word用法.docx
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word用法
五、页码目录与索引
1、怎样在长文档中插入页码
在Word中插入页码往往是从文档（包括封面、目录、序言、正文等）的首页开始。
但是，按照中文文档编排的惯例，应当从正文的第一页开始插入页码。
封面、目录、序言等都不设页码。
根据这个要求，下面列举两种插入页码的方法。
方法一：
假设封面、目录、序言等共有N页，正文是N+1页。
如果要求从正文开始插入页码（第1页），则需按以下步骤操作。
◎将鼠标移至正文前一页（即N页）的最后面。
◎依次选择【插入】→【分隔符】。
◎在【分隔符】对话框的【分节符类型】中选择【下一页】，然后单击【确定】。
此时，鼠标箭头自动移至正文首页（N+1页）的前面。
◎依次选择【插入】→【页码】。
◎在弹出的【页码】对话框中，选定【首页显示页码】并按照需
要设置页码位置和对齐方式。
然后单击【格式】。
在【格式】对话框中选定数字格式，点击页码编排栏的【起始页码】将页码设为“1”。
此时，正文首页（N+1页）的页码显示为：
“1”，以后各页按顺序分别显示为“2、3、4……”。
与此同时正文前面的“N”页也插入了页码，顺序为“1……N”。
如果要取消正文前面的页码，需采取以下步骤：
◎双击正文首页插入页码的地方，页面出现【页眉】、【页脚】和【页眉页脚】工具栏。
◎在【页眉页脚】工具栏中选择【链接到前一个】（有的版本名称为【同前】），此时页脚右上方“与上一节相同”六个字即自动消失。
◎双击正文前“1……N”页中的任何一个页码，并按Delete键，正文前的所有页码即被删除。
◎在【页眉页脚】工具栏中单击【关闭】，退出【页眉页脚】工具栏。
至此，从正文的第一页开始插入页码的任务即已完成。
方法二：
◎将光标定位到文档开始处（或按【Ctrl】+【Home】快捷键）。
◎依次选择【视图】→【页眉和页脚】命令，进入【页眉和页脚】编辑状态。
◎在【页眉和页脚】工具栏中单击【在页眉和页脚间切换】按钮，显示页脚区域。
此时页脚的左上角有“页脚–第1节–”的提示文字，表明当前是对第1节设置页脚。
◎如果第1节是封面，不需要添加页码，可在【页眉和页脚】工具栏中单击【显示下一项】按钮，显示下一节（第2节）的页脚。
◎如果第2节是目录的页脚，同样不需要添加页码，因此继续单击“显示下一项”按钮。
◎第3节如果是正文就应该开始插入页码。
但是页脚的右上角显示有【与上一节相同】提示，表示第3节的页脚与第2节一样。
如果现在在页脚区域插入页码，则页码将会出现在所有节的页脚中，因此不要急于插入页码。
◎在“页眉和页脚”工具栏中单击【链接到前一个】（有的版本为【同前】）按钮，这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页脚与前一节不同。
这时再插入页码，就能让页码只出现在当前页和以后的其他页。
◎依次选择【插入】→【页码】命令。
在弹出的【页码】对话框中，除选定对齐方式等项外，单击【格式】按钮，在【页码格式】对话框中选择一种页码格式，在【页码编排】中设置【起始页码】为“1”。
（注意：
不要将【页码编排】设置为【续前节】，如果采用此设置，正文页码就不是从第1页开始，而是排在封面、目录等的页码之后了）
正文第1页之后的其他页无需再一页一页地设置页码，因为页脚的默认设置为“同前”，而且页码格式默认设置均为“续前节”，Word将会自动为每一页设置页码。
2、怎样删除文档中的页码
◎双击文档的最后一页。
◎页面弹出【页眉】、【页脚】和【页眉页脚】工具栏。
如果【页脚】右上方有“与上一节相同”六个字，则在【页眉页脚】工具栏中选择【链接到前一个】（有的版本名称为【同前】），此时页脚右上方“与上一节相同”六个字即自动消失。
如果没有“与上一节相同”字样，则直接进入以下第三步。
◎双击文档中任何一个页码，然后按Delete键，
◎在【页眉页脚】工具栏中单击【关闭】，【页眉页脚】工具栏和所有页码即自行消失。
3、为长文档设置目录
文档过长，如果想阅读中间章节的内容，需要翻页寻找，颇为不便。
为能及时方便阅读，可在WORD中设置具有跟踪超链接功能的目录。
只要在此目录中点击有关标题，该标题下的所有内容就会立即显示在当前页面上。
设置这种目录的方法有两种，无论那一种都必须分两步走：
第一步按标题等级统一标题格式；第二步，建立文档目录。
方法一：
通过【样式】进行各等级标题格式化，然后建立目录。
◎打开WORD中的有关文档。
◎在工具栏中依次选择【格式】→【样式和格式】.
