海通集团行政会议体系管理办法.docx
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海通集团行政会议体系管理办法
海通集团行政会议体系管理办法
一、目的…………………………………………………………………………
二、行政会议管理的原则………………………………………………………
三、公司行政会议体系…………………………………………………………
3.1行政会议体系的构成……………………………………………………..
3.2公司级会议………………………………………………………………..
3.3跨部门会议………………………………………………………………..
3.4部门内部会议……………………………………………………………..
四、会议的组织…………………………………………………………………
4.1公司级会议………………………………………………………………..
4.1.1经营班子例会…………………………………………………………
4.1.2专题会议………………………………………………………………
4.2跨部门会议………………………………………………………………..
4.2.1部门主管向分管副总汇报例会………………………………………
4.2.2专题会议………………………………………………………………
4.3部门内部会议……………………………………………………………..
4.3.1早会……………………………………………………………………
4.3.2晚会……………………………………………………………………
4.3.3周例会…………………………………………………………………
4.3.4月例会…………………………………………………………………
4.3.5专题会议………………………………………………………………
五、其他事项……………………………………………………………………
附：
………………………………………………………………………………
一、目的
1、构建公司行政会议体系
2、规范公司会议程序
3、强化公司会议管理，提高会议效率和效果
4、通过强化会议管理提高公司行政管理水平
二、行政会议管理的原则
1、严格执行例会管理制度
2、杜绝无主题、无议程、无资料准备的会议
3、杜绝在会议中偏离主题的讨论
4、杜绝议而不决、决而无果的会议
三、公司行政会议体系
3.1行政会议体系的构成
公司行政会议体系构成见图1。
专题会议
图1海通行政会议体系图
3.2公司级会议
●公司级会议主要包括：
经营班子例会和专题会议
●经营班子例会（月例会、周例会）
⏹召集人：
总经理
⏹与会人员：
董事长（参加月例会，周例会视情况参加）、总经理、各副总经理
⏹会议记录：
行政部
⏹会议时间：
每周一晚上
⏹会议主题：
以月为周期，按周安排，具体见4.1.1
⏹会议组织：
公司行政部
●专题会议：
根据专题内容确定召集人、与会人员、会议时间等。
3.3跨部门会议
●跨部门会议主要包括：
部门向分管副总汇报例会和专题会议
●部门向分管副总汇报例会
⏹召集人：
各分管副总
⏹与会人员：
分管副总、相应各部门部长（或部长助理）
⏹会议记录：
副总秘书
⏹会议时间：
每周一上午
⏹会议主题：
各部门主管向分管副总汇报本部门工作
⏹会议组织：
副总秘书
●专题会议：
根据专题内容确定召集人、与会人员、会议时间等。
3.4部门内部会议
●部门内部会议包括：
早会、晚会、周例会、月例会和专题会议。
●早会
⏹召集人：
部门内员工轮流负责召集
⏹与会人员：
部门内全体员工
⏹会议记录：
会议召集人
⏹会议时间：
每天早上8：
00开始，时间10~15分钟
⏹会议主题：
部门内员工对自己一天的工作进行计划，并即在于个人的《日志》，部门主管根据需要对员工工作进行调整，对于公司相关文件或信息在部门内公布等
