料、图纸外，统一由公司文控室之体系管理员负责登记，分门别类保管，各部门使用文件由收文人负责保管。
所有文件均应妥善保管，严防错乱、丢失。
4.11.技术资料及图纸由技术副主任归口管理，资料员负责登记、保管。
4.12.文件装订方式：
为便于文件之修改更换，采用活页装订方式。
5.外来文件的管理：
各部门获得的各种外来文件，包括标准、法规文件等，应送管理者代表或其指定专业人员认可，由体系管理员加盖“外来文件”印章、填写盖章日期及签名后可登记使用。
每年最少应收集一次技术性文件，并将所有的外来文件审查一次。
6.相关文件和记录：
6.1.体系文件清单
6.2.分发号规定
6.3.文件发放范围清单
6.4.文件发放登记表
6.5.外来文件清单
6.6.体系文件修改申请表
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