银行会计档案管理办法.docx
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银行会计档案管理办法
ⅩⅩⅩⅩ银行会计档案管理办法
第一章 总则（目录）
第一条 为加强会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》、人民银行制定的《银行会计档案管理办法》和《ⅩⅩⅩⅩ银行会计基本制度》的有关规定，结合ⅩⅩ银行实际，特制定本办法。
第二条 会计档案按照存储的介质不同，可分为纸质会计档案和电子会计档案。
纸质会计档案是指以纸为介质保存的会计档案；电子会计档案是指以磁盘、光盘、缩微胶片等磁性介质为载体保存的会计档案。
第三条 各类业务系统新产生的会计档案应于投产前报运营管理部门审批。
总行运营管理部负责确定总行业务系统新产生的会计档案类别及保管期限，各分行运营管理部门（或承担会计档案管理工作的业务部门，以下同）负责确定本行自行开发的业务系统新产生的会计档案类别及保管期限。
第四条 会计档案的管理及其检查、指导工作，在会计档案移交前由产生会计档案的业务部门负责；会计档案移交后由各行档案管理部门负责。
电子会计档案的保管、备份及翻录工作由技术部门负责，并能满足查阅及打印要求。
第五条 本办法适用于ⅩⅩ银行各级行。
第二章 会计档案的范围（目录）
第六条 会计档案是ⅩⅩ银行业务经营活动中形成的重要史料和证据，包括以纸质及磁性介质保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。
具体包括：
（一）会计凭证类：
记账凭证（包括批柜员记账凭证）、原始凭证、日终结账报表及其他会计凭证。
（二）会计账簿类：
总账、明细账、日记账、固定资产卡片账、辅助账簿及其他账簿。
（三）财务会计报告类：
月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括会计报表及附表、会计报表附注和文字说明及其他财务会计报告。
（四）其他类：
日报表，银行存款余额调节表，对账单，各类登记簿，会计电子化系统开发和修改的文档资料，会计档案移交清册，会计档案销毁清册，会计监管档案，开销户资料，其他应当保存的会计核算专业资料。
第三章 会计档案的归档（目录）
第七条 纸质会计档案归档。
各级行每年形成的纸质会计档案，由产生会计档案的业务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，按保管期限分类，建立《会计档案登记簿》（见附表1）。
归档要求如下：
（一）会计档案立卷采用年度／保管期限／档案类别的分类方法。
即先将同一年度形成的会计档案按保管期限分开，再将同一期限的凭证、账簿、报表分开组卷。
（二）会计凭证的整理与装订。
凭证应按日装订，凭证过多的可分若干册装订，凭证过少的可将同一月份若干日（不得超过5天）的凭证合并装订（用封面隔开），但须按日顺序排列。
已装订成册的凭证，应在凭证封面上逐项填写清楚，编列顺序号，注明日期、保管期限及档号，由装订人员和会计主管人员在加封处盖章。
（三）账簿的整理与装订。
各种活页分户账应分科目按账号顺序按年装订，账页过多的可分若干本装订。
各种登记簿应分类别按保管年限分别整理，计算机打印输出的登记簿和手工活页登记簿按年装订；手工订本式登记簿以本为单位单独装订按年归档。
各种销讫卡片账，按销账日期顺序按月或季装订。
在年度中间更换的旧账页或结清户账页，应按科目或账号顺序排列，妥善保管，年度终了全部账页更换完毕，再按年度整理装订。
装订成册的账页，要填写“账首”和“账页目录”，并且另加封面、封底，在装订处加封，登记账簿封面，注明账簿名称、年度、保管期限及档号，由装订人员和会计主管人员在加封处盖章。
（四）报表的整理与装订。
日报表按月装订，月报表、业务状况报告表（月／年）按年装订。
装订时应加封面、封底，并在装订处加封。
封面注明报表名称、年度、保管期限及档号，由装订人员与会计主管人员在加封处盖章。
