4费用报销制度.docx

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4费用报销制度

费用报销制度

第一章总则

第一条为加强公司内部管理，规范公司费用报销流程，合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条根据公司实际情况，将费用报销分为出差费用、办公费、培训费、交际应酬费、会议费、其他费用等。

第三条本制度适用于集团及其下属各分子公司、各部门的全体员工。

第二章费用报销制度及流程

第四条原始凭证有效性的规定

（一）报销人应取得真实合法的原始凭证

（1）印章：

国家税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。

（2）财政机关批准并统一监制的行政事业性收据。

（3）邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单等。

（4）收款收据：

必须加盖开具收据的单位公章（或财务专用章）和经办人签字。

（二）发票抬头：

除定额发票、过路费发票、的士发票、公交地铁车票、门票等外，发票上的购货方名称必须为我公司的全称，不得是简称或有错别字，若是增值税专用发票，需将公司的完整开票信息提供给到对方开具发票。

（三）发票版面：

不允许有任何涂改的痕迹，包括（金额、购货方名称以及其他项目），即使对方手工涂改后再加盖发票专用章也无效。

（四）增值税专用发票：

专用发票的发票联及抵扣联均需要加盖对方的发票专用章，当场核对下发票章上的名称及税号是否与专用发票上的销货方信息一致。

同时，只需将“发票联”粘贴报销，“抵扣联”不得粘贴在报销单据后面，只需用回形针或钉书针将抵扣联附在报销单据后面，于报销时一并送交财务处，注意，发票时效期限为：

开票之日起1年内，超过此期限导致发票不能抵扣的，相应税金由报销人承担。

（五）销货清单：

发票开具内容为商品、日用品等统称项目的，报销时请附购买小票或销货清单，或者汇总开具的增值税专用发票，必须有一份增值税专用发票销货清单附件，否则不予报销。

（六）差旅住宿费可以开具增值税专用发票，但用于业务招待应酬、员工福利等相关支出的费用，可以不用取得增值税专用发票。

（七）海外包括港澳台地区的Invoice、收银小票、其他商业票据可以作为原始单据报销。

（八）所有费用报销必须提前在B公司云系统申请预算额度，有预算额度才允许报销，预算额度不够的，需按照预算管理制度，申请增加预算额度后报销；

（九）除工资外，所有费用报销必须在次月5日前完成报销，5日后B公司云系统报销系统，后续的报销只能计入下个月。

第五条费用报销单填写及票据粘贴要求

（一）报销单据填写应整洁美观，不得随意涂改；

（二）报销人应将能够取得真实合法的原始凭证，与未取得相关真实合法的原始凭证，分别填写《费用报销单》；

（三）报销单据上的报销部门，即为费用承担归属部门，若费用报销人所在部门和费用承担部门不一致时，单据上的报销部门应填写为费用承担部门，且费用承担部门负责人须在该报销单据上签字确认。

采购人员报销的替其他部门采购的采购费用报销，按以下的（四）项执行。

（四）采购款报销单据的填写及票据粘贴要求：

（1）需入库的采购款报销：

凡经仓管员提交的采购申请，采购物资必须办理入库手续，报销时由采购员将发票、送货单、入库单，三单统一附在报销单据后面，作为报销凭据，财务核算时记入存货科目；

（2）不需入库，直接费用化的采购款报销：

除仓管员外，由其他人员提交的采购申请，所购物资不需要办理入库手续，直接将该笔费用归入申请部门，具体操作：

报销时由采购员将发票、送货单、采购申请单附在报销单据后面，作为报销凭据，同时在报销单据上注明此笔采购款的费用承担部门，财务核算时直接记入申请部门的费用。

具体规定，请参照公司的《采购管理制度》。

（五）不同部门的费用应分别填单、分别报销；若同一项费用由不同部门共同承担，确实无法分别报销填单的，此情形可以只填写一张费用报销单据，但后面须附上各部门应承担的各项费用金额；

