机械加工集团档案管理规定.docx
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机械加工集团档案管理规定
Preparedon22November2020
机械加工集团“档案管理规定”
档案管理制度
一、总则
（一）为加强兖州丰业机械有限公司档案工作的管理，有效保管和利用档案，使之为公司各项工作服务，同时也为公司的发展提供决策依据。
根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《中华人民共和国档案法实施办法》和有关档案工作规定制定本办法。
（二）档案是指各部门在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。
是公司各项工作活动的真实记录和原始凭证，是工作查考、决策研究、保障权益、编史修志的重要依据，也是公司的无形资产。
（三）公司的各部门的每一员工都有保护档案的义务，依照《中华人民共和国档案法》维护档案的完整与安全。
（四）档案工作，由公司综合管理部进行统一归口管理，各部门永久、长期保存的档案，严禁任何档案材料分散保存或在个人手中，同时业务上接受集团总部和地方档案行政管理部门的依法监督、管理、指导，各级职能部门是档案收集、整理、移交的责任部门。
（五）加强档案工作的领导，应将档案工作列入发展计划，建立健全档案工作机构，加强档案人员的配备、统筹安排发展档案事业所需的经费，确保档案工作顺利开展。
（六）档案管理部门要加强档案管理信息化建设，增强对档案数字化处理的手段，逐步建立档案信息网络，实现集团各系统档案信息整合，资源共享和统一利用。
二、档案工作机构及职责
（一）应建立档案工作领导机构、综合档案室、档案工作网络，配备热爱吉利、具有综合能力、较好业务素质、掌握现代化技术、能胜任档案工作的专职或兼职档案工作人员。
（二）档案工作机构：
1、档案工作机构分二个层次：
（1）公司档案工作领导小组、档案鉴定小组、综合档案室、档案工作网络。
（2）各部门（分厂）兼职档案人员网络。
2、人员的组成：
（1）档案工作领导小组：
由总经理任组长，具体管理档案室的领导任副组长，各部门负责人任组员。
（2）档案鉴定小组：
由档案工作领导小组成员和档案室专职档案人员，以及相关专业工程师、高级职称专业人员组成。
（3）兼职档案人员：
各部门均应确定一位文职人员担任管理本部门文件、档案的兼职档案员。
（4）档案工作网络：
公司档案工作网络由其相应的专兼职档案人员组成。
（三）档案工作基本职责：
1、档案工作领导小组职责
（1）档案工作领导小组主管全公司档案工作，对档案工作实行统筹规划，建设与健全档案管理机构，负责档案工作的决策和检查，组织协调、重大档案工作活动决策、档案移交、销毁的审批。
（2）宣传贯彻党和国家档案工作的方针、政策，加强档案工作的领导，根据集团经营方针与规划制订公司档案工作发展规划、档案工作计划。
（3）遵循《中华人民共和国档案法》，依法治档，对档案工作实施统一领导、分级管理。
（4）设立档案工作专项经费，并在人、财、物上给予保证。
（5）将档案工作列入公司发展规划、年工作计划及年度考核和各级领导工作职责中。
（6）将档案工作制度列入公司工作制度中，将档案工作标准列入公司的标准化建设中，将《档案法》宣传列入公司的法制宣传中。
（7）定期组织公司档案工作会议。
（8）将《档案法》列入法治教育中。
2、档案工作分管领导职责
（1）负责对本单位档案工作的领导，监督档案工作机构切实履行立卷的职责。
（2）将档案工作列入发展规划和计划管理，列入议事日程。
（3）听取档案部门的工作汇报，支持档案人员执行档案管理制度，履行岗位职责。
（4）定期组织召开档案工作会议，
（5）适应现代化管理需要，为单位档案工作的开展提供必要人力、物力、财力的保证。
3、档案鉴定小组职责
（1）参加文件从形成、分类至保管期限至销毁的全过程的系统鉴定。
（2）避免文件形成的不规范和任意地销毁文件。
（3）销毁前应办的审批手续、鉴定、销毁的必需履行的监销程序等。
4、综合档案室职责
隶属于公司综合管理部的机构，是公司档案集中统一管理的职能部门。