◎在Word窗口右方的任务窗格下端，点击【有效样式】，出现【标题1】、【标题2】…每一级标题都设置有一定的文字格式和段落格式。
如不适合，可从【标题1】开始点击右侧的下拉三角按钮，然后在弹出的选项中单击【修改】。
◎在【修改样式】对话框中设置合适的标题样式（即文字格式和段落格式，含字体、字型、字号、行距、段落间距等选项）。
然后单击【确定】。
在各级标题样式设置好了以后，再按设定的样式分别修改文档中的各级标题，方法是：
◎在文档中先选择一个1级标题。
再在任务窗格中选择【标题1】。
这样，该标题的格式就按照【标题1】样式统一了。
所有的1级标题
都应按照上述办法统一格式。
◎在文档中先选择一个2级标题。
再在任务窗格中选择【标题2】。
这样，该标题的格式就按照【标题2】样式统一了。
所有的2级标题
都应按照上述办法统一格式。
各级标题格式按照设定的样式统一后，就开始建立目录。
◎将鼠标移至目录区（一般设在正文的前一页），为所选标题在目录区设定位置。
◎依次选择【插入】→【引用】→【索引和目录】。
◎在【索引和目录】对话框中打开【目录】选项卡。
◎在【目录】选项卡的【显示级别】文本框中点击三角按钮，打开标题等级清单，先选定【1级】，单击【确定】，所有1级标题进入目录。
◎所有1级标题进入目录后，再在【显示级别】文本框中依次选择2级，页面弹出【是否替换所选目录？
】对话框，单击【是】。
所有2级标题进入目录。
◎依照同样方法将3级及以下等级标题（如果有此等级标题）进入目录。
全部标题进入目录后，就完成了设置目录的任务。
（注：
“标题1”、“标题2”……均代表标题的等级，例如中文文档中的“章”可设为“标题1”，“节”可设为“标题2”，“目”可设为“标题３”。
）
方法二，通过【大纲视图】按等级统一标题格式，然后建立文档目录。
◎打开WORD中的有关文档。
◎检查各等级标题的格式（字体、字形、字号、字符间距、行距等）。
同等级标题的格式内容必须相同，非同级标题的格式内容应当有所区别。
◎依次选择【视图】→【大纲】。
◎在文档中先选择需要设置为目录的一级标题。
◎在【大纲视图】（位于常用工具栏下方）的【大纲级别】栏中选定相应的目录级别（1级）。
◎所有的1级标题定完后，依次定2级、3级及以下等级标题。
至此，完成了第一步按等级统一标题格式。
下一步开始建立目录，具体步骤是：
◎依次选择【视图】→【页面】，切换为页面视图（如已是页面视图则不需这一步）。
◎在打开的页面中，选定设置目录的位置（一般设在正文的前一页）。
◎依次选择【插入】→【引用】→【索引和目录】。
◎在【索引和目录】对话框中打开【目录】选项卡。
（如图）
◎在【目录】选项卡中选定【显示页码】、【页码右对齐】等复选框，并在【制表符前导符】文本框中选好需要的前导符。
◎在【目录】选项卡下端的【显示级别】文本框中点击三角按钮，，先选定【1级】，单击【确定】，所有1级标题进入目录。
◎所有1级标题进入目录后，再在【显示级别】文本框中依次选择2级，页面弹出“是否替换所选目录？
”对话框，单击【是】。
所有2级标题进入目录。
◎依照同样方法将3级及以下等级标题进入目录。
全部标题进入目录后，就完成了设置目录的任务。
4、怎样使用目录
在Word2003中按照以上两种方法设置的目录，只要点击一下目录中的项目，正文中相应的标题及其内容就会显示在当前页面的顶端。
在Word2002中则需将鼠标指向目录中的某一项目，然后按住ctrl键，鼠标变成手指型，点击左键，该标题下的所有内容就会显示在当前页面上。
如果觉得按ctrl键麻烦，可依次选择【工具】→【选项】，在【编辑】选项卡中找到并取消【用ctrl+单击跟踪超链接】复选框，即可直接点击目录中的标题，实现快速跳转。
