第五部分 电子文件管理.docx
《第五部分 电子文件管理.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第五部分 电子文件管理.docx（21页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
第五部分电子文件管理
第五部分电子文件管理
第一章现代信息技术的产生与发展
■电子计算机：
是一种用电子技术来实现数字运算处理工具，它是一种能自动、高速、精确地完成大量算术运算、逻辑运算和信息处理的电子设备。
电子：
是指组成计算机的基本物质，其主要是电子逻辑元件。
自动：
是指计算机接受指令后自动按程序执行而无需人的直接干预。
数字：
是指它以数字化编码形式的信息作为其加工的基本对象，即二进制数字信息。
■计算机的分类：
1、按原理分为数字计算机和模拟计算机。
2、按规模大小、功能强弱分为五类：
巨型机、大型机、中型机、小型机和微型机。
3、从CPU个数分为单CPU计算机和并行计算机。
■计算机的特点：
1、运算速度快；2、精度高；
3、具有记忆和逻辑判断能力；4、计算机内部操作运算均是自动控制进行。
■计算机的应用：
1、科学计算工（数值计算）2、自动控制系统
3、数据处理4、CAD/CAM/CAI.5、人工智能。
■简述计算机网络？
答：
凡是将分布在不同地理位置是的具有独立性能的多台计算机、终端及其附属设备，用通信设备和通信线路连接起来，再配有相应的网络软件，以实现计算机资源共享的系统，叫做计算机网络。
■计算机网络的分类
局域网LAN、城域网MAN、广域网WAN.
■简述电子文件的定义及要点。
答：
电子文件定义为：
以数字代码形态存在，通过电子计算机系统进行信息记录、传输、存储和利用的文件。
两条要点：
一是表明这种事物的逻辑与物理属性，即：
使用数字代码记录信息用电子计算机生成和读取。
二是表明这种事物的内容属性，即要符合“文件”的要求，要有符合“文件”要求的特定的来源和用途。
■电子文件的发展历程
过程阶段、辅助性电子文件阶段、电子文件阶段、前三个阶段都有纸质文件存在。
无纸阶段。
美国宾夕法尼亚大学莫尔电工学院和阿伯丁弹道研究所在1946年共同研制出了世界上第一台计算机。
至今50多年时间，经历了四个发展阶段：
1、电子管计算机（1946—1957）。
2、晶体管计算机（1958—1964年）；
3、集成电路计算机（1965—1971）；
4、超大规模集成电路计算机（1972—至今）；
5、计算机是目前世界各国正在研制的。
第五代将是并行体系结构的人工智能机。
未来计算机的发展归纳四个方面：
1、巨型计算机；2、微型计算机；
3、计算机网络；4、人工智能机。
■试述随信息技术的演变，档案工作主要经历了哪几个阶段及各阶段特点？
计算机发展简史？
美国宾夕法尼亚大学莫尔电工学院和阿伯丁弹道研究所在1946年共同研制出了世界上第一台计算机。
至今50多年时间，经历了四个发展阶段：
1、电子管计算机（1946—1957）：
其特点是用电子管作为逻辑开关元件，输入输出设备主要采用穿孔卡，速度慢，无操作系统。
2、晶体管计算机（1958—1964年）；其特征是晶体管代替了电子管，主存储器由磁芯组成，容量增大，可靠性提高，出现了管理计算机的专用操作系统。
3、集成电路计算机（1965—1971）；其主要特征是逻辑器件采用集成电路，体积更小，功能更强，寿命更长。
开始采用大容量的半异体存储器，系统软件和应用软件也有较大发展。
4、超大规模集成电路计算机（1972—至今）逻辑器件采用微处理器和超大规模集成电路、元器件高度集成化。
5、计算机是目前世界各国正在研制的。
主要是拥有智能特性，可以摸拟人的设计、分析、决策、计划以及其他智能活动。
第五代计算机将采用新的并行体系结构、新的存储组织、新的程序设计语言和可以做自动推理（不仅仅是处理数据）的新的操作方法。
第五代将是并行体系结构的人工智能机。
未来计算机的发展归纳四个方面：
1、巨型计算机；不是说它的体积大，而是运算速度快，以及它的存储容量大。
价格也昂贵。
2、微型计算机；具有功能强大、价格低廉、生产周期较短的特点。
被广泛应用在军事、科技、金融、商业、医疗等领域。
