港口办事处相关管理制度Word格式文档下载.docx

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2.1驻港办事处主任在销售公司综合业务部领导下负责办事处全面行政事务和销售相关业务的办理。

驻港办主任应确保与港口有关部门及时沟通，妥善完成公司的相关业务安排，保证公司利益不受损失。

2.2驻港办事处财务人员为公司财务派驻人员，业务受公司财务管理，行政上由驻港办事处管理。

2.3驻港人员行使公司职责和来港人员执行公司派出任务时，驻港办事处应积极配合，协调共同完成。

2.4驻港人员应严格执行公司有关的管理制度，切实做好办事处的管理工作和公司布置的有关工作。

做到积极努力，认真严谨，深入探讨，学习改进。

3.规定

3.1销售相关业务的办理

3.1.1驻港办事处销售相关业务的办理对口部门为综合业务部，集港和发运装船均由综合业务部给予书面通知。

3.1.2发生集港业务时驻港办事处业务员根据综合部传递的信息接收货物，手续由业务人员办理，单据交财务人员处理。

3.1.3发生发运业务时，定船、装船手续费或其他发运手续由业务主办办理，单据交财务人员处理。

3.2财务手续办理见：

“驻港办财务管理制度”。

3.3出入库手续办理、库存管理见“外部仓库工作流程”。

3.4费用定额管理

3.4.1标准

招待费：

招待客人先填制用餐申请单，在批准限额内凭申请单据及适时合法有效票据报销。

每人餐费补助：

300元/月。

误餐费：

20元/餐人（综合业务部核对签字后的）

个人移动电话费用标准：

主任：

500元/月，业务主办：

400元/月，会计主管：

100元/月，业务员：

200元/月

固定电话：

共700元/月

3.4.2电话费管理

固定电话费凭当月发票报销，标准以内按实际发生额报销，超过标准按标准报销，信息费不予报销，经查证拨打声讯台将视情节给予处罚直至解聘。

手机费中手机流量费用、彩信费用不予报销。

4.车辆管理

4.1建立车辆使用登记台帐，由使用人和驾驶员共同签字认可，财务人员抽检车辆使用公里数。

4.2每月由财务人员记录公里数，耗油指标为：

皮卡13升/百公里，捷达10升/百公里。

加油指定固定加油站，每台车建立加油记录卡，月底报给财务。

4.3车辆需要维修时，事前报销售公司办公室，维修时必须由财务人员和车辆使用人共同办理。

5.财务管理

5.1办事处经费管理员每月根据办事处的日常经费需求提出资金使用计划，经总经理、财务总监批准后公司财务部将备用金汇入公司指定的帐户。

5.2日常的办公性经费支出，由经办人员履行借款手续，由办事处经费管理员处支取，资金使用后及时凭有效发票到办事处经费管理员处冲帐，办事处经费管理员每旬将报销的费用汇总成统计表发电子邮件给公司财务部，每月末办事处经费管理员将本月报销的费用统一整理和粘贴，由办事处主任签批后送公司财务部报销。

6.食堂管理

公司按人按月发放补助，食堂的存续与否由办事处自行掌握，公司不予报销。

7.本制度于2021年8月30日发布，2021年9月1日起施行。

驻港办事处主要岗位责任

1、业务范围

港务协调工作，包括：

协调港务局调度和计量工作；

内外贸船代、货代、质量检验（SGSCCIC）协调工作；

接卸火车及协调列检、返空、铁路结算、进港铁路计划等；

接卸汽车；

港区储罐库存管理工作；

装船发运工作；

处理计量单据结算；

装船作业时办理各种手续及出罐装船搭配等。

2、岗位职责

2.1驻港办事处主任：

驻港办事处主任在销售公司综合业务部领导下负责办事处全面行政事务和销售相关业务的办理，主要工作是对外协调沟通及办事处业务拓展增效工作。

2.2驻港财务：

驻港财务在销售公司财务部领导下按照销售公司财务管理制度完成驻港办事处财务工作。

与综合业务部衔接货物发运情况，随时掌握进港货物接卸情况及港口库存情况，组织相关人员定期对库存进行盘点。

2.3业务主办：

协调港务局调度和计量工作；

内外贸船代、货代、质量检验（SGSCCIC）协调工作。

接卸汽车安排入罐；

港区储灌库存管理工作，装船发运工作，港航危险品申报，消防安全申报，处理计量单据结算。

2.4铁路乙醇接卸员及库管员：

根据综合业务部乙醇发运预报，在港口接卸铁路罐车，与港务局铁路部门联系，确保我公司发运的铁路罐车及时卸空，并做好铁路罐车打尺计量工作，将计量结果和入罐结果及时报到驻港财务，并将空车及时返空，确保我公司铁路罐车做到最大利用，及时将返空结果反馈到综合业务部。

卸车之前必须对每车产品进行抽样化验，车号与货物逐一核对，确保货物入到正确的储罐。

对库房出入库乙醇进行管理。

2.5公路乙醇接卸员：

根据综合业务部发出货物预报进行接卸，接卸乙醇前对货物进行基本的化验，对货物及车号等进行逐一核对，确保货物卸空和入到正确的储罐。

驻港办事处财务制度

为了切实履行公司财务制度，更好的配合其它部门完成公司的驻港办工作目标，特制定本制度。

驻港办财务应对驻港办的有关资产和财物进行管理，明确财务制度和财务手续，监督驻港办的资金和资产的使用情况，确保公司资产不受损失，确保公司利益不受损失，切实履行财务职责，发挥财务人员的作用，在履行财务工作的过程中不受任何他人的制约。

