监理资料的组卷和方法DOC.docx
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监理资料的组卷和方法DOC
一、监理工作中应归档的主要资料目录及具体归档办法
1、总则
1.1、为加强工程项目监理档案的资料的收集、整理、归档工作充分发挥工程监理档案、资料在项目监理工作中的作用，特制定本办法。
1.2、公司工程监理档案工作遵循集中统一、分级管理的原则、，由总监理工程师检查本项目监理机构资料，交监理部审阅竣工项目工程监理档案资料后交公司管理部统一管理公司各类档案、资料；项目监理机构负责工程项目监理档案、资料的收集、整理、组卷、装订工作；
1.3、归档的工程监理档案应真实可靠、字迹清晰、手续齐全，不得用易退色的材料（包括圆珠笔、铅笔、水彩笔、复写纸等）书写、绘制；
2、对项目监理档案、资料管理的要求
2.1、工程监理档案、资料是项目监理实施过程中直接形成的，具有保存价值的各种形式的原始记录；工程监理档案、资料工作要与工程建设进程同步，从项目监理机构进场起即应开始进行文件资料的记录、整理、审查工作，至监理合同停止或工程竣工，完成工程监理档案、资料的归档工作；
2.2、项目监理机构应由专业人员在总监理工程师领导下负责日常的工程监理档案、资料的收集、整理、编目和项目竣工后的组卷、装订工作；各种签证单、检验单，各监理人员收集后及时交资料管理人员保存；
2.3、所有监理文件资料经资料管理人员统一收发登记，送总监理工程师审阅，核发给监理工程师或监理人员传阅后，由资料管理人员按文件种类统一编号、分类保存，其编号按照附录一《监理文件、资料编号系统说明》、附录二《监理文件、资料编号分类表》、附录四《项目监理机构代号编制方法》；
2.4、工程监理资料存放应做到标准化；属档案资料的文件一律用A4纸装订由资料管理人员对文件统一编号后分类设文件夹，卷夹上贴标签写上条款名号，文件对号入座，分门别类存放；
2.5、工程监理资料借阅应办理借阅手续，并按时归还；
2.6、在基础、主体结构工程等分部工程及工程竣工等各阶段中应及时分阶段做好分类整理工作。
附录一《监理文件、资料编号系统说明》
1、编号图例
AAA/X/BB/C/D/EEE
其中：
AAA表示工程监理项目代号或部门编号，其具体编号有项目汉语拼音缩写的前三个字母组成。
X表示单位工程序号，若监理项目部明确划分单位工程，则用*表示。
BB表示工程监理文件、资料大类下的分类编号，其编号文件及资料分类由清单列出（附录二）。
C表示工程监理文件、资料大类下的分类编号，其编号文件及资料分类由清单列出（附录二）。
D表示专业及专项编号，其编号由文件及资料分类编号清单列出（附录二）；如无专业及专业编号则用*表示，各项监理机构亦可根据具体情况，讲数量较多的资料分为若干专业及专项，专业及专项号定为：
1、土建，2、安装，3、装饰，4、其它，资料员可根据自身项目情况灵活掌握。
EEE文件编排序号（编号必须是三位数）。
2、公司级文件的标识
PDSJX表示XXXX监理有限公司
PDSJX/MD表示公司管理文件
PDSJX/QM表示质量手册
PDSJX/PD表示程序文件
PDSJX/QP表示质量计划/其它形式文件
PDSJX/TD表示技术文件
PDSJX/QR表示质量记录
附录二
《监理文件、资料编号分类表》
大类号
大类名称
分类号
监理工程积累资料内容
专业及专项号
保管期限
01
合同
1
监理合同（副本）
1正式合同2补充协议
长期
2
总承包合同
短期
3
专业分包合同
短期
4
合作监理合同
长期
02
监理工作文件
1
监理大纲
短期
2
监理规划
短期
3
监理实施细则
短期
03
业主文件
1
业主来文
短期
2
地质资料
短期
3
基地道路红线及有关批文
短期
4
设计图纸
短期
5
施工监测记录资料
短期
6
其它（桩基核载实验资料）
短期
04
设计文件
1
