word使用技巧大全.docx
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word使用技巧大全
1常用快捷键
Ctrl+C复制所选文本或对象
Ctrl+C连续2次调出剪切板
Ctrl+X剪切所选文本或对象
Ctrl+V粘贴文本或对象
Ctrl+]逐磅增大字号
Ctrl+[逐磅减小字号
Shift+Enter换行符
Ctrl+Enter分页符
Ctrl+A包含整篇文档
F1显示当前程序或者winodws的帮助内容。
F2选中一个文件“重命名”
F3在桌面时打开“查找：
所有文件”对话框
ALT+TAB切换当前程序
ALT+ESC切换当前程序
PRINTSCREEN将当前屏幕以图象方式拷贝到剪贴板
ALT+PRINTSCREEN将当前活动程序窗口以图象方式拷贝到剪贴板
winodws键或CTRL+ESC打开开始菜单
Windows徽标键+TAB键在任务栏上的按钮间循环
Windows徽标键+E键启动“我的电脑”
Windows徽标键+D键快速显示桌面
Windows徽标键+R键执行“运行”命令
Windows徽标键+F键搜索文件或者文件夹
Windows徽标键+F1键显示Windows帮助
Windows徽标+PRINTSCREEN将屏幕复制到剪贴板（包括鼠标光标）
Windows徽标+SCROLLLOCK将屏幕复制到剪贴板（不包括鼠标光标）
图形技巧
绘制图形的技巧
画直线
画直线的同时按着Shift键，将可以画出15°、30°、45°、60°、75°等具有特殊角度的直线。
按住Ctrl键可画出自中间向两侧延伸的直线，同时按住这两个键则可画出自中间向两侧延伸的具有特殊角度的直线。
画弧
按住Shift键的同时可画出45度圆弧（画圆弧方法：
打开绘图工具栏，单击“自选图形/基本形状/弧形”），按住Ctrl键可画出自中间向两侧延伸的圆弧，同时按住这两个键则可画出自中间向两侧延伸的45°圆弧，按住Alt键可画出一端固定的圆弧，同时按住Ctrl和Alt键则可画出一端固定的45°圆弧。
画矩形
按住Shift键可绘制出一个特殊的矩形——正方形，按住Ctrl键可绘出自中间向四周延伸的矩形，同时按住这两个键则可画出自中间向四周延伸的正方形。
画圆时与此类似。
由此可见结合键盘画图的奇妙效果。
选择图形的技巧
如果需要选择部分图形，则可在按住Shift键的同时依次进行选择或单击绘图工具栏上的“选择对象”按钮，然后用鼠标画出一个框将所需要的图形罩住即可。
如果是各图形层叠在一起的情况，则可以首先选中最上面的图形，然后按Tab键或“Shift+Tab”组合键依次选择即可。
小提示：
如果你发现某图形选择起来很困难（鼠标变不成十字形状），这种情况常发生在多个图形混杂在一起的情况，同样点击“选择对象”按钮后你会发现选择很容易。
改变图形大小的技巧
改变某条线段的长短
如果只是粗略改变，可在选中该线段后，将鼠标移至线段的一端待鼠标指针变成箭头状时拖动即可，如果要细微改变，则可在选中线段后，右键单击选择“编辑顶点”命令，鼠标指针变成一个中心实心的菱形形状，用鼠标拖拽相应的顶点达到调整的目的。
改变图形（或图片）的大小
首先将鼠标指针置于图片的尺寸控点上，如果希望保持对象的中心位置不变，在拖动的同时需按住Ctrl键，如果希望保持对象的长宽比例不变，则需拖动角上的尺寸控点，如果既希望保持对象的长宽比例不变，又希望保持对象的中心位置不变，则需按住Ctrl键并拖动角上的控制点。
移动图形的技巧
一般我们都会用鼠标去拖动被移动的对象，但如果你结合键盘去操作将会收到许多意想不到的效果。
拖动的同时按住Shift键，则所选图形只能在水平或垂直方向上移动。
如果按住Alt键，则可以在定位的时候更精确。
另外使用方向键（→、←、↑、↓）也可用于移动图形，不过一次就会移动10个像素，故只能实现粗调，而使用“Ctrl＋方向键”则一次仅移动1个像素可实现微调（注：
