秘书学——秘书工作内容.pptx

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秘书学,李静2015年6月,Backtoschool,第二章秘书工作的内容与性质,Backtoschool,Backtoschool,你心目中的秘书工作有哪些内容？

第一节秘书工作的内容,安排会议,处理文件,领导的日程安排,接待信访,接听电话,起草文件资料,Backtoschool,秘书与秘书之间工作内容差别很大，但是在各种性质的机关中，秘书部门的职责却是基本相同的，而且所承担的具体事务也比较接近。

初级秘书：

公司前台接待、接线生、部门事务助理等。

职责相对单一，技术含量较低。

中级秘书：

部门经理秘书、经理助理、处于中层左右的秘书，权力与责任相对大一些，外语与计算机等能力要求也相对高一些，有很好的协调能力,第一节秘书工作的内容,Backtoschool,高级秘书：

跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。

这是处于高级领导层的要职，他们的领导能力、协调能力、管理能力等都需要多年培养和修炼。

这是秘书职位的顶点，也要经过了这么多的经历，才能完全体会秘书工作全部的内涵。

上述几种秘书的工作，究其根本，其职责根本是相同的，所承担的事务也跟我们后面归纳的内容是相近的，只是程度差异。

第一节秘书工作的内容,Backtoschool,第一节秘书工作的内容,

（1）协助首长综合情况，研究政策，推行工作

（2）协助首长密切各方面的工作联系（3）协助首长掌管机关内部统一战线工作（4）协助首长保管保密工作（5）掌管机要工作（6）主持日常行政事务（公文、会议、监督执行）（7）掌管机关事务工作（财务、生活、学习等）,1951年7月，中央人民政府政务院作出的关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定所规定的七项“工作任务”,Backtoschool,第一节秘书工作的内容,办公厅有秘书、警卫、调研、电讯、档案、信访、交通、保健、保密和机关生活等业务。

新时期秘书工作要实现“四个转变”：

出谋献策、力争主动服务、实行科学管理、建立健全信息体系，做好信息工作。

1985年1月，全国秘书长、办公厅主任座谈会上，当时的中公中央办公厅主任王兆国在讲话中指出：

Backtoschool,

（一）调查研究

（二）信息工作（三）文书工作（四）掌管机要（五）管理档案（六）安排会议（七）操持内务（八）其他工作,现代秘书的工作内容：

Backtoschool,

（一）调查研究,调查通过各种途径，运用各种方式方法，有计划、有目的地了解事物的真实情况；研究对调查材料进行去粗取精、去伪存真、此及彼、由表及里的思维加工，以获得对客观事物的本质和规律的认识。

（一）调查研究,常用方法调查会、现场观察、个别访谈、问卷调查、统计调查、专家咨询和论证。

这是一项重要任务，要围绕中心，针对领导和群众关心的重点、热点、难点、疑点问题深入了解情况，总结经验教训，找准问题症结，探求解决问题的办法，为领导决策提供依据、预案或建议。

Backtoschool,

（一）调查研究

（二）信息工作（三）文书工作（四）掌管机要（五）管理档案（六）安排会议（七）操持内务（八）其他工作,现代秘书的工作内容：

Backtoschool,

（二）信息工作,信息工作是秘书部门一项重头业务，包括信息的收集、筛选、分类、加工、输出、反馈、储存等程序。

例如：

为领导或机关起草各种文件和材料，其内容必须依赖于平时的信息积累，而写作过程实际上就是信息的处理与加工。

Backtoschool,

（二）信息工作,要求：

准确完整、及时高效、适用适量,收集信息的渠道：

建立信息网络、通过文件资料、通过报纸杂志、广播电视等媒体，通过会议，通过调查访问，通过信访等。

Backtoschool,

（一）调查研究

（二）信息工作（三）文书工作（四）掌管机要（五）管理档案（六）安排会议（七）操持内务（八）其他工作,现代秘书的工作内容：

Backtoschool,（三）文书工作,写作是秘书最基本、最重要的业务能力，文稿撰写是最典型的秘书业务。

经常撰写的文稿包括：

法定公文、商务文书、领导讲话稿、各类文章、新闻报道、总结汇报材料等。

Backtoschool,Backtoschool,（三）文书工作,Backtoschool,（三）文书工作,Backtoschool,（三）文书工作,承办文书主要包括对本机关各种文书的以下流程：

