业务管理ERP财务业务同步管理.docx
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业务管理ERP财务业务同步管理
《ERP123》财务业务同步管理
●ERP1是实施ERP的第一步
●ERP1使财务业务同步管理
●ERP1使企业管理焕然一新
●ERP1将企业带入信息化管理殿堂
&3.1面临的问题
延续了几十年甚至上百年的手工管理方式，曾经为无数企业的辉煌做出了巨大贡献，单独审视这种方式，可能它本身并没有什么问题。
而且可以肯定在各种不同的企业和国度里，都不乏将其演绎得尽善尽美的实例。
然而人类进步的历史已经反复提醒我们，旧的理论和方式之所以会被取代，不是因其有什么重大缺陷，完全是由于新的理论和方式提供了以前没有过的新视角，这种新的视角使人们感知到了传统方式的不足。
3.1.1财务报表的局限
财务报表是企业财务报告的核心，是反映企业一定时点的财务状况和一定时期的经营成果、资金变动情况的书面文件，它包括资产负债表、损益表、现金流量表和会计报表附注，对内对外都有着极其重要的地位。
是政府实施宏观调控、投资者和债权人做出投资决策的依据。
我国至今为止一直在使用的财务报表也是经过不断改进的。
但是，当我们从信息化应用的新视角对其进行重新审视时，会发现其已经滞后于企业管理的需要，这种滞后性并不是报表本身有什么问题，而是由于信息化时代的今天，管理者已经有能力可以用信息化的手段来管理企业了，人们获取信息的方式已经发生了根本性的改变，从而使得财务报表的局限性就日趋明显地表现出来。
当然作为国家的制度，企业不可能去改变这种形式，但认识其局限性，将对企业信息化管理的建设有较大的帮助，即通过企业管理信息化可以弥补其对管理需求的不足，这也是信息化管理的一个重要内容。
那么，到底其局限性表现在什么地方呢？
可从以下几个方面来认识。
1.为国家宏观经济服务
报表目标过分强调为国家宏观经济管理和调控服务。
现行财务报表所提供的信息是基于权责发生制、以历史成本为主要计量属性的财务信息。
正如我国《企业会计准则》第11条提出的，会计信息应当符合国家宏观经济管理的要求。
财务报表成为国家实行财政税收与物价政策等的主要手段与重要依据之一，这种报表模式产生于计划经济，财务报表的主要职能是为政府宏观经济管理服务。
然而，在改革开放使市场经济日益完善的情况下，企业已经成为独立经营、自负盈亏的经济实体，投资主体呈现多元化的格局，财务报表的目标应转向满足经营者及与企业有直接利益关系的相关集团，如投资者、债权人和社会公众等的信息需求。
而不是使得相当数量的企业经营者都看不懂的一个书面文件。
2.信息披露不完整
现行财务报表所提供的信息主要是面向过去的历史信息，并且统一运用货币计量，缺少对使用者未来决策有重要参考价值的信息，如销售生产采购的业务过程信息、预测信息、人力资源价值等被排除在财务报表之外。
在经济全球化的形势下，电子商务的飞速发展，资金流、物流、信息流在政府、企业、个人之间流动，极大地丰富了企业的交易方式，同时也促进了网络财务的发展。
会计软件由核算型向管理型、决策型发展，电算化会计由单一、机械地模仿手工会计核算发展到局域网、远程网的工作方式，在网络上实现跨时空资源共享与异地数据交换，以电子货币等支付手段参与国际贸易与融资成为现实。
但目前的财务报表由于理论认识、政策法规上的相对滞后，网络销售、贸易现在仍然被认为是传统销售业务的延伸，会计信息加工、整理、分析技术明显跟不上经营方式发展的节拍，使得财务报表捉襟见肘。
3.过于强调信息的实质
现行财务报表模式是立足于企业已发生的确定性交易和事项，对这些事项的分类，都是从事项的实质性角度来确立的，它对使用者决策所需信息的相关性较低。
比如递延资产、其他应收款、所有者权益、销售收入与应收款的关系等，这样的一些事项对许多企业经营者来讲并不是都能够看得懂。
又比如财务意义上的产品完全成本，是将所有费用分摊完毕之后的产品成本，几乎完全失去了对经营品种指导定价的意义。