通过下面的设置可实现不按键盘而微调的目的）。
使用绘图工具的技巧
在一般情况下，单击某一绘图工具只能使用一次该工具，如果想多次使用，需双击该绘图工具，当你不再需要此工具时，按Esc键或鼠标再次单击该按钮即可。
绘图精度的提高
平时在绘制直线时，在需要配合的地方（如绘制几何图形时），往往会出现要么出头、要么差一点够不着的情况，你可能需要反复调整其长短，很让人头疼。
在Word中可以进行一定的设置来解决此问题，打开Word，单击“视图/工具栏/绘图”，打开“绘图”工具栏。
单击“绘图”，在出现的菜单中点“绘图网格”（Word97为“调整坐标线”），会出现如图所示的对话框，改动“水平间距”和“垂直间距”选项值到最小值0.01（或其它数值）即可。
如果你想一直用这样的设置，可点“默认”按钮，把设定的值作为Word的默认值，这样建立其它文档时就不需要重复设置它了。
在提高了绘图精度的同时，你会发现即使不按其它键，直接按方向键或用鼠标拖动也能达到微移图形的目的。
不仅如此，在表格操作中需调整表格线，在段落操作中需调整缩进标志时，你会发现也都可以用鼠标直接进行微调，是不是很奇妙啊！
其它
文本框中文字随图片一起缩放
在Word中处理图像时，有时候要在图像中用文本框加入文字。
输入文字后，再把图像和文本框组合在一起。
但是，如果图像大小不符合要求，需要进行缩放，拖放图像时文本框中的文字并不会随图像一起变大变小。
这时，很多人选择把图像取消组合后再编辑文本框的方法改变文字大小。
其实，只要把该图像剪切，再依次单击“编辑→选择性粘贴”，在打开的对话框中选择粘贴形式为“图片（增强型图元文件）”即可。
这时，再拖放图像，就会发现“图像变，我也变”了。
如果文字还需要修改变动，可以把图片格式由“嵌入式”变为“环绕式”，再取消组合，就可以对文本框进行编辑了。
有意思的是，原来的文本框可能会由一个分解为多个。
巧取Word文件中的图片
有时在他人的Word文件中发现有自己特别喜欢的图片，并想要把它保存下来，用什么办法得到该图片的单独文件呢？
也许你会想到复制后粘贴，但那样做得到的图片效果会比原图可能要差，其实可以这样操作，得到该图的最佳效果及单独文件：
首先打开那个Word文件，选择“文件→另存为”选项后会弹出一个对话框，选择好文件名和路径后，并从“保存类型”下拉菜单中选择“Web页”方式保存，完成后再去所选择的保存路径下看看，此时会发现一个与选择的文件名相同名称的文件夹，进入该文件夹，此时所要的图片已在里面了，但要注意的是每个图都有两个图形文件对应，要选择那个容量大的图片文件。
图形裁剪
样式使用
定义
WORD的样式是一组字符格式或段落格式的特定集合，可以分为字符样式和段落样式两种。
字符样式是只包含字符格式和语言种类的样式，用来控制字符的外观；段落样式是同时包含字符、段落、边框与底纹、制表位、语言、图文框、项目列表符号和编号等格式的样式，用于控制段落的外观。
在"格式"工具栏上的"样式"列表框中，字符样式前面有一个"a"标志，段落样式前面有一个段落标记"Enter"。
套用样式
套用样式的方法有两种，一是使用"格式"工具栏上的"样式"列表框，二是使用"格式"菜单中的"样式"命令，后一种方法不太常用。
使用"格式"工具栏套用选定样式的方法：
1.选定待套用样式的段落或字符；
2.单击"格式"工具栏上的"样式"列表框按钮的下箭头钮，弹出样式列表框；
3.查找合适的样式，单击选中它，弹出一个对话窗口；
4.选中互斥选项"对选定内容重新应用样式中的格式"；
5.单击〖确定〗按钮，套用选中的样式。
注意：
有时第3步不出现对话窗口，而直接套用样式的格式到选定的段落了，所以第4～5步也就免了。
修改样式
修改样式也有两种方法，分别是使用工具栏和菜单命令，前者较后者简单，后者较前者灵活，下面分别介绍。
使用"格式"工具栏修改样式的方法：
1.选定设置好格式的段落或字符；