⏹会议组织：
各部门
●晚会
⏹召集人：
与早会召集人相同
⏹与会人员：
部门内全体员工
⏹会议记录：
会议召集人
⏹会议时间：
每天下午5：
15~5：
30
⏹会议主题：
部门内员工对自己一天的工作进行总结，并记录于个人的《日志》，部门主管对员工的工作进行点评
⏹会议组织：
各部门
●周例会
⏹召集人：
部门主管
⏹与会人员：
部门内全体员工
⏹会议记录：
会议召集人
⏹会议时间：
每周五晚会
⏹会议主题：
对本部门一周的工作进行总结，对下一周的工作进行计划
⏹会议组织：
各部门
●月例会
⏹会议召集人：
部门主管
⏹与会人员：
部门内全体员工
⏹会议记录：
会议召集人
⏹会议时间：
每月最后一周周五晚会
⏹会议主题：
对部门本月的工作进行总结，对下月的工作进行计划
⏹会议组织：
各部门
●专题会议：
根据专题内容确定召集人、与会人员、会议时间等。
四、会议的组织
4.1公司级会议
公司级会议的议事范围：
●公司级、非经营班子成员个人工作职责权限范围内能解决的事项，需要经营班子发挥团队作用的事项
4.1.1经营班子例会
●经营班子例会的目的
⏹对公司运营阶段性情况进行总结，并根据实际运营状况制定公司滚动计划，以指导公司的运营
⏹对各子公司的运营状况进行监控
⏹对公司的财务状况和整体运营状况进行分析与监控
⏹经营班子成员之间沟通信息，对重大事项进行共同决策，以发挥经营班子团队的作用
●经营班子会议时间安排
经营班子例会包括周例会和月例会
⏹周例会时间定在每周一晚上7：
00开始
⏹每月第一周安排月例会，时间与周例会时间安排相同
●经营班子会议地点安排
⏹经营班子例会地点安排在公司科研大楼***室
●经营班子会议人员确定
⏹会议召集人：
总经理或总经理委托副总经理
⏹与会人员：
董事长（参加月例会）、总经理、副总经理、相关人员
⏹记录人：
行政部
●经营班子例会主题的确定
经营班子例会主题的安排以月为周期，以周确定主题内容
⏹第一周：
对上一月度的工作进行回顾、总结，并根据公司季度计划和实际情况制定本月的滚动计划（注：
因为第一周为一个月的开始，需要对上一个月进行回顾、总结，同时需要安排本月的工作，因此把第一周定为月例会，安排总结与计划的议题，起到承上启下的作用。
）
⏹第二周：
对子公司存在的问题进行研究决策（注：
各子公司经过一段时间的运作，肯定会遇到一些需要公司解决的问题，因此，在第二周安排一个各子公司参加的扩大会议，以研究决策子公司的相关问题。
）
⏹第三周：
审定公司财务预决算报告，对公司整体运营状况进行监控（注：
每个月运作一半时间时，需要对公司财务状况进行检核与监控，以便对公司整体运营进行有效的控制和及时做出调整，因此，在第三周以财务为主要议题。
）
⏹第四周：
公司经营班子成员提出需要讨论的其他重大事项（注：
对于公司重大事项，一般是对公司长远经营与发展起到重要的作用，因此安排在第四周。
）
●经营班子例会的运作流程
召集人对会议总结
⏹会议组织：
行政部
⏹确定会议主题：
公司行政部提前三天根据例会主题规定，在与各经营班子成员沟通的基础上，列出议题、议程，报总经理审批后发给与会人员。
⏹会议前期准备：
包括会议组织部门—行政部—根据会议需要就文件、资料、场地、器材、后勤等的准备工作并及时通知与会人员，以及与会人员准备相关资料。
⏹召集人宣布会议开始：
会议召集人准时宣布会议开始，如果与会人员有新人，需要首先介绍新人。
⏹回顾与介绍：
在会议研讨之前，会议召集人应该就前一次会议形成的决议和行动点的执行情况进行回顾，并进行相应的安排；然后，对本次会议的议题和会议的议程进行介绍，进一步明确会议议题，以便对会议进程进行有效的管理。
⏹会议研讨：
会议研讨中必须紧扣主题和时间，而且在一个时间内只讨论一个子议题，力争在计划时间内得出结果—决议和（或）行动点。