并按规定处理上级、同级和下级来文；筛选、摘录资料，供领导参阅。

Backtoschool,（三）文书工作,Backtoschool,（三）文书工作,Backtoschool,

（一）调查研究

（二）信息工作（三）文书工作（四）掌管机要（五）管理档案（六）安排会议（七）操持内务（八）其他工作,现代秘书的工作内容：

Backtoschool,（四）掌管机要,机要文件和信息的传递、收发、报关、清退、销毁；有机密内容的会议、谈话的文字记录或录音、录像的处理和保管；印信证章的保管、利用等。

秘书部门掌管的机要事项：

此外，机要工作还与保密工作息息相关,Backtoschool,（四）掌管机要,Backtoschool,

（一）调查研究

（二）信息工作（三）文书工作（四）掌管机要（五）管理档案（六）安排会议（七）操持内务（八）其他工作,现代秘书的工作内容：

Backtoschool,（五）管理档案,档案工作,档案馆工作,档案室工作,档案管理亦称档案工作。

是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。

Backtoschool,（五）管理档案,档案工作的主要内容：

1.对本机关文书部门或业务部门的文书归档工作进行指导和监督,2.负责管理本机关的全部档案；积极提供利用，为机关各项工作服务，并为国家档案馆积累史料。

3.根据本地区、本系统、本单位的管理体制，制定本机关档案的工作制度、条例。

4.确保档案和档案机密的安全。

Backtoschool,

（一）调查研究

（二）信息工作（三）文书工作（四）掌管机要（五）管理档案（六）安排会议（七）操持内务（八）其他工作,现代秘书的工作内容：

Backtoschool,（六）安排会议,从时间上看,从内容上看,会务工作是指直接为召开会议或举行集会服务的工作。

会前准备会间服务会后处理,文字性工作事务性工作,Backtoschool,（六）安排会议,从时间上看,会前准备会间服务会后处理,制定会议预案、准备会议文件材料、发送会议通知、落实后勤服务、布置会场、制作会议证件、接站与报道等事项。

会场签到和统计人数、安排会议发言、会议记录、编印会议简报、起草或修改会议文件、会间生活服务等。

会议文件制发、会议文书材料收集和归档、会议后勤服务善后、会务工作总结,Backtoschool,（六）安排会议,Backtoschool,秘书部门根据领导决定，安排各种会议，办理会务工作，包括会议文件的起草，会议日程的安排，会议名称、人数、对象、范围的确定，会议时间、地点、场所的选择，以及与会人员的通知、签到和食宿、医疗、接送等方面的服务。

会议结束，需要上报总结。

Backtoschool,Backtoschool,（六）安排会议,（六）安排会议,Backtoschool,Backtoschool,（六）安排会议,Backtoschool,

（一）调查研究

（二）信息工作（三）文书工作（四）掌管机要（五）管理档案（六）安排会议（七）操持内务（八）其他工作,现代秘书的工作内容：

Backtoschool,（七）操持内务,操持内务是指管理操办机关内部的事务工作，这项任务繁杂琐碎，主要包含以下具体内容：

伙食管理、车辆管理、房屋管理、财务管理、办公用品管理,文化、娱乐、体育、卫生等活动的安排,节假日值班、内部安全保卫等必要接待应酬等事项,Backtoschool,

