时间管理概念.docx

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时间管理概念

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时间管理概念

时间管理概念

日常工作中，很多人因为事情太多，忙的晕头转向，但是只要时间管理恰当，工作就会井井有条，多而不乱，如何更有效的安排自己的工作计划呢我们可以根据象限法来分析：

既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、不重要也不紧急。

时间管理的四个“象限”

重要

不重要

紧急

人事危机

客户投诉

即将到期的任务

财务危机

电话铃声

不速之客

行政检查

主管部门会议

不紧急

新的机会

人员培训

制定防范措施

建立人际关系

客套的闲谈

无聊的信件

个人的爱好

时间管理的概念，就是要大家依据上面的四个“象限”的分布，合理安排时间，设计长期、中期、短期计划，紧急又重要的事情可以先做，重要但不紧急的事情则需很好的安排时间，按照安排好的计划一步步实行，而紧急但不重要的事情可依据现况进行调整执行，之后再进行不重要也不紧急的事项。

时间管理理念应用：

便条、备忘录、便笺纸日程安排表、效率手册、商务通设立短期、中期、长期目标。

这里送给大家一张表单，可供工作中合理安排时间。

表1

当日工作记录表

姓名：

日期：

年月日

接受工作

当时处理情况

工作性质

评估当时处理结果

上午

下午

加班

使用说明

目的：

以时间管理“象限”理论来分析工作，提高时间的管理能力。

填写：

“当时处理情况”选填“马上处理”“从长计议”“拒绝接受”；“工作性质”选填“紧急且重要”“紧急不重要”“重要但不紧急”“既不重要也不紧急”；“评估当时处理结果”中如果处理合适即填“合适”，如果不合适则填写应该如何处理。