⏹形成会议决议和行动点：
为提高会议的效率和效果，必须坚决杜绝议而不决、决而无果的现象，因此，在尽可能的情况下，会议要形成相应的决议和（或）行动点，并确定责任人、协助人等，以便于行政部对会议决议和行动点进行组织实施、检核。
⏹会议总结：
会议结束前，会议召集人对本次会议过程进行回顾，并对形成的决议和行动点进行总结；同时确定下次会议的主题。
⏹整理会议纪要：
每次会议，行政部必须进行详细地记录，会后要整理出会议纪要，请与会人员在会议纪要上签名并存档。
⏹会议落实：
对于会议中形成的决议和行动点，由行政部负责组织实施，追踪和检核，以保证会议结果能够得到很好的贯彻。
4.1.2专题会议
●有下列情形之一时，应召开公司级专题会议：
⏹董事长提出时；
⏹总经理认为必要时；
⏹有重要经营事项必须立即决定时；
⏹有突发性事件发生时。
●专题会议时间安排
⏹专题会议的时间根据专题的提出机动安排
●专题会议地点安排
⏹专题会议的地点安排以有利于与会人员按时抵达为原则
●专题会议人员确定
⏹会议召集人：
专题的提出者
⏹与会人员：
与专题相关人员
⏹记录人：
行政部
●专题会议主题的确定
⏹专题会议的主题为专题提出者确定的主题，尽可能保证每次专题会议主题只有一个
●专题会议的运作流程
⏹会议组织：
行政部
⏹专题提出：
根据需要，由董事长提出，或经营班子成员提出经总经理批准同意下，确定专题会议的主题，行政部根据确定的主题制定会议议程，报总经理审批后分发到与会人员。
⏹会议前期准备：
包括会议组织部门—行政部—根据会议需要就文件、资料、场地、器材、后勤等的准备工作并及时通知与会人员，以及与会人员准备相关资料。
⏹召集人宣布会议开始：
会议召集人准时宣布会议开始，如果与会人员有新人，需要首先介绍新人。
⏹主题介绍：
会议召集人对本次会议的议题和会议的议程进行介绍，进一步明确会议议题，以便对会议进程进行有效的管理。
召集人对会议总结
⏹会议研讨：
会议研讨中必须紧扣主题和时间，而且在一个时间内只讨论一个子议题，力争在计划时间内得出结果—决议和行动点。
⏹形成会议决议和行动点：
为提高会议的效率和效果，必须坚决杜绝议而不决、决而无果的现象，因此，在尽可能的情况下，会议要形成相应的决议和（或）行动点，并确定责任人、协助人等，以便于行政部对会议决议和行动点进行组织实施、追踪、检核。
⏹会议总结：
会议结束前，会议召集人对本次会议过程进行回顾，并对形成的决议和行动点进行总结。
⏹整理会议纪要：
每次会议，行政部必须进行详细地记录，会后要整理出会议纪要，请与会人员在会议纪要上签名并存档。
⏹会议落实：
对于会议中形成的决议和行动点，由行政部负责组织实施，追踪和检核，以保证会议结果能够得到很好的贯彻。
4.2跨部门会议
跨部门会议的议事范围：
●公司内部非独立部门职责权限范围内能解决的事项，需要多部门间协调、协作的事项
4.2.1部门主管向分管副总汇报例会
●部门主管向分管副总汇报例会的目的
⏹分管副总通过例会，听取各部门对前一阶段工作的回顾、分析与总结
⏹当部门工作出现偏离工作计划的现象时，在例会上部门主管要向分管副总进行述职，并接受分管副总的质询
⏹分管副总根据公司计划，指导各部门制定部门工作计划
⏹各部门需要通过分管副总进行协调或需要分管副总的指导时，通过例会向分管副总寻求支持
●部门主管向分管副总汇报例会时间安排
部门主管向分管副总汇报例会包括周例会和月例会
⏹周例会时间定在每周一上午10：
00开始
⏹每月第一周安排月例会，时间与周例会时间安排相同
●部门主管向分管副总汇报例会地点安排
⏹部门主管向分管副总汇报例会地点安排在公司科研大楼***室
●部门主管向分管副总汇报例会人员确定
⏹会议召集人：
分管副总经理
⏹与会人员：