而对使用者非常有用的现金流量预测性信息被排除在财务报表甚至是财务报告之外。
4.滞后性十分严重
依据传统会计惯例一般是按年度披露会计信息，这一方面是基于人们对年度财富分配的需要，另一方面是因手工管理情况下信息披露成本的考虑，这种基于会计分期，定期编制的财务报表具有滞后性，严重影响了信息的及时性。
财务信息具有一项重要的价值，那就是对企业经营业务的反馈价值，这一价值的体现要求财务信息要及时报告，这是因为使用者的决策是不间断地进行的，他们希望随时得到经营过程中价值变化的信息。
现行以历史成本为基础的财务报表，不能客观反映会计期末资本的真实价值或现行成本、变现价值，不考虑不同程度的通货膨胀和资金的时间价值。
在物价持续上涨或持续下跌，且涨跌剧烈的情况下，按历史成本原则核算企业的资产就缺乏现实基础，以历史成本计量基础提供的会计信息就不能如实反映企业当期的财务状况和经营成果，完全失去了对企业经营业务的指导作用，也远远不能满足使用者对企业未来财务潜力、企业价值、市场占有率、企业财富变动等信息的需求，这也是许多企业管理者不想看财务报表的一个重要原因，它提供的信息决策相关性与有用性都是不够的。
3.1.2无法监控业务状况
在有一定规模而又没有实施ERP的企业中，无法监控业务状况是一个普遍存在的问题。
它表现在企业的三个最主要的业务管理操作中。
1.销售管理业务
销售业务管理的目的是要完成企业的销售收入目标，要想对销售业务进行控制，必须要随时清楚销售收入的完成情况，只有做到对销售收入的完成情况了如指掌，才能知道如何控制销售业务按照既定销售目标进行。
那么，怎样才算是对销售收入的完成情况了如指掌呢？
这里用图3-1对销售收入的分解来说明这一点。
图3-1表明，当我们透视销售收入时，可以从两个不同角度来看，即产品和区域。
从区域的角度来看，可以知道销售收入是由哪些区域完成的，各区域分别完成了多少。
在通常进行全国范围内销售的企业中，区域一般就是一个大区，如华东大区、西南大区等都是企业通常的叫法。
对于每一个区域，其销售收入又是由它下面的机构分别完成的，机构通常在企业中以分公司或办事处的形式出现。
最后每一个机构的销售收入又都是由机构中的业务员来完成的，而每个业务员又负责着若干客户。
图3-1销售收入分解图
从产品的角度来看，可以知道销售收入是由哪些产品销售完成的，每个产品的销售额各是多少。
再往下追溯又完全进入了区域的角度，只不过此时是对某一个产品销售收入的区域分解。
上述图解销售收入看起来其实并不复杂，然而当企业经营的品种数在十个左右，经营区域或机构也超过十个的时候，其实是比较复杂的。
因为这不仅仅是一个单纯的销售收入的问题。
当销售业务每时每刻都在进行的时候，数据量是非常大的。
加之任何销售过程都不可避免地会出现一些状况，如应收款拖期尚未收到、中途变更换货退货、发票遗失要求重新开票、运输过程造成货物损失等，所有状况都应该在这个过程中有所反映。
这就是它的复杂性所在。
如果觉得这并不算什么的话，请再考虑在这么一种结构中，管理者需要随时都知道销售的状况，能够每天都进行这种统计吗？
一般讲，手工管理状态是无法满足管理者要求的。
所以从这个意义上讲，手工管理无法监控销售管理的业务状况。
2.库存管理业务
库存管理的目的就是要管理好企业的库存资产，这些库存资产是为销售和生产所用的，它也是企业流动资金的最重要组成部分。
其构成一般有产成品、原料、辅料、包装物、在制品、半成品等。
对于有一定规模的生产企业来讲，其种类少则几百种，多则成千上万，如果再考虑到不同的批次分类，其管理物料类别的数量就更大了。
流通企业的库存种类多半比制造企业还要大，比如一个年经营额几个亿的中等规模医药公司，其经营的药品种类在考虑批次时，动不动都会在万种以上。
同样对于一个中型超市，其经营品种也肯定要上万的。
面对如此多的库存管理对象，手工管理状态下的库存管理数据能让企业管理者对自己经营的企业库存情况了解到什么程度呢？
