14BusinessProposal商务建议书.docx
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14BusinessProposal商务建议书
BusinessProposal商务建议书
建议书是指单位或个人对某项事业或工作有所研究和思考，进而向有关领导、政府、企事业单位、专业团体提出改进措施和建设性意见所形成的一种书面材料。
它也是英文商务写作常见的一种文体。
可以将其视为报告类文书之一种，但是它与其他报告相比有其自身特点，因此英文中常用一个特定的名称“Proposal”来界定此类文书。
PartIOccasionsThatCallforWriting（书写场合）
“Toomanygoodideasdieinbusinessforthelackofawrittenproposal.”当你想就某一问题提出对策、设想、建议或行动方案时，你可以进一步考虑“是否应该起草一份建议书？
”这种主动提供的建议书在英文中称为unsolicitedproposal，其主旨大多在于改变现状或改善局面。
因为不是受命于人，自发性建议书的内容可有很大的自由度。
但这样的文章必须有很强的针对性。
首先要使对方意识到现存问题的严重性或某种需求的迫切性，然后拿出你的方案，提出建设性意见。
非主动提供的建议书（solicitedproposal）则指那些应对方要求而写的规划或方案，如投标书则属此列。
一般此类文书均属于正式文件。
收件人在审阅完建议书后往往必须做出明确答复，要么“肯定（接受、认可）”，要么“否定（否决、回绝）”。
你的目标是：
使对方无论从文本的外表还是内容本身都能很好体会到你作为文件呈递者所具备的高度责任感、求实敬业精神和良好的职业风范。
其次，你的说理必须充分，使对方完全了解他想知道的内容，并相信你有足够的把握兑现自己的承诺，这样才能说服对方给你开绿灯。
…
PartIIHowtoWrite（如何书写）
针对自发性建议书，其行文大体可分为三个步骤：
√ Problem揭示或认定问题所在
√Objectives提出目标方向
√Solution推出实施方案
更具体的布局体例可参见下列小标题:
√Problem问题
√ProposalSolution对策
√Schedule日程
√Cost/Budget支出/预算
√coordination协调
√Benefits效益
√Conclusion结束语
有时简短的建议书只需表述三个基本内容：
项目规划（Proposedaction）、人力配备（requiredpersonnel）和经费（fees）。
…
针对非自发性建议书（以其常见的项目投标书为例），其行文大体可分为四个步骤：
√ Introduction导言
√Technicalandlegaldetails技术及法律程序详细资料
√Acceptancecriteria接受标准
√PersonnelandFacilities技术力量和设备条件
当涉及企业项目时，更具体的内容可能包括:
√Salesandproductionvolume生产和销售数量
√Marketinganddistribution市场销售
√RevenueTaxes营业税
√Marketpricesofproducts产品的市场定价
√Licensefees执照费用
√Start-upcosts启动成本
√Landandbuilding土地和建筑
√Costofsales销售成本
√Operatingexpenses运营费用
√Locallaborcost本地劳务费用
…
同商务报告的分类方法一样，商务建议书还可根据其正式程度划分为非正式建议书（InformalProposal）和正式建议书（FormalProposal）。
商务建议书其具体书写格式和商务报告完全相同，具体可参照上一章节中关于商务报告格式的介绍。
…
PartIIITipsonWriting（注意事项）
√建议书要以事实为根据撰写
√提出的建议要具体，操作性要强。
√对采纳建议能带来的好处既要写的乐观，也要防止吹嘘。
√非自发性建议书中的项目投标书，作为一种营运文件，用于一项任务开发之前，往往需要附有预算表。
√建议书与可行性报告相比有共通之处，但“报告”可以列举多种方案，经比较各自的优劣后再推出最佳方案，而在建议书中通常只提出一个方案。
…
PartIVUsefulWordsandPhrases（单词和短语）
A.Words（单词）
annually
adv.
每年
benefit
n.
益处
bidder
n.
投标方
concrete
adj.
具体的
convincing
adj.
令人信服的
diagram
n.
图表
disqualify
v.
取消资格
economize
v.
节省
elaborate
v.
阐述
escalation
n.
提价
evaluate
v.
评估
exhibit
n.
正表
favorable
adj.
有利的；积极的
formula
n.
公式
hypothesis
n.
假设
impartial
adj.
公正的
inquiry
n.
询价
logical
adj.
逻辑的
negative
adj.
负面的
objective
adj.
可观的
offer
v.
发价
optimize
v.
优化
qualification
n.
资格
quotation
n.
报价
recommendation
n.
推荐；建议
regulation
n.
规章制度
statistics
n.
统计（数据）
teleconference
n.
电话会议
tenderee
n.
招标方
zoning
n.