（五）会计电子化系统开发和修改文档资料的整理与装订。
会计电子化系统开发和修改的业务需求书、系统功能说明书和操作手册等档案资料应于系统投产或修改应用后，按年分别装订。
装订时应加封面、封底，并在装订处加封。
封面应注明系统名称、年度、保管期限及档号，由装订人员、会计主管人员及相关技术人员在加封处签章。
（六）其他纸质会计档案的整理与装订，按有关规定执行。
第八条 电子会计档案归档。
保存电子会计档案资料的磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质，应按档案资料的保管机构／年度／保管期限／类别加以分类保管，实物介质还应编号，张贴标签并加装介质封套，注明档案资料名称、年度、保管期限及档号，由经办人在标签和介质封套上盖章，登记《会计档案登记簿》归档保管。
以磁性介质保管的电子会计档案，技术部门应保证会计档案的正确性和完整性，并能满足阅读及打印要求。
第九条 会计档案的保管期限分为永久和定期两类。
定期保管的期限分为3年、5年、15年三种。
会计档案保管期限，从档案所属年度终了后的第一天算起。
同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。
本办法规定的会计档案保管期限（见附表2）为最低要求，各一级分行可根据各地的具体情况适当延长会计档案的保管期限，但不得缩短保管期限。
第十条 有悬案待查或尚待清查的账务，其会计档案保管期限无限延长，直至查清。
第四章 会计档案的保管（目录）
第十一条 纸质会计档案的保管。
县级以上分支行根据实际情况设置专用档案保管库保管纸质会计档案。
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由产生会计档案的业务部门保管1年，期满后，由产生会计档案的业务部门编制移交清册一式两份，一份留存，一份随会计档案交本单位档案管理部门统一保管；未设立档案管理部门的，由产生会计档案的业务部门指定专人保管。
各级行会计档案保管人员必须按照本办法规定的会计档案保管年限对纸质会计档案分类管理，在《会计档案登记簿》中逐项编号、登记，并及时入库（柜）保管，确保会计档案完整无缺。
第十二条 电子会计档案的保管。
采用磁性介质保存的电子会计档案能够纳入会计档案管理系统的，应在系统中加以分类，并按本办法规定的会计档案保管年限进行保管；其他电子会计档案应按本办法第八条的规定进行分类、编号归档，并及时入库（柜）保管。
技术部门应对电子会计档案实行双备份，异地保管。
第十三条 同一会计档案采用不同介质保存的，应以电子档案为主，纸质档案为辅。
除随传票装订的档案及其他必须打印的档案外，其余会计档案可不再打印，统一纳入会计档案管理系统或采用其他磁性介质储存和查询。
对于需定期审核的电子会计档案，应指定人员对电子会计档案的完整性和正确性进行审核，并及时做好核对结果的记载工作。
第十四条 会计档案保管库（柜）必须保持整洁卫生，做到防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物。
采用磁性介质保存的会计档案还应做好防磁工作。
第十五条 会计档案保管人员应会同技术人员定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其他技术处理。
光盘、磁盘还应由技术人员定期翻录，确保其保存质量。
第十六条 会计档案保管人员岗位变动，必须办理交接手续。
第五章 会计档案的移交（目录）
第十七条 纸质会计档案的移交。
各级行在业务经营活动中形成的各种纸质会计档案，由各级行集中妥善保管，不再向地方档案馆移交。
移交本单位档案管理部门保管的会计档案，原则上保持原册的封装。
个别需要拆封重新装订整理的，必须由档案管理部门、档案生成部门经办人共同拆封整理，以分清责任。
纸质会计档案在系统内移交，按照如下程序办理：
（一）由交出单位造具《会计档案移交清册》（见附表3），详细列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、交出单位、接收单位、经办人、监交人等内容。