2.单击"格式"工具栏上的"样式"列表框按钮的下箭头钮，弹出样式列表框；
3.查找欲修改的合适样式，单击选中它，弹出一个对话窗口；
4.选中互斥选项"以选定内容为模板重新定义样式"；
5.单击〖确定〗按钮，即可用选定内容的格式代替样式的原来格式。
使用样式对话窗口修改样式的方法：
1.单击"格式"菜单的"样式"命令；
2.在样式对话窗口的"样式"列表框中选中一个样式名；
3.单击〖更改〗按钮，弹出更改样式对话窗口；
4.单击〖格式〗按钮，弹出一个格式设置菜单；在这个菜单中，单击任意一个菜单选项，都弹出与之对应的设置对话窗口，您可以根据需要选择所需要的菜单项；
5.单击菜单中欲修改其格式的项目，如"段落"，弹出段落格式设置对话窗口，在该窗口中完成格式设置后，单击〖确定〗返回；
6.单击〖确定〗按钮，返回样式对话窗口，选择其它样式，重复2～5步，进行格式修改；
7.完成样式的修改后，单击〖关闭〗按钮返回编辑状态。
管理样式
所谓管理样式就是指如何重命名、删除、复制样式等。
通过WORD的管理器都可以完成这些功能，下面就介绍具
体的操作步骤。
为了介绍的方便，首先我们介绍如何打开WORD的管理器：
1.单击"格式"菜单中的"样式"命令，弹出样式对话窗口；
2.单击〖管理器〗按钮，打开管理器窗口，单击"样式"对话页标签，可以进行样式管理。
提示：
在该窗口的左边列表框中显示的样式是活动文档或其选用模板里的样式，右边列表框中则显示"通用"文档模板中的样式，两个列表框中间有3个功能按钮，可完成样式的复制、删除、重命名。
重命名样式
当样式的名字不能反映它所代表的格式时，为了让别人一看到样式的名字也一目了然，必须重新命名样式。
重命名样式的步骤如下：
1.打开WORD的管理器；
2.在管理器的左半部文档样式列表框中选中一个样式，如"脚注文本"；
3.单击〖重命名〗按钮，弹出一个对话窗口；
4.您可以在"新名称"编辑框中输入新的样式名称；
5.单击〖确定〗按钮返回；
6.单击样式管理器的〖关闭〗按钮关闭WORD的管理器。
删除样式
如果文档中的样式已经无用，那么就要清除它，以免影响工作效率。
删除样式的步骤如下：
1.单击"格式"菜单中的"样式"命令，弹出样式对话窗口；
2.在"样式"列表框中选中要删除的样式，对话窗口中的〖删除〗按钮由灰色变成了黑色；
3.单击〖删除〗按钮，弹出一个提示窗口；
4.单击〖是〗删除选定样式，单击〖否〗保留选定样式；
5.单击样式对话窗口的〖确定〗按钮返回。
要特别注意的是：
样式删除之后是不能恢复的。
如果您删除了用户自定义的段落样式，Word将把正文样式应用于所有套用该样式的段落。
如果删除了内部样式，可单击"样式类型"列表框中的"所有样式"，以重新获得这种样式。
复制样式
使用WORD管理器，您可以把文档中的样式复制到模板，也可以把模板中的样式复制到文档或其它模板。
步骤如下：
1.打开WORD的管理器；
2.在左半部分或右半部分的样式列表框中选择要复制的样式，单击〖复制〗按钮，就可以把样式从一个列表框复制到另一个列表框，也就是从文档到模板或模板到文档；
3.如果另一个列表框中也存在同样的样式，那么会出现一个提示窗口，若希望改写，单击〖是〗或〖全是〗按钮；否则，单击〖否〗按钮；
4.单击〖关闭〗按钮关闭管理器。
创建样式
许多人可能只是使用WORD提供的样式，或在系统提供的样式的基础上修改样式，还不知道如何创建样式，下面就介绍如何创建样式。
1.首先将一个段落格式化为特定的格式，作为创建样式的基准；
2.选定该段落；
3.单击"格式"菜单的"样式"命令，弹出样式对话窗口；
4.单击〖新建〗按钮，弹出新建样式对话窗口；
5.在"样式名称"编辑框中输入欲创建样式的名字，这是以后引用样式的标志，要有代表性，如"说明文本"；
6.单击"样式类型"下拉列表框，从弹出的列表框中选择"段落"；假如要创建字符样式，选择"字符"选项；