尽管管理科学已经为企业提供了一些很科学的管理方法。
如ABC分类法、最佳订货点法等。
但是有没有考虑过在手工管理状态下，对如此多数量的物品进行分类管理的工作量，特别是今天的市场环境往往要求这种分类是在不断变化的，这几乎使得这些管理科学的方法无法为企业带来应有的效果。
因为手工管理如果能把这样庞大的品种、种类、批次的库存账目记清楚已经是超水平发挥了，基本上不能指望要每天的统计分析。
所以，相对于计算机系统的处理能力，可以认为手工管理无法帮助管理者实时监控库存管理业务。
3.采购管理业务
采购管理业务是服务于生产的，在手工管理状态下，采购管理的任务是来自于生产的需求，采购量则取决于对库存量的计算。
显然，当库存量的计算不及时的时候，为了保证生产，惟一的方法就是加大采购量。
手工管理状态下对采购业务难以监控的问题表现在两个方面。
其一为对采购量的控制力度较弱，原因是对库存量的把握不及时。
其二为对采购资金的控制力度不够，原因在于财务现金流量不清楚。
采购管理业务监控失效的结果往往造成停工待料和库存积压两种情况在企业中同时存在，给企业带来双重的资金浪费。
3.1.3业务得不到财务的支持
企业是一个经济实体，其所有业务必然围绕获取经济利益展开，所以销售、库存、采购业务都需要财务给予支持，得不到应有的支持，必然影响企业的经济效益。
所以下面仍然以三个主要业务来说明业务得不到财务支持的问题。
1.销售管理方面
销售管理需要财务给予的最大支持体现在应收款方面，对于具有一定规模的企业而言，在中国的市场环境下，可能都要面对几百甚至上千个客户，这些客户有的是经销商，也有的直接就是终端用户。
不管他们是新客户还是老客户，很难做到严格的先款后货。
除非是强势的企业，或者有独特的产品，一般必然有应收款存在，即先货后款是不可避免的。
考虑到与客户的交易往往都不是一次性的，假如你的产品价格又是随行就市的，那么如何清楚掌握客户应收款，及时催交应收款会成为企业非常关键的一个经营因素。
应收款是以开出发票为标志的，开出发票后就记入了销售收入，并且还要完税。
所以如果应收款不能及时收回，将导致企业的销售收入徒有虚名，还要贴上税款。
因此销售管理者非常希望财务能够给予应收款管理的强力支持，因为发票通常由财务开出，应收款的账期账龄都由财务掌握。
然而在手工管理状态下，财务面对如此多的客户，或许还有不计其数的各种变化情况，也只能是心有余而力不足了。
甚至有相当数量的企业，在年末时还不得不出动财务及销售业务人员到客户那里去对账。
销售业务得不到财务支持的另外一个方面是反映在产品的销售定价方面，在很多手工管理状态的企业中，产品根本就无法核算到单品成本，即便给出了单品的成本，也是一个将各种费用按照一定的分摊比率分到各单品上去后给出的成本。
这样的成本实际上已经抹杀了各单品对企业利润的贡献，基本上不能用来作为产品定价的依据。
当然，企业管理者对产品的定价肯定是根据市场的需求来确定的。
但是，在激烈竞争的市场中，清楚把握自己产品价位的底线，一定是每个销售管理者所希望的。
2.库存管理方面
库存管理需要财务给予的支持来自于对存货的核算。
当库存品的数量达到成百上千甚至上万时，对于库存物品的评价如果仅仅停留在一个汇总的价值总数是远远不够的。
曾经有一家企业，其生产线用的是进口设备，为生产线准备的备品备件库存在一亿左右。
在该企业上ERP之前，谁也没有把这一个亿的备品备件盘点清楚过，因为有上万种备品备件。
该企业上ERP实施库存管理后，终于使财务账与实物账对清楚了。
结果发现，其实只需五千万的备品备件就足以满足设备的需求。
由于许多备品备件的数量没有搞清楚，每年的采购量中有许多是完全不必要的。
尽管采购和库存资产核算都不是库存管理者的直接责任，但是作为有责任心的库存管理者，一定是要想办法为企业的流动资产管理提出建设性的意见。
此时，他需要财务方面的配合来支持他为企业管理的改善尽力。
没有财务业务的同步管理，这种配合支持显然是困难的，特别是对于有成千上万种库存品的企业更是如此。