（六）报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）；

（七）各票据应均匀贴在粘贴单上，整份报销单各部份厚度应尽量保持一致；

（八）报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列；

（九）报销票据在粘贴时，应确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；

（一十）报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写，特殊备注用铅笔填写，便于审核后擦掉；

（一十一）报销单据各项目应填写完整，大小写金额一致，报销单据不得涂改，票据金额小于报销金额的不予报销；

第六条出差费用报销

（一）本条所指的出差费用：

是指因工作事宜去外地（员工所在办公地的城市以外）出差所产生的费用支出。

（二）出差人员通过B公司云系统提交《出差申请》流程，如有出差同行人必须写明姓名、出差事由等，经公司领导批准同意后方可出差；若因工作需要延长出差时间的，需在B公司云系统中补提延长时间段的《出差申请》流程，待公司领导批准同意后方为有效，若因为私事无故延长出差时间，公司不予报销延长时间段所产生的一切费用开支。

（三）员工因公外出所发生的交通费、住宿费、出差伙食补贴等按规定标准在限额内实行实报实销，超出标准自行承担。

（四）住宿标准及伙食补贴：

出差住宿费按照不超过以下标准实报实销，超出部份不予报销；出差伙食费按照以下标准进行补贴，不再支付相应的餐费报销。

第七条办公费报销

（一）办公费用包括印刷各种账表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。

（二）购买办公用品时，须尽量选择可以开具增值税专用发票的销售方购买。

（三）对于快递费，可以与快递公司采取签单的形式，定期开票一次，索取增值税专用发票。

（四）办公用品的采购及报销相关规定，请参照公司的《采购管理制度》执行。

第八条招待应酬费报销

（一）招待应酬费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送购物卡等开支，招待费发票统一索取普通发票票，发票内容不得出现“礼品、礼物”等字样。

（二）经理层级以下（含经理）的人员，因公需要招待客户，须事先以电话或微信等方式汇报直属领导批准同意，原则上不允许先斩后奏。

参与招待活动的人员中，以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员填写费用报销单并自已审批报销。

（三）招待费发生1个月内报销，每次应酬应分别填写费用报销单，并分别粘贴发票进行报销；一次应酬不得使用多种发票（不同开票单位、不同开票日期、不同种类发票等等）进行报销。

（四）招待费报销，须在单据的空白处填写清楚并说明招待事由，应注明招待时间、地点、客户人数、公司陪同人员。

客户方仅需注明人数，公司陪同人员需写姓名。

（五）由于招待费即使开具增值税专用发票也不能抵扣，当产生招待费时可以让对方开具会议费或者住宿费的增值税专用发票。

在这种情况下提供的会议费或住宿费专用，用铅笔在报销单上的注明实际费用性质，便于审批后擦掉。

第九条培训费报销

（一）培训费用由人力资源中心统一管理、统一安排。

（二）费用发生前受训部门应按照公司相关培训规定进行事前审批，申报注明员工培训计划、培训时间、所需经费，经人力资源中心总监审批后，报经总经理批准。

（三）费用使用部门应按照计划在申请范围内使用费用。

（四）培训费应索取增值税专用发票。

第一十条会议费报销

（一）各部门因工作需要参加各种会议的，应按照公司相关会议管理规定执行，获批同意后方可参加，报销时需将“会议邀请函”附在单据后面，若参会时间不能当天往返，需在参会地住宿，相关费用报销按照“出差费用报销”相关规定及标准执行。

（二）参会人员应严格控制费用开支，不得无故超支，厉行节约，反对铺张浪费。

（三）会议结束后十日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附经审批的申请报告及“会议邀请函”。

（四）产生的会议费索取增值税专用发票，并且会议费发票上不得出现餐费字样。

第一十一条会务费报销

（一）按月支付给到各护卫点的会务费，由事业部在收到对应月份的服务费款项时，方可将此会务费报销单据提交给到财务管理中心的费用会计，经应收会计确认到账情况后，财务方可给予报销支付。