（二）移交单位的管辖行档案管理部门和运营管理部门共同派员监督移交。
（三）交、接双方和监交人按照《会计档案移交清册》所列内容，当场逐册核对无误，并在《会计档案移交清册》上签盖双方单位公章、经办人和监交人名章。
《会计档案移交清册》一式三份，交、接双方和管辖行各一份。
（四）会计档案移交接收单位保管。
第十八条 电子会计档案的移交。
纳入会计档案管理系统中保管的电子会计档案，可通过系统进行档案的移交，移交完毕后打印《会计档案移交清册》，交、接双方在《会计档案移交清册》中签盖双方单位公章和经办人、审批人名章。
《会计档案移交清册》一式三份，交、接双方和管辖行各一份。
其他电子会计档案的移交应在《会计档案移交清册》中注明介质的编号、介质中保存的会计档案资料文件名称等内容，按照纸质会计档案的移交程序进行移交。
第十九条 机构分设后，原机构保留的，会计档案继续由原机构保管；不保留原机构的，会计档案应经分设各方协商后由其中一方保管；机构撤并的，会计档案应移交账务接收机构保管。
第六章 会计档案的调阅（目录）
第二十条 会计档案原件一律不准外借，严防丢失和泄密。
第二十一条 纸质会计档案的调阅。
内部调阅纸质会计档案，由调阅人提出申请，并填写《会计档案调阅登记簿》（见附表4）。
会计档案移交前，由产生会计档案的业务部门负责人或网点负责人批准即可调阅；移交后，需经会计档案管理部门主管和产生会计档案的业务部门负责人批准后，方可调阅。
法律、法规授权的外部部门查阅纸质会计档案时，应持有效证件，经单位负责人或其授权人批准，在专人陪同下查阅。
（一）查阅会计档案时，应有专人负责，协助查阅。
严禁查阅人在会计档案保管室（或库房）自行查找、查阅。
（二）查阅人所需的证据和有关资料，可以抄录、照相、复印或复制，不得在会计档案上涂画，严禁将会计档案拆封、抽换和借出。
（三）查阅会计档案的介绍信、查询书等法律文书应附于《会计档案调阅登记簿》后，并将查阅日期、查阅人、抄录复制情况等内容在档案封底和《会计档案调阅登记簿》详细记录，由审批人、经办人及查询人共同签章，以备查考。
第二十二条 电子会计档案的调阅。
内部调阅电子会计档案，由调阅人提出申请，会计档案管理部门主管同意后进行登记。
调阅完毕，由经办人从系统中打印或手工登记《会计档案调阅登记簿》，由审批人、经办人及调阅人共同签字确认。
内部人员如需纸质会计档案，应由会计档案管理部门主管指定人员为其打印，并在《会计档案调阅登记簿》中手工登记。
法律、法规授权的外部部门调阅电子会计档案，经单位负责人或其授权人批准，核实调阅人身份证件后，由经办人根据《协助查询通知书》上的查阅事项调出电子会计档案，并打印成纸质档案提供给调阅方查阅。
调阅完毕，从系统中打印或手工登记《会计档案调阅登记簿》，由审批人、经办人及调阅人共同签字确认，并将调阅方提供的相关证明文件附于其后，以备查考。
给内外部人员提供的纸质会计档案，均应注明用途，以分清责任。
第七章 会计档案的销毁（目录）
第二十三条 纸质会计档案的销毁。
保管期满的纸质会计档案，除本办法第二十五条规定的情形外，必须严格按以下程序销毁：
（一）由县级以上分支行档案管理部门会同产生会计档案的业务部门提出销毁意见，造具《会计档案销毁清册》（见附表5），详细列明要销毁的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间，并由行长在《会计档案销毁清册》上签署意见，报经一级分行运营管理部门批准后，方可销毁。
（二）销毁纸质会计档案时，由本行档案管理部门、运营管理部门和审计部门共同派员监销。
（三）监销人在销毁会计档案前，必须按照《会计档案销毁清册》所列内容对要销毁的会计档案进行清点核对，确保无误。
销毁后，在《会计档案销毁清册》上签章，并连同监销情况报一级分行备案。
第二十四条 电子会计档案的销毁。