在库存管理中绝不仅仅是备品备件的管理如此，复杂的产品又何尝没有这样的问题呢？
3.采购管理方面
显然，采购管理方面需要财务给予的支持主要来源于应付款。
采购管理主管常常面临的问题是随时都会接到许多供应商催交货款电话。
此时，很难给供应商一个确切的回答，因为不能清楚地知道现时企业的付款能力，也没有办法快速判断哪些供应商的应付款应当立即支付，哪些供应商的应付款还可以缓一缓。
这也是手工管理分散性的具体体现，采购业务是由采购部门进行的，当供应商将所采购的物品送达企业后，每一个供应商都想尽快收回货款，供应商的发票交给了企业财务，付款条件是由采购主管与供应商的采购合同中规定，客观上已经造成了分散。
当然，企业制度中可能会规定合同都必须交财务一份，然而当采购业务较多的时候，统计工作是需要较多时间的，也不可能立刻准确知道每一次供应商催交应收款的账期、账龄、付款条件和付款方式。
采购管理需要财务支持的另外一个内容就是采购资金的时效，即在什么时间，可以支付多少金额。
如果能有这样的支持，则其在与供应商确定付款时间和方式时，会做得更加合理，这种合理性一定会大大降低供应商催交应收款的频率。
3.1.4管理者不能实时掌控企业运营
在手工管理状态下，由于不能做到财务业务同步管理，所以使得管理者不能实时掌控企业的运作状况。
如果企业的规模还不够大，也许会认为不会有太多的问题，但此时销售、采购、库存管理中的所有问题都会集中在企业最高领导这里。
就算是没有前述问题的严重性，也足以让最高领导找到失控的感觉了。
而假如企业规模比较大，手工管理的分散性，一定会使企业最高领导走上汇报制的管理方式。
当你想清楚你的各职能部门的经营状况时，只能通过召集各部门领导进行汇报。
此时，每个部门领导单独给你汇报时，你多少都会怀疑其是否只讲成绩，漏掉了隐患。
而各部门领导一起给你汇报时，你一定会感到其中有很多说法是在互相推诿，或许还需要使出一套太极功夫来化解恩怨。
掌控企业运营确实不易，ERP1的财务业务同步管理肯定会给实时掌控企业带来很大的帮助。
&3.2ERP1应用方案
ERP1应用方案将围绕规范企业的销售、采购、库存、财务管理，提高业务运作效率来展开。
以实现企业财务业务同步管理为目标，即能够将销售、采购、库存管理业务中的各种原始单据实时生成记账凭证转到财务手中，做到财务对业务的实时反映，随时可以对企业的经营情况算细账。
3.2.1ERP1的管理内容
ERP1的管理内容如图3-2所示。
图中显示出在企业实施ERP1的阶段中，基本上没有生产管理的内容，这是因为生产管理是相对复杂的管理内容，涉及到生产计划管理方式，关联着销售计划和采购计划的协调，而这种协调是必须要有基础的，这个基础就是ERP1的内容。
生产计划的协调作用要得到发挥，必须要知道销售任务中有多少品种和数量是需要进行生产的，而这样的数据又取决于对库存品的精确了解。
此外，生产计划一定是一个按时间顺序进行排序的，这种时间顺序除了销售业务要求的交货期之外，另一个重要影响因素就是采购提前期。
可见，ERP1的管理内容完全是在为ERP2的应用打下基础，没有这样的基础，生产计划会是什么样的呢？
显然肯定是与手工管理状态下的计划一样。
另外一点需要说明的是，虽然ERP1的管理内容从图3-2中看起来没有生产管理的内容。
但其实不然，生产物料的领用和产成品的入库都会在库存管理中涉及到，从这个意义上讲，ERP1保持了企业管理的整体性，这也说明了ERP1划分原则的合理性。
图3-2ERP1的管理内容
图3-2反映了ERP1的基本管理内容，它包括销售管理、采购管理、库存管理、财务管理四大管理职能。
但这只是一个总图，为了让读者更进一步了解ERP1，以下就对这几个主要管理内容进行更详细的介绍。
1.销售管理
销售管理是企业管理的龙头，在ERP1中的销售管理包含了企业进行销售业务的所有工作内容，这些内容大致可以分为售前管理、销售执行与控制、售后统计分析三部分内容。