3、计算机网络；网络社会化和社会网络化将成为本世纪最重要的社会特征。
4、人工智能机也称知识信息处理系统，人们早想研制出一种更高级的计算机，让它代替人们做更多的事，具有学习的功能，如研制成功的话，其作用将十分具大。
■电子文件的种类
（一）按载体划分，主要有两大类
1、是利用电生磁现象，将文字、声音、图像和数据等变成电信号使磁性材料发生选择性磁化而记录文字、声字、声音、图像和数据等的磁记录文件。
2、是现代光学技术结合电子计算机技术而形成的光学记录文件，主要有光盘等。
（二）按产生的工作领域，可以划分为三大类
1、是人们在办理公务、处理一般性工作事务和交流信息过程中产生的社会性电子文件。
2、是记录人们科研和生产活动的科技性电子文件。
3、指家庭现代化中产生的记录人们家庭工作与生活情况的电子文件。
（三）按电子文件的格式划分，可划分为五大类
1数字文本文件。
2、数字影像文件。
3、数字图形文件。
4、数字语音文件。
5、数字视频文件。
（四）按电子文件的组成方式可将其划分为三大类
1、简单文件。
2、复合文件。
3、复杂文件。
■试述电子文件的特点
答：
一、电子文件整体存在方式与宏观管理方式特点——计算机与网络系统的规定性
（一）宏观计算机及网络系统对电子文件的规定性：
首先，计算机及网络系统对现实中的电子文件具有规定性。
其次，电子文件与计算机网络技术之间具有母子关系。
（二）微观计算机及网络系统（主要是电子文件管理软件系统对电子文件的规定性：
微观计算机及网络系统对电子文件具有具体的直接规定性。
这种规定性包括文件的形成、运行、归档、保管、利用、统计等所有环节。
（三）规定性的另一面——电子文件对计算机系统的依赖性：
首先，从文件的制作、处理、以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。
其次，不兼容的计算机系统（主要是应用软件）生成的文件在转换使用时会遇到很大的困难。
二、电子文件组成特点——多种信息媒体的集成互动性
三、电子文件分类与检索方式特点——逻辑上的自由组合性
四、电子文件信息存储特点——光盘载体的高密度性
五、电子文件阅读方式特点——信息的非人工直接识读性：
（一）信息传递与利用过程中主客体信主体之间关系发展的三个阶段：
口传口阶段；人——信息工具——人；人可以完全个体化办公。
（二）科学地客观地认识“非人工直接识读性”
六、电子文件信息传递方式特点——物理空间中的自由移动性：
（一）凝固的历史；
（二）被解放的文件信息移动。
■电子文件形成与利用特点——信息的可操作性：
（一）文件制作过程中“随心所欲”的信息操作；
（二）文件利用过程中“随心所欲”的操作；
（三）电子文件的可更改性。
■简要阐述电子文件发展经历了哪几个阶段。
：
答：
第一阶段：
过程阶段。
许多机关采用电子计算机，电子文件充当形成文件的过程（工具）。
机关单位首先使用计算机形成电子文件，然后由电子文件转化为纸质文件，形成的纸质文件经过审批后形成正式文件。
第二阶段：
辅助性电子文件阶段，特征：
纸质文件为正本、电子文件为副本。
电子文件的效用比上一阶段更多一些。
第三阶段：
电子文件阶段。
特征：
电子文件为正本、纸质文件为副本。
电子文件法律效力被确认。
纸质文件只在很少的情况下使用。
前三个阶段都有纸质文件存在。
但第三个阶段了生了本质性的变化，电子文件由附属物上升到具有决定地位的文件正本。
此外，第二、第三两个阶段我们又称之为双套制阶段。
第四阶段：
无纸阶段。
这一阶段真正进入了无纸电子文件阶段，人们在工作中已悄再使用纸质文件，以往的纸质文件已成为“文物”。
第二章电子文件工作概述
■简述数字档案馆。
答：
数字档案馆，还称为“电子档案馆”、“电子文件中心”、“虚拟档案馆”和“无墙档案馆”、“无纸档案馆”等。
它不是一个传统意义的实体机构或存放处的概念，可以把它的基本含义解释为以电子档案及其用户为对象的“一个有序的信息空间”或“一个信息系统”。
其特征：
1、信息数字化；2、传递网络化；3、超越时空化。
■简述电子文件工作的原则和要求。
答：
1、准确完整；
2、高效易用；
（1）效率原则包含及时与简便两层含义；
（2）易用原则。