纳入会计档案管理系统保管的电子会计档案，由系统根据用户输入条件筛选出保管期满的会计档案，形成销毁申报文件，经档案管理部门、产生会计档案的业务部门负责人审核，行长同意后，逐级报一级分行运营管理部门审批，由技术人员从系统中清除经批准销毁的电子会计档案。
销毁完毕后，从系统中打印《会计档案销毁清册》并加盖保管部门公章及经办人、审批人名章。
《会计档案销毁清册》一式三份，档案管理部门、一级分行运营管理部门和技术部门各一份。
以磁性介质保管的其他电子会计档案，应在《会计档案销毁清册》中列明保存介质的编号、介质中保管的会计档案资料文件名称等内容，按照纸质会计档案销毁的程序进行销毁。
电子会计档案的销毁，应由技术部门会同业务部门共同进行，并在《会计档案销毁清册》中签字。
第二十五条 保管期满，但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止，并应在《会计档案登记簿》中注明。
第八章 奖励与处罚（目录）
第二十六条 各级行应将会计档案检查工作纳入会计监管检查范围，并建立评比制度。
会计档案管理成绩显著，为本行会计档案工作做出突出贡献的单位和个人，应给予表彰和奖励。
第二十七条 违反本办法且有下列行为之一的，依照《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》的相关规定追究有关人员责任。
（一）故意销毁、隐匿、篡改经营活动中形成的各种会计档案资料的。
（二）明知会计档案的保管状况存在隐患而不采取措施，造成会计档案毁损的。
（三）对会计档案管理工作不负责任，造成会计档案丢失的。
（四）泄漏会计档案秘密，对本行经营或客户造成损失的。
第九章 附则（目录）
第二十八条 本办法由总行（运营管理部）制定、解释和修改。
第二十九条 本办法自2008年９月1日起施行，原《ⅩⅩⅩⅩ银行会计档案管理办法》同时废止。
附表：
1．ⅩⅩⅩⅩ银行会计档案登记簿
2．ⅩⅩⅩⅩ银行会计档案保管期限表
3．ⅩⅩⅩⅩ银行会计档案移交清册
4．ⅩⅩⅩⅩ银行会计档案调阅登记簿
5．ⅩⅩⅩⅩ银行会计档案销毁清册
附表1-2：
ⅩⅩⅩⅩ银行会计档案保管期限表
序号
会计档案名称
保管期限
1
各级行本身及汇总全辖的年度会计决算报表与决算分析资料
永久
2
客户挂失登记簿及申请书、补发存单（折）收据以及账销案存的清单或资料
永久
3
会计档案登记簿
永久
4
会计档案销毁清册
永久
5
会计档案移交清册
永久
6
会计档案调阅登记簿
永久
7
外部调阅会计档案的介绍信、查询书等法律文书
永久
8
有权机关查询、冻结及扣划书
永久
9
资本金、股金及股权明细
永久
10
机构变动交接清册及数据运行中心静态数据表维护申请表
永久
11
睡眠户登记簿
永久
12
睡眠户激活登记簿
永久
13
客户开销户资料及服务协议、存贷款开销户登记簿（企业/个人）
永久
14
冻结、解冻登记簿
永久
15
交叉贷款、不良贷款移交清单
永久
16
FMIS系统年终报表资料
永久
17
FMIS系统年终报告资料
永久
18
其他需永久保管的会计资料
永久
19
综合核算和明细核算的各种账、簿、日报表
15年
20
各行本身和汇总全辖的月、季、半年报表及文字资料
15年
21
记账凭证、原始凭证及附件
15年
22
业务印章、联行机具、库房及保险柜钥匙登记簿
15年
23
重要空白凭证、有价单证登记簿
15年
24
银行卡登记簿
15年
25
银行卡应收利息结息清单
15年
26
收到发出信息登记簿
15年
27
重要物品保管登记簿
15年
28
固定资产卡片（固定资产报废清理后）
15年
29
业务印章刻制、领用清单
15年
30
保管箱开箱申请书、登记表
15年
31
保管箱退箱合同
15年
32
存款证明书（包括申请书）
15年
33
呆账准备金入账情况表
15年
34
营业税及附加入账情况表
15年
35
代保管登记簿
15年
36
柜面业务安全认证卡新增/变更申请表
15年
37
没收假币登记簿
15年
38
退票登记簿
15年
39
吞没卡清单（支行销毁清单）
15年
40
网上银行客户管理登记簿
15年
41
银行汇票登记簿（结清、未结清）