售前管理中以销售报价为核心内容，其管理形式主要是通过销售报价单的方式来进行的。
销售报价单中包含了客户、品种、数量、价格等内容，它也可以作为生成销售订单的一种自动参照数据，即销售报价单中的内容可以直接用于销售订单。
销售执行与控制则是围绕销售订单来进行的一系列销售管理操作。
在企业中，销售任务是通过与客户的销售合同来确定的。
一旦签订合同，销售任务便由此展开。
在手工管理状态下，可以直接根据销售合同就开发货单，有了发货单仓库就可以开出库单，有了出库单就可以开出发票，根据发票就可以进行收款，由此而完成了销售任务。
在ERP中，所采用的是计算机的处理方式，用一个销售订单来作为销售任务的执行驱动。
销售合同签订之后，将合同内容输入销售订单，也可以从销售报价单中直接取数据形成销售订单。
以后就可以根据销售订单自动生成发货单，由发货单又自动生成出库单，同样还可以生成发票和收款单。
可见由于引入了销售订单，使得后续的操作全部都可以自动进行了，这是ERP销售管理与手工管理的根本差别。
从理论上来讲，其实发货单和出库单都是可以不要的，信息化管理实现了信息的共享，销售订单一旦确定，仓库就可以看到并可以根据销售订单中的数据进行发货操作，而仓库发货的操作也同样可以记入销售订单中，财务同样又可以看到销售订单已经发货，由此就可以开出发票。
这种情况可以想象成所有与销售有关的操作都可以在销售订单上来操作，岂不是用一张销售订单来取代了所有销售任务完成过程中所需要的单据了吗？
其实这就是实施ERP想要得到的结果。
然而目前的实施结果并非如此，为了适应手工管理模式，在ERP系统中仍然保留了发货单与出库单等各种在手工管理状态下管理人员已经习惯的操作方式。
或许是ERP软件开发商已经充分意识到了，要想彻底改变企业管理人员已经形成的习惯，只能循序渐进，目前让他们能够使用计算机已经是非常大的管理进步了，不可操之过急。
整个销售管理过程的数据都记录在案之后，对于采用计算机的ERP系统来讲，要想从这些数据中得到各种各样的统计分析资料显然是非常容易的，其效率肯定是手工管理方式根本就无法与之相比的。
对于ERP来讲，各种报表仅仅是展示数据的一种方式，只不过是人们已经习惯将其叫做报表而已。
2.库存管理
库存管理是企业物流管理的核心地带，企业的增值过程就是在仓库的进进出出中实现的，所以把握好企业的库存管理，就能对企业进行精细的管理，这里是企业算细账的最基本的单元。
ERP的库存管理就是对物品进出的精细化管理，其实并不是手工管理不想精细化，而是由于手工管理的低效率使其不得不牺牲精细化来换得可以接受的效率。
手工管理的低效率体现在对于每一笔进出业务，都必须要手工开出入库单，可以想象，当其出入的业务量较大时，这种重复而简单的工作，变成了需要很大的意志力才能坚持不懈的，当仓库管理人员集中精力，力争做到不开错出入库单的时候，再要求他们要对各种出入库单中的各种内容进行分门别类的统计，这种要求恐怕无论如何都是属于过分的，除非是一个很小的企业，本来就没有多大的业务量。
ERP的库存管理显然将彻底改变这种情况，在绝大多数情况下，仓库管理人员将不再需要手工填制各种出入库单，即便是在计算机中输入各种出入库单，也只需输入极少的数据。
采购入库单可以由采购订单直接生成，销售出库单可以由销售管理产生的发货单直接生成。
在没有上ERP2之前，关系到生产的领料和产成品入库是仓库管理人员还需要完整输入计算机的出入库单。
但此时的输入方式也要比手工管理状态时要简单的多。
当然，ERP库存管理绝不仅仅是为了解决手工管理低效率的输入问题，它的意义在于可以随时方便地盘清库存这本账。
为企业算细账提供可靠而完备的数据基础。
ERP中的库存数据的完备性表现在它与销售和采购以至于今后实施ERP2的生产都是密切关联的，前面已经提到出入库单都是根据采购订单和销售订单生成的，实施ERP2以后，领料和产成品的出入库单都可以根据生成订单生成。
所以，在ERP中，企业管理中的销售、生产、采购这三大任务驱动物流的事实真相，在库存管理中反映的淋漓尽致。