区域划分
B.Phrases（常用短语）
acceptancecriteria接受标准
bidopening开标
budgetforecasting预算
constructiveproposal建设性意见
cooperativeproject合作项目
costingpresentation成本核算
executivesummary建议大纲；执行总结
formoftender投标书
generalcontactor总承包商
inviewof鉴于
invitationtotender招标
licensefees执照费用
letterofguarantee银行保证书
locallaborcost本地劳务费用
long-rangeplanning长期规划
operatingexpenses运营费用
primarysource原始资料
profitmargin利润率
returnoninvestment投资收益率
returnonassets资产收益率
revenueTaxes营业税
secondarysource第二手资料
serialnumber序列号
submissionoftender投标
termsofreference职权范围
winthebidding中标
PartVUsefulSentencesandParagraphs（常用语句和段落）
A.Sentences（语句）
a.Thisproposalrecommendsasolutionandprovidesbudgetandtimeschedulefigures.
本建议书特别提出一个解决方案，并提供预算和时间安排。
b.ThesuggestionisbasedontheresearchI’vedoneinthepastfewyears,andIbelieveitwillworkwell.
这个建议是我在前几年研究的基础上提出的，我相信会行得通。
c.Ihopeyouwilladoptthisproposal.
我希望你能采取这个建议。
d.Thefollowingcomparisonsandevaluationsformthebasisofmyrecommendations.
以下的比较和评估是我提出建议的依据。
e.WhatwethinkistoreducethewholesalepricesoastomaketheretailpriceacceptableinChina.
我认为应降低批发价格，这样才能使其零售价格被中国接受。
f.Ifweweretodothis,wemightreducethethreatoflossgoodmanagerial-levelstaff.如果我们做这件事，我们就会减少流失优秀管理人员的危机。
g.IrecommendthatwepurchasesacompanyinEastChinaratherthanestablishanewoneinWestChina.
我建议我们在中国东部收购一家现有的公司，而不必在西部地区新建。
h.Thisisanareathatneedstobeaddressedinthenearfuture.
这一领域需要在近期内予以关注。
i.Istronglyhopethatthenextyearwillpromiseabrighterprospectforourcompany.
我衷心祝愿我们公司来年取得更加辉煌的成就。
B.Paragraphs（段落）
a.Asweagreedinourweeklystaffmeeting,ourcurrentfile-servingcomputerisdamagedbeyondrepairandmustbereplacedbytheendoftheweek.ThepurposeofthisdocumentistoproposethatNTRPC905wouldmakeapracticalreplacementforourin-housefileserver.
如我们在每周员工例会中提到的一样，我们现在的文件处理计算机已经损坏并无法修复了，所以必须在这周内替换。
写这篇材料的目的就是为了证明NTRPC905是我们替代原有室内文件处理器的经济之选。
b.Wealwaysagreedthatoneofthekeystooursuccessasanaccountingfirmhasbeenourabilitytocreatenewservicesrelatedtoemergingbusinesstrends.Inthiseraofmergersandacquisitions,weanticipateagrowingneedformanagementadvisoryandsupportservicesonthepartofmanycompaniesvulnerabletotakeoverorbuyout.Therefore,Iproposedthatwecreateaspecialmanagementconsultingteamwhosegoalwouldbetohelpsuchcompaniesremainindependent.
我们明白会计事务所成功的法宝之一就是适应经济发展趋势提供新的服务。
在这个并购不断的时代里，那些容易被接管或收购的公司对管理咨询及管理支持服务的需要不断增长。
因此，我建议我们应该成立一个新的管理咨询部门。
成立这个新部门的目的就是为了帮助这些公司不被兼并。
c.Thisprojectwillcertainlysupportsustainabledevelopment.Butitmustnotbeforgottenthatourfuturerestsmainlyuponurgentlyneededmentalchanges,andthatthepedagogiceffortrequiredforthataimwillplayanutmostimportantrole.
这个项目当然是符合可持续发展的要求的。
但是我们不能忘记的是思想上的转变才是决定未来发展的主要因素，因此能够实现思想转变的教育应该被放在最重要的位置之上。
PartVISampleLetter（信函范文）
a.AProposalfortheFeasibilityofsomething
To:
Dr.JohnLannon
From:
T.SorrellsDeswoody
Date:
March16,2000
Subject:
AProposalforDeterminingtheFeasibilityofMarketingDeadWesternWhitePine
Introduction
OverthepastfourdecadeshugelossesofwesternwhitepinehaveoccurredintheNorthernRockies,primarilyattributabletowhitepineblisterrustandattackofthemountainpinebeetle.Estimatedannualmortalityis318millionboardfeet.Becauseofthelownaturalresistanceofwhitepinetoblisterrust,thehighmortalityrateisexpectedtocontinueindefinitely.
StatementofProblem
Whitepinemortalityresultsinareductioninvalueofwhitepinestumpage,sincethecommerciallumbermarketwillnotacceptit.Themajorimplicationsofthisproblemaretwo:
First,inthefaceofrisingdemandforwood,vastamountsoftimberarenotbeingused;second,deadtreesarelefttoaccumulateinthewoods,wheretheyarerapidlybecomingamajorfirehazard.