5、设置图形表格目录
文档中所有的图形（或表格）也可以设置目录。
设置图形表格目录的方法要分两步走：
第一步，给每个图形对象加上题注（如图形名称或说明）。
◎选择要在目录中出现的图形。
◎依次选择【插入】→【引用】→【题注】，打开【题注】对话框。
◎在【题注】框中对象编号的右边输入题注的内容（如图）。
◎单击“确定”按钮，
◎按同样步骤对其它图形对象上都加上题注，
第二步，制作目录
◎将光标定位要插入目录的地方，即目录区。
◎依次选择【插入】→【引用】→【索引和目录】命令。
◎单击【图表目录】选项卡，这里的设置和前面文档目录很相似，不做什么改变。
◎单击“确定”按钮，就在文档中加入了一个图形的目录。
目录制成后，单击目录中某一条文，页面就可以显示出相应的图形。
六、格式与样式
1、文字格式
文字格式内容极其丰富，除常用的字体、字形、字号外，，还有字符间距、文字效果等等。
下面对如何设置文字格式列举数例：
1、选定或更改字体
◎选定需要更改字体的文本
◎依次选择【格式】→【字体】，打开【字体】对话框。
◎在【字体】选项卡内有宋体、魏体、隶书、楷体…，可根据需要选取其一。
依照上述步骤，可以更改字形、字号，选择文字颜色、下划线型以及文字效果（静态效果，如阴文、阳文…）等。
2、选定或更改字符间距
◎选定需要更改字体的文本
◎依次选择【格式】→【字体】。
◎在【字体】对话框中单击【字符间距】。
◎在【字符间距】选项卡中有：
【缩放】，指缩小或放大文字的宽度，可通过修改文本框中的百分数进行调整；
【间距】，指文字与文字之间的距离，可通过修改文本框中的
数值（磅）进行调整。
【位置】，指向上或向下移动文字的位置，可通过修改文本框中的数值（磅）进行调整。
3、选择动态文字效果
◎选定需要添加或更改文字效果的文本。
◎依次选择【格式】→【字体】。
◎在【字体】对话框中打开【文字效果】选项卡。
该选项卡中有赤水情深、礼花灿烂…动态文字效果，可根据需要选取其一。
（如图）
2、段落格式
常用的段落格式主要有【对齐方式】、【缩进】、【间距】、【行距】等。
依次选择【格式】→【段落】。
在段落对话框中进行以下操作：
（1）选择对齐方式：
通常用的的段落对齐方式有五种，即【左对齐】、【右对齐】、【两端对齐】、【居中】、【分散对齐】，可根据需要选取其一。
其中【左对齐】用得比较少，所以没有把左对齐按钮放到工具栏上来。
通常都是用【两端对齐】来代替【左对齐】。
如果用【左对齐】，段落里最右边不整齐，会有一些不规则的空白，而两端对齐的段落就没有这个问题。
（2）选择缩进：
缩进是指设置段落两边与页面边界的距离（以字符数为单位）。
段落的缩进有【首行缩进】、【左缩进】、【右缩进】和【悬挂缩进】四种形式。
标尺上有这几种缩进形式所对应的标记。
这几个标记分别代表段落不同部分的位置：
【首行缩进】标记控制段落第一行开始的位置（比其他行空两格），
【左缩进】和【悬挂缩进】两个标记不能分开，但是拖动【左缩进】标记，【首行缩进】标记就会跟着移动。
拖动【悬挂缩进】标记只能影响段落中除第一行以外的其它各行左边的开始位置，而【左缩进】标记则是影响到整个段落的。
如果要把整个段左边往右挪的话，直接拖这个左缩进标记就行了，而且这样可以保持段落的首行缩进或悬挂缩进的量不变。
【右缩进】标记表示的是段落右边的位置，拖动这个标记，段落右边的位置发生了变化。
需要比较精确定位的地方可以按住Alt键以后再拖动标记，这样就可以平滑地拖动了。
（注：
也可以在【段落】对话框的【特殊格式】下拉列表中选择【首行缩进】和【悬挂缩进】并输入相应的度量值。
）
（3）选择间距：
指段落之间的距离，分段前、段后。
段距一般是以行距为基准的，如果段距与行距相等则设为“0”。