（二）按季支付给到各护卫点的会务费，待相应季度的款项全部回款后，事业部方可将此报销单据提交给到财务管理中心申请报销付款。

（三）提前一次性支付半年、一年、几年的会务费，需由事业部提交特殊申请，经总经理、董事长批准同意后，将审批结果打印出来附在报销单据后，提交给到财务部报销付款。

第一十二条其他费用类型报销

（一）涉及到公司商业机密的部分费用，由总经理、董事长直接对接财务管理中心财务总监报销；

（二）水电气费、物业管理费、房租费等固定费用，需提供租赁发票、房东银行账户，发票抬头与租赁合同出租方必须一致，由财务直接将此款项支付到房东银行账户；

第三章费用报销的标准

第一十三条差旅费报销的标准

差旅费报销标准如下：

人员交通工具

报销标准

客运车大巴车

火车

动车

高铁

飞机

董事长

实销实报

实销实报

实销实报

实销实报

实销实报

总经理

实销实报

实销实报

实销实报

实销实报

经济舱

总监事业部总经理

实销实报

实销实报

实销实报

一等座二等座

经济舱

部门主管部门经理

实销实报

实销实报

实销实报

二等座

申请

职员

实销实报

实销实报

实销实报

二等座

申请

人员地点

住宿费标准

伙食补贴

交通费补贴

北上广深

省会城市

非省城市

董事长

实销实报

实销实报

实销实报

实销实报

实销实报

总经理

650

550

400

实销实报

实销实报

总监事业部总经理

500

400

350

300

部门主管部门经理

400

350

300

200

职员

350

200

250

150

注：

来回往返机场至酒店的交通费，已包括在市内交通费补贴内，总监、事业部总经理、部门主管、部门经理、职员不得另行报销。

备注：

（1）职员、部门主管、经理出差需乘坐飞机，需在《出差申请》中注明经公司总经理审批同意后，方可选择飞机出行。

（2）飞机订票，统一由人力资源中心在公司指定的地点（携程机票、去哪儿网等）进行购票办理。

（3）乘坐火车卧铺条件：

夜间（晚20:

00-次日早6:

00）出行且连续乘车时间在6小时以上。

（一）住宿费报销时必须提供住宿费发票及清单，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出标准部分自行承担。