（1）主要职能是负责统筹、协调、组织、管理本公司的档案工作，执行公司下达的档案工作任务，各项档案工作规章制度及档案工作标准、规范。
（2）负责收集归档、保管本单位形成的各门类档案；并对所属机构的档案工作实行监督指导。
（3）为本单位各项工作和生产、科研服务。
5、专职档案员工作职责
（1）热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高工作效率和工作质量，认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》，为单位的两个文明建设服务。
（2）加强与各职能部门的联系，指导、协助做好需归档文件材料的收集整理工作，保证文件材料完整及时归档。
（3）积极开展档案利用工作，热情接待查阅者，为查阅者提供方便，为本单位各项工作和领导服务。
努力做到提供档案迅速、准确、及时，并且做好档案利用统计和利用效果反馈记录。
（4）严格执行保密制度，严防档案失密、泄密。
（5）切实做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防有害气体的“六防”工作，做到档案无霉变、无差错。
（6）定期开展档案协作网络活动，组织兼职档案人员业务学习、交流，不断提高档案业务水平，推行档案工作标准化、规范化、现代化。
（7）定期或根据中心工作及领导需求编纂常用的编研材料、专题编研材料。
（8）自觉接受上级档案部门的业务指导。
（9）完成领导交办的其他事项。
6、兼职档案员工作职责
（1）认真学习党和国家档案工作的档案法规、方针、政策以及档案管理知识，不断提高档案管理业务水平。
（2）熟悉本部门工作职能，切实抓好本部门应立卷归档的文件材料工作。
按规定负责做好文件材料形成、收集、积累和管理工作。
（3）做好部门文件材料的预立卷工作，按归档制度规定向综合档案室移交档案。
接受综合档案室业务指导，确保案卷符合归档要求。
（4）执行档案管理的四参加制度，参加相应会议、活动，验收应归档的文件材料，及时交综合档案室建卡、编号、登记、归档。
7、档案工作人员要忠于职守，认真执行档案管理制度，刻苦钻研业务，严格遵守保密制度，维护档案的完整与安全。
三、材料的形成与归档
（一）执行《中华人民共和国档案法》第十二条规定“应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷、定期交本单位档案工作人员集中管理；任何人都不得据为已有或者拒绝归档”。
（二）文件材料的归档要求，归档的文件应完整、准确、系统。
文件书写和载体材料应能耐久保存，归档的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
（三）在各项活动中直接形成的各种门类、各种载体的材料，由各部门的档案网络人员和部门负责人积累、整理后向综合档案室统一归档。
（四）公司必须编制各种文件材料的归档范围，主要有下列归档范围：
1、行政管理与事务管理中形成的档案；2、党、工、妇、团、群众团体工作方面的形成的档案；3、经营管理档案；4、生产技术管理档案；5、供应商档案；6、质保档案；7、合同、协议档案；8、广告档案；9、设备档案；10、科研档案；11、基建档案；12、专业技术业务档案；13、人事档案；14、会计档案；15、特种载体档案：
包括有照片档案、实物档案、电子档案、录音档案、录像档案。
（五）各类材料的归档时间按下列规定执行：
1、行政事务管理、各专业委员会、党、工、妇、团及各项管理工作中形成的文件材料，在次年3月份前，由各职能部门（分厂）组成保管单位，向综合档案室归档；
2、产品试制、开发，课题研究、基建工程、技改措施及其他技术项目，在任务完成或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向综合档案室归档。
项目跨越时间过长的，可分阶段归档；
3、合同、协议、工商登记、广告等专业档案形成后随时整理归档；
4、重大活动、名人档案在一项活动结束后由承办部门15天内整理完毕归档；
5、会计档案材料：