无论是在家里还是在工作中，每个人都要在某种程度上支配自己的时间。

你做事的先后顺序，对你能从生活中获益多少，有着深远的影响。

大部分人都能安排好自己的时间，从而使工作格外有效，休闲时光更加充实。

本书指导你如何有效地支配时间。

书中包含了丰富而实用的建议，而散见于全书的101个简明的小诀窍进一步提供了极有价值的指导。

这本书从检测你通常是如何支配时间开始，再把目光转向你有待改进的地方，然后告诉你如何使用快捷而容易的方法来进行改进。

改进的内容从怎样处理文件到如何使用用高时效的手段进行通讯。

此次教给大家如何用学到的知识来帮助别人更有效的支配时间。

一、了解时间

时间是我们最宝贵的资源，通过分析我们时间的使用情况，才有可能掌握适于工作场所内外，最有效的时间使用方法。

1.每天要回顾，急事需优先。

2.对于很棘手的任务，先从一小部分入手，立即处理。

3.考虑一天的日程安排，采用相应的工作方法。

4.不值得去做的事，派下属代劳。

5.工作日化整为零，每段30分钟。

6.重温日程安排，评价工作效率，

7.安排日程时，留点时间用于思考。

8.预测工作用时，看看是否准确。

9.要随时做日程记录，单凭记忆不大可能。

二、制订计划

如果你不知道明天的行动方向，你就不能决定今天摇干什么。

改进时间支配的任何方法都有赖于对目标的清楚了解。

10.化长远规划为一周、一日的行动计划。

11.绘出工作履历表，计划下一步干什么。

12.几项任务难分先后顺序，另辟蹊径寻找第二方案。

13.协调你与上级在工作安排的先后顺序上存在的差异。

14.要及时发现与同事在工作安排先后顺序上的矛盾。

15.把日志中的所有工作按重要性分类。

16.如果你的工作表上全是A类任务，委托别人代办或重新分类。

17.根据情况的变化和新信息的出现，不断变更工作的优先级。

18.讨论应该简短，避免没有结论的提问。

19.每天给自己有段安静的时间。

20.不要担心电话机没有搁好。

21.记录你的体力、脑力出现高峰的时间，了解它们能持续多久。

22.留些精力给家庭生活和工作之后的消遣。

23.建议公司以弹性工作时间运作，以提高工作效率。

24.挑选一种看起来美观，用起来称心的日志。

25.你的日志里永远放枝笔，随时记录信息和日期。

26.用彩色笔标示出任务的不同重要性。

27.确定的期限要合乎实际，定期限为的是促进你完成任务而不是要制造紧张。

28.委托该委托的工作，无论那是你喜欢的还是不喜欢的工作。

29.工作按时完成后，应该自我奖励。

30.在日志上制订计划，不要超前一年。

31.要保证你每天至少办了一件令你愉快的事。

32.晚上的最后一件事，读篇你最喜欢的作者的文章。

33.使用电子记事薄列出自己的弱点，然后计划逐一加以克服。

34.写字桌上没用的东西清理走，只把现在的工作留在手边。

三、立即做出改变

这里有许多实际的工作可以去做——无论是清理写字桌并使其保持整洁，还是使计算机内的文件分类清晰，都可以在短期或长期内提高你的工作效率。

35.留心“告示贴”式的便条，小心丢失。

36.每天都要清理干净，不要把脏乱留到明天。

37.文件里的特别关键处要做标记以加快从读时的速度。

38.办公室里放一架钟，你和客人都能看见。

39.每隔几个月，重新检查档案系统。

40.建立一种档案系统，它将与你和你的生意一起发展兴隆。

41.定期检阅你的存盘，把不在需要的文件丢掉。

42.将较难归类的文件统一放入一档案夹中，贴上“其它”卷标。

43.只把将来要参考的重要文件存盘。

44.打给你的电话首先由秘书或同事接听。

45.拿起电话听筒暗示会议结束。

46.如果有人跟着你走进办公室，你不要坐下来。

47.如果门开着，你的座位不要放在别人的视野之中。

48.把你认为不需要的信息都扔掉。

49.利用一切机会尽可能站着碰下面——以便能随时离开。

50.只为那些需要知道的人员复印信息资料。

51.停止订阅你不在阅读的杂志。

52.取走你希望保存的报刊，存盘留作参考。

53.写字桌上只留最重要的读物。

54.评价每条信息与正在进行的工作的相关性。

55.在打断别人之前要想到他们的时间与你的时间同样宝贵。

56.其它的选择行不通时，才考虑召开会议。

57.不要对同事随意猜测。

58.在你打电话之前，做一次放松的深呼吸。

59.打电话时要避免精力分散，集中精力听对方在说些什么。

60.你在打电话时，把另一件工作放在手边，以防你要久等。

61.告诉别人什么时候可以给你打电话。

62.为了避免被打断工作，你可以换一条电话线路。

63.千万不要把要写的材料向后拖——这样会越积越多。

64.在你必须阅读的报告上划出关键的句子。

65.快速阅读报纸的标题。

66.把重要的参考材料与其它文件分开。

67.每月一次清理你计算机里的不需要文件。

68.仔细考虑你的计算机配置。

69.确保你的电子邮件简短，地址准确。

70.要鼓励别人表达自己的意见，即使他们的观点与你相反。

71.要多听少说，使会议开得简短。

72.如果日常例会超过了一小时，请同事去“紧急”打断它。

73.对议程中的每个专题都要分配一定的时间。

74.鼓励人们只参加会议中与他们有关的部分。

75.在会议的备忘录上记下会议通过的事项。

76.旅行之前评估这次旅行是否必要，钱花得是否值得。

77.如果可能，把你需带的每件东西全都塞进一个小手提箱里。

78.带点工作在候机楼里做，以防飞机延迟。

79.按目的地的当地时间拨好手表。

80.在打电话之前，核查酒店对电话的收费。

81.核查你的电子装备在国外使用时是否需要适配器。

82.每年要安排二到三个短的假期，而不是一干到底。

83.定期留出一点时间来追求业余爱好，和享受休闲放松的乐趣。

84.志在每天尝试新东西。

四、支配别人的时间

为了把你的时间安排得尽善尽美，同样你必须要支配好职员、同事和下属的时间。

学会授权或委托他们去替你办事、分担任务，掌握好同上下级相处的艺术。

85.要保持很高的期望值，人们会将努力付诸实践。

86.劝说别人的时候要用事实，而不是用感情。

87.关心别人想得到什么。

88.听到和聆听是不同的，要学会聆听。

89.当你把任务授权别人去办的时候，确保你把目的说得相当清楚。

90.留点时间来做你一个人可以做的事。

91.要有一张检查表，帮助你监察已委托工作的进度。

92.奖励要慷慨，训斥要适度。

93.对授权别人的任务要设定明确的，切实可行的完成时间。

94.不要让同事用不重要的事来分散你的精力。

95.在同事的办公室里召开会议，这样在你需要的时候则可以离场。

96.专门留出时间，让你的办公室向全体人员开放。

97.只有当你有不止一个疑难问题需要讨论的时候，才去请教你的通史。

98.揣摹老板的工作模式，并试图采纳。

99.询问老板的家庭生活——这将有助于你与他建立好关系。

100.记住时间是最民主的，没人比你的多，也没人比你的少。

几种时间浪费元素、成因及解决方法：

一、计划失误

成因解决方法

1.没有时间拟订计划————确立每一小时的有效计划，在执行时可节省三、四小时，且能够获得更好的结果。

2.缺乏自律——————-——强迫自己定好完成期限，尝试定一个月目标、优先次序及每日计划；列出同事可提供的协助，监控进度，评估成果。

3.害怕许下承诺——————设立目标虽然意味着许下承诺，但也意味着你会知道自己何时将达成目标。

假定只有几天可以完成工作，所以拟订计划也徒劳无益，或假设计划无论如何都会被紧急事故破坏。

4.没有指出明确结果————当重要结果被明确指出时，目标就比较容易成立了。

5.——虽然紧急事故可能把一天的工作打断，但如果这天的工作已经事先计划妥当，且重要工作可以在紧急事故之前完成，或是能在紧急事故之后回头做完，损失就可以减到最低。

二、贪求过多

成因解决方法

1.欠缺优先次序与计划————依四个重要的时间段落（每天、每周、每月、每年）设定目标、优先次序、完成期限，把心思集中在最优先的工作上，不要理会一大堆对个人目标毫无助益的事情。