设计交底记录（图纸会审记录）
短期
2
设计变更通知
短期
3
设计单位来文
短期
05
施工技术文件
1
施工单位来文
短期
2
施工备忘录
短期
3
工程变更单
短期
4
工程联系单
短期
5
施工记录
短期
6
建筑沉降观测记录
短期
7
其它
短期
06
施工单位报审资料
1
施工组织设计（方案）报审表
短期
2
工程开工/复工报审表
长期
3
分包单位资格报审表
短期
4
工程材料/构配件/设备报审表
短期
5
工程质量问题（事故）报告单
长期
6
工程质量事故处理方案报审单
长期
7
检验批质量验收记录
长期
8
分项工程质量验收记录
长期
9
分部子分部工程质量验收记录
长期
10
其它
短期
07
工程报验资料
1
报验申请表
1测量放线报验申请表
短期
2土建分部分项工程报验申请表（含土建隐蔽工程报验申请表）
短期
大类号
大类名称
分类号
监理工程积累资料内容
专业及专项号
保管期限
07
工程报验资料
1
报验申请表
3安装分部分项工程报验申请表（含安装隐蔽工程报验申请表）
短期
4装饰分部分项工程报验申请表（含装饰隐蔽工程报验申请表）
短期
5其它分部分项工程报验申请表（含隐蔽工程报验申请表）
短期
2
工程竣工报验单
短期
08
项目监理机构文件
1
工程暂停令（附：
工程开工/复工报审表）
长期
2
监理工作联系单
长期
3
监理工程师通知单（附：
监理工程师通知单回复单）
长期
4
专题报告
三年
5
实测项目检测记录
三年
6
外观项目评分表
三年
7
质量保证资料检查记录
三年
8
巡视、旁站检查记录
三年
9
其它
三年
09
会议纪要、记录
1
监理会议记录
短期
2
工程例会记录
长期
3
专题会议记录
长期
4
其它会议记录
短期
10
监理报表
1
监理日记
短期
2
监理工作月报
长期
11
质量评估
1
工程质量评估报告
长期
12
进度控制
1
施工进度计划报审表
三年
2
工程临时延期审批表
长期
3
工程最终延期审批表
长期
13
投资控制
1
设计概算书
三年
2
施工预算及监理审核报表
短期
3
工程款支付申请表
短期
4
费用索赔申请表
长期
5
费用索赔申批表
长期
6
工程决算书及审核表
短期
大类号
大类名称
分类号
监理工程积累资料内容
专业及专项号
保管期限
14
工程竣工后资料
1
项目监理工作总结
长期
2
监理业务手册
长期
3
竣工档案交付记录
长期
4
工程音像及图片资料
长期
5
工程建设监理回访记录表
长期
15
有效文件
1
外来文件
三年
2
公司发文
三年
3
文件、资料借阅申请表
三年
4
质量手册、程序和管理文件汇编
长期
16
贯标工作质量记录
1
监理项目检查情况记录表
三年
2
不合格服务评审报告及纠正措施完成情况记录表
三年
3
重大不合格服务处置记录表
三年
4
纠正措施方案及实施记录表
三年
5
改进/预防措施记录表
三年
6
不符合项报告（内审）
三年
备注：
文件表式中，有部分报审资料要求施工单位提供具体附件，请对附件仔细核对并附在报审资料后，一并存档。
施工阶段的监理资料
序号
内容
序号
内容
1
施工合同文件及委托监理合同
16
监理工程师通知单
2
勘察设计文件
17
监理工作联系单
3
监理规划
18
报验申请表
4
监理实施细则
19
会议纪要
5
分包单位资格报审表
20
来往函件
6
设计交底与图纸会审会议纪要
21
监理日记
7
施工组织设计（方案）报审表
22
监理月报
8
工程开工/复工报审表及工程暂停令
23
旁站监理纪录
9
测量核验资料
24
质量缺陷与质量事故的处理文件
10
工程计划进度
25
分部工程、单位工程等验收资料
11
工程材料、构配件、设备的质量证明文件
26
索赔文件资料
12
检查试验资料
27
竣工结算审核意见书
13
工程变更资料
28
工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告