当年的会计档案，由财务中心保存到第二年年末，隔年再由财务中心的兼职档案员于二季度前移交综合档案室；
6、统计档案材料：
由财务中心进行收集、积累、整理后，于次年三月份前移交档案；
7、声像档案：
在各项活动后，将照片、底片、事由（内容）整理好即时归档；
8、实物档案：
由各形成的职能部门（分厂）随时归档；
9、电子文件即时归档。
（六）各类材料的形成、积累、整理和归档工作，要纳入有关部门职责范围和各项管理工作程序，并列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划。
（七）产品的试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有该单位综合档案室或档案工作网络人员参加，并将文件材料收集归档。
文件材料不完整、不准确、不系统、不能通过鉴定或验收，相关的费用不予支付。
（八）产品和工程创优、科研成果评奖，归档的种类材料是否完整、准确、系统，要作为一项考核内容。
档案机构未能签署归档意见的，不得申报成果，相关费用不予支付。
（九）购置重要设备仪器和引进项目的文件材料，有关专业部门应会同综合档案室检查验收，并及时归档，否则相关费用不予支付。
（十）大修项目、技改项目完工后，必须由综合档案室验收材料的完整情况，不符合档案要求不予签字，项目不算完成，相关费用不予支付。
（十一）员工外出学习、参观、考察和参加各种会议、活动，收集获得的文件材料要及时归档，否则不予报销相关的费用。
（十二）综合档案室对各业务部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作要进行指导、监督、检查。
（十三）凡公司员工因各种原因离开原工作岗位时均应到综合档案室办理所借阅档案的归还手续，否则不能予以结算工资。
四、档案的管理
（一）综合档案室对接收的各类档案，应按照各门类档案管理制度规定和业务标准、技术规范进行鉴定、分类和必要的加工整理、编目、排列编号。
为便于公司档案目录的集中统一管理，以及将来对公司的永久、长期档案实体的集中统一保管，实行全宗管理，集团给予公司设置全宗号。
同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂，全宗号设置原则为：
吉利集团的英文名称“GEELY”中的第一个英文字母“G”+序号，如：
集团总部全宗号可设为G01，浙江金刚汽车有限公司全宗号可设为G14，浙江福林国润汽车零部件有限公司全宗号分配为G16，全宗号的给出以集团统一文件形式予以确认。
（二）遵循文件材料的形成规律和便于保管、提供利用的原则，公司档案分类和编号的原则为：
——行政管理、生产技术管理、经营管理类：
按年度—保管期限分类编号。
——会计档案类：
按年度—保管期限结合形式（报表、帐册、凭证、其他）分类编号。
——产品档案类：
按产品（工艺）型号分类编号。
——科研档案类：
按课题分类编号。
——基本建设类：
按工程项目分类编号。
——设备（仪器）类：
按设备功能（型号）类别分类编号。
——特种载体档案类：
按类别流水编号。
全部档案要编制总目录和分目录，其中文书档案编归档文件目录，各类档案建立计算机检索系统。
（三）档案现代化管理是企业现代化管理的重要组成部分，要纳入企业现代化管理的整体规划。
综合档案室应采用先进管理手段进行档案的管理。
在采用计算机管理档案时，并接受执行总部统一的技术标准，使用统一的应用软件，不断提高档案的现代化管理水平和服务质量。
要广泛应用现代管理方法管理档案，要积极应用吉利控股集团档案管理系统为主的现代化管理手段管理档案，提高档案工作质量与工作效率。
（四）档案管理部门要做好档案统计工作，对档案基本情况要定期统计，统计内容主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果的统计。
准确填写和上报档案基本情况统计年报。
档案管理人员在平时工作中要注意统计数据的积累，统计数据以原始记录为依据，做到日清月结。
（五）档案信息开发利用
1、档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理，提高产品质量，降低原材料消耗和增加经济效益等方面；