ProposedSolution
Onepossiblesolutiontotheproblemofwhitepinemortalityandwasteistosearchformarketsotherthantheconventionallumbermarket.Thelastfewyearshavebeenaburstofpopularityandagrowingdemandforweatheredbarnboardandwormypineforinteriorpaneling.Somefirmsaroundthecountryaremarketingdefectivewoodasspecialtyproducts（Note:
Thesefirmscallthewoodfromwhichtheirproductscome“distressed”.Thistermwillhereafterbeusedtorefertodeadanddefectivewhitepine.）Thereisagoodpossibilitythatdistressedwhitepinemightfindaplaceinsuchamarket.
Methods
MyprimarydatasourceswillincludeconsultationswithDr.JamesHill,ProfessorofWoodUtilization,andDr.SvenBergman,ForestEconomist—bothmembersoftheCollegeofForestry,Wildlife,andRange.Iwillalsoinspectdecksofdeadwhitepineatseverallocationsandvisitaprocessingmilltoevaluateitasapossiblebaseofoperations.Iwillroundoutmyprimaryresearchwithaletterandtelephonesurveyofprocessorsandwholesalesofdistressedmaterial.Secondarysourceswillincludeselectedpublicationsontheusesofdeadtimber,andareviewofandongoingstudybyDr.Hillconcerningtheusesofdeadwhitepine.
MyQualification
IhavebeenfollowingDr.Hill’sstudyondeadwhitepinefortwoyears.InJuneofthisyear,IwillreceivemyB.S.inforestmanagement.Iamfamiliarwithwoodmillingprocessesandhavehadfirsthandexperienceatlogging.MyassociationwithDr.HillandDr.Bergmancreatestheopportunityforanin-depthfeasibilitystudy.
Conclusion
Clearly,somethingshouldbedonetoreducethevastaccumulationsofdeadwhitepineinourforests.ThelandonwhichtheystandisamongthemostproductiveforestlandinnorthernIdaho.Byaddressingthesixareasofinquirymentionedearlier,Icandeterminethefeasibilityofdirectingcapitalandlabortotheproductionofdistressedwhitepineproducts.WithyourapprovalIwillbeginmyresearchatonce.
收件人：
JohnLannon博士
发件人：
T.SorrellsDeswoody
日期：
2000年3月16日
主题：
西部五针松枯树的市场销售的可行性建议书
引言
在过去的４０年内，由于受到松疱锈病菌和山地松虫的袭击，北部的落基山脉损失了大量的西部五针松。
据估计，每年木材损失额为318,000,000板英尺。
由于五针松对松疱锈病菌的天然抵御能力很低，所以高死亡率很可能继续。
问题陈述
由于木材市场拒绝接受五棵松立木，五针松的高死亡率进而导致其价格大幅下跌。
这个问题会导致两个后果：
第一，尽管对木材的需求在不断增加，但却有大量的木材却不能被使用。
第二，大量枯死的树木堆积在森林中，它们很快就会成为一个主要的火灾隐患。
建议解决方案
突破常规，寻求新的市场是解决五针松死亡率带来的大量浪费的这一问题的一个可行性方案。
这几年的流行时尚使得人们对谷仓挡风板及有蛀虫的松树内墙板的需求大大增大。
国内的一些工厂把销售有缺陷的木材作为特色（注：
这些工厂用“仿古磨损的”这个词来称呼这些他们产品的木材原料。
这个词以后就被用于指枯死及有缺陷的五针松）。
这为仿古磨损的五针松在这个市场找到一席之地提供了绝佳的机会。
方法
我的第一手资料将包括木材利用专家JamesHill博士和森林经济学家SvenBergman博士所提出的建议。
他们两个人都是森林、野生动物及山脉学院的成员。
我同样会检查用在不同用途的五针松枯木覆盖板的质量，并且参观加工厂进而确定此方案实施的可能性。
我将通过发送信件及电话询问的调查方式，从加工仿古磨损木材的工厂及批发商处得到第一手资料。
第二手资料将来自于关于枯木再利用的相关文章，及Hill博士关于五针松枯木再应用的已完成及在进行的研究成果。
我的资格
两年来，我一直跟随Hill博士对五针松枯木进行研究。
在今年六月，我即将取得森林管理理学学士学位。
我非常熟悉木材加工程序，并有伐木运输业的第一手经验。
Hill博士、Bergman博士和我的合作使得这个深层次的可行性研究的开展具有了可能。
结论
显而易见，解决森林中五针松枯木大量堆积的问题非常必要。
这些枯木占据的北爱达荷州是最多产的林地。
通过我前面提到的已完成的对六个区域的调查，我确信将资金及劳动力投入到仿古磨损的五棵松产品的生产上具有可行性。
如果能得到您的支持，我将立刻着手研究。
b.AProposalfortheFeasibilityofsomething
MaryWilson
SeniorEducationandtrainingOfficer
XYZCorporation
69NorthCharlesBoulevard
Cambridge02139
January16,2000
DearMary,
Thanksforsendingalongtheoutlineforyourwritingworkshop.Understand
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