442安全管理体系文件管理制度.docx
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442安全管理体系文件管理制度
4.4.2-安全管理体系文件管理制度
安全管理体系文件的管理制度
文件编号：
版本：
A/0
编制人：
审核人：
批准人：
受控类别：
发 布 时 间：
2015年6月
实 施 时 间：
2015年6月
安全管理体系文件的管理制度
一．目的
明确安全管理体系文件的编制、发布、使用、评估、修订等内容，确保安全管理体系文件的适用性和有效性。
二．适用范围
适用于xxxx公司水泥熟料生产区域，不适用于公司所属矿山。
三．引用和关联文件
《南疆事业部综合管理体系》
四．术语及其定义
4.1安全管理体系文件：
是描述公司安全管理方式方法、内容等，要求大家共同遵守的，具有约束性的一系列文件。
4.2制度：
是公司安全管理体系文件中最根本和基础的文件，具有最高的约束效力。
4.3规定：
对特定范围内的工作和事务制订相应措施，要求相关部门和人员贯彻执行的文件。
4.4办法：
对贯彻执行某一要求或进行某项工作的方法、步骤、措施等提出具体规定的行政性文件。
4.5规程：
对作业、行为等技术要求和实施程序所做的统一规定。
4.6程序：
是指为进行某活动或过程所规定的先后顺序。
4.7规范：
对于某一任务或者行为进行定性的信息规定。
主要是因为无法精准定量的形成标准，所以被称为规范。
4.8标准：
对于某一事物或者行为进行精确定质、定量的文件。
五．安全管理体系文件的编制
5.1安全管理体系文件的编制层级
公司的安全管理体系文件分为制度、规定、办法、规程、程序、规范、标准等，其效力前者大于后者。
编制部门应当根据需求确定安全管理体系文件的行文层级。
5.2安全管理体系文件编制任务的提出
公司安全环保科根据国家法规、地方安全监管部门要求和公司安全生产工作需要等，填写《安全管理文件编制/修订需求表》交公司安全生产委员会讨论确。
安全生产委员会应在2个工作日内讨论确定是否同意编制文件。
若同意则安全环保科应立即将结果转达编制单位或人员。
5.3安全管理体系文件的编制单位和人员
5.3.1编制安全管理体系类文件应遵循简单、有效、可行的原则。
5.3.2制度类文件由公司安全生产委员会组织编写，由公司经理批准并发布。
5.3.3规定、办法、规程、程序、规范、标准等文件由安全环保科组织编写，由公司安全生产委员会审核，由公司经理批准并发布。
5.3.4编制单位接到安全环保科《安全管理文件编制/修订需求表》后，应做好文件编制工作部署，填写《安全管理文件编制任务表》，并根据实际需要控制完成编制的时间，但一般应于5个工作日内完成，完成后上交审核单位。
审核单位应在接到文件审核需求起，3个工作日内完成审核，填写《安全管理文件审核情况表》，审核通过后由安全环保科报公司经理批准，由公司经理签署《安全管理文件发布通知》并发布文件。
由安全环保科保留文件的正本，向其他相关部门发放正本文件的副本。
并对所有发布的文件做登记，填写《安全管理文件发布登记表》。
安全管理体系文件均为受控文件，发布时应加盖受控章。
5.4安全管理体系文件的编号
5.4.1上级公司文件通用标号规则
南疆事业部所属各分子公司通用编号为TS05+事业部或公司名称缩写（2-3个字母）+管理要素前2个拼音字母缩写（大写格式）+流水号（阿拉伯数字）。
文件编号格式举例：
南疆事业部文件编号为：
TS05NJCW-01
所属分子公司编号为：
xxx公司TS05YCAH-01。
5.4.2多个安全管理体系文件汇编成册的编制格式编号采用
TS05YCAH-XX
上级公司文件编码数字编号-01
安全环保科
5.4.3多个安全管理体系文件内容构成：
封面、目录、正文。
按照（5.5单个安全管理体系文件的编制格式）格式编制。
5.4.4叶城天山公司单个安全管理体系文件编号格式
TS05YCAH/AB（ZD、GD、BF、GC、CX、GF、BZ）-XX