（二）出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

（三）不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的交通工具。

（四）2人同性别一起出差，只能按1人住宿费用标准*1.2报销；3-4人同性别一起出差，按2人住宿标准*1.2报销，以此类推。

（五）出差人员应在出差结束后（以出差申请单的结束日为准）次日起十个工作日内办理报销手续，缴还预支差旅费。

（六）索取发票的要求：

出差时会产生的费用有餐费、住宿费及交通费，住宿费可索取增值税专用发票，餐费、交通费索取普票。

（七）差旅费报销应使用差旅费报销单填写，而不能用一般费用报销单填写。

（八）所报销的差旅费用包括“其他”项目的，报销人应另附清单说明，以便上级领导和财务部门审核判定其合理性。

（九）差旅费报销原始单据必须与出差申请单上的出差日期、目的地等内容保持一致。

第一十四条公关会务费报销

（一）公关会务费：

是指各事业部为了获取客户，向客户支付的公关费、空岗费、客户赞助费等会务费支出等；

（二）公关会务费的报销流程、方式方法参照费用报销的流程；

（三）公关会务费由事业部公关会务费和总部公关会务费。

（四）事业部公关会务费的报销标准：

各事业部公关会务费的标准以不超过年度预算额度为标准。

（五）总部公关会务费由总经办从事业部计提和使用，总部从事业部计提的标准以预算为准。

（六）报销时点

事业部公关会务费需在事业部收回客户的回款以后，才能报销；总部的公关会务费的在业务发生以后即可以报销。

第一十五条业务招待费报销

（一）业务招待费是企业为业务经营的合理需要而支付的招待费用，包含：

宴请或工作餐、赠送纪念品、旅游景点参观费、交通费、差旅费等；

（二）事业部业务招待费报销标准以预算额度为准；

第一十六条业务礼品费报销

（一）业务礼品费是企业为业务经营支付给客户的礼品费，包含：

业务应酬礼品、客户节日购物卡、业务招待礼品等；

（二）业务礼品费的报销标准以预算额度为准；

第四章报销支付规定

第一十七条报销支付规定

（一）费用报销应遵循“谁经手、谁支付、谁报销”的原则，明确实际报销人。

由于报销的审批权限不同，一级部门负责人经手的费用应以自己的名义填制费用报销单，不得将自己经办业务发生的费用安排下属作为报销人替代报销，且报销人及领款人必须为同一人，不得委托别人代为报销费用。

（二）“费用报销”、“付款申请”事先需在B公司云系统上提交申请，参照附件二的详细填写要求操作，并系统中审批完整情况记录打印出来，附在报销单据后面，提交给到费用会计进行纸质单据审核，审核无误后呈递财务总监进行签批，即可给到出纳进行付款报销。

（三）出纳收到报销单据，应检查单据后须附上齐全的审批手续记录，费用会计、财务总监需在纸质单据上签名，大小写金额是否一致等，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对不符合审批手续的报销单有权拒绝报销或付款，并将单据退回给到费用会计。

（四）出纳支付各事业部报销费用金额以事业部资金台账余额为基础，事业部资金台账每周一由出纳发给各事业部相关人员进行核对；

第五章审批责任追究

第一十八条审批责任追究

（一）审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

（二）对报销及付款的审批，采取“谁审批，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、审批人要对由本人审核、审批支付的费用及付款承担责任，对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人、审批人对由此引起的不良后果负连带责任。

（三）审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签字准予报销的，对审核人及审批人予以追责处理。

（四）因审核过失造成借款人无法报账冲销借款或无法从工资扣回借款的，经办责任人（含各级审批人）应承担相应经济责任。

（五）费用会计在收到单据后应审核单据的填写、粘贴是否规范，是否附有经批准的请示汇报单据，对符合要求的报销单据应及时审核，经逐级审批后交与出纳付款，对不符合要求的单据，应退回报销人并向报销人说明退回原因及理由。

第六章附则

第一十九条以上费用报销制度如有涉及到公司原有相关制度的，从其规定；

第二十条本制度由财务管理中心负责编制、修订及解释；

第二十一条本制度自2020年04月08日起执行。

附件

附件一：

《单据填写具体细则指引》

附件一：

单据填写具体细则指引

1、“公司&部门”处填写费用归属部门，按公司-部门（事业部）-护卫点顺序填写。

若费用报销人所在部门和费用承担部门不一致时，单据上的报销部门应填写为费用承担部门。

2、“日期”填写“填单据”的当天日期。

3、“单据及附件共页”填写粘贴的单据数量加上报销单据封面。

4、“用途”此处填写支出的用途，按不同项目分列填写，尽可能的填写详细内容。

5、“金额”此处填写实际发生金额。

6、“合计”各项费用合计填写阿拉伯数字。

需注意：

“合计”此行上方有空栏的，要划线注销。

7、“金额大写”此处填写合计的人民币大写金额。

（人民币大写字样：

壹贰叁肆伍陆柒捌玖零。

）例如：

合计金额450.40元，在此行填写为：

万￥仟肆佰伍拾零元肆角零分。

以此为例报销金额为百位数时需在仟字前打“￥”，数值为“0”的，则写“零”，不得画圈、划线或打叉。

8、右下角的“报销人”与“领款人”必须是同一人（房租除外）并在相应位置签名。

9、左下角的“部门负责人”，为此笔费用承担部门负责人签字确认。

（签字的负责人必须与抬头所写部门相对应）

下图为上传票据样板：