3、安全保障
■电子文件管理工作内容。
答：
1、电子文件管理系统的设计与安装；
①系统需求调查；
②确定文件与档案管理的要求；
③评估现存系统；
④设计文件系统；
⑤文件系统运行及复审；
⑥文件系统安装。
2、电子文件的制作；
3、电子文件鉴定与归档；
4、电子文件保管；
5、电子文件检索与利用；
6、电子文件统计。
■试述电子文件工作管理体制的基本原则。
答：
基本原则：
集中统一
（一）国家电子文件与电子档案也应按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理；1、电子文件与电子档案由谁来管的问题。
2、电子文件与电子档案怎样集中保管的问题。
3、文档一体化的问题。
（二）全国电子文件工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理；
（三）对党政电子文件工作实行统一管理。
■档案馆电子档案管理工作内容？
1、电子档案系统的设计与安装；
2、电子档案的鉴定；
3、电子档案的保管；
4、电子档案的开发利用；
5、电子档案的统计。
■机构内部电子文件的管理体制
一、电子文件保管者；
二、机构内部电子文档管理的技术机制。
第三章电子文件管理系统
■电子文件管理系统的概念。
答：
宏观层次的电子文件管理系统，是以保证电子文件的科学管理和高效利用为目的的技术、设备、管理、法律、标准、人员等所有相关因素组成信息系统；
中观层次的电子文件管理系统，是指与电子文件相关的计算机软件、硬件系统。
微观层次电子文件管理系统，是电子文件管理的软件系统，它由一组软件程序组成，共同对机构产生的电子文件进行管理。
这三个层次的电子文件管理系统含义既相互联系、层层递进，又在不同语言环境中，概念有所不同。
■编程的概念：
即编写程序，就是使用预先选定的计算机语言去把详细设计的结果转换成程序，把用文字表达的解决问题的步骤转换为计算机能够接受并执行的指令形式。
这个阶段的关键任务是写出正确的程序模块。
■简要说明电子文件管理系统开发过程听现制调查阶段与用户需求调查阶段。
答：
一、现制调查阶段；
包括软件生命周期方法的确定目标和可行性分析阶段。
作为系统分析员在这一阶段要进行现行的组织机构调查、业务流程调查和文件流程调查。
调查的目的是掌握老系统的运行情况这对开发新系统往往十分重要，作为调查结果，要写出《现制说明书》与《可行性分析报告》。
二、用户需求调查阶段；
这一阶段是属于软件生命周期方法中的用户需求分析阶段，是在上一阶段基础上，由系统分析员调查用户对新系统的需求，并写出《用户需求说明书。
在这一阶段需要对用户对系统的需求做出详细的调查，包括系统功能的要求，将来可能提出的要求以及系统的数据要求和条件限制。
■试述电子文件管理系统的特点。
答：
（一）具有与文件属性相关的程序严密性；
（二）由文件内容、结构和背景信息等构成的文件整体性；
（三）与业务活动相关的辅助性；
（四）广泛存在的特殊性。
■电子文件管理系统的开发过程？
1、现制调查阶段；2、用户需求调查阶段；
3、系统分析阶段；4、系统设计阶段；
5、程序设计阶段；6、系统测试与新旧系统转换阶段；
7、系统运行维护、评价阶段。
第四章电子文件的鉴定和归档
■试述内容鉴定法。
答：
电子文件鉴定的基本方法：
（一）内容鉴定法；
（二）职能鉴定法
内容鉴定法是指：
通过审阅文件的办公室自动化判断其价值，要求全面审阅的分析文件的正文，以及文件题名、名称等形式特征，从文件反映的内容信息判断其价值。
在目前归档文件的鉴定中，内容鉴定法仍然是普启蒙采用的鉴定方法。
■简述逻辑归档。
答：
它是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
具体的操作方法是电子文件形成部门将存储归档的电子文件的逻辑地址通知档案部门，档案部门就能够通过网络直接查阅和控制该电子文件。
逻辑归档后的档案信息可以全部在网络中显示和检索利用，而电子文件生成时所在的位置，归档后的物理位置保持不变。
■简述电子文件鉴定类型及特点。
答：
类型：
全面集中鉴定；单项随时鉴定。
传统档案学中所说的鉴定一般是指全面集中鉴定，即由各方人员组成鉴定小组。