2.遇到急事立刻反应————－分清急事与要事之间的差别，在短期目标之间找出平衡点，做出反应之前先自问:

“最坏的情况会是什么样子”

3.反应过度—————————限制自己的反应，视真正的情况需要做合理的反应。

如果别人能应付，就别插手。

4.野心太大，成就感需要过高－控制自己的野心，做合乎能力和情况的事，问自己企图证明什么。

要讲求实际、高瞻远瞩，别再过度自我强求。

5.完美主义—————————把标准降到合理程度，将时间分配得紧凑一些。

三、不速之客

成因解决方法

1.没有处置计划———————拟定过滤计划和方法，安排见面时间。

2.渴望随时挪得出时间————承认这点，不要高估自己在别人眼中的重要性。

3.无法终止别人的逗留————到别人的办公室、与访客在自己办公室外会面、在门口站着并保持站姿、事先设定来访时间限制、暗示谈话即将结束（“在我离开之前，还有什么事吗”）

办公地点不佳，人来人往，没有掩蔽、房门或私人办公室

4.　　　　　　　　　————如有可能，改变办公地点。

如不可能，就专心一致，避免与人有目光接触。

四、条理不清

成因解决方法

1.不明白事情重要性—————堆积如山的桌子是一大工作干扰，也是造成文件遗失（浪费寻找时间）的原因。

自我膨胀（想被别人视为忙碌、重要、不可或缺的重要人物）

2.————过量的文件也可能成为个人条理不清、优柔寡断、做事拖延、没安全感、优先次序混淆的象征。

找出比把所有档案堆在桌上更好的控制方法。

3.害怕忘东忘西———————适当的记事习惯和利用联络日志是帮助记忆的好方法，这样就毋需记得要追想什么事情了。

4.拖拖拉拉或优柔寡断————先处理棘手、最为优先的工作，强迫自己定出完成期限并给自己奖励。

到你桌上的工作中，有80％是可以立即处理的，当场就做好，不要积压文件。

五、欠缺自律

成因解决方法

1.欠缺目标或标准——————同时设立个人与组织的重要工作目标，为例行工作建立完成标准。

2.计划没有制定完成期限———强迫将所有重要工作都排好切合实际、绝少更改的完成期限，也要求别人排定完成期限。

3.没有追踪进度———————你的工作情况要依计划考核你的成果，你是根据时间表完成进度的吗

4.没有工作兴趣———————重新检讨工作态度，认清漠不关心的态度更难形成自律。

设立严苛的目标，以产生工作兴趣与动机。

5.习惯不良—————————以好习惯取代坏习惯，尽量自动自发地采取游泳有效的行动，使你有多余的心思去做有生产力的工作。

要养成某个新习惯，就要尽量意志坚强加以练习，向别人宣称自己正在培养新习惯，以免自己故态复萌。

六、无力拒绝

成因解决方法

1.害怕冒犯别人———————真正的朋友不会因为坦率的解释而被触怒。

培养再不冒犯他人的情况下，拒绝别人的技巧，譬如：

“谢谢恭维，但我不得不拒绝。

”“抱歉，我办不到，不过让我提供一个建议……”

2.对义务的认识错误—————这是个普遍的原因，检讨造成这种情况的理由，与家人、朋友、同事讨论，加以控制。

3.没时间想答案或找借口———再答应之前先数十下，给自己时间，暂缓反应。

4.无法拒绝上级———————出示双方同意的优先次序清单来拒绝上级，如果上级坚持你做，就默默听从，但要指出你担心自己无法完成的工作及原因。

七、做事拖延

成因解决方法

习惯先做简单琐碎的事，延误苦难的工作

1.没有能力辨别情况—————做事拖延的意思，是指在没有正当理由的情况下，延误或耽搁事情，要求别人帮你辩别的这种情况。

2.———这么做有个很大的危险，就是可能无法完成最重要的工作，这往往会带来压力和危机。

先把最重要的事情做好!

3.工作时间估算不切实际———据研究，每件事情所花的时间要比你想象的久，所以应该给所有重要的工作安排20％到50％的缓冲时间，每天留20％的时间不安排任何事情，以便补做完成时间被低估的工作。

4.没有定期监控进度—————这样会把全部工作留到最好一分钟才做，而且保证会发生危机。

迅速回馈进度可刺激你改善工作，并提醒你是否落后进度。

5.搁置工作—————————完成某样工作所花的时期与力气，往往比在工作细节已变得模糊时，还得回来试图完成少得多。

所以一开始就把事情做完，以免拖拖拉拉造成问题。

八、沟通不良

成因解决方法

1.不明白事情重要性——————认清事情重要性，阅读本书相关章节，并做到测验。

2.没有时间——————————找时间沟通。

排好工作优先次序，就保证有时间。

3.没有倾听或心不在焉—————培养及练习倾听技巧。

4.沟通目的不明————————澄清沟通的目的。

5.用错管道——————————选择适当的沟通管道（如：

电话、书信、便条、会议）

6.时机不当——————————选择适当时机。

7.沟通机会不够————————评估咨询流通的合理需要，透过干部会议、组织刊物、备忘录提供资讯。