业务管理杭州市住房公积金单位网上业务用户操作手册更新版.docx
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业务管理杭州市住房公积金单位网上业务用户操作手册更新版
（业务管理）杭州市住房公积金单位网上业务用户操作手册（更新版）
杭州市住房公积金单位网上业务用户操作手册
（更新版）
杭州住房公积金管理中心
2014年6月
前言
杭州住房公积金网于2006年1月1日正式对外开放，系杭州住房公积金管理中心的官方网站，为杭州住房公积金管理中心和铁路分中心缴存单位和职工提供公积金网上对账、政策指南、政务信息公开等内容，亦是广大缴存客户办理网上对账、网上业务及其他操作的网络平台。
网络正在成为公积金中心向缴存单位和职工提供服务以及公众及时、方便地获取公积金信息的重要渠道。
为了向单位客户提供更优质便捷的服务，我中心于2009年年底开始研发杭州市住房公积金单位网上业务系统（以下简称网上业务系统），经过半年多时间的开发测试，已于2010年10月底正式对外推出。
网上业务系统主要包括职工登记、减少、补缴、调整等业务功能，通过该系统，单位足不出户就能为职工申报办理相关缴存业务。
希望网上业务系统的开通，能够给客户办理公积金业务提供更多的方便，同时欢迎广大单位和职工提出宝贵的意见与建议，让我们的公积金网上业务更好地于服务大家。
一、住房公积金单位网上业务系统介绍1
（一）网上业务系统简介1
（二）网上业务办理时间1
（三）网上业务申请流程1
二、系统安装2
（一）获取网上业务系统安装程序2
（二）准备好程序安装的系统环境2
（三）安装网上业务系统和建行网银外联平台2
三、系统登录2
（一）启动外联平台2
（二）启动网上业务系统4
四、系统简介5
（一）主界面5
（二）相关功能简介6
五、系统管理8
（一）单位网上对账9
（二）职工信息同步9
（三）批量业务文本格式下载11
六、变更登记——职工登记13
（一）职工登记13
（二）批量职工登记16
七、变更登记——职工减少19
（一）职工减少19
（二）批量职工减少21
八、变更登记——漏缴补缴22
（一）漏缴补缴22
（二）批量漏缴补缴25
九、年度调整——年度调整27
（一）年度调整27
（二）批量年度调整31
十、年度调整——批量少缴补缴33
十一、年度调整——补缴退缴导出35
十二、综合查询36
（一）职工登记信息查询36
（二）职工补缴信息查询38
（三）职工减少信息查询39
（四）职工调整信息查询40
（五）职工缴存明细查询41
十三、帮助42
十四、网上业务操作注意事项42
（一）单笔录入模式42
（二）批量导入模式43
十五、常见问题及处理方法44
一、住房公积金单位网上业务系统介绍
（一）网上业务系统简介
住房公积金单位网上业务（以下简称网上业务）是杭州住房公积金管理中心面向缴存单位推出的业务办理网上申报系统，主要包括：
职工登记、职工停缴、补缴以及年度调整等业务功能。
为确保数据传输安全性，网上业务采用杭州住房公积金管理中心与中国建设银行合作的住房公积金专用网银盾（以下简称专用U-key）实现申报认证，并在单位开通网上业务时统一配发。
网上业务的推出，旨在向缴存单位提供更多便捷的业务办理途径，以及在确保业务处理安全、准确、及时的前提下提供更为优质高效的服务。
（二）网上业务办理时间
网上业务申报按住房公积金业务月度进行，即：
每月21日至次月20日止，每天办理时间为9：
00至17：
00。
如20日遇节假日的，网上业务申报将提前至节前最后一个工作日止。
（三）网上业务申请流程
开通
单位开通网上对账业务后，登录杭州住房公积金网（）“网上对账——单位用户”，打印《杭州市住房公积金单位网上业务开通申请表》（一式三联），加盖公章。