2、编制并交流档案目录；
3、对部分保密等级不高的档案资料实行开架阅览；
4、各类档案检索工具要齐全、完整，便于利用；
5、开展编研工作，搞好各类档案分析工作，把档案的编研材料代替原件，以提供利用；
6、档案开发利用，必须严格执行保密制度；
7、享有专利权的档案需依据专利法有关规定进行开发利用；
8、对划分为密级的档案按档案保密和借阅制度办理，防止失、泄密事件发生，对造成失密，泄密事件的责任者，要视情节轻重严肃处理；
9、对划分密级档案要定期进行审查，适时调整密级，以扩大档案的利用交流范围，使档案更好地各项工作服务；
10、对档案提供利用有突出成绩的档案人员，要予以适当奖励。
（六）成立鉴定小组，由公司领导、部门负责人、专业技术人员和档案工作人员组成，负责对公司档案的鉴定，负责监销，在销毁清册上签字。
（七）应加强对各种档案的保管工作，其保管设施必须符合以下规定：
1、保管各门类档案要有专用库房和柜架。
要按国家有关技术规范将档案库房建设列入基建计划；档案库房要有5年到10年的室藏余量，并具备良好的卫生环境和防光、防潮、防尘、防火、防资、防有害生物和防污染等必要设施。
应根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理。
2、档案工作用房应做到库房、办公室、阅览室三分开，或库房与办公室阅览两分开。
3、配备必要的管理设备，存放各类档案必须有专柜上架保管，排列方法要科学，便于查找。
（八）综合档案室每年年终进行一次库藏档案的清查核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时补修与复制。
库藏档案因移交、作废、遗失等需要注销卡片，要查明原因，保存依据。
五、奖励与处罚
（一）各类档案受《中华人民共和国档案法》的保护。
各部门（分厂）的每一位员工都有保护档案完整与安全的义务，任何个人不得侵占、转让、损毁。
（二）根据《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定，结合公司的实际情况，对有下列情形之一，由公司给予表彰和奖励：
1、对档案的收集、整理、提供利用做出显着成绩的；
2、对档案的保护和现代化管理做出显着成绩的；
3、对档案管理技术方法和理论积极研究探索，并做出重要贡献的；
4、将重要的或者珍贵的档案捐赠给公司（集团）的；
5、同违反档案法和公司档案管理制度的行为作斗争表现突出的。
（三）根据《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定，对下列行为之一者，且情节严重的，对主管人员或其他直接责任人员给予处理：
1、务活动中形成的应当归档的文件、资料、物件据为己有、拒绝交档案部门归档的；
2、不按照本办法和上级的规定和要求向上级公司移交档案的；
3、反国家和公司有关规定，涂改、伪造档案和造成档案丢失、损毁的；
4、明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
5、档案工作人员，对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。
六、档案人员四参加制度
（一）档案人员参加召开的各种重要会议，收集会议文件材料；
（二）档案人员参加工程项目竣工验收、产品和科研鉴定验收会议，收集验收档案材料；
（三）档案人员参加设备、仪器开箱验收工作，以便及时收集随机文件，并作好验收记录与拍照记录；
（四）档案人员参加合同、协议签定内容的审核。
七、档案工作六纳入制度
（一）档案工作纳入公司发展规划；
（二）档案工作纳入工作计划；
（三）档案工作纳入标准化建设；
（四）档案工作纳入流程再造；
（五）档案工作纳入人员管理；
（六）档案工作纳入激励机制。
八、档案前期控制制度
（一）签订合同协议应将文件材料归档要求纳入其中，作为履行合同、违约责任的条件；
（二）制订工作计划、岗位责任应将文件材料归档内容纳入其中，作为一个组成部分；
（三）重大活动应将文件材料收集纳入其中，参与重大活动的拍照、录像；