7.单击"基准样式"下拉列表框，从弹出的列表框中选中"正文"或其他样式；
8.单击"后续段落样式"下拉列表框，从弹出的列表框中选择"正文"或其他样式，应视具体情况而定；
9.若需要把创建的新样式同时将保存到活动模板上，请选中"添加到模板"复选框；
10.单击〖确定〗按钮退出新建样式对话窗口；
11.单击样式对话窗口的〖关闭〗按钮返回编辑状态。
给样式指定快捷键
为了快速套用样式可以给样式指定一个快捷键，这样在需要套用样式时就可以按快捷键达到目的。
给样式指定快捷键的步骤如下：
1.单击"格式"菜单中的"样式"命令，弹出样式对话窗口；
2.在"样式"列表框中选中待指定快捷键的样式；
3.单击〖更改〗按钮，进入更改样式对话窗口；
4.单击〖快捷键〗按钮，弹出一个自定义对话窗口；
5.在键盘上按一组按键组合，例如键，这时在"按新快捷键"编辑框中出现这个按键组合，同时在它下面显示这个按键组合是否已经占用的信息；
6.如果按键组合没有被占用，单击已变成黑色的〖指定〗按钮，这时这个按键组合会显示到"当前按键"列表框中；
7.单击〖关闭〗按钮关闭这个对话窗口；
8.连续单击〖关闭〗按钮，返回编辑状态，之后您就可以使用新设定的快捷键组合来格式化段落了。
样式与多级编号联合使用
问题处理
应用相同样式的段落看起来不相似。
原因可能是某些段落使用Word的格式命令人工设置格式。
取消人工格式的方法是：
首先连同段落标记一起选定段落，然后按下Ctrl+Shift+Z组合键取消字符格式，按下Ctrl+Q组合键取消段落格式。
使用段落样式或字符样式应用的格式可能改变文本的现存字符格式。
例如，当对包含加粗文字的段落应用包含加粗格式的样式时，原来加粗的字符反而变成不加粗。
此时应先应用段落样式，然后应用字符格式，就不会出现此问题。
样式发生意外变化。
检查是否打开此样式的自动更新功能。
如果选用自动更新功能，则对样式进行修改时，该样式将自动更新，以使文档中的应用此样式的文本前后一致。
关闭此功能的方法是：
首先单击【格式】菜单中的【样式】命令并选择【样式】框中的样式，然后单击【更改】按钮。
如果已经选中【自动更新】复选框，清除该复选框。
某些样式可能是基于另一个样式建立的，对所基于的样式的改动将会影响该样式。
例如，【页眉】样式是基于【正文】样式的，如果将【正文】样式中的中文字体改为黑体，则【页眉】样式的字体也变为黑体。
如果打开的文档所基于的模板被改动，则打开文档时，样式有可能根据模板中新的定义进行更新。
如果打开文档时，不希望此文档中基于某个特定模板的样式进行更新，则进行如下操作：
首先单击【工具】菜单中的【模板和加载项】命令，然后清除【自动更新文档样式】复选框。
包含样式定义的模板丢失（如文档被复制到另一台计算机上编辑）或者损坏（如被删除）时，当前文档将使用Normal模板中的样式定义。
域
域的介绍
域是一种特殊的代码，用于指示Word在文档中插入某些特定的内容或自动完成某些复杂的功能。
例如，使用域可以将日期和时间等插入到文档中，并使Word自动更新日期和时间。
在Word中，可以用域插入许多有用的内容，包括页码、时间和某些特定的文字内容或图形等。
利用域还可以完成一些复杂而非常实用的功能。
如自动编写索引、目录等。
在前面的章节中我们已经使用了域。
例如，编制索引和目录就是域。
域是文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函、标签的占位符。
最常用的域有PAGE域（插入页码）和DATE域（插入日期和时间）。
当使用【插入】菜单中的【索引和目录】命令创建索引及目录时，将自动插入域。
也可以使用域自动插入作者或文件名等文档信息，用户还可以利用域执行计算、链接或交叉引用其他文档或项目，此外还可以执行其他的指定任务等。
域包括域代码和域结果两部分。
域代码是代表域的符号，域结果是利用域代码进行一定的替换计算得到的结果。