大于或小于“0”即大于或小于行距。
（4）选择行距：
打开行距下拉列表，可以看到【单倍行距】、【1.5倍行距】、【多倍行距】、【最小值】、【固定值】等选项。
这些选项每次只能选取其一。
其中最小值设定为12磅，固定值可由用户自定。
3、自动套用格式
自动套用格式是指利用Word默认的文档格式制作文档或改变文档格式。
方法是：
◎将光标定位到要输入文本的地方或选定需要改变格式的文本。
◎依次选择【格式】→【自动套用格式】命令。
◎在【“自动套用格式】对话框中将文档类型选定为【常用文档】。
然后单击【确定】。
这样，新制作的文档或原文档就自动套用了Word默认的文档格式了。
4、设置样式
样式是Word应用程序中的重点内容之一。
什么是样式？
简单地说，就是格式的集合。
编辑文档过程中，通常在录入文字后，用【字体】、【字号】等命令设置文字格式；用【两端对齐】、【居中】等命令设置段落对齐。
但是，这样的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，还要一一修改。
使用样式就简单多了。
这里所说的样式是针对文档中的标题、正文以及其他设置（页眉、
页脚、尾注等）而言的。
例如：
标题的文字必然有字体、字型、字号、字符间距等格式。
如果对同一类型的标题都使用同样格式的文字并且加上一个名字（如“标题1”）。
这就是这一类型标题的样式。
所以说样式是格式的集合。
正文的样式也是这样的。
在编写文档以前，把正文、各类标题以及其他设置的样式设置好，编写起来就省事多了。
怎样设置样式？
首先要在菜单栏中依次选择【格式】→【样式和格式】命令，窗口右侧弹出【样式和格式】任务窗格（如右图）。
窗格中的正文和标题样式都是Word的默认样式（如不适用，可作修改）。
然后分别设置正文样式、标题样式等。
（1）设置正文样式
【正文】样式（包括文字格式和段落格式）是文档中多种样式的基础，。
很多其他的样式都是在【正文】样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此【正文】样式一经设定就不要轻易修改，一旦它被修改，就会影响所有基于【正文】样式的其他样式的格式。
设置【正文】样式的具体步骤是：
◎依次选择【格式】→【样式和格式】，在窗口右侧弹出【样式和格式】任务窗格。
◎在【样式和格式】任务窗格中将鼠标指针指向【正文】，就会出现一个活动文本框，框内指出【正文】中的文字格式和段落格式，包括字体、字形、字号、字符间距、行距、段落间距、对齐方式等。
◎如果同意Word默认【正文】样式，在输入正文的文字后，单击【正文】，所有文字就会按照【正文】样式显示在文档中。
◎如果不同意默认【正文】样式，可将鼠标指针移动到【正文】样式右侧，点击下拉箭头，然后在下拉清单中选择【修改】命令，打开【修改样式】对话框。
（如图）
◎在【修改样式】对话框中，选定需要的文字格式和段落格式，如：
字体、字形、字号、字符间距、行距、对齐方式等，构成一个新
的【正文】样式。
单击该【正文】样式，文档中属于正文的所有文字就会按照修改的样式显示出来。
（也可以在修改样式对话框的下边点击【格式】按钮，打开【格式】清单，再在【格式】清单中分别打开【字体】对话框和【段落】对话框，从中选取有关的格式项目）
（2）设置标题样式
文档中的标题是有级别的，如章为1级、节为2级、目为3级。
因此，标题样式也是有级别的。
Word将标题样式分为9级，即【标题1】～【标题9】。
但在【样式和格式】任务窗格中只显示了【标题1】、【标题2】、【标题3】3个标题样式，如果文档中需要的标题级别比较多，可在【样式和格式】任务窗格下端【显示】下拉列表中选择【所有样式】，即可选择【标题4】～【标题9】样式。
