档案归档管理系统方案设计.docx
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档案归档管理系统方案设计
档
案
归
档
管
理
方
案
--数据应用部
一、背景
作为一个大数据公司，在科技飞速开展的今天，数据应用广泛。
数据累积的不易，让公司领导层意识到数据的珍贵。
上到公司公有数据，下到部门私有数据，都是一个公司的安身立命之本。
将数据完整累积，完整保存下来，也是公司现在的当务之急。
要坚持把档案归档作为部门每个员工的责任，立足抓早抓小抓快抓好，谋长远之策、行固本之举、建久安之势、成某某之业。
二、目的
加强档案管理，规X部门档案的收集、归档程序和方法，确保部门档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合部门需求和保证管理体系有效运行的证据。
结合本部门实际情况，特制定本细如此，可以制度化、规X化、科学化的管理档案。
三、适用X围
整个部门工作中形成的各种材料，包括：
部门与员工从事业务、经营、部门管理方案、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等。
四、归档要求
1、地址要求
〔1〕电子类档案存放地址：
部门XX云账号；
〔2〕非电子类档案存放地址：
仓库或是档案室。
2、档案要求
〔1〕应归档的材料，必须齐全完整、准确、真实；
〔2〕电子类档案必须有详细的事由、时间、地点、主要人物；
〔3〕非电子类档案必须原件归档，且重要的资料，常备两份，一份用于保存，另一份便于借阅。
3、时间要求
〔1〕对于当天能完成工作且产生有价值的档案资料，与时进展归档保存；电子类档案资料，做到随办随归。
〔2〕对于周期长的工作，假如是电子档案，应与时上传部门XX云。
假如是非电子文档，如此先有个人保存好，待工作完毕后，与时放到仓库或是档案室进展保存；
〔3〕根据档案资料的保存价值，归档的期限可以分为：
永久、长期、短期。
4、质量要求
〔1〕每年归档率要达到：
100%，但凡要求归档的文件、资料必须归档，不得遗失。
如有丢失，要追究有关人员责任；
〔2〕归档物品要分类清晰、摆放整齐、美观、便于查找。
5、保管要求
〔1〕非电子类档案归档的仓库或是档案室必须巩固、安全，库内清洁、通风，应有防火、防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠“七防〞措施；
〔2〕对于长时间保存容易破损的档案资料，派专人定期观察。
如果出现破损，应与时进展修补、复制或其他技术处理；
〔3〕根据保管的资料的价值，划分保管期限，做到准确无误。
定期销毁，且必须经过部门领导的审查，填写销毁单。
6、职责要求
〔1〕管理层
1〕负责部门档案归档制度落地且有力执行，监视执行情况；
2〕负责档案资料的鉴定〔保存价值〕；
3〕负责档案借阅、销毁的单表审批。
〔2〕员工
这里分为普通部门内员工和档案归档管理专职人员
1〕普通员工：
负责部门内档案资料的收集、整理；
2〕专职人员：
负责部门内档案资料的分类、统计、标识、贮存、保管、质量、利用、归档。
五、归档程序
1、档案资料收集
由部门内所有人员对部门日常工作中和长期工租中形成的档案资料进展收集。
2、档案资料整理
将收集上来的档案资料，进展整理、分类。
相类似的档案资料聚集一处，便于后期工作处理。
3、档案资料鉴定
将整理、分类好的档案资料交由领导过目，鉴定其是否有归档保存的资格，且还要在有资格归档保存的档案资料中确定归档期限。
4、档案资料统计
档案归档管理人员根据鉴定后，留下来的档案资料，进展数据统计。
标记好每个归档期限的总个数，以与该期限相对应的各类个数。
5、档案资料标识
档案归档管理人员根据鉴定后，留下来的档案资料，进展档案资料编号，增加寻找辨识度。
如：
SJYYB-SX-ZP-CB-001
类别
数据应用部
声像资料
照片
承保
顺序
编码
SJYYB
SX
ZP
CB
001
〔1〕非电子类档案资料
需要对货架和档案资料进展准确的标识
1〕货架采取打印条行标识码的形式，如图：
2〕档案资料也采取打印条行标识码的形式，且需要标识序号，如图：
〔2〕电子类档案资料
需要对文件夹和文件进展准确的标识
1〕文件夹命名标识
2〕文件命名标识
6、档案资料登记
制作一个《归档登记表》，将部门人员提交的档案资料记录在册，方便日后校对、查找。
《档案归档登记表》
提交人：
序号
类别
分类名称
归档类别
数量
提交日期
1
声像档案
照片类
承包照片
23
2019、XX、XX
2
声像档案
照片类
其他照片
24
2019、XX、XX
3
声像档案
录像类
晨会录像
25
2019、XX、XX
4
声像档案
录像类
其他录像
26
2019、XX、XX
5
电子档案
表格类
承保电子分户清单
27
2019、XX、XX
6
电子档案
表格类
其他
28
2019、XX、XX
7
电子档案
文档类
方案
29
2019、XX、XX
接收人：
7、档案资料存期
根据管理层鉴定后，确定各类档案资料存期时间，制作一个《档案资料存期表》便于多年后可以定期销毁无用档案资料。
如下表：
《档案资料存期表》
保管期限：
永久长期〔10年〕短期〔3年〕
类别
编码
分类名称
分类编码
归档X围
保管期限
声像档案
SX
照片类
ZP
承包照片
永久
其他照片
长期
录像类
LX
晨会录像
永久
其他录像
长期
电子档案
DZ
表格类
BG
承保电子分户清单
长期
其他
长期
文档类
WD
方案
短期
8、档案资料归档
由档案归档管理人员根据已经整理、分类、鉴定、统计、标识完成的档案资料归放到相对应的为位置。
要求：
非电子类的档案资料，要摆放整齐、美观、查找方便。
六、档案借阅
1、借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。
借阅档案原件只限在公司内，不能带出；
2、档案外借一般只借复印件，借原件者需经部门领导批准。
借阅档案交还时，必须当面验证清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导；
3、借阅档案用完后，应与时送还，如超越借阅时间，需重新办理手续；
4、借阅人必须爱护档案资料，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、转借。
5、《借阅审批单》如下表：
《档案借阅审批单》
借阅人：
日期：
总经理助理
分部经理
使用目的
序号
借阅内容
复印
借阅
归还日期
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
七、档案销毁
1、由于储存空间有限，就一些存期较短的档案资料，进展定期销毁；
2、对已失去利用价值的档案，销毁时，必须填写档案资料销毁表，编制销毁目录，报告部门经理审批，批准后方可销毁；
3、执行销毁任务时，人员不得少于两个人，且喜销毁目录上签字。
最后，将销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。
4、《档案销毁审批单》如下表：
《档案销毁审批单》
拟销毁档案资料名称
拟销毁档案资料编号
拟销毁档案资料份数
拟销毁时间
入档时间
存档年限
销毁人
监视人
销毁原因
领导意见
提交人：
日期：
八、档案交接
部门档案管理人员工作变动或离职的，要填写《档案移交审批单》，由部门领导指定的接收人核实无误后签字，接收档案资料管理一职。
《档案移交审批单》
日期：
移交性质
离职
调岗
移交人
档案类别
保管期限
数量
永久
长期
短期
合计
移交说明
移交人：
承受意见
接收人：
移交人：
经办人：
移交日期：
年月日
接收人：
经办人：
移交日期：
年月日
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