14
隐蔽工程验收资料
29
监理工作总结
15
工程计量单和工程款支付证书
二、项目监理机构的主要文件资料填写规定
大类号
大类名称
分类号
资料内容
来文单位
注意事项
现行资料样本格式
01
合同
1
监理合同（副本）
公司
监理合同
2
总承包合同
业主/总包
合同
3
专业分包合同
业主/合同
合同
4
合作监理合同
公司
合同
02
监理工作文件
1
监理大纲
公司
符合GB50319-2000的要求
GB50319-2000
2
监理规划
总监组织
编写
符合GB50319-2000的要求，相关监理人员签字
GB50319-2000
3
监理实施细则
专业监理工程师编写
符合GB50319-2000的要求，相关监理人员签字
GB50319-2000
03
业主文件
1
业主来文
业主
2
地质资料
业主
3
基地道路红线及有关批文
业主
4
设计图纸
业主/设计
5
施工监测记录资料
业主
6
其它（桩基核载实验资料）
业主
04
设计文件
1
设计交底记录（图纸会审记录）
业主/设计
参加会议各方签（章）认可
2
设计变更通知
设计
1符合GB50319-2000的要求
2要有文件目录
3
设计单位来文
设计
1要有设计单位盖章
2要有文件目录
05
施工设计文件
1
施工单位来文
总包
要有文件记录
2
施工备忘录
总包
3
工程变更单
总包
符合GB50319-2000的要求
GB50319-2000
4
工程联系单
总包
要有文件记录
5
施工记录
总包
6
建筑沉降观测记录
总包
7
其它
总包
06
施工单位报审资料
1
施工组织设计（方案）报审表
总包
附：
施工组织设计
GB50319-2000
2
工程开工/复工报审表
总包
要有总监签署意见
GB50319-2000
3
分包单位资格报审表
总包
附：
分包单位资料（含成品、半成品单位）
GB50319-2000
4
工程材料/构配件/设备报审表
总包
1附相关报验资料；2商品砼要填写砼龄期实验报告统计部；3建筑材料要填写进货检验见证记录。
GB50319-2000
5
工程质量问题（事故）报告单
总包
6
工程质量事故处理方案报审单
总包
大类号
大类名称
分类号
资料内容
来文单位
注意事项
现行资料样本格式
06
施工单位报审资料
7
检验批质量验收记录
总包
详见GB50300-2001规范规定
GB50300-2001
8
分项工程质量验收记录
总包
详见GB50300-2001规范规定
GB50300-2001
9
分部子分部工程质量验收记录
总包
详见GB50300-2001规范规定
GB50300-2001
10
其它
总包
1
报验申请表
总包
含测量、土建、安装等分部工程的分项工程报验及隐蔽工程报验
GB50319-2000
2
工程竣工报验单
总包
相当于原工程初验报告
GB50319-2000
08
项目监理机构文件
1
工程暂停令
项目监理部
附：
工程开工/复工报审表
GB50319-2000
2
监理工作联系单
项目监理部
相当于原监理备忘录
GB50319-2000
3
监理工程师通知单
项目监理部
附：
监理工程师通知单回复单
GB50319-2000
4
专题报告
项目监理部
5
实测项目检测记录
项目监理部
注意记录数量应符合相关规范要求
6
外观项目评分表
项目监理部
注意记录数量应符合相关规范要求
7
质量保证资料检查记录
项目监理部
8
巡视、旁站检查记录
项目监理部
监理关键点要办理巡视、旁站检查记录
9
其它
项目监理部
09
会议纪要、记录
1
监理会议记录
项目监理部
1指监理机构内部会议2要有签到手续3填写项目监理机构文件目录
2
工程例会记录
监理/业主/总包
1要有签到手续2填写项目监理机构文件目录
3
专题会议记录
监理/业主/总包
要有签到手续
4
其它会议记录