（一）调查研究

（二）信息工作（三）文书工作（四）掌管机要（五）管理档案（六）安排会议（七）操持内务（八）其他工作,现代秘书的工作内容：

（八）其他工作,完成领导临时交办的其他工作,（八）其他工作,特别是有些秘书部门，因人手较少、分工不细、更经常被领导临时抓差。

故秘书的工作岗位职责，一般都有完成领导临时交办的其他任务这一条。

Backtoschool,第二章秘书工作的内容与性质,第二节秘书工作的性质与要求,所谓天才那就是假话，勤奋的工作才是实在的。

爱迪生,一、秘书工作的性质,秘书工作的性质,辅助性,从属性,政策性,机要性,事务性,综合性,服务性,服务性,一、秘书工作的性质,

（一）辅助性,辅助性,主导性,领导处于主导地位,秘书部门或秘书处于从属地位,决策和宏观管理,在决策中当好助手和参谋,一、秘书工作的性质,

（一）辅助性,秘书部门没有独立于领导工作需要以外的工作任务。

辅助性是秘书工作特有的、也是最主要的性质。

这要求秘书人员要摆正秘书和领导的关系，任何情况下都不能越权行事。

秘书在工作上不能按自己的意愿自行其是，只能按照领导的授权和旨意去办文、办会、办事，完成共同的目标。

遇事多请示，多汇报。

一、秘书工作的性质,

（一）辅助性,Backtoschool,秘书工作的辅助性,为领导决策提供文件、资料、情报、建议、意见等。

为领导的组织和指挥起传达、检查、督促作用。

处理日常事务并提供文字和物资方面的条件。

一、秘书工作的性质,

（二）从属性,秘书工作机构不同于独立行使党和国家某项权力的机关，也不是自成一体、独立决策的部门。

各层次各类型的秘书班子，都是依附于所在单位的领导班子。

一方面，应该积极主动、富有创造性地开展工作。

另一方面，要以遵循领导指示或符合领导意图为前提。

不能擅作主张。

一、秘书工作的性质,（三）政策性,秘书部门大多数工作都关系到党和国家的方针政策。

党政机关秘书、企事业单位秘书都一样具有政策性。

没有任何例外。

这要求秘书具有较高的理论水平和政策水平，熟悉国家法律、法规。

例如：

秘书经常为领导起草文件，文件的内容就必须符合党和国家的方针政策。

调查研究其目的也是为制定政策做准备。

或者为观察执行政策收集反馈信息。

文书处理大多是为贯彻政策精神服务。

信访工作也必须严格按照政策办事，而信访中收集到的许多重要信息又是领导制定政策和调整政策的重要依据。

一、秘书工作的性质,（四）机要性,“机密而重要”，其意义偏向于机密。

“秘书秘书，姓秘名书，一是离不开秘密，二是离不开文书。

”是很有道理的。

要求秘书人员具有高度的责任感、严格的纪律性和牢固的保密观念。

对知道的秘密事项要守口如瓶。

不仅是机关事业单位，任何企事业单位，在领导决策和管理活动中都会有一些暂时不宜公布的事项，如果提前泄露出去，就会使工作变得被动。

一、秘书工作的性质,（五）事务性,秘书部门每天的工作大多是一些很具体的工作，每天都要处理大量繁重而琐碎的事务。

除了随从、接待、通信、值班、机关事务管理等，还包含其他大量事务性工作。

例如：

信息处理中的收集、筛选、输出、储存等；公文处理中的校对、用印、分发、签收、登记、保管等。

一、秘书工作的性质,（五）事务性,秘书的事务性工作是由秘书工作的辅助性和秘书部门的从属地位决定的，秘书的助手作用主要是通过办理大量的具体事务来实现的。

因为领导的决策管理活动中必然有大量的事务性工作，秘书处理好这些事情，领导才能集中精力考虑决策和指挥大事。

一、秘书工作的性质,（六）综合性,秘书工作综合性是由领导工作的综合性决定的，任何机关单位的领导，总是对一个地区、一个单位、一个部门的全面工作负责，因此领导工作都是综合性的，秘书工作就是直接为领导工作服务的，凡领导工作所涉及的范围，秘书必然要涉及。

另外，还由秘书部门在机关中的分工决定。

各职能部门的业务比较单一，各负其责，秘书部门不分管某一方面具体业务，但又要经常与各职能部门发生联系，要综合处理各部门、各方面之间的关系，还包括一些临时性、突发性又不属于某一个职能部门管的事务工作。

一、秘书工作的性质,（六）综合性,应该具备较广的知识面和多方面的技能，因为在综合处理各种事务时必然要运用到多方面的知识和技能。

善于从领导的角度观察问题、考虑问题，心中要有全局，要对整个机关的总体情况做到心中有数，熟悉各职能部门工作。

一、秘书工作的性质,（七）服务性,秘书工作服务的对象,为单位领导和上级领导服务,为本级机关或平级部门服务,为下级机关和人民群众服务,一、秘书工作的性质,（八）协调性,秘书部门既是保障领导班子正常运转的关键，又是联结上喜爱、协调左右的枢纽。