（四）外出重要活动文件材料实行跟踪记录收集；
（五）各类文件统一编号，从而形成跟踪记录直至归档。
九、档案预整理制度
（一）负责催、收部门已形成的文件和材料，保证立卷归档材料的齐全完整。
（二）各部门（分厂）兼职档案员将每年形成的文件材料按形成规律和有机联系排列、组合，在系统内着录文件标题及其他特征，形成文件目录。
（三）按每年归档时间要求，将目录及文件实体与综合档案部门办理移交手续。
十、档案归档制度
（一）执行《中华人民共和国档案法》第十二条规定“应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷、定期交综合档案室集中管理；任何人都不得据为已有或者拒绝归档。
（二）归档范围：
凡自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，都属归档范围。
各种文件材料主要有下列归档范围：
1）行政管理与事务管理中形成的档案；2）、党、工、妇、团、群众团体工作方面的形成的档案；3）、经营管理档案；4）、生产技术管理档案；5）、供应商档案；6）、质保档案；7）、合同、协议档案；8）、广告档案；9）、设备档案；10）、科研档案；11）、基建档案；12）、专业技术业务档案；13）、人事档案；14）、会计档案；15）、特种载体档案：
包括有照片档案、实物档案、电子档案、录音档案、录像档案；16）、旅游档案。
（三）各类材料的归档时间按下列规定执行：
1、行政管理、各专业委员会、党、工、妇、团及各项管理工作中形成的文件材料，在次年3月份前，由各职能部门组成保管单位，向综合档案室归档；
2、产品试制、开发，课题研究、基建工程、技改措施及其他技术项目，在任务完成或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向综合档案室归档。
项目跨越时间过长的，可分阶段归档。
3、合同、协议、工商登记、广告等专业档案形成后随时整理归档；
4、重大活动、名人档案在一项活动结束后由承办部门15天内整理完毕归档；
5、会计档案材料：
当年的会计档案，由财务中心保存到第二年年末，隔年再由财务中心的兼职档案员于二季度前移交综合档案室。
6、统计档案材料：
由财务中心进行收集、积累、整理后，于次年三月份前移交档案。
7、声像档案：
在各项活动结束后，将照片、底片、事由（内容）整理好即时归档。
8、实物档案：
由各形成的职能部门随时归档。
9、电子文件即时归档。
（四）文件材料的归档要求：
1、归档的文件应完整、准确、系统。
文件书写和载体材料应能耐久保存，归档的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
2、归档的文件材料必须保持成套性完整性。
3、归档的文件材料必须准确地反映本企业各项活动的真实内容和历史过程。
4、归档的文件必须保持有机联系，符合其形成规律。
5、归档的文件材料必须符合文件规范格式，禁用铅笔、圆珠笔书写。
5、归档的文件材料构成必须是原件。
6、归档的底图必须符合国家制图制度。
归档底图的各标题栏，必须填写清楚，签署完整，注明图号页次。
7、文件材料的归档范围按《浙江金刚汽车有限公司归档范围及保管期限表（征求意见稿）》执行。
8、磁光介质必须有贮存内容的目录、应用的软件与操作平台，永久、长期的电子文件必须同时保存纸质的文件归档；录音、录像带刻录光盘保存。
（五）归档份数
1、各类文件材料一般归档一式一份。
2、重要文件材料归档一式二份。
3、公司综合档案室需向集团档案室移交档案目录一式两份。
留存备查一份，移交集团档案室一份。
4、凡纸质档案原件归档，另可复制一套备查，凡磁光介质贮存的档案一式三套，一套封存保管、一套异地保管，一套提供利用。
（六）在各项活动中直接形成的各种门类、各种载体的材料，由各部门（分厂）的档案网络人员和部门负责人积累、整理后向综合档案室统一归档，综合档案室接收档案必须认真验收，办理好移交手续。
（七）各类材料的形成、积累、整理和归档工作，要纳入有关部门职责范围和各项管理工作程序，并列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划。