监理/业主/总包
要有签到手续
10
监理报表
1
监理日记
项目监理部
不得用圆珠笔填写，存在问题要及时封闭。
2
监理工作月报
项目监理部
符合GB50319-2000的要求，由总监主持编写。
3
其它
11
质量评估
1
工程质量评估报告
项目监理部
总包单位填写工程竣工报验单
12
进度控制
1
施工进度计划报审表
总包
2
工程临时延期审批表
总包
用工程临时延期审批表
GB50319-2000
3
工程最终延期审批表
总包
大类号
大类名称
分类号
资料内容
来文单位
注意事项
现行资料样本格式
13
投资控制
1
设计概算书
总包
2
施工预算及监理审核报表
总包
3
工程款支付申请表
总包
监理采用工程款支付证书
GB50319-2000
4
费用索赔申请表
总包
5
费用索赔申批表
总包
6
工程决算书及审核表
总包
14
工程竣工后资料
1
项目监理工作总结
项目监理部
符合GB50319-2000的要求
2
监理业务手册
项目监理部
竣工档案资料移交公司时交付
3
竣工档案交付记录
项目监理部
竣工档案资料移交公司时交付
4
工程音像及图片资料
项目监理部
图片背面要有说明
5
工程建设监理回访记录表
项目监理部
竣工档案资料移交公司时交付
15
有效文件（不需要编号，按来文顺序存档）
1
外来文件
公司
指除公司、业主、施工单位以外的单位来文
2
公司发文
公司
3
文件、资料借阅申请表
项目监理部
日常监理人员借阅时办理
4
质量手册、程序和管理文件汇编
公司
16
贯标工作质量记录（不需要编号，按来文顺序存档）
1
监理项目检查情况记录表
公司/项目监理部
公司/项目监理机构各存档一份
2
不合格服务评审报告及纠正措施完成情况记录表
公司/项目监理部
公司/项目监理机构各存档一份
3
重大不合格服务处置记录表
公司/项目监理部
公司/项目监理机构各存档一份
4
纠正措施方案及实施记录表
公司/项目监理部
公司/项目监理机构各存档一份
5
改进/预防措施记录表
公司/项目监理部
公司/项目监理机构各存档一份
6
不符合项报告（内审）
公司/项目监理部
公司/项目监理机构各存档一份
三、竣工档案的编制方法
1.资料员在监理工作中进行归档，竣工后按本章附件规定资料内容进行分卷（每卷张数不得超过200张）装订成册，号码所敲页码应在纸张的右下角（原件上）。
2.归档档案应做好案卷目录和卷内目录（见附件），并填写项目监理机构名称及总册与分册，方便阅读，工程竣工验收后一个月内应归档的工程监理资料，送公司管理部门审阅后，按照归档要求装订成册，由管理部门进行归档。
3.竣工监理档案的纸张应为A4纸，在编制竣工资料时，如有不足A4纸张的，应贴在A4纸上，大于A4纸张的应叠成A4纸张的大小。
档案资料的文件一律用A4纸装订，装订时应统一用公司提供的科技档案封面封底，并在封面封底上填写工程名称、卷内内容等内容（见附件）。
4.资料的复印件必须清晰，不应有缺角现象，如果有缺角现象，应用小纸张粘贴好。
5.编制好的竣工资料要进行装订，装订成册的资料必须做到“下平右齐”的要求。
附件：
一、监理组卷文件、资料编号分类表（长期）
大类号
大类名称
分类号
监理工程积累资料内容
专业及专
项号
专业及专
项名称
保管期限
01
合同
1
监理合同（副本）
1
正式合同
长期
2
补充协议
长期
2
总承包合同
长期
3
专业分包合同
长期
4
合作监理合同
长期
06
施工单位报审资料
2
工程开工/复工报审表
长期
5
工程质量问题（事故）报告单
长期
6
工程质量事故处理方案报审单
长期
7
检验批质量验收记录
长期
8
分项工程质量验收记录
长期
9
分部子分部工程质量验收记录
长期
08
项目监理机构文件
1
工程暂停令（附：
工程开工/复工报审表）
长期
2
监理工作联系单
长期
3
监理工程师通知单（附：
监理工程师通知单回复单）
长期
09