首先，要依据领导班子或主要负责人的指示，协调班子成员间的行动。

一般通过备供预案、提出建议、汇报情况来实现，通过协调使班子成员随时了解工作进展情况和存在的问题，及时互相通气，以消除隔膜、和衷共济。

一、秘书工作的性质,（八）协调性,其次，还体现在帮助领导班子处理好左右关系。

秘书部门要及时做到上情下达、下情上呈，并通过查询催办等方法，协调上下关系，使上下行动达成一致。

切忌在反应情况时掺杂个人偏见切忌感情用事应十分注意制宜适度,一、秘书工作的性质,案例分析,某公司秋季推出一批特价电扇，由企划部策划方案、营销部实施。

但由于企划部未注明活动截止日期，导致活动到第二年春季还在开展。

领导要求秘书协调此事，想一想秘书应该如何处理？

企划部错误根源营销部未及时发现问题并纠正,一、秘书工作的性质,案例分析,秘书咨询企划部，企划部说：

“责任不在我们，我们只负责设计方案，活动时间通常都是3个月，以前均是如此，销售部在前期沟通方案时未质疑。

”秘书沟通营销部，营销部说：

“我们只负责按照方案执行，不能私自更改方案执行。

”,分析：

由于部门利益不同和看问题的角度不同，部门间会出现摩擦。

秘书要做的就是让两位部门导坐到一起直接沟通，尽可能地消除误会，明白公司利益是最重要的，不能把部门利益放在公司利益之上。

二、秘书工作的要求,周恩来同志生前提出：

保密、准确、迅速为秘书工作三大要求。

以上三点是必须要遵循的，其次还要注意规范化、制度化、科学化，做好这三点才能进一步做好秘书工作。

规范化：

工作程序和工作方法要符合一定的标准和格式。

制定一套较科学的程序和标准，每一个细节都要制定合理的运行程序、工作流程。

制度化：

是指共同遵守一定的行为准则和办事章程。

健全各项规章制度，做到事事有章可循，人人照章办事，加强监督，使制度真正落实。

科学化：

按照客观规律办事，选择符合规律的最佳方案执行，以求取得最佳工作效果。

如：

合理的机构设置、人员配置、先进的办公手段等。

案例分析,广告公司来电话，想就明年广告代理问题与老总交换一下看法。

老总忙得晕头转向，一听是广告的事就对秘书说：

“不就是广告的事吗，现在没时间”，面对这种情况，秘书应怎样处理？

A你好，我们老总今天安排太满，很难抽出时间，明天给您回电话可以吗？

B你好，您的事我们老总知道了，下次再约时间吧。

C你好，我们老总急着赶材料，不能接电话。

D你好，关于广告的问题，找市场部谈谈可以吗？

E你好，我们老总今天身体不舒服，您先跟我说说，我再转告他可以吗？

二、秘书工作的要求,案例分析,二、秘书工作的要求,分析：

本题最佳选项A选B不合适，是因为会给客人留下傲慢的印象，虽然广告市场一般都是买方市场，但买卖双方是平等的，是合作关系。

可以现在不谈，给对方一个可以理解的理由。

选C和选B一样，只是有过之而无不及。

选D多少有点自作聪明，老总之所以现在不谈是因为太忙暂时没心情谈，并不一定就是不想谈。

自作主张安排别人来谈就是一种违反工作纪律的行为了。

选E与选D是一样的错误。

生意场上讲究一个“对等原则”广告公司经理如果没有主动提出让你转达，你就应该知道自己的分量。

Backtoschool,第二章秘书工作的内容与性质,第三节秘书工作的规律、原则和作用,一、秘书工作的规律,是事物之间内在的必然联系，是事物发展的一种基本秩序。

规律,

（一）秘书工作的一般规律在一切秘书工作领域中，在办文、办会、办事、参谋、协调以及处理信息的一切秘书业务活动中，总结出了固有的、本质的、稳定的联系和关系。

即秘书在主辅配合中，近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应的规律。

一、秘书工作的规律,秘书工作效果、秘书与领导主辅配合的有效程度、秘书工作投入（即事务服务与参谋辅助的投入）等要素之间的关系和联系。

D=KL（S+A）D表示领导对公务服务的满意程度L表示主辅配合有效程度S表示事务服务投入A表示参谋辅助投入K表示受各方面影响的参数,秘书工作一般规律的公式,一、秘书工作的规律,老局长升职为副市长，原刘副局长接任局长。