设置标题样式的具体步骤是：
首先设置【标题1】，即1级标题样式：
◎在【样式和格式】任务窗格中将鼠标指向【标题1】，就会出现一个活动文本框，框内指出【标题1】的文字格式和段落格式，包括字体、字形、字号、字符间距、行距、段落间距等。
如果同意Word默认【标题1】样式，在输入标题全文后，单击【标题1】，该标题的文字就会按照【标题1】样式显示在文档中。
文档内所有1级标题都应按照【标题1】样式设置。
◎如果不同意Word默认【标题1】样式，可将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，然后在下拉清单中选择【修改】命令，打开“修改样式”对话框。
◎在“修改样式”对话框中，选定需要的文字格式和段落格式，如：
字体、字形、字号、字符间距、行距、对齐方式等，构成一个新的【标题1】样式。
单击该【标题1】样式，文档中的1级标题就会按照修改的样式显示出来。
文档内所有1级标题都应按照修改的【标题1】样式设置。
（也可以在修改样式对话框的下边点击【格式】按钮，在打开的【格式】清单中再分别打开【字体】对话框和【段落】对话框，从中选取有关的格式项目）。
【标题2】、【标题3】及以下的各级标题样式的设置方法与上述【标题1】的设置方法基本相同，只是标题样式所含的文字格式和段落格式有所不同（例如【标题1】设魏体2号，居中对齐；【标题2】设宋体3号，左对齐）。
5、添加边框和底纹
给文字添加边框和底纹，对于这些文字能起到突出显示的作用，使文档更美观，更引人注目。
添加边框和底纹操作内容和步骤如下：
（1）添加段落边框
方法一：
◎把光标定位到要设置边框和底纹的段落中。
◎依次选择【格式】→【边框和底纹】。
◎在【边框和底纹】对话框内，打开【边框】选项卡。
◎【设置】栏内列有【方框】，【阴影】、【三维】、【自定义】等项目，可根据需要选取其一。
并在【线型】列表中选取一种线型。
◎单击【颜色】下拉列表框中的箭头，从弹出的颜色面板中选择一种颜色。
◎在【应用范围】下拉列表框中选择【段落】，单击【确定】，就给所选段落加上了一个边框。
方法二：
◎选中要添加边框的段落
◎单击常用工具栏上的【表格和边框】按钮，出现【表格和边框】
工具栏。
◎单击【横线】下拉箭头，从弹出的面板中选择【外侧框线】、
被选取的段落周围就出现了边框。
◎单击【线型】列表的下拉箭头，从显示的大量线型中选取一款线型
◎单击【边框颜色】下拉箭头，在打开的颜色面版中选定需要的颜色。
◎单击【底纹颜色】下拉箭头，在打开的颜色面版中选定需要的颜色。
◎单击Enter键，段落边框和底纹即已设置成功。
（2）添加段落底纹
添加底纹的操作方法与添加边框基本相同。
在【边框和底纹】对话框中，打开【底纹】选项卡。
再在【填充颜色】列表中选择一种颜色。
然后把应用范围选择为【段落】，单击【确定】，段落的底纹就设置好了
（3）添加页面边框和底纹
添加页面边框和底纹的操作方法与添加段落边框和底纹的操作方法基本相同。
打开【边框和底纹】对话框，在【页面边框】选项卡中选择线型、颜色，或艺术型，并将应用范围定为【整篇文档】，然后单击【确定】，页面边框即设置成功。
页面底纹的设置方法与段落底纹的设置方法相同。
6、设置上下标注
上标、下标是一种特殊的字符形式。
上标位于一个字符的右上角，例如“X2”下标位于一个字符的右下角，例如“H2”编写科学技术论文时常用到这种格式，设置上下标注的方法比较简单：
选中需要做上标（或下标）的文字，然后点击右键或者选择【格式】菜单中的【字体】，在【字体】对话框的【效果】选项中，选择【上标】（或【下标】）复选框然后单击【确定】即成。
（如图）