会议纪要、记录
1
工程例会记录
长期
2
专题会议记录
长期
10
监理报表
2
监理工作月报
长期
11
质量评估
1
工程质量评估报告
长期
12
进度控制
2
工程临时延期审批表
长期
3
工程最终延期审批表
长期
13
投资控制
4
费用索赔申请表
长期
5
费用索赔申批表
长期
14
工程竣工后资料
1
项目监理工作总结
长期
2
监理业务手册
长期
3
竣工档案交付记录
长期
4
工程音像及图片资料
长期
5
工程建设监理回访记录表
长期
15
有效文件
4
质量手册、程序和管理文件汇编
长期
17
项目监理机构台帐
项目监理机构人员名单（附：
监理组织机构及监理人员资质证书复印件）
长期
二、监理组卷文件、资料编号分类表（短期）
大类号
大类名称
分类号
监理工程积累资料内容
专业及专项号
保管期限
01
合同
2
总承包合同
短期
3
专业分包合同
短期
02
监理工作文件
1
监理大纲
短期
2
监理规划
短期
3
监理实施细则
短期
03
业主文件
1
业主来文
短期
2
地质资料
短期
3
基地道路红线及有关批文
短期
4
设计图纸
短期
5
施工监测记录资料
短期
6
其它（桩基核载实验资料）
短期
04
设计文件
1
设计交底记录（图纸会审记录）
短期
2
设计变更通知
短期
3
设计单位来文
短期
05
施工设计文件
1
施工单位来文
短期
2
施工备忘录
短期
3
工程变更单
短期
4
工程联系单
短期
5
施工记录
短期
6
建筑沉降观测记录
短期
7
其它
短期
06
施工单位报审资料
1
施工组织设计（方案）报审表
短期
3
分包单位资格报审表
短期
4
工程材料/构配件/设备报审表
短期
10
其它
短期
07
工程报验资料
1
报验申请表
1测量放线报验申请表
短期
2土建分部分项工程报验申请表
短期
3安装分部分项工程报验申请表
短期
4装饰分部分项工程报验申请表
短期
5其它分部分项工程报验申请表
短期
09
会议纪要、记录
1
监理会议记录
短期
4
其它会议记录
短期
10
监理报表
1
监理日记
短期
13
投资控制
2
施工预算及监理审核报表
短期
3
工程款支付申请表
短期
6
工程决算书及审核表
短期
三、监理组卷文件、资料编号分类表（三年）
大类号
大类名称
分类号
监理工程积累资料内容
专业及专项号
保管期限
08
项目监理机构文件
4
专题报告
三年
5
实测项目检测记录
三年
6
外观项目评分表
三年
7
质量保证资料检查记录
三年
8
巡视、旁站检查记录
三年
9
其它
三年
12
进度控制
1
施工进度计划报审表
三年
13
投资控制
1
设计概算书
三年
15
有效文件
1
外来文件
三年
2
公司发文
三年
3
文件、资料借阅申请表
三年
16
贯标工作质量记录
1
监理项目检查情况记录表
三年
2
不合格服务评审报告及纠正措施完成情况记录表
三年
3
重大不合格服务处置记录表
三年
4
纠正措施方案及实施记录表
三年
5
改进/预防措施记录表
三年
6
不符合项报告（内审）
三年
7
其它
三年
科技档案装订
封面：
档号：
由公司统一填写
档案室号：
不填
微缩号：
不填
科技档案
档案类别：
不需要填写
案卷题名：
项目监理机构名称
卷内内容简要
编制单位：
XXXXXXXX监理有限公司
编制日期：
年月日（需要具体填写）
保管年限：
按照《工程监理档案管理办法》规定
密级：
不需要填写
共（需要填写）册第（需要填写）册
封底：
本保管单位以编号的材料数量
图样
/
张
文字
所敲页码张数
张
其它
/
张
合计
所敲页码张数
张
说明：
（略）
编制单位：
项目监理机构名称编制人姓名：
由本人具体填写
编制日期：
年月日（需要具体填写）
四、工程监理资料在整理过程中常见的不合格通病
施工阶段工程监理资料应按照国家及地方的有关建筑法规、质量检验标准的规定和设计要求
升级会员 