域有些类似于Excel中的公式，具体来说，域代码类似于公式，域结果类似于公式计算得到的值。
域的最大优点是可以根据文档的改动或其他有关因素的变化而自动更新。
例如，生成目录后，目录中页码会随着页面的增减而产生变化，这时可通过更新域来自动修改页码。
因而使用域不仅可以方便地完成许多工作，更重要的是能够保证得到正确的结果。
Word将许多域内置为菜单命令，一般通过菜单命令可以插入域，这样用户可以不与域直接打交道就能得到域的效果。
基本操作
插入域
这里所说的方法适用于插入任何一种预定义域。
插入域的方法如下：
（1）将插入点置于要插入域的位置。
（2）选择【插入】菜单中的【域】命令，打开【域】对话框。
（3）在【类别】列表框中列出了所有域的类别，用户可以单击选定所需类别。
在【域名】列表框中列出了该类别的所有域名。
如果在【类别】列表框中选择【全部】选项，则【域名】列表框中列出所有的域名。
（4）在【域名】列表框中单击选定所需域名。
（5）如果该域有开关项，包括通用开关项和域专用开关项，可以单击【选项】按钮，出现【域选项】对话框。
（6）在【域选项】对话框中选中所要添加的格式开关，单击【添加到域】按钮，然后单击【确定】按钮，返回到【域】对话框。
（7）如果选中【更新时保留原格式】复选框，在更新域时将保留应用于域结果的字符格式。
如果要让Word在更新域的同时更新格式，可清除该复选框。
（8）单击【确定】按钮，将域插入到文档中。
方法二：
将插入点置于要插入域的位置按下“Ctrl+F9”组合键
更新域
“更新”这个词已被用过很多次了，因为不用这个词讨论域是不可能的。
更新域仅仅意味着强迫word根据它本身发生的直接变化或者它的源文件发生的变化重新计算域值。
要更新域，先选择它，然后执行下面的某个步骤：
1、按F9键
2、右键单击它并选择“更新域”。
3、如果域位于一个含有“更新”按钮的特定容器中，则单击“更新”即可。
当手动创建或编辑域时，或者源或环境发生变化时域会更新。
环境包括影响上下文的各种因素。
显示域底纹
当使用“日期和时间”工具插入日期域时，它最初看起来像个简单的日期（根据个人的设置）。
然而，如果选定该日期或使鼠标在上面悬停，该日期看起来会有很大不同。
容器显示方式是word用于显示某些域和大量其他功能的特殊方式，提醒你处理的不是普通文本。
并不是所有域都以这种方式显示；事实上，大部分域都不会这样显示。
因为日期域过去曾是混淆文档的源头并带来很多问题，所以，微软在Word中以特定方式显示它们。
在word2003要改变域的显示方式，选择“工具”-“选项”。
在“视图”-“显示”选项下，注意“域底纹”的设置。
在word2007要改变域的显示方式，选择“office按钮”-“Word选项”-“高级”。
在“显示文档内容”选项卡下，注意“域底纹”的设置。
为了避免意外删除或误操作域，不要将“域底纹”设置为“不显示”
除了可以为某些域使用容器，word2007还可以为域设置底纹，便于在文档中辨认它们。
不显示：
对于日常的工作来说，该选项不是一个好主意。
始终显示：
对于防止意外地误编辑域结果，这是一个很好的选择。
使用此选项来显示域底纹会过于分散注意力。
选取时显示：
这是默认选项；对于大多数用户来说，这是一个折中的选项。
。
默认情况下，word2007将“域底纹”设置为“选取时显示”。
这意味着，当文档中包含域时，没必要知道它，除非单击它并试图修改它时，底纹才显现。
“选取时显示”选项是个很好的折中办法，因为它使获取信息与文档的美观之间达到平衡。
如果文档中装载了很多域，不得不看那些底纹会很容易分散注意力。
然而，如何设置完全由你自己决定。
使用
输入分数
通常情况下我们要在Word文档中输入分数，都是利用Word中的“公式编辑器”来操作的，这样不但需要安装公式编辑器组件，而且操作过程繁琐。
其实，我们完全可以利用Word“域”功能轻松输入。