15年
42
现金出入库登记簿
15年
43
现金清点登记簿
15年
44
现金余额统计表
15年
45
库房日终情况报告表
15年
46
会计监管类档案
15年
47
结算账户余额表
15年
48
结算账户透支清单
15年
49
结算账户收费清单
15年
50
结算账户利息清单
15年
51
结算账户分户账（每日）
15年
52
结算账户分户账（每月）
15年
53
账务调整清单
15年
54
CMC跨中心归集清单
15年
55
CMC跨中心交易流水
15年
56
透支额度调整清单
15年
57
跨中心交易清单
15年
58
资金归集（池）关系变更清单
15年
59
委托贷款业务清单
15年
60
营业机构申报表、网内往来机构申报表、联行机构信息登记表
15年
61
九级主管变更申报表、柜员增删及修改申报表
15年
62
账务特殊维护申请表、营业机构重开行部申请表
15年
63
其他需保管15年的会计资料
15年
64
计息科目余额表
5年
65
下级行上报的月、季、半年报表和年度决算报表及文字资料
5年
66
联行往来科目明细清单、往来账报告表及查询查复书
5年
67
密押代号表使用保管登记簿
5年
68
会计主管工作日志
5年
69
柜员交接登记簿
5年
70
查库登记簿
5年
71
柜面服务登记簿
5年
72
柜员箱包交接登记簿
5年
73
会计电子化系统开发和修改的文档资料（系统停止使用或有重大修改后）
5年
74
交易流水
5年
75
会计档案管理系统用户信息申请表
5年
76
会计档案管理系统用户信息变更表
5年
77
会计档案管理系统机构信息变更表
5年
78
对账单、调节表（包括系统内往来对账）
5年
79
资金归集清单
5年
80
（资金池）账户余额登记簿
5年
81
（资金归集）账户余额登记簿
5年
82
（资金池）账户资金明细清单
5年
83
（资金池）利息再分配表
5年
84
（资金归集）利息再分配表
5年
85
二级账簿资金明细清单
5年
86
二级账簿计息清单
5年
87
其他需保管5年的会计资料
5年
88
计算机运行日志
3年
89
不定期报表
3年
90
大额现金预约登记簿
3年
91
大额现金支取登记表、居民大额外币划转登记表
3年
92
其他需保管3年的会计资料
3年
附件2：
（回文件）
《ⅩⅩⅩⅩ银行会计档案管理办法》修订说明
随着会计档案管理系统的推广应用，电子会计档案将逐步取代纸质会计档案，成为我行会计档案的主要保管形式。
本次修订主要对电子会计档案的管理做了有关规定。
一、增加的主要内容
（一）《ⅩⅩⅩⅩ银行会计档案管理办法》（以下简称《办法》）的第一章第二条明确了会计档案按存储介质的不同,分为纸质会计档案和电子会计档案。
（二）为做好会计档案的统一管理工作，《办法》第一章第三条规定，各类业务系统新产生的会计档案应于投产前报运营管理部门审批,并由运营管理部门确定其类别和保管期限。
（三）《办法》的第三至七章分别增加了对电子会计档案管理的有关规定。
（四）《办法》对会计档案的打印做了明确规定。
《办法》第四章第十三条规定，同一会计档案采用不同介质保存的，应以电子档案为主，纸质档案为辅。
除随传票装订的档案及其他必须打印的档案外，其余会计档案可不再打印，统一纳入会计档案管理系统或采用其他磁性介质储存和查询。
二、变更的主要内容
（一）《办法》明确了档案管理部门、档案生成部门和技术部门的职责。
《办法》第一章第四条规定会计档案的管理及其检查、指导工作，在会计档案移交前由产生会计档案的业务部门负责；会计档案移交后由各行档案管理部门负责。
电子会计档案的保管、备份及翻录工作由技术部门负责，并能满足查阅及打印要求。
（二）为加强会计档案管理，《办法》第八章第二十六条规定，各级行将会计档案检查工作纳入会计监管检查范围，并建立评比制度。
（三）随着业务种类的增加，会计档案的种类也随之增加，本次一并对《会计档案保管期限表》进行了修订。
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