单位尚未开通网上对账业务的，可先办理网上对账新用户注册，完成后打印《杭州住房公积金网单位会员注册申请表》，同时打印《杭州市住房公积金单位网上业务开通申请表》（一式三联），加盖公章后一并办理。
单位代理人持上表、本人身份证到公积金窗口提出申请。
中心审核通过后，单位代理人持网上业务开通申请表、本人身份证至建行指定窗口，办理专用U-key和客户端程序安装光盘的申领手续。
单位在本地PC机自行安装专用U-key和客户端程序，按提示步骤操作完成。
终止
单位登录杭州住房公积金网（）“网上对账——单位用户”，打印《杭州市住房公积金单位网上业务终止申请表》（一式三联），加盖公章。
单位代理人持上表、本人身份证到公积金窗口提出申请，经中心审核后办结。
二、系统安装
（一）获取网上业务系统安装程序
银行办理U-key的同时，将提供给您用于安装网上业务系统程序的安装光盘。
（二）准备好程序安装的系统环境
为了正常稳定地使用网上业务系统，您需要准备：
能够链接互联网的电脑。
操作系统及其它运行环境要求：
Windows2000server、Windowsserver2003、Windowsserver2008、Windowsxp、Windows7简体中文32位操作系统，InternetExplorer浏览器（IE6.0）及Office2003或以上版本，安装时用户需要使用系统管理员Administrator进行安装，并不定期清理IE浏览器临时文件。
（三）安装网上业务系统和建行网银外联平台
参见建设银行《杭州住房公积金系统建行网上业务平台安装指南》。
三、系统登录
（一）启动外联平台
银行企业外联平台是中心网上业务数据进行安全传输的电子通道，网上业务的正常申报办理需要依托银行企业外联平台，因此，您需要在使用网上业务的同时，务必保持银行企业外联平台处于运行状态，否则，您的网上业务无法正常向中心进行提交。
将安装程序安装完成后，您会在电脑桌面上看到网上业务客户端、建设银行企业的外联平台和外联平台配置的快捷方式图标。
您先将建行网银盾U-key插入电脑的USB端口（首次运行需对建行网银盾进行初始化设置，以及外联平台的配置，详见银行网银盾安装说明），然后双击“外联平台”图标等待外联平台的响应。
建行网银盾将弹出输入口令窗口对话框，您需要录入网银盾口令，该口令为您在设置建行网银盾时设置的密码，录入后按确定键。
如忘记密码请联系网银盾的发放银行或致电建行客服电话95533。
弹出的证书信任对话，选择“是”。
如果看到系统显示以下界面，则说明外联平台启动成功，您可以接着启动单位网上业务系统。
需要说明的是，在办理网上业务时您需要保持该窗口打开，以使得外联平台通讯保持连接。
如果您觉的该窗口妨碍您的操作，可以点窗口最小化按钮将窗口最小化到任务栏。
双击单位网上业务系统图标进入杭州住房公积金网上业务管理系统。
（二）启动网上业务系统
双击单位网上业务系统图标，系统将会出现“杭州住房公积金网上业务管理系统”登录界面。
网银账号由系统自动获取配置文件中的内容，您无须修改或录入。
输入交易密码后，根据单位需要勾选“登录是否同步更新本地数据”，然后点击“确定”按钮，即可进入单位网上业务系统，点击“退出”按钮则退出登录界面，取消该次登录。
需要说明的是，如果您在不同电脑首次进行登录时，请勾选“登录是否同步更新本地数据”以便将中心业务系统中您单位的缴存职工信息下载至您的电脑中，此外您可自行选择是否在每次登录时更新您电脑中的职工缴存信息。
单位缴存职工（包括正常与停缴人数）数量较多时，在登录界面勾选“登录是否同步更新本地数据”，对您登录系统的时间会有一定的影响，可在登录后通过“系统管理”功能下的“职工信息同步”对本地数据进行更新操作。
（同步更新本地数据相关内容详见第五章
（二）职工信息同步）
四、系统简介
（一）主界面
登录后系统弹出“欢迎进入杭州住房公积金网上业务管理系统”的提示信息，将此提示信息关闭后，出现“杭州公积金网上业务管理系统”（以下简称网上业务）的主界面窗口。
