实验2 记录单的使用排序筛选分类汇总透视分析.docx

实验2 记录单的使用排序筛选分类汇总透视分析.docx

《实验2 记录单的使用排序筛选分类汇总透视分析.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《实验2 记录单的使用排序筛选分类汇总透视分析.docx（14页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

实验2记录单的使用排序筛选分类汇总透视分析

一、数据清单的排序

1、（简单排序）利用按钮对数据排序

2、（自定义排序）利用菜单命令对数据排序

3、复杂排序

二、数据的筛选

1、自动筛选

[排序和筛选]/[筛选]

2、自定义筛选

3、高级筛选

如果筛选条件出现在多个列中，如何处理？

“条件区域”的处理？

三、分类汇总

各种报表处理中最常用的就是分类汇总。

例如会计核算，需按照科目将明细账分类汇总；仓库管理，需按照库存产品类别将库存产品分类汇总；医院管理，需按照疾病进行病源病谱的分类汇总等等。

例如，某企业记录1999年1月份销售明细账的工作表如图3－1所示。

现需要汇总各种商品的销售额。

虽然可以利用Excel2000的公式和函数完成有关的计算，但是使用分类汇总工具更为有效。

图3－1

1.分类依据

在进行分类汇总操作之前，首先要确定分类的依据。

例如图3－1的数据，如果要考查不同销售人员的销售业绩，可以按销售员分类汇总；如果要分析不同产品的销售情况，则可以按产品编号分类汇总；还可以按销售日期、产品类别等其它指标分类汇总。

这里假设需要按照产品编号分类汇总，即要统计不同产品的销售情况。

在确定了分类依据以后，还不能直接进行分类汇总，还必须按照选定的分类依据将数据清单排序。

否则可能会造成分类汇总的错误。

排序操作的基本步骤如下。

首先选定分类依据所在列的标志单元格，即C1单元格。

注意，一定不要选定整个C列。

读者可以试验一下，选定F1和选定F列后，执行排序操作的结果有何不同（单击撤消按钮可撤消最近执行的若干步操作）。

单击常用工具栏中的排序按钮。

或是单击数据菜单中的排序命令，然后在出现的排序对话框中指定主要关键字为产品编号。

这时整个数据清单都按照产品类别排好顺序，可以进行分类汇总操作了。

2.分类汇总操作

分类汇总操作的基本步骤如下：

如果当前单元格不在数据清单中，选定数据清单中的任一单元格。

单击数据菜单中的分类汇总命令。

这时将弹出分类汇总对话框，如图3－2所示。

图3－2

在分类字段下拉框中选定产品编号；在汇总方式中选定求和；在选定汇总项中选定数量和金额两项；根据需要决定是否选定汇总结果显示在数据下方选项，如果不选定该项，则汇总结果显示在数据上方。

最后单击确定。

分类汇总的结果如图3－3所示。

图3－3

从图3－3可以看到，Excel2000除了在每一类明细数据的下面添加了汇总数据以外，还自动在数据清单的左侧建立了分级显示符号。

该区域的顶部为横向排列的级别按钮，其数目的多少取决于分类汇总时的汇总个数。

区域的下面是对应不同级别数据的显示明细数据按钮

和隐藏明细数据按钮

。

利用分级显示符号，可以根据需要灵活地观察所选级别的数据，也可以方便地创建显示汇总数据、隐藏细节数据的汇总报告：

要显示指定级别的汇总数据，可单击分级显示符号上部相应的级别按钮。

图3－4为单击级别2按钮

，显示2级汇总数据的结果。

图3－4

要显示某一个分组数据的明细数据，可单击相应汇总数据所对应的显示明细数据按钮

。

这时相应的按钮变为隐藏明细数据按钮

。

图3－5为显示产品编号为“C2919PK”的明细数据的结果。

图3－5

要隐藏某一个分组数据的明细数据，可单击相应汇总数据所对应的隐藏明细数据按钮

，或是相应明细数据所对应的概要线。

这时相应的按钮再次变为显示明细数据按钮

。

如果要隐藏某一级别的汇总或明细数据，可单击其上一级级别按钮。

要将分类汇总的结果单独存放在一张工作表中，可将汇总的结果复制后，利用编辑菜单中的选择性粘贴命令粘贴到新工作表中。

在选择性粘贴对话框的粘贴选项中，应选择数值选项。

然后利用筛选操作或是直接删除明细数据即可。

如果需要，在分类汇总的基础上还可以再创建二级乃至多级分类汇总。

如果要删除分类汇总，可单击数据菜单中的分类汇总命令，然后在分类汇总对话框中单击全部删除按钮。

四、合并计算

1.按位置合并

图3－6

按位置合并操作的基本步骤如下：

首先选定要存放合并数据的“ABC公司合并计算”工作表为当前工作表，并选定存放合并数据的单元格区域。

如图3－7所示。

图3－7

单击【数据工具】菜单中的【合并计算】按钮。

这时将弹出合并计算对话框，如图3－8所示。

图3－8

在函数下拉框中选定求和。

单击引用位置框中的折叠按钮

，然后选定“A”工作表中的B3:

C10单元格区域，再单击还原按钮

。

单击添加命令，选定的第一个要合并的单元格区域添加到所有引用位置框中。

这时的合并计算对话框如图3－9所示。

图3－9

逐个单击“B”、“C”、……工作表，并单击添加按钮，将3个工作表相同单元格区域添加到所有引用位置框中。

如图3－10所示。

图3－10

最后单击确定按钮，完成合并计算。

合并计算的结果如图3－11所示。

图3－11

如果在合并计算对话框中选定了创建连至数据源的链接选项，则存放合并数据的工作表中存放的不是单纯的合并数据，而是计算合并数据的公式。

这时在工作表的左侧将出现分级显示符号。

可以根据需要显示或是隐藏源数据。

如图3－12所示。

图3－12

这时的合并数据与源数据建立了链接关系，也就是说，当源数据变动时，合并数据会自动更新，保持一致。

2.按分类合并

如果待合并的工作表格式不完全相同，例如有可能各月份销售的产品不完全相同，这时不能简单地采用上述按位置合并的方法。

而需要按分类进行合并。

按分类合并的操作与按位置合并大致相同，其基本步骤如下：

首先选定要存放合并数据的“办事处汇总”工作表为当前工作表，并选定存放合并数据的单元格区域。

与按位置合并不同的是，这时应同时选定分类依据所在的单元格区域。

如果不能确切知道有多少类，可以只选定单元格区域的第一行。

如图3－13所示。

图3－13

单击数据菜单中的合并计算命令。

这时将弹出合并计算对话框。

指定需要使用的函数，添加各工作表需要合并的源数据区域。

与按位置合并操作不同的是，除了要选定待合并的数据区域外，还需要选定合并分类的依据所对应的单元格区域，而且各工作表中待合并的数据区域可能不完全相同，需要逐个地选定。

如图3－14所示。

图3－14

与按位置合并不同的还有需要指定标志位置，即分类合并的依据所在的单元格位置。

这里选定首行。

根据需要决定是否选定创建连至与源数据的链接选项。

为了与按位置合并对照，这里不选定该选项。

单击确定。

按分类合并计算的结果如图3－15所示。

请注意，由于没有选定创建连至与源数据的链接选项，所以工作表的左侧没有出现分级显示符号，而且合并数据的单元格中存放的合并计算的结果，而不是有关的公式。