办公室行政管理知识.docx

办公室行政管理知识.docx

《办公室行政管理知识.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室行政管理知识.docx（14页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

办公室行政管理知识

办公室行政管理知识

办公室行政管理是一个综合的全面性的处理企业日常

事务的办事机构，是企业必不可少的综合管理部门，办公

室行政管理在日常事务中协助企业管理者决策，促使企业

工作的正常运行。

下面，为大家分享一下关于办公室行政

管理知识的一些内容。

办公室的行政管理接触面广，不但要做好日常文件的

处理，还要起到承上启下、上传下达的作用，工作内容及

其复杂，对内对外、对上对下的协调很重要。

办公室从属

于组织决策层并为其提供必要的辅助服务的部门，它围绕

单位的中心工作，向领导提出决策建议并督促决策的落实，

是决策层的延伸。

办公室参与政务、协调事务、做好服务，

是单位运转的枢纽，是对内、对外的窗口。

在不同类型的

组织中，在都设有办公室这一机构。

性质不同、规模不等

的组织，办公室的工作内容略有不同，下设机构也有一些

差异。

但一般来说，办公室大都具有办文、办会、办事、

沟通协调等几个方面职能。

办公室行政管理的职能

从行政管理的角度来看，办公室面对主要工作是项目

部的上级部门、业主、监理和本单位下达的行政工作，面

对的人员也主要是业主、监理、有关地方领导、项目领导

和本项目部的工作人员，办公室对本单位的上级部门、业

主的部署结合本项目部领导的意见，贯彻执行并组织实施

和检查落实执行结果。

办公室人员要经常深入施工一线，

了解基层情况并听取意见，总结经验，提出建议及时向领

导汇报，并提出建议性的建议供领导参考。

办公室在管理

工作中的确需要参加协调工作，以维持项目部正常的工作、

生活秩序。

及时传达本单位上级部门、业主单位以及本项

目部领导的各项指示精神，自动协调好各部门的关系，起

着承上启下，联系内外的纽带作用，保证局、公司、业主

和项目领导下达的任务完成，让领导集中精力思考和处理

工作中的最大问题，要和项目部各部门建立良好的工作关

系，听取他们的意见，充分调动员工的积极性，齐心协力

完成好各项任务。

办公室行政管理的作用

办公室的作用是指办公室通过其职能发挥在组织运转

中所起的作用，包括以下四个方面：

1、协调与沟通作用

一个组织内步调一致、协同前进，才能胜利完成工作

任务。

要做到这一点，必须不断加强组织内、外部联系，

互通信息，相互理解，求得支持，统一步伐。

办公室要协

调单位和主级领导部门以及没有隶属关系部门的关系，协

调办公室与其他部门的关系，协调本单位与下级领导机关

的关系，协调办公室内部的关系。

它还要协调领导与领导

的关系，领导与群众的关系，组织内部其他部门之间的关

系。

通过协调，理顺关节，沟通上下左右，消除隔阂，统

一认识，求得和谐。

2、参谋与助手作用

办公室的参谋与助手作用主要表现在辅助领导决策上。

办公室必须准确理解上级精神，了解和掌握本单位的实际

情况，对各方面信息进行处理，为领导决策提供真实可靠

的依据。

办公室的参谋与助手职能还表现在决策的贯彻执

行上。

决策已定，办公室必须加强督促和检查，注意搜集

各种反馈信息，供领导检验决策、调整、修正决策。

3、形象与管家作用

办公室是组织对外形象展示的窗口，组织的精神风貌、

政策水平、工作作风、办事效率都可以通过这个窗口反映

出来。

办公室还是个管家，它肩负多种任务，吃、喝、用、

住、行、等无所不包；一些突击性、临时性的工作均由办

公室这个管家受理，其他专业部门职责范围之外的事项往

往也通过办公室来协调、落实。

．

办公室的窗口和管家职能还有更深一层的含义，那就

是办公室的把关作用：

办公室要把好文字关，提高公文质

量，削低“文山”；办公室要把好财物关，厉行节约，反

对浪费，用较少的投入换来较多的产出；办公室要把好会

议关，加强会议的审查，不该开的会坚决不开，能合并的

会合并开；办公室还把好信息关，要对各方面信息进行精

选、提炼、加工，为领导决策提供全面、真实、高质量的

信息。

4、枢纽与心脏作用

如果把一个组织比作铁路部门，那么办公室就好比列

车的编组站；如果把组织比作一个人，那么办公室就是连

接大小动、静脉血管的心脏。

一个组织就是一个系统，它

既存在和服从予更大的系统，又有自己相对独立又相互联

系的子系统，这样就构成了一个整体。

而具体体现这个整