关闭提示信息窗口后显示网上业务的主界面包括以下菜单：
系统管理、变更登记、年度调整、综合查询和帮助菜单，其中年度调整菜单只在每年年度调整期间出现并可进行相关操作。
（二）相关功能简介
“系统管理”功能菜单下面共有四个下拉选项，包括单位网上对账、职工信息同步、批量业务文本格式下载以及退出系统。
点击单位网上对账则可直接链接单位网上对账系统进行单位及职工详细的缴存信息查询等操作；职工信息同步则是对最新的职工缴存基础信息更新至您的电脑中；批量业务文本格式下载则提供给您进行批量业务导入时，所需文件的相关录入内容及格式；退出系统可安全退出网上业务系统。
“变更登记”功能菜单，可供完成该菜单下的六个下拉菜单相应功能，分别为：
职工登记与批量职工登记、漏缴补缴与批量漏缴补缴以及职工减少与批量职工减少。
职工登记、漏缴补缴和职工减少是网上业务的单笔录入模式，该模式是指单位在网上业务系统逐一录入相关信息，录完当次业务数据后再提交系统处理。
此业务模式下系统界面分成两个窗口栏，左边为录入栏，右边为数据显示确认栏，左边录入完成点“录入”按钮后可在右边待确认队列中显示该条记录，在未对该次录入数据进行最终提交确认前可对该次录入记录进行删除，点击“确认”键并选择提交后无法再对录入信息进行变更。
漏缴补缴和职工减少业务由单位在网上业务系统录入并提交系统确认，经系统处理确认提示信息返回成功后即时生效，您可即时至综合查询菜单查询该业务相关处理信息。
批量职工登记、批量漏缴补缴和批量职工减少是由单位先下载批量业务的导入模版excel文本格式，在自己本地电脑上将所要操作的业务在下载的文本格式表格中录入相应信息，录入完成后将该excel文件导入系统处理并批量发送业务的模式。
该模式下在未对该次批量导入的数据进行确认提交前可对该次导入记录进行删除或重新导入，点击“确认”键并选择提交后无法再对导入信息进行变更。
此外，该模式下系统返回批量发送成功后的记录您需要十分钟左右的时间方可至综合查询里查询该业务的相关处理信息。
“年度调整”功能菜单下面共有四个下拉选项，包括：
年度调整、批量年度调整、少缴补缴和补缴退缴导出。
该菜单仅在每年年度调整期间可显示及操作。
年度调整及批量年度调整为单位申报年度调整的功能菜单，各单位根据情况自行选择单笔录入模式或批量导入模式的年度调整功能进行操作。
少缴补缴为单位在执行年月后申报年度调整业务时，由系统自动产生的应补缴数据，补缴起止年月为自调整执行月份起至调整业务申报月度前一个月。
补缴退缴导出提供下载因申报年度调整后所产生的少缴补缴与多缴退款表单。
“综合查询”功能菜单下面共有五个下拉选项，通过这五个下拉菜单可查询单位网上业务系统里相应业务提交系统处理后的相关信息，包括职工登记信息查询、职工补缴信息查询、职工减少信息查询、职工调整信息查询和职工缴存明细查询。
“帮助”功能，可直接链接至中心网站关于单位网上业务系统操作手册的下载页面，方便您下载相关文档，以了解和使用该系统进行各类业务的办理。
五、系统管理
系统管理包含四个功能：
单位网上对账
职工信息同步
批量业务文本格式下载
退出系统
（一）单位网上对账
点击“系统管理”菜单下的子菜单“单位网上对账”，若您单位对账系统与网上业务系统的登录密码相同则直接进入单位网上对账系统，如两个系统的登录密码不一致则系统会提示相应信息，界面跳转至您需录入单位客户号与密码的单位对账系统登录界面。
通过该菜单可查看您单位的各类公积金缴存信息等操作。
该对账系统的功能和您通过杭州公积金网站登录的单位对账系统是一致的。
（二）职工信息同步
选择“系统管理”菜单下的“职工信息同步”，在此界面上点击“同步”按钮后显示如下图所示的界面，点击“取消”按钮则关闭职工信息同步界面。
在该界面上有对职工信息同步的内容进行了描述，方便您了解该功能的执行内容等相关信息。