此时要从这样的数据基础中得到一些分析报告还会很困难吗？
对于管理者来说，只要认识到这一点，相信库存管理一定能给您带来一种拨开云雾见青天的感觉。
3.采购管理
采购是企业资金流出的最大出口，如果企业要对资金和生产费用采取一些控制措施，往往首当其冲的一定是采购，但又苦于没有一个很好的理由，尽管很想从巨大的采购资金占用中挤压出些挪作他用，结果根本就无从下手。
这是在手工管理状态下，常常会面临的窘境，原因就在于心中无数。
在此时，如果您实施了ERP1的采购管理，或许遇到这种窘境的机会就会少了。
从账面上来看，库存的原辅材料占用着很大的资金，但同时采购的资金申请报告还在等待着需要审批。
造成这种状况是由于无法清楚了解成千上万种物料的实际可用量，实施ERP的采购管理，它采用的管理方法是用采购订单的方式来确定采购任务，对于采购订单中所列的每一种物料，都可以直接在采购订单中就进行实际可用量的查询，可以最大程度地减少重复采购情况的发生，这在手工管理状态下是难以做到的。
还是那句话，除非是一个规模较小的企业，假如真是如此，或许这个企业本来就不需要ERP。
关于采购订单的应用方式与销售订单也是基本类似的，它同样是采购管理内容的核心。
ERP采购管理的另外一个突出的特点体现在对供应商的管理上。
对于采购部门的每一个业务员来讲，要向他们了解供应商的情况肯定是没有问题的，一般他们对供应商的各种情况都能倒背如流，原因在于业务员所接触的供应商是少数供应商，在几百个供应商中，每个具体的业务员通常都只是固定与某几个打交道，情况熟悉是肯定的。
尽管不可否定人在交易过程中的决定作用，但如果能将供应商的信息进行共享，那将是给企业的运转又加上了一个保险，避免了一些供应商变化和业务人员调离可能给企业带来的风险，当然最重要的是变人为管理为信息化辅助的制度管理。
完备的供应商档案和供应商存货对照档案，将非常容易进行采购业务中的寻价和比价。
4.财务管理
财务管理做为企业管理中最基础的管理职能，承担着对企业的物流运作过程进行价值评价的作用，企业的运作目的就是为了获取利润，利润一定是在物流运作的过程中有了增值才会产生，如果没有这种价值评价，企业管理将完全失去管理的目标。
手工管理状态下，财务管理基本上是依赖于财务报表，而财务报表的局限性在前面的问题分析中已经进行了阐述。
在ERP的财务管理中，财务报表的形式一点都没有改变，因为根本就不允许改变。
但财务管理却有了巨大的改变，几乎所有涉及到业务活动的原始单据，都可以自动生成财务记账凭证，这一方面极大地减少了财务人员的工作量，同时这些凭证还能自动记入各种账簿，又最大限度地减少了手工登账可能会发生的错误。
当然，还远远不止如此，这种自动做凭证和登账的高效率最有意义的方面是实现了企业的实时管理，即只要有业务活动发生，立即就能反应到财务中去，这就是所谓的财务业务同步管理。
这种方式使得企业天天都可以做财务报表（当然时间上与通常的财务报表是不一致的），实现了财务对业务活动的监控。
当财务人员从繁琐的四则运算汇总统计中解放出来时，他们完全可以将精力放在对企业经营进行分析评价的管理会计中来。
制定标准成本进行成本控制，制定每一个品种的变动成本以便于进行产品定价指导，整理企业的各种考核指标，根据信息化财务管理能够提供的基础数据为企业经营者出谋划策，制定预算指标体系，为企业进一步精细化管理打下良好的基础等等。
由于ERP的财务管理使得整个企业的财务工作效率彻底改变，或许对财务管理的影响是最为直接的。
因为在所有的管理业务中，就数财务管理的计算汇总统计工作量最大，所以使得应用计算机于管理的ERP在财务管理中显示了最为明显的效用，加之财务管理本身在管理企业中的重要性，这就致使ERP的实施似乎只能从财务开始。
因此，现实中绝大多数企业在实施ERP时都自觉或不自觉地将财务管理放在
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