上级公司文件编码数字编号-01
①ZD-制度②GD-规定③BF-办法
④CX-程序⑤GF-规范⑥BZ-标准
AH-安全环保科②AB-安全标准化
说明：
制度、规定、办法等同层级文件的数字编号顺序延伸，不同层级之间文件编码的数字编号不累加。
5.5单个安全管理体系文件的编制格式
5.5.1安全管理体系文件的内容构成包括：
封面、目录、正文、附件等；
5.5.2单个安全管理体系文件封面格式：
①封面格式参照股份公司综合体系文件如下（样式见附表1）：
②安全管理体系文件标识在页眉处。
包括：
公司logo标识、公司名称，宋体小四号字。
③页脚处插入页码，页码格样式为：
第1页共X页，位置为：
底端居中。
④第一部分是文件名称：
xxx制度，宋体2号加粗，居中；
⑤第二部分是文件信息，宋体3号加粗，首行缩进5个字符，3倍行距：
文件编号：
xxx
版本：
xxx
编制：
xxx
审核：
xxx
批准：
xxx
受控类别：
x
⑥第三部分是文件发布日期和实施日期，需要具体到年月日，宋体3号加粗，居中，单倍行距：
发 布 时 间：
201x年x月x日
实 施 时 间：
201x年x月x日
5.5.3单个安全管理体系文件目录格式：
当管理体系文件内容较长，结构较复杂，条文较多时，一般在印刷页超过10页时应编写目录，目录优先使用办公软件提供的自动插入目录。
5.5.4单个安全管理体系文件正文格式：
正文应按照如下要素编写：
正文标题采用宋体三号加粗，居中。
一、目的（通过本管理体系文件要达到什么目的）
二、适用范围（适用于哪几个部门）
三、引用和关联文件（直接引用或配套适用的国家法规等上级文件，应是主要的几种文件）
四、术语及其定义（对存在歧义或难于理解的词、词组进行解释）
五、具体内容
六、形成的活动（应文件内容而产生的检查、培训、会议等）
七、形成的文件（应文件内容而产生的活动对应的文字、表格等）
5.5.5单个安全管理体系文件附件格式：
根据文件内容需要附注附件的，在文件最后一部分进行附注，并写清楚附件编号及名称。
5.5.6单个安全管理体系文件正文文字格式：
①正文第一级条文排序如目的、适用范围等的排序用汉字一、二、三……顺序进行。
第一级条文排序用宋体四号加粗，并靠左侧顶格。
序号与标题之间用圆点隔开，圆点加在数字的右下角，如：
一.目的
②每个一级条文排序下的二级条文排序用宋体小四加粗，并空两个字符，如：
1.1xx。
③每个二级条文排序下的三级条文排序用宋体小四，并空两个字符，如：
1.1.2xx。
④每个三级条文排序下若还需要进行分类排序，则采用①②③……等字符排序；
⑤条文排序不宜超过四级。
除正文标题外，所有正文内容包括条文排序，用宋体小四号字，行距为1.5倍，采用word软件编排、打印。
六．安全管理体系文件的发布和使用
6.1安全管理体系文件的发布
6.1.1制度类文件由公司安全生产委员会组织编写完成后，经由公司经理批准并发布。
6.1.2规定、办法、程序、规范、标准等文件由安全环保科组织编写完成后，由公司安全生产委员会审核并发布。
6.1.3发布方法见（五．安全管理体系文件的编制第5.3.3条款）。
6.1.4安全管理体系文件发布后，编制部门或者编制个人要组织相应的宣贯、解释和培训。
培训可采用分级培训方式，编制部门或个人责组织公司中层领导人员的培训，各科室、车间负责组织本部门人员的培训。
培训必须同时组织考试以检验培训效果，并填写《安全管理文件培训记录》，确保文件内容被正确、充分理解。
6.2安全管理体系文件的使用
6.2.1安全管理体系文件发布后，安全环保科负责体系文件正本的储存和管理。
其他接收文件的相关部门和人员应当妥善保管体系文件。
若损毁或者丢失，应当及时向安全环保科说明情况并重新取得相应文件。
6.2.2安全管理体系文件发布后相关部门和人员应该对文件进行学习，对不能理解的地方及时向编制人员咨询，确保正确理解文件内容。
6.2.3各部门和人员应当按照安全管理体系文件要求，开展本部门的安全生产工作，严禁违反制度和规章等作业。