分管副总经理、直线分管各部门主管、相关人员
⏹记录人：
分管副总秘书
●部门主管向分管副总汇报例会主题的确定
部门主管向分管副总汇报例会的主要目的是分管副总听取各部门的工作汇报，并根据需要对各部门工作进行协调安排，在这个大的主题下，有以下几个子议题：
⏹各部门对前一阶段工作的回顾、分析与总结
⏹当部门工作出现偏离工作计划的现象时，部门主管向分管副总进行述职，并接受分管副总的质询
⏹分管副总根据公司计划，指导各部门制定部门工作计划
⏹各部门向分管副总寻求支持
●部门主管向分管副总汇报例会的运作流程
⏹
召集人对会议总结
会议组织：
由分管副总秘书负责组织部门主管向分管副总汇报例会
⏹主题资料准备：
各部门在例会之前要根据例会主题需要，准备相关的书面资料，主要是分管副总对分管系统的整体情况的总结以及对下一阶段工作的安排，和各部门对本部门工作的总结以及部门下一阶段工作计划；资料采用幻灯片的方式，以便于演示
⏹会议前期准备：
包括会议组织者—分管副总秘书—根据会议需要就文件、资料、场地、器材、后勤等的准备工作并及时通知与会人员
⏹召集人宣布会议开始：
会议召集人准时宣布会议开始，如果与会人员有新人，需要首先介绍新人。
⏹总结：
会议首先是各部门向分管副总进行前一阶段的工作总结汇报，对于实际与计划偏离较大的情况，部门主管要向分管副总进行述职，并接受分管副总的质询；然后分管副总对本系统工作进行总结，在需要的情况下，对公司整体运营情况向各部门进行通报；结合公司情况和各部门情况，分管副总与各部门主管一起对前一阶段工作分析，形成决议和（或）改进行动点
⏹计划：
分管副总根据公司计划，制定本系统下一阶段工作计划，并指导各部门制定本部门工作计划；然后各部门主管根据分管副总对本部门工作计划的指示，结合原定计划，向分管副总汇报本部门下一阶段工作计划；对于需要分管副总帮助协调或指导的工作，分管副总根据需要提供支持
⏹形成会议决议和行动点：
为提高会议的效率和效果，必须坚决杜绝议而不决、决而无果的现象，因此，在例会中，一定要就前一阶段工作形成相应的决议和（或）改进行动点，对下一阶段工作计划在尽可能的情况下形成决议和行动点，并确定责任人、协助人等，以便于分管副总秘书对会议决议和行动点进行组织实施、追踪和检核
⏹会议总结：
会议结束前，会议召集人对本次会议过程进行回顾，并对形成的决议和行动点进行总结；同时确定下次会议的主题
⏹整理会议纪要：
每次会议，分管副总秘书必须进行详细地记录，会后要整理出会议纪要，并请与会人员签名并存档
⏹会议落实：
对于会议中形成的决议和行动点，由分管副总秘书负责组织实施、追踪和检核，以保证会议结果能够得到很好的贯彻
4.2.2专题会议
●有下列情形之一时，应召开跨部门专题会议：
⏹公司高管层成员提出时；
⏹某部门认为有需要，报行政部审批确定时；
⏹有重要事项必须多部门间协调、协作时；
⏹有突发性事件发生时。
●专题会议时间安排
⏹专题会议的时间根据专题的提出机动安排
●专题会议地点安排
⏹专题会议的地点安排以有利于与会人员按时抵达为原则
●专题会议人员确定
⏹会议召集人：
专题的提出部门主管或该部门主管委托人
⏹与会人员：
与专题相关人员
⏹记录人：
行政部
●专题会议主题的确定
⏹专题会议的主题为专题提出者确定的主题，但尽可能保证每次专题会议主题只有一个
●专题会议的运作流程
⏹
召集人对会议总结
会议组织：
跨部门专题会议由专题提出部门向行政部提出申请，行政部批准后，由行政部负责组织
⏹专题提出：
根据需要，由公司高管层成员提出，或专题提出部门向行政部申请，经行政部批准后，确定专题会议的议题，专题提出部门根据确定的议题制定会议议程（公司高管层成员提出专题时由行政部负责），报行政部审批后，由行政部负责分发到与会人员
⏹会议前期准备：