您可以使用该功能将您电脑上的职工缴存基础信息与公积金业务系统数据库里的职工缴存基础信息进行实时同步更新，使您使用的网上业务系统内职工缴存信息与中心业务系统的数据保持一致。
若您单位只申报漏缴补缴或少缴补缴业务，该两项业务对您职工的缴存基础信息不会发生任何影响，无需进行数据同步。
若您单位申报了职工减少、职工登记或年度调整业务，此时需视您的需要进行数据同步。
如职工已提交了职工减少业务并且处理状态显示为成功的职工在未进行数据同步前，您在“综合查询”菜单下的“职工缴存明细查询”里该职工的缴存状态仍显示为正常，而进行同步后该职工的缴存状态将会显示为停缴。
对于在“职工登记信息查询”里显示的状态为成功的职工信息在未进行数据同步前，您进入“职工缴存明细查询”时将无法检索到该职工的缴存信息，并且也不能进行该职工的漏缴补缴或少缴补缴业务等其它业务，只有通过“职工信息同步”功能进行同步后该职工缴存基础信息才能更新至您电脑的本地数据库中，您才可以通过“综合查询”里的“职工缴存明细查询”检索到该职工的相关信息，并且可以对该职工进行漏缴补缴或少缴补缴业务等其它业务。
而对于“年度调整”里显示成功的职工调整信息，未进行数据同步前，您在“综合查询”菜单下的“职工缴存明细查询”里所显示的职工缴存信息仍为调整前的相关内容，需通过“职工信息同步”功能进行同步更新该职工缴存基础信息，同步更新后“职工缴存明细查询”检索到的信息是最新调整后的职工缴存信息。
如单位申报职工登记、减少业务的频率较高并且同时将会申报新登记职工的漏缴补缴的，可通过此功能进行职工缴存信息的即时更新或在登录系统时打勾选中“登录是否同步更新本地数据”。
数据同步的速度取决于您所使用的网络环境以及单位缴存职工的数量（缴存职工人数包括正常与停缴的职工人数），数据量大的单位同步更新的时间也会相对较长，因此单位可根据实际需要来选择是否要进行数据同步。
（三）批量业务文本格式下载
对于本系统中可进行的各类批量业务，需运用统一的文本格式进行操作。
客户可在此菜单下载相应的批量业务空白文本格式文件。
请根据您的需要选中相应表格后点击“确定”按钮，即可按您指定的路径保存好格式文件，下载文件成功后按您指定保存文件的路径打开下载的空白格式文件，接着就可以根据该文件所列项进行申报数据的填写了。
您在填写过程中可参考批量业务文本格式下载功能中对于相应表格的填表说明，以提高您填写表格的效率，并确保您填写的数据能够被成功导入至网上业务系统。
当您选择“批量年度调整表格”进行下载时，系统首先会让您选择需要下载的资金性质，请根据需要选择完资金性质后，再按您指定的路径保存好格式文件，在调整表格下载过程中受您所使用的网络环境及单位正常缴存人数的数量的影响，下载文件的速度将有所不同，正常缴存人数较多的单位请耐心等待，在系统提示下载文件成功后再至您指定保存文件的路径打开下载的空白格式文件，下载未完成前请不要进行任何操作，以免影响下载的文件完整性。
请您一定要注意在处理时不要对文件内的各单元格格式进行变更，如不小心改变了单元格格式，请将诸如月均工资、资金性质、缴存比例、补缴金额等数字类单元格格式设置成常规，其他诸如姓名、身份证号码、个人客户号、起始年月、截止年月等设置成文本格式。
同样也不要改变文件内单元格字段的排布顺序结构，排布结构的改变将导致该文本无法实现正确的批量业务办理。
六、变更登记——职工登记
职工登记用于单位新增职工或调入职工时所发生的缴存登记业务。
职工登记业务通过单位在网上业务系统录入后提交系统确认，系统处理后提示此次提交确认的总人数与总月缴存额，但此时并不代表该业务已经即时生效且也并不是所有该次申报登记的人员均能实际登记成功，需经公积金中心工作人员对该次职工登记人员进行审核、处理后方可生效。
您可通过“综合查询”菜单下的“职工登记信息查询”查询该业务的处理状态。