7、快速更改文字格式及段落格式
在word中编辑文档，有时需要从其他网站复制一些不同格式的文本或段落。
为统一格式就需要更改这些文本或段落的格式。
通常使用的修改方法是：
分别选择【格式】→【字体】和【格式】→【段落】，再在【字体】和【段落】对话框中选择有关选项。
这种方法费时多，速度慢。
如果使用【格式刷】命令和组合键，就可收到事半功倍之效。
（1）使用【格式刷】
◎将光标移到文档中作为标准格式的段落，单击左键。
◎在word工具栏中选择格式刷，松开左键，光标变成刷状。
◎用刷状光标在需要更改格式的文本或段落上“刷”过一遍，使该文本或段落变成黑色然后松开左键，该文本或段落的格式就和标准格式一样了
◎完成更改格式后，单击“格式刷”按钮，即可恢复正常的编辑状态
如果有好几个段落要更改格式的话，可在选定好段落标准格式后双击“格式刷”按钮，这样就可以连续给其他段落更改格式。
（2）使用组合键
◎把光标定位在标准格式段落中，按Ctrl+Shift+C键，把格式复制下来。
◎再把光标定位到需要更改格式的段落中，按Ctrl+Shift+V键，上个段落的格式就复制了过来；
其他各段格式如需更改，以此类推。
8、设置文档背景
为添加色彩，改善观瞻，可以用颜色、图片、图案、纹理等设置文档背景。
（1）颜色背景。
◎依次选择【格式】→【背景】选项。
◎从弹出的颜色面板中选择【其他颜色】，然后选择【自定义】。
◎在弹出的调色版上按照自己的喜好调制一种颜色，然后单击【确定】即成。
（2）图片背景
◎依次选择【格式】→【背景】选项。
◎在弹出的【颜色】版面中选择【填充效果】（如图）
◎在【填充效果】对话框打开【图片】选项卡，并单击【选择图片】。
◎在【选择图片】对话框中选择一个图片，单击【插入】，
再单击【确定】，此图片即成为文档背景。
如果要删除这个背景，依次选择【格式】→【背景】，然后在弹出的【颜色】版面中选择【无填充颜色】即可。
（3）色彩分层背景
◎依次选择【格式】→【背景】。
◎在弹出的【颜色】版面中单击【填充效果】。
◎在【填充效果】对话框的【颜色】栏里选择【预设】单选项，弹出【预设颜色】下拉列表。
◎【预设颜色】下拉列表中有【金色年华】、【雨后初晴】等24个项目，可以任选其一（如图）。
◎在【底纹样式】栏内【水平】、或【垂直】、【斜上】、【斜下】、【中心辐射】等选项中选取其一。
然后单击【确定】即成。
（4）图案背景
◎依上法打开【填充效果】对话框。
◎在【填充效果】对话框中打开【图案】选项卡
◎在【图案】选项卡内选择一个图案，单击【确定】即成。
（5）纹理背景
◎依上法打开【填充效果】对话框
◎在【填充效果】对话框中打开【纹理】选项卡
◎在【纹理】选项卡内选择一个图案，单击【确定】即成。
（注：
这些设置都只能在编辑文档时使用,不能打印出来。
）
七、符 号
1、项目符号和编号
（１）自动编号
◎将光标移至要插入编号的地方。
◎依次选择【格式】→【项目符号和编号】→【编号】。
◎【编号】选项卡内有多种编号样式，根据需要选取其一，然后单击【确定】。
当前光标所在地方的前面就会出现编号“1”。
继续输入或按Enter键，下一行的前面会自动出现连续编号（如“2”）。
如果不想要这个编号，按一下Backspace键，或者选定该编号，再单击格式工具栏上的【编号】按钮，该编号就消失了。
（２）项目符号
与编号的形式不同，项目符号是以图形为主，编号是以数字或可以表示序号的字符为主。
设置项目符号的方法与设置编号的方法基本相同，但项目符号具体的符号形式较多。
◎将光标移至要插入编号的地方。
◎依次选择【格式】→【项
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