体中领导与被领导关系的，实现系统中诸因素相互联系的，

就是办公室。

它承上启下、沟通左右、联络八方，对于一

个组织来说，须臾不可少。

办公室行政管理人员的职业素养

办公行政管理人员的职业素养非常重要，良好的职业

素养，在行政管理岗位上能够做到忠于职守、善于待人、

乐于奉献，具备较强的责任感，不断提高服务水平。

办公

室行政管理人员的职业素养，大致为以下几个方面：

1、忠于职守

忠于职守是指办公室工作人员忠于办公室这个特定的

岗位、职责。

大而言之是忠于党、国家和人民利益；小而

言之，是指忠于本单位的利益，这两者从根本上说是统一

的。

办公室工作人员忠于职守表现在能及时发现工作中的

问题，敢于诤谏，表现在对工作认真负责，及时请示、汇

报检查、总结，严格执行领导的指示，反映信息及时、准

确。

忠于职守还意味着恪守本分，甘当助手、配角，甘当

无名英雄，不越权或滥用职权。

2、讲求效率

办公室工作人员一定要注重工作效率，在日常工作中，

当场可以办理的事，就不要说“研究研究”；当日可以处

理完的，就不要推到明天；急事要马上落实。

“雷厉风行”

应该是办公室工作人员的工作原则和应有作风。

3、公道正派

办公室工作人员只有公道正派才能做到胸襟宽阔，在

工作中充满朝气和活力。

办公室工作人员经常接触领导，

与领导熟悉、关系密切。

这种情况下尤其要注意自重自强，

不能将为领导服务理解为主仆关系而献媚领导、阿诀奉承、．

溜须拍马。

对待来宾，不管是上级领导，还是基层群众，

不论其资历高低职务大小，都要一视同仁、平等相待。

切

忌因人而异，亲疏有别。

更不能看来头办事情，随风转。

4、良好的品格

品格是指人对现实的稳固态度及其习惯化的行为方式，

主要表现为：

①情绪特征，主要指情感方面的强弱、持续时间的长

短等。

②理智特征，是在想象事物的过程中表现为理想主义

还是现实主义、在感知事物的过程中是主动观察还是被动

感知。

一个人的品格对工作和生活影响很大。

办公室人员

应当具备良好的品格严格要求自己，克服不良习惯，主动

适应工作环境来开展工作。

③意志特征，如行为目标是否明确坚定，行为的自控

水平，遇事镇定果断与否等。

④对现实的态度，是一个人的基本道德品质，是个人

品格中的核心内容。

如爱集体、爱劳动；敬业爱岗、或者

自私、孤僻、好逸恶劳、妄自尊大等。

5、恪守信用

办公室工作严谨缤密、责任重大。

办公室工作人员在

工作交往中应恪守信用。

包括约定会晤、安排会议、组织．

联络、收发函件、传递文件都要准时；接受任务如不能按

期完成，必须及时汇报，不能拖延或擅自改变。

恪守信用

还包括决不轻易允诺别人所托而自己又力所不能及的事情，

一旦允诺就应该尽一切力量去办到。

6、文明礼貌

办公室工作人员待人接物一定要文明礼貌，举止大方、

谈吐文雅、常带微笑。

具体可概括为职业道德十规则，即

礼貌而不居高临下；诚实而不弄虚作假；参谋而不越权行

事；谦虚而不傲上凌下；谨慎而不唯唯诺诺；公正而不见

风使舵；敬业而不妄自尊大；敬重而不阿诀奉承；慎言而

不谈论是非；本分而不炫耀示人。

7、善于合作

办公室工作人员工作头绪多、涉及面广，往往环环相

扣，非单枪匹马所注完成。

办公室工作人员要善于同他人

密切配合，步调一致，才能顺利完成任务。

善于合作既要

求对同事尊重和理解，也要求公允地与同事分享胜利的成

果，分担失败的责任。

8、严守机密

办公室工作人员在领导身边的机会多，接触的内部文

件多，参加重要会议多，接触机密多。

要严格执行国家有

关保密规定，严守党和国家的机密，不在任何场合向任何．

人炫耀和泄露，以免给党和国家造成损失。

要做到不该说

的机密绝对不说；不该知道的机密不要打听；私人通信、

电话不得涉及党和国家的机密；不得在不利于保密的场合

谈论机密；私人笔记本不能记党和国家机密；接人互联网

的电脑不能存储机密；未经领导批准，不得随身携带机密

文件。

办公室行政管理的工作性质和其他部门的区别

区别主要体现在服务性上，它接触的范围比较广，所

以要把一切服从于大局为落脚点，切实做好各项工作，其

次就是办公室的性质决定其工作的被动性，但要做好办公

室的工作，又必须要变被动为主动，善于在被动中求主动，

对一些常规性、规律性、日常性的工作要主动着手，提前

准备，对领导临时交办的应急事件和特发性事件等非确定

性工作，要有灵活的应变能力。

办公室的工作繁琐，要做

到忙而不乱，要做好了安排、精心准备，同时要积极适应

领导的工作思路，想领导之所想，在工作中要有超前意识，

主动做好各项工作。