驻港财务人员的工作职责包括：

1、在公司财务制度基础上建立驻港办的资金收支、核对、使用制度，并严格按制度要求执行。

建立健全资金收支台帐，定期申报资金使用计划，反馈资金实际使用明细，定期自行对帐，核对资金库存，并定期与公司财务对帐。

2、严格执行公司财务审核批准的资金使用计划，认真审查报销票据，不符合要求的票据坚决不予报销。

监督有关制度的执行情况，对需要事前审批的事项（如招待费）必须有审批单据方可进行报销。

3、建立驻港办固定资产台帐和低值易耗品使用台帐，对驻港办的固定资产和低值易耗品进行登记管理，由使用人进行签字确认。

财务人员定期检查该资产的使用情况并及时反馈给公司财务。

对于驻港办车辆的使用，在每月报销费用的同时上报该月该车行驶的公里数并由驾驶员签字确认，建立车辆使用台帐，由使用人和驾驶员共同签字确认。

4、建立签到簿考核制度，由财务人员负责监督员工上下班签到，作为每月工资计算的依据。

同时，建立加班备案制度，由财务人员据实际加班人数和时间填写，用以计算误餐补助。

5、建立办公用品领用登记管理本，驻港办工作人员领用办公用品时签字确认，以备核查。

6、驻港办财务人员应对有关合同及执行情况进行监督，同时核查报销票据与合同协议等是否相符，对与合同不符的票据或与事实相违背的票据应及时与公司财务联系、进行详细调查并进行严肃处理。

7、本制度从2021年8月份试运行，9月份正式执行。

驻港办卸车操作规程

1、目的

为保证公司发到港口车辆准确、顺畅的卸车，使公司运输车辆处于经济运转状态，特制定本规程。

2、适用范围

本规程适用于公司（包括与公司合作的贸易伙伴）发到港口的任何车辆的卸车操作。

3、操作规程

3.1汽车卸车操作规程

3.1.1办事处财务接到公司综合部发来的汽车到达预报，复印分发给负责汽车卸车的业务员。

3.1.2业务员依据预报，预先做好接车准备，具体卸入哪一个罐需经办事处主任或业务主办确认，卸入罐号确认好后，业务员通知港务局调度，安排连接泵及管线，业务员要亲自检查泵及管线连接是否正确，避免有其他管线或阀门与所要使用的管线相连通。

3.1.3汽车到达后，业务员核对车号，安排过磅。

过磅后业务员查验铅封，核对铅封号码无误后，开封检测酒度、密度。

业务员确认一切合格后，正式卸车。

如有异常，需请示办事处主任，另行处理。

3.1.4卸车完毕，业务员要到罐口处检验是否卸净，再回空过磅。

回空过磅后发现少量时（超过60公斤），业务员要在当车运费结算单给予标注。

3.1.5每次全部车辆卸完后，当班业务员必须巡视罐区，检查当日所入储罐阀门是否关闭上锁。

3.1.6业务员每天按时将公司开出的发货单与过磅单取回交给统计，与统计一起核对发出车辆是否到齐。

3.2火车卸车操作规程。

3.2.1办事处会计接到公司综合部发来的火车到达预报，复印分发给负责火车卸车的业务员。

3.2.2业务员依据预报，预先做好接车准备，具体卸入哪一个罐需经办事处主任或业务主办确认，卸入罐号确认好后，业务员通知港务局调度，安排连接泵及管线，业务员要亲自检查泵及管线连接是否正确，避免有其他管线或阀门与所要使用的管线相连通。

3.2.3火车到达后，业务员核对车号，表号和修程日期，同时核对铅封号。

核对无误后，与港口计量员共同检尺测温，同时业务员要亲自检测酒度和密度。

3.2.4卸车完毕，业务员与港口计量员一起检测后尺，观察所剩余量，如未卸净，通知调度卸净为止。

事后，加上铅封，记好封号。

3.2.5每次全部车辆卸完后，当班业务员必须巡视罐区，检查当日所入储罐阀门是否关闭上锁。

3.2.6业务员及时作好车辆返空，并将返空车辆明细表及铅封号码传回公司综合业务部。

3.2.7业务员每天按时取回重量单与入库交接单交给会计，与会计一起核对发出车辆是否到齐。

业务员定期取回铁路大票，及时结算铁路运费，并将相关票据及时转财务。

装船操作规程

为保证顺利、准确装船，特制定本规程。

本规程适用于办事处所有装船业务。

3.1办事处接到公司相关业务部门装船指令后，根据指令联系船代或船东，确定船准确的靠泊时间。

3.2办事处主任或业务主办亲自按公司要求确定好所要装船的储罐，及时通知作业公司、SGS或CCIC，与相关部门共同取样、检尺。

3.3装船前，办事处主任或业务主办要亲自与港口作业人员一起连接好装船管线，并检查其他储罐的阀门状态，确认一切无误后方可装船。

3.4装船过程中，储罐转换、阀门切换等操作，办事处主任或业务经理必须亲自到场。

3.5装船结束后，办事处主任或业务主办与相关部门人员共同检测装船数量，对照装船数量是否与储罐出库数量相符。

3.6数量确认无误后，办事处主任或业务主办要检查各罐阀门是否关闭上锁。

3.7办事处主任或业务主办将装船出库的相关单据及时转交财务人员。