职工登记处理状态分为待确认、处理中、成功和失败四种状态，其中“成功”或“失败”的记录为中心工作人员已经处理完毕所返回的结果，状态为“待确认”或“处理中”的则表示公积金中心工作人员对该笔业务还未进行处理或者正在处理中。
一般您可于提交系统处理后的第二个工作日查询该业务的最终处理状态。
（一）职工登记
选择“变更登记”下的“职工登记”，系统打开如下图所示的职工登记界面，该界面分成左右两栏，左栏为数据录入栏，右侧为数据显示确认界面。
您可以在左栏的界面里根据业务需求依次录入新增职工或调入职工的姓名、身份证号码以及月均工资。
若为非统一缴存比例单位则另需逐个录入每一个申报职工的单位缴存比例，录入后系统将自动计算出单位月缴存额、个人月缴存额以及合计月缴存额。
按“录入”按钮，经系统提示录入成功后，您可进行下一个职工的登记信息录入，直到所有的职工登记信息都录入完成。
按“清除”键则对该次录入信息进行清空处理，该操作不会对本次录入的信息进行提交也不会清除之前录入的任何信息。
当您完成所有职工登记信息的录入工作后，可以点击右下侧“查询待确认记录”按钮，对刚才所录入的所有职工信息进行查询核对，确认人数和月缴存额无误后点击“确认”按钮，系统将提示如下：
若系统给出的人数与月缴存额与您录入的相符，则可以点击“是”的按钮，以确认本批职工登记信息，系统返回此次实际确认的总人数与总月缴存额。
确认后，您将不能对该批数据做任何的修改或删除操作。
如果您对系统提示中所列人数与金额存在异议，请选择“否”，并通过点击“查询待确认记录”，更新您该次提交的职工登记记录，您可以对更新后的待确认记录列表内的记录再次进行核对，若仍有异议的请核对您的凭证与系统录入有无差别，修正录入内容核对完成后再确认该次业务。
若发现存在录入错误的信息后，您可以采用以下的方式来进行修正：
使用鼠标选中需要修改或删除的记录，然后点击“删除”按钮，系统直接删除选中的记录，随后，您可以在左侧的数据录入栏里重新录入职工登记信息。
在您完成职工登记信息确认后，中心工作人员将会看到您提交的职工登记信息，我们将在1个工作日内尽快对这些登记信息进行核实、处理，并向您进行反馈或核实相关信息。
您可以通过“综合查询”中的“职工登记信息查询”功能，查看您申报的职工登记信息或者中心反馈的处理结果。
职工登记功能注意事项：
职工姓名长度限定在5个汉字以内，超出5个汉字长度的姓名将无法录入系统。
若18位身份证号码不符合系统设定的校验规则，系统将提示相关信息，请您核实身份证信息后再进行数据录入，以免造成因录入错误而需至我中心柜面进行职工身份信息修改，从而产生不必要的手续。
如果资料核对无误确实需要以该姓名（长度超出5个汉字）或证件号码（不符合系统校验规则）进行登记的，需至我中心柜面由中心业务人员进行登记。
证件号码录入位数不为18位，或录入号码错误的，系统会提示如下图所示的出错信息，将证件号码录入正确就能继续操作。
当录入的月均工资小于当年最低缴存基数，系统会提示相关信息，在提示信息中同时列出当年最低缴存基数，将此提示信息关闭后缴存基数将自动调整为当前最低缴存基数。
当录入的月均工资大于最高缴存基数的，系统提示相应信息后，自动将缴存基数及月均工资调整至当前最高缴存基数。
月均工资允许录入小数位数保留两位的数字，但小数位数超过三位系统会提示如下图所示出错信息且不能继续操作，需将月均工资调整到两位小数（含两位）范围内方可继续操作。
月均工资不能为零或是负数，否则系统会提示出错信息，需将其改成正数方可继续操作。
非统一比例单位录入单位缴存比例时，需根据中心规定缴存比例进行录入，未在规定范围内录入的缴存比例系统不予认可。
本次业务中有当前录入职工证件号码与待确认队列记录中证件号码一致情况的，系统会提示如下信息，该记录不能再次进行重复录入。
提交时系统未提示录入成功而提示“存在正常缴存账户”时，表示该职工在中心存在正常缴存账户，需核查清楚若为重复操作则无须再次录入，若确实需要进行职工登记业务的，您需等该职工先将正常缴存账户办理职工减少业务后，方可操作该职工的登记业务。