七．安全管理体系文件执行情况的检查
7.1检查的组织单位、时间和内容
安全环保科负责于每年的6月份组织人员对各部门安全管理体系文件的执行情况进行检查。
检查应该从以下方面开展：
1是否组织了本部门内部全员学习了发布的安全管理体系文件；
2是否按照安全管理体系文件的要求开展了各项工作。
7.2安全管理体系文件执行情况的考核
安全环保科应该出具安全管理体系文件执行情况的检查结果，根据结果对未执行或者执行程度低的部门，责令限期整改并参照安全生产目标的考核执行。
同时填写《安全管理体系文件执行情况检查和考核表》。
八．安全管理体系文件的评估和修订
8.1安全管理体系文件评估
8.1.1评估标准。
评估应当根据如下情况进行：
①是否符合国家有关安全生产的法律法规、部门规章、地方法规、国家和行业标准、规范性文件及其他要求；
集团内部制定的各项管理制度和工作要求。
③是否满足公司安全生产管理需要；
8.1.2定期评估。
公司应于每年12月份，由安全生产委员会组织对已经发布的体系文件评估。
8.1.3临时评估。
在发生下列情况时，应由安全生产委员会在7个工作日内，组织对已经发布的体系文件评估。
①国家有关安全生产的法律法规、部门规章、地方法规、国家和行业标准、规范性文件及其他要求发生变化，或者本地安全监管部门有重大管理变化或者工作要求；
②公司名称、产品、生产设备、生产工艺、业务范围等发生重大变化，或者有新建、改建、扩建项目情况。
8.1.4评估过程需填写《安全管理体系文件评估表》。
8.2安全管理体系文件的修订
8.2.1根据安全生产委员会对安全管理体系文件的定期和临时评估结果，若需要修订安全管理体系文件的，应于2个工作日内转入本制度第五项（五．安全管理体系文件的编制）和第六项（六．安全管理体系文件的发布和使用）流程，重新编制并发布相应的安全管理体系文件。
8.2.2安全管理体系文件修订、换版时,应填写《安全管理文件发放登记表》，明确发放对象和范围，并进行相应的宣贯、解释或培训。
8.2.3管理体系文件的换版
管理体系文件版次用大写英文字母表示，第一版用A版，第二版用B版，第三版用C版，依次类推。
第一版第X（X-数字，0≥X≤5）次修订用A/X表示。
每版修订次数超过5次应当更换版次。
九．安全管理体系文件的保存期限、作废和销毁
9.1安全管理体系文件的保存期限
9.1.1安全管理体系文件的保存期限主要按照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）和公司档案管理规定执行。
9.1.2对于无法按照8.1.1条规定或者公司档案管理要求确定保存期限的，由公司安全生产委员会讨论确定，报公司经理批准后执行。
9.2安全管理体系文件的作废
新安全管理体系文件下发，原管理体系文件即告作废。
作废的安全管理体系文件由安全环保科负责收回，加盖作废章并填写《安全管理文件作废和销毁登记表》进行登记。
9.3安全管理体系文件的销毁
安全管理体系文件作废后，由安全环保科负责保留正本备查，其余副本文件销毁。
作废的正本文件，自文件作废之日起，保留满6年后销毁。
销毁文件均应填写《安全管理体系文件作废和销毁登记表》进行登记。
十．形成的安全生产活动
10.1安全管理文件编制/修订的讨论
10.2制度类安全管理文件的培训
10.3安全管理文件评审会议
10.4安全管理体系文件评估会议
10.5制度类以外安全管理文件的培训
10.6安全管理体系文件的执行情况进行检查和考核活动
十一．形成的文件
11.1《编制（修订）需求至审核表格》
11.2《安全管理文件发布通知》
11.3《安全管理文件发放登记表》
11.4《安全管理文件培训记录》
11.5《安全管理体系文件执行情况检查和考核表》
11.6《安全管理体系文件评估表》
11.7《安全管理文件作废和销毁登记表》
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