包括会议组织部门—行政部—根据会议需要就场地、器材、后勤等的准备工作并及时通知与会人员，以及专题提出部门就会议所需文件、资料的准备和与会人员相关资料的准备
⏹召集人宣布会议开始：
会议召集人准时宣布会议开始，如果与会人员有新人，需要首先介绍新人
⏹主题介绍：
会议召集人对本次会议的议题和会议的议程进行介绍，进一步明确会议议题，以便对会议进程进行有效的管理
⏹会议研讨：
会议研讨中必须紧扣主题和时间，而且在一个时间内只讨论一个子议题，力争在计划时间内得出结果—决议和行动点
⏹形成会议决议和行动点：
为提高会议的效率和效果，必须坚决杜绝议而不决、决而无果的现象，因此，在尽可能的情况下，会议要形成相应的决议和（或）行动点，并确定责任人、协助人等，以便于行政部对会议决议和行动点进行组织实施、追踪和检核
⏹会议总结：
会议结束前，会议召集人对本次会议过程进行回顾，并对形成的决议和行动点进行总结
⏹整理会议纪要：
每次会议，行政部必须进行详细地记录，会后要整理出会议纪要，请与会人员在会议纪要上签名并存档
⏹会议落实：
对于会议中形成的决议和行动点，由行政部负责组织实施，追踪和检核，以保证会议结果能够得到很好的贯彻
4.3部门内部会议
部门内部会议的议事范围：
●部门内部非个人工作职责权限范围内能解决的事项，需要部门内部多成员（大于两人）间协调、协作的事项
4.3.1早会
●早会的目的
⏹布置、安排工作计划
⏹使员工在一天的开始即迅速进入工作状态
⏹信息沟通、上下沟通顺畅，更利于决策的彻底有效执行
⏹培养团队精神
●早会时间安排
⏹早会时间为每天上班开始10~15分钟时间，即早上8：
00~8：
15
●早会地点安排
⏹各部门早会在各部门指定会议室召开
●早会人员确定
⏹会议召集人：
部门内员工轮流负责召集
⏹与会人员：
部门内全体员工
⏹记录人：
会议召集人
●早会主题的确定
⏹员工个人确定工作重点
⏹部门主管对工作的分配
⏹确定工作目标及工作办法
⏹部门内部相关配合的确认
●早会的运作流程
填写个人《日志》
⏹会议组织：
各部门自己组织本部门早会，公司行政部对各部门早会执行情况进行检查、指导
⏹会前准备：
每天早会之前，个人要对自己一天的工作进行规划，并按权重对自己的工作事项进行排序，对需要部门其他成员支持的工作进行规划；部门主管出对自己个人工作进行规划外，还需要根据工作需要对本部门所有员工的工作进行总体规划，以便于部门内部的协调管理
⏹计划：
会议召集人准时宣布会议开始，如果与会人员有心人，需要首先介绍新人；然后部门内部员工轮流介绍自己的当天的计划，对于需要协调的事项，向部门主管或相关人员提出并确认
⏹协调：
部门主管根据部门内部总体安排，结合员工个人计划进行统筹安排，对于需要协调的事项，进行协调
⏹总结：
会议结束前，与会人员根据确定后的工作计划，填写个人《日志》，会议记录人员对会议进程进行详细地记录
4.3.2晚会
●晚会的目的
⏹对当日的工作进行总结、检核
●晚会时间安排
⏹早会时间为每天下班前10~15分钟时间，即下午5：
15~5：
30
●晚会地点安排
⏹各部门晚会在各部门指定会议室召开
●晚会人员确定
⏹会议召集人：
当日早会召集人
⏹与会人员：
部门内全体员工
⏹记录人：
会议召集人
●晚会主题的确定
⏹个人工作成果汇报
⏹总结及评估
●晚会的运作流程
填写个人《日志》
⏹会议组织：
各部门自己组织本部门晚会，公司行政部对各部门晚会执行情况进行检查、指导
⏹会前准备：
每天晚会之前，个人要对自己一天的工作进行总结，对于工作结果与计划偏离较大的事项，要进行分析，得出改进行动点
⏹总结：
会议召集人准时宣布会议开始，然后部门内部员工轮流对自己当天的工作进行总结
⏹质询：
部门主管针对工作结果与计划偏离较大的员工进行质询，并确定改进行动点
⏹总结：
会议结束前，与会人员根据对当日工作的总结，填写个人《日志》，会议记录人员对会议进程进行详细地记录