单项随时鉴定是指相关人员出于某种特殊原因，对文件的某种状态进行专项检查和分析。
以确定是否要采取相应的措施。
特点：
（一）全面集中鉴定的特点：
1、全面集中鉴定的多维性；
2、全面集中鉴定的间隔性；
3、全面集中鉴定的相对模糊性。
（二）单项随时鉴定的特点：
1、单项鉴定的连续性；
2、单项鉴定的公散性；
3、单项鉴定的相对清晰性。
■试述电子文件鉴定工作内容。
答：
（一）电子文件的鉴别：
实质是明确机构形成电子文件的需要，就是将信息处系统中的文件信息和非文件信息区分开来，即用抽象概括的方法说明机构需要形成哪些电子文件，然后运用演绎的方法判定哪些是我们需要鉴定的文件。
具体过程：
第一，调查分析机构的职能结构和业务活动，明确各项活动中要求形成的电子文件，从而确定电子文件的生成节点。
第二、根据调查分析的结果，设计文件登记模块，赋予每一份电子文件唯一的文件号。
（二）电子文件的内容鉴定：
1、制定电子文件保管期限表；
2、将电子文件保管期限表纳入其管理系统并赋予维护。
3、电子文件形成时的即时鉴定；
4、保管期限满鉴定；5、进馆鉴定。
（三）电子文件的技术鉴定：
1、真实性鉴定；
2、完整性鉴定；
3、有效性鉴定；
4、病毒检测；
5、介质状况鉴定。
（四）电子文件的处置：
1、销毁，一般在计算机上进行，主要包括信息删除和介质销毁两种。
2、保存，方法有：
（1）文件管理系统中保存；
（2）脱机保存；
（3）迁移；（4）缩微；（5）转换成纸质文件。
3、移交，是指机构将电子档案转交给其它机构保存。
移交的方式可采用文件实体移交、文件信息的管理职责移交或二者共同移交。
具体方式有以下两种：
一是向档案馆移交。
凡是属于档案馆收集范围内的电子档案应按照有关规定如期向档案馆移交，这种移交主要是指管理职责移交，至于档案的实体既可以移交档案馆，也可由档案形成机构保存。
二是向有关机构移交，当机构改制、撤销或合并时，电子档案随同其它档案一起移交有关机构继续保存。
（五）电子文件鉴定的全程监控，为保证电子文件的鉴定过程的合理、有序以及鉴定结果的公正，需要对鉴定过程进行监控。
监控主要有对电子文件监定过程的记录和对记录材料审查。
■电子文件归档案的内容：
1、电子文件归档的范围；
2、电子文件归档的时间；
3、电子文件归档的要求；
4、电子文件归档方式：
逻辑归档与物理归档、在线归档与离线归档。
■电子文件归档的组织管理？
1、加强电子文件归档的组织领导；
2、加强电子文件归档的业务指导；
3、妥善处理档案部门与电子文件形成部门的协作关系。
第五章电子文件的保管
■简述影响电子文件信息安全的因素。
答：
人为因素、自然灾害、火灾、失盗、人为破坏、计算机病毒、电源故障、系统与硬件故障、系统升级造成技术过时等。
■电子文件的保管包括：
1、电子文件保存所依赖的技术环境和存储材料的物理安全；
2、电子文件信息内容的逻辑安全。
■简单介绍保障计算机逻辑环境的安全法？
答：
根据《电子文件归档与管理规范》中的要求：
电子文件的真实是指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状态一致。
完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
具体可采用以下方法：
1、加密技术；2、身份验证；
3、签署技术；4、防写技术；
5、操作日志管理技术；6、文件元数据的记录和维护技术；
7、硬盘还原卡技术。
■试述电子文件信息安全规范的基本特点。
答：
（一）信息安全规范具有综合性：
（二）信息安全的规范说到底是人的行为规范。
■电子文件的逻辑保护？
一、系统维护与系统升级；
（一）做好系统日常维护工作：
对电子文件有关的系统环境（包括机器设备）进行保养和维护的措施一般包括：
保持磁带机、软盘驱动器的清洁、对磁带定期进行倒带，保持计算机及其相关设备的良好状态，保护电子文件库房内合适的温湿度，防止强磁场干扰，做好防水、防尘、防火等方面工作，建立严格遵守电子文件库房管理制度。
（二）应对计算机升级的方法：
1、再生性技术保护；
2、建立电子文件技术档案馆；
3、采用一定的独立于任何计算机系统的统一格式存储文件。
4、仿真；
5、迁移。