按录入按钮系统若提示“姓名与系统登记不符，请到柜面核实后办理”，代表录入的职工身份证号码在中心已登记过，但在中心登记的职工姓名与此次录入的职工姓名不符。
如遇该情况请先检查本次录入信息是否有误，若有误需修改正确后再重新进行提交，若无误请联系中心进行核查，查明相关情况再作处理。
按录入按钮后系统若提示“已有登记记录，请到柜面审核后办理”则表示该职工在同一单位已缴存登记过，对同一职工重复进行登记的操作需至中心柜面核实后由中心业务人员处理。
所有录入项需以半角方式进行录入，否则系统会提示出错信息。
对于职工登记后需办理其他相关业务的，请注意业务办理时限，（详见网上业务办理时间）职工登记需留存1个工作日的时间待中心业务确认后方可生效，如该职工办理登记业务后还需办理补缴或减少业务的，请提前操作登记业务，在1个工作日之后才能办理该职工的补缴或减少业务。
（二）批量职工登记
进入“系统管理”下的“下载批量业务文本格式”功能，选择“批量职工登记表格”进行空白表格的下载。
下载完成后进入文本格式文件所在的文件夹，打开文件按要求将表格中所列的项目填写完整并保存。
在“变更登记”的下拉菜单里点击“批量职工登记”，在批量职工登记界面中，您可以看到右下角“从Excel导入”的按钮，点击该按钮，系统跳出需要您选择导入文件的地址对话框，请您选中填写完成的职工登记导入文件，点击确定后，文件将被自动导入系统。
导入的同时，系统会检查文件内容，使导入的数据符合职工正常登记的基本要求。
如果导入的数据中存在不满足导入条件的，整个文件内所有职工登记记录都不能导入，请您根据相关提示信息将数据调整到合理范围内再进行导入，导入成功后系统会提示该次导入的总人数及月缴存总额。
在您未确认之前可对此次导入的数据进行重新导入或单条记录的删除操作，确认无误后点“批量发送”按钮，就将该批数据发送至中心业务系统进行批处理，中心业务系统接收数据成功后系统将提示信息“批量发送成功”，此时您将不能对该批数据做任何的修改或删除操作。
批量职工登记功能注意事项：
非统一比例单位录入单位缴存比例时，需根据中心规定缴存比例进行申报，统一比例单位录入的缴存比例应为单位的当前缴存比例，若录入的缴存比例不在合理范围内，导入系统时会提示错误信息且不能导入。
如遇职工的姓名及证件号码无误但无法导入的，将该职工的相关信息从表格内整行删除（请不要使用清除功能，需将整行删除）后，其他职工的登记仍可继续进行批量导入操作，该职工则需至中心柜面进行办理职工登记。
当月均工资大于最高缴存基数的，按最高缴存基数填报月均工资，并按此计算月缴存额，否则导入会提示错误信息且不能进行导入操作。
批量发送成功后请于第二个工作日至“职工登记信息查询”关注职工登记状态，如登记为失败的，在消除失败原因后重新操作职工登记业务。
其他错误提示信息及处理方法参见职工登记注意事项。
七、变更登记——职工减少
职工减少适用于职工与单位终止劳动关系（包括职工离（退）休、调出、辞职、解聘、辞退、开除、死亡等）时的申报。
（一）职工减少
选择“变更登记”下的“职工减少”菜单，打开如下图所示的职工减少界面，该界面分成左右两栏，左栏为数据录入栏，右侧为数据显示确认界面。
在左栏的界面里选择资金性质后录入个人客户号，系统自动显示该客户号相对应的职工姓名、身份证号码等相关信息以便进行核对。
核对无误后您再选择相应的减少原因，按“录入”按钮，经系统提示录入成功后，您可进行下一个减少职工的信息录入。
您也可以按“清除”键则对本次录入信息进行清空处理，该操作不会对本次录入的信息进行提交也不会清除之前录入的任何信息。
您在完成所有减少职工的录入工作后，本次录入数据可以通过点击右边窗口栏中的“查询待确
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