4.3.3周例会
●周例会的目的
⏹对上周工作进行回顾、总结，检核本部门上周工作成果
⏹根据公司计划和部门月度计划，进行本周工作计划安排
●周例会时间安排
⏹周例会时间定在每周一上午8：
00~8：
30
●周例会地点安排
⏹各部门周例会地点安排在指定会议室
●周例会人员确定
⏹会议召集人：
部门主管
⏹与会人员：
部门全体员工
⏹记录人：
会议召集人
●周例会主题的确定
⏹对本部门上周工作进行回顾、分析总结，并得出改善行动点
⏹对本周工作计划进行安排，确定工作内容，计划完成时间
●周例会的运作流程
⏹会议组织：
周例会由各部门自行组织，公司行政部负责监督与指导
⏹会议前期准备：
在周例会之前，部门内员工要对自己上一周的工作先行总结，对于结果与计划偏离较大的事项，要寻找到根源，并制定改善行动点；部门主管要对本部门上一周的工作进行总结，并对计划的执行情况进行总结，对于需要改进的事项制定改善行动点
⏹召集人宣布会议开始：
会议召集人准时宣布会议开始
⏹
召集人对会议总结
员工总结：
首先是部门内部员工对自己上周的工作进行总结，对于工作结果与工作计划偏离较大的事项，将接受部门主管的质询，确定改善行动点
⏹部门总结：
部门主管对本部门上周的工作进行回顾，对没有完成目标的事项进行分析，找出原因，制定改善行动点，并形成本部门周度总结报告
⏹计划：
在周例会上，部门主管与部门内成员一起制定本周部门工作计划和个人工作计划，确定工作要点和完成期限，并填在周度计划表内
⏹会议总结：
会议结束前，会议召集人对本次会议过程进行回顾，并对形成的决议和行动点进行总结
⏹整理会议纪要：
每次会议，必须进行详细地记录，会后要整理出会议纪要，部门例会会议纪要要交行政部门存档
⏹会议落实：
对于会议中形成的决议和行动点，由各部门负责组织实施，追踪和检核，以保证会议结果能够得到很好的贯彻。
4.3.4月例会
●月例会的目的
⏹对上月工作进行回顾、总结，检核本部门上月工作成果
⏹根据公司计划和部门季度度计划，进行本月工作计划安排
●月例会时间安排
⏹月例会时间定在每月第一周的周一上午8：
00~9：
00
●月例会地点安排
⏹各部门月例会地点安排在指定会议室
●月例会人员确定
⏹会议召集人：
部门主管
⏹与会人员：
部门全体员工
⏹记录人：
会议召集人
●月例会主题的确定
⏹对本部门上月工作进行回顾、分析总结，并得出改善行动点
⏹对本月工作计划进行安排，确定工作内容，计划完成时间
●月例会的运作流程
⏹会议组织：
月例会由各部门自行组织，公司行政部负责监督与指导
⏹会议前期准备：
在月例会之前，部门内员工要对自己上一月的工作先行总结，对于结果与计划偏离较大的事项，要寻找到根源，并制定改善行动点；部门主管要对本部门上一月的工作进行总结，并对计划的执行情况进行总结，对于需要改进的事项制定改善行动点
⏹召集人宣布会议开始：
会议召集人准时宣布会议开始
⏹
召集人对会议总结
员工总结：
首先是部门内部员工对自己上月的工作进行总结，对于工作结果与工作计划偏离较大的事项，将接受部门主管的质询，确定改善行动点
⏹部门总结：
部门主管对本部门上月的工作进行回顾，对没有完成目标的事项进行分析，找出原因，制定改善行动点，并形成本部门月度总结报告
⏹计划：
在月例会上，部门主管与部门内成员一起制定本月部门工作计划和个人工作计划，确定工作要点和完成期限，并填在月度计划表内
⏹会议总结：
会议结束前，会议召集人对本次会议过程进行回顾，并对形成的决议和行动点进行总结
⏹整理会议纪要：
每次会议，必须进行详细地记录，会后要整理出会议纪要，部门例会会议纪要要交行政部门存档
⏹会
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