例如我们要输入“3/4”，在需要插入公式的地方按下“Ctrl+F9”组合键，然后在大括号中输入“EQ\f（3,4）”，按“F9”更新一下即可得到结果。
具体格式为“EQ”空一格后输入“L\f（M,N）”。
其中“L”是分数的整数部分，“M”是分数的分子，所以要输入三又四分之三，则输入“EQ3\f（3,4）”。
输入上下标
按“Ctrl+F9”组合键，在出现的域定义符“{}”中输入“EQX\s（M,N）”。
其中“X”是任意数学表达式，“\s”是域功能符，“M”是上标，“N”是下标，不过需要注意的是，上标和下标不能同时存在，要么是上标，要么只能有下标。
输入上划线
在输入数学公式过程中，当我们要输入平均值，或是其它特殊需要，需要在公式或文字上方加上上划线的时候，我们可以利用域功能轻松实现。
例如输入Y平均值（Y带有上划线）。
按下“Ctrl+F9”组合键，在出现
的域定义符“{}”中输入“EQ\x\to（Y）”,按F9更新一下即可。
输入当前日期
同样，在文件的末尾除了要输入单位外，还要输入日期。
通常我们输入日期要么是利用输入法象输入普通汉字一样一个字一个字的输入，要么就是利用“插入”菜单中的“日期和时间”命令在文档中插入日期。
但是这两种方法输入的日期不会自动更新，一般文件从起草到领导审阅，到最后成文，中间要经过一定的时间，等文件最终确定下来要打印时，我们往往还得手动将日欺更改为当前日期。
得用域功能我们可以做到让落款中的日期自动更新。
点击Word菜单栏的“插入/日期和时间”，从弹出的对话框中选择合适的日期格式，一般都是形如“二〇〇六年一月十三日”这样的日期格式，同时勾选“自动更新”。
好了，现在Word已经将该日期视为一个域了，当最终成文时，只需单击该域并按下F9键，Word就会将其更新为当前日期了，十分方便。
提示：
我们还可以直接按下“Ctrl+F9”组合键，在出现的域定义符中输入“TIME\@"EEEE年O月A日"”，也能达到同样的效果。
输入文档字数
写完一篇文章后，我们总希望知道它的字数。
在Word中依次选择“工具/字数统计”菜单命令即可实现，其实使用“域”也可以轻松完成上述任务。
将光标定位到需要加入字数统计的地方，手工输入有关统计字符的提示信息，如“本文档的总字数为：
”按下“Ctrl+F9”，在出现的域定义符中输入“NUMWORDS\*Arabic\*MERGEFORMAT”，按F9更新一下，当前光标处就会显示出该文档的字数。
查找与替换
概念
通配符
任意多字符：
*
范围字符数：
{，}
字符范围：
[]
任意字符：
?
表达式：
（）
代码
软回车：
^l（英文L的小写字母）
硬回车：
^13
空格：
^32
Tab键：
^t
作用
查找和替换文本
查找和替换格式
选定特定文本
技巧
查找替换内容
删除空白段
查找内容：
[^l^13^32^t]{2,}
替换为：
^p
批量设置特定内容格式
替换为：
点左键后，选格式——字体，设置相应格式
注意：
再次进行查找时需选“不限定格式”来取消格式设置
选取特定的内容
例1：
选取多级标号形式的段落
查找内容：
[0-9].[0-9]{1,2}.[0-9]{1,2}.[0-9]{1,2}（*^13）
勾选“突出显示.....”
例2：
将“.”日期替换为“-”
查找内容：
（[0-9]{4}）.（[0-9]{1,2}）.（[0-9]{1,2}）
替换为：
\1-\2-\3
长文档的编写
长文档的编写
页面设置
页边距：
上、下、左、右、装订线、纸张方向
纸张：
A4
版式：
节、页眉、页脚
文档网格：
网格线、绘图网格线、字体
考虑文档的层次结构及可能的样式种类
结构要素：
封面、目次、前言、引言、标题、正文、落款、结语、后记
层次结构：
Word中的大纲级别就是一篇文章中的层级
章、节、条、款、项
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