（八）产品的试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有该单位档案机构或档案工作网络人员参加，并将文件材料收集归档。
文件材料不完整、不准确、不系统、不能通过鉴定或验收，相关的费用不予支付。
（九）产品和工程创优、科研成果评奖，归档的种类材料是否完整、准确、系统，要作为一项考核内容。
综合档案室未能签署归档意见的，不得申报成果，相关费用不予支付。
（十）购置重要设备仪器和引进项目的文件材料，有关专业部门应会同综合档案室检查验收，并及时归档，否则相关费用不予支付。
（十一）大修项目、技改项目完工后，必须由综合档案室验收材料的完整情况，不符合档案要求不予签字，项目不算完成，相关费用不予支付。
（十二）员工外出学习、参观、考察和参加各种会议、活动，收集获得的文件材料要及时归档，否则不予报销相关的费用。
（十三）综合档案室对各业务部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作要进行指导、监督、检查。
（十四）凡公司员工因各种原因离开原工作岗位时均应到综合档案室办理所借阅档案的归还手续，否则不能予以结算工资。
十一、档案鉴定销毁制度
（一）档案鉴定工作即鉴别档案的现行和历史的利用价值，根据价值的大小确定保管期限，把失去保存价值的档案剔除销毁的工作。
（二）档案鉴定实行集中统一、分级鉴定，集团档案工作鉴定小组是整个集团档案鉴定销毁的最终审批机构；公司档案工作鉴定小组负责对本公司档案鉴定与审核，其中涉及鉴定销毁的必需负责上报审批；必要时，公司档案工作鉴定小组对本公司档案鉴定时也可由集团档案部门派员参加。
个人鉴定，即由鉴定小组成员，按照各自的分工分别审阅档案材料内容，根据档案的实际情况，提出鉴定意见，并填写档案鉴定卡（见表1、表2）。
（三）鉴定档案必须坚持全面的、历史的、发展的观点，分析各类档案的价值，认真鉴定，按照《浙江金刚汽车有限公司档案保管期限表》标准，划分保管期限。
档案鉴定小组对档案进行鉴定，确定保管期限。
确定保管期限的原则为：
对公司有长远利用价值的档案应永久保存，对公司和集团在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
（四）对档案进行鉴定时，应以一个项目（一个工程、一个产品）的成套档案为基础，不能脱离开所属项目的重要程度和价值。
（五）鉴定工作五年左右进行一次，特别重要的每年鉴定。
（六）销毁是对保管期满及整理后经鉴定确认，对无保存价值的档案进行剔除。
（七）销毁档案必须严格掌握，慎重从事。
根据保管期限规定，将经鉴定确认无保存价值的档案文件材料，由档案管理人员编制销毁清册及封面（见表3及封面）将拟销毁的档案在“档案销毁清册”上逐一填写。
（八）档案销毁清册交鉴定小组审定，报领导审批后，指定专人监督销毁。
档案销毁前须编制鉴定报告，上报集团备案；会计档案案卷销毁须报集团财务部批准后方可实施。
（九）销毁档案材料经批准后由两人以上及保卫部门监销，并在指定地点进行。
销毁前监销人员应对销毁的档案进行清点核对，档案销毁后，销毁人员要在销毁清册上签字盖章，并严格遵守保密制度。
（十）未经鉴定和档案鉴定小组批准，任何人不得随意销毁档案。
（十一）任何部门（分厂）或个人均不得将应销毁的档案做其他用途或当作废纸出售。
（十二）档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档。
表1：
档案鉴定卡
类目名称
类号
保管期限
归档时间
卷数
附：
销毁清单第页至第页
档案鉴定会签名单
鉴定理由：
提出人：
时间：
鉴定小组意见：
鉴定小组负责人：
时间：
表2：
档案鉴定会签名单
序号
部门
姓名
职务（或）职称
备注
年月日
表3：
档案销毁清册封面及销毁清册
全宗号
件号
浙江福林国润汽车零部件有限公司
销毁清册
时间
年月
责任者
综合档案室
档案销毁清册
序号
案卷或文件题名
年度
目录号
卷号或文号
文件页（件、卷）数
原期限
升级会员 