老局长的秘书小周也成了刘局长的秘书。

小周一直很受老局长其中，局长的日程也由小周协助安排，外出活动由小周负责，所需信息资料也由小周负责收集整理，特别是局长在各种场合的讲话稿也由小周起草。

小周总能按照领导的思路、习惯以及个性化的语言代拟讲话稿。

刘局长上任后，小周的工作发生了不小的变化，有博士学位的他从不让秘书代拟讲话稿，而且刘局长随身携带笔记本电脑代替了不少小周的事务，这使小周的妙笔生花派不上用场。

刘局长让小周下基层调研，小周很不习惯，写的调查报告和意见建议等自己都不满意。

案例分析,一、秘书工作的规律,后来，小周看到刘局长在自己撰写的报告上画了很多记号，有些内容还输入了笔记本电脑里，小周这才感到自己的工作适应了领导工作的需要。

当刘局长的秘书和当老局长的秘书，虽然实际事务工作有一些改变，但其辅助和服务的作用的相同的。

案例分析,分析：

由于个人价值取向、综合素质、工作作风等的不同，领导对秘书公务服务的需要也不尽相同。

小周工作内容的变化，正是体现了不同领导对辅助和服务的需求不同。

要成为一名优秀的秘书，即要随时适应这样的变化。

一、秘书工作的规律,秘书工作一般规律的运用：

1.把握目标，坚持主辅配合的正确方向。

2.加深主辅理解，提高综合辅助的有效性。

3.协调主辅配合，提高综合辅助的效率。

4.增强主辅素质，提高综合辅助的效能。

一、秘书工作的规律,

（二）秘书专项职能活动规律1.经常性工作的规范化、程序化、科学化。

2.秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应的规律。

3.领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律。

一、秘书工作的规律,T型知识能力素质模式图：

基础科学文化知识+行业管理知识+计算机运用技能+社会交往技能,秘书专业知识技能+与辅助对象相匹配的知识技能,既需要有一定的广度,也需要有一定的深度,一、秘书工作的规律,小许在读大学时就是小有名气的笔杆子，报刊上发表过不少的小说、散文和学术论文。

通过公务员考试当上区长秘书后，小许的文采好像不够用了，为区长起草的讲话稿，总是让区长改得“满堂红”，有时候还需要重写几次，小许几乎都要对自己失去信心了。

办公室的同事老王看出了小许的苦恼，他找小许谈心：

“秘书工作中的写作，也要讲究主辅配合，你对主导作用的理解不够，自然写不出让他满意的文章。

”接着，他拿出区长曾发表的文章和一些专著给小许读，说是会对他有所帮助。

案例分析,一、秘书工作的规律,小许认真研读了区长的著作和文章，并对著作中引用的一些原著和名著进行了系统学习，又加上对区长的工作思路、谈话风格留心学习和理解，再写区长讲话稿的时候，思路就活跃起来了，区长也越来越满意了。

案例分析,分析：

这一案例正是体现了领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律。

一、秘书工作的规律,（三）对立统一规律在秘书工作中的运用1.事务与政务2.被动与主动3.综合性与专业性4.维持与适应5.听命与劝谏6.保密与宣传7.谋划与执行8.全面与重点9.规范性与随机性,二、秘书工作的原则,秘书工作的原则是规范秘书人员行为的基本准则，主要包括以下几个方面：

1.严守法纪的原则2.维护大局的原则3.实事求是的原则4.联系群众的原则5.团结协作的原则6.及时有效原则7.准确性原则8.整体优化原则,二、秘书工作的原则,案例分析,老总的隐私公司负责销售的马总年富力强，才能和魄力在公司上下都得到了一致的公认。

但在公司内部不时能听到他的风流事。

小雪是总裁办秘书，一天公司总裁问小雪关于马总的情况？

事情的原委是，几天前，马总把小雪叫到办公室，请她帮忙去商店取一样东西并送到指定地方。

而总裁问的就是这件事情，面对这种情况，小雪应如何处理？

二、秘书工作的原则,案例分析,A.前几天马总老师过生日，马总要出差，让我帮他送礼物B.最近一个时期马总从未找过我，马总的事情我不知道C.上周我帮马总送了一件首饰给一位年轻女性D.上周我帮马总送了一件首饰给一位年轻女性，看她打扮肯定是哪个歌厅的小姐E：

对马总我似乎不太了解,分析：

本题最佳选项C。

如实向上司汇报是秘书的天职。

A和B虽说应替领导保密，可总裁问起时代表公司利益，不再是单纯的私事了。

必须说明事情真相D犯了秘书工作大忌。

不如实反映情况，既不能掐头去尾，也不能添枝加叶。

E是一种逃避责任，不实事求是的做法。

三、秘书工作的作用,秘书工作的作用主要表现在以下几个方面：

1.枢纽作用2.参谋智囊作用3.督促、协调作用4.信息作用5.窗口作用6.保障作用7.桥梁作用,知识回顾,秘书工作的内容：

调查研究、信息工作、文书工作、掌管机要、管理档案、安排会议、操持内务及其它工作。

秘书工作性质：

辅助性、从属性、政策性、机要性、事务性、综合性及服务性。

古今中外的秘书工作与秘书本身就是领导需要的产物，为领导服务是秘书工作指导思想的核心。

秘书在工作中要正确领悟领导意图，并处理好与领导间的关系。

秘书工作有着重要作用，主要包括枢纽作用、参谋智囊作用、协调作用、信息作用、窗口作用、保障作用及桥梁作用。

谢谢大家！