二、防治电脑病毒。
防病毒技术有两个发展趋势：
1、由单机静态反病毒软件为代表的非实时反病毒技术发展为实时反病毒技术；
2、反病毒软件由仅限于“杀病毒”发展为在“防杀结合”的基础上趋于整体的网络安全管理。
三、电子文件信息安全逻辑保护的通用技术
（一）保障信息基础设施和计算机硬件的安全方法；
（二）保障计算机逻辑环境的安全方法；
■试述电子文件归档载体该如何保管。
答：
（一）归档载体一式3份，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。
载体上应作防写处理。
不得擦、划、触摸记录涂层。
（二）保存环境要求：
环境温度选择范围：
摄氏17度——20度；相对湿度选择范围：
35%——45%；存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。
为了确保电子文件信息内容的长期存取的有效性，《规范》中规定应采取以下管理措施：
1、每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。
2、每满2年，进行一次抽样机读检验。
抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
3、设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年；
4、磁性载体上的电子档案，每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。
■电子文件载体的选择原则？
1、尽量选择有国际和国家标准的载体；
2、有发展前途的，其使用的软硬件应有多个供应渠道；
3、载体内在性能稳定，耐久性得到公认；
4、能较方便地进行保护；
5、载体及其记录所必备的软硬件，价格便宜并为用户所能接受；
6、能较容易地检测出载体的质变现象，以便能在载体变化之前将文档复制到新的载体上。
第六章电子文件的开发与利用
■简述“非在线提供利用”。
答：
非在线提供利用，就是电子文件管理部门不通过网络在计算机上通过光盘、磁盘、磁带直接向利用者提供电子文件进行阅读与其它形式的利用，我们又把这种方式称为电子文件提供利用的物理方式。
它主要在未联网的档案部门使用，具体利用方法包括：
1、直接阅览；2、复制供应（提供存储载体的拷贝件）；3、通信传输；4、其它在线服务。
如咨询服务、展览、信息发布等。
■简述电子文件检索的含义。
答：
电子文件检索包含存贮具有检索意义的信息和查找所需信息两个方向相反的过程，即存储具有检索意义的文件信息，查找所需文件信息，其匹配程度反映了检索工作的效率。
电子文件检索工作的任务非常明确，就是全面、正确地分析电子文件的相关信息，以最有效的方式为用户提供电能佳服务，满足全方位的检索要求。
■简述电子文件开发的基本内容。
答：
电子文件开发工作的基本任务就是解决电子文件形成和利用有序之间的矛盾。
开发：
是对电子文件信息有序化组织和加工的过程，上的在于为最终用户提供更合理的信息结构、更多样化的信息产品。
基本内容应包括：
1、分类包括实体和信息分类两部分。
2、标引；3、编研三个部分。
■电子文件开发的原则与组织形式：
一、电子文件开发的原则：
1、存真原则；2、实用、效益原则；3、系统合法原则；4、创造性原则；
二、电子文件开发的组织形式：
1、自我开发形式；2、联合开发形式；3、委托开发形式。
■电子文件开发具有的新特点：
1、电子文件编研的时间大为缩短；
2、电子文件编研成品的内容更加丰富；
3、编研成品的传播更为方便快捷。
■简述电子文件利用的新特点。
答：
（1）良好的共享性；
（2）良好的复用性；
（3）良好的交互性；（4）运用的灵活性；
（5）超地域限制性；（6）超时间限制性；
（7）新的安全问题：
防泄密，防病毒，防黑客。
■电子文件的利用：
是指采用多种有效的方式、方法，将电子文件的信息以适当的方式及时、准确地提供给最终用户，满足用户的利用需求。
■试述电子文件利用工作的原则。
答：
电子文件的利用一方面要方便利用者的利用活动，另一方面要有利于保证电子文件的安全，要符合电子文件利用活动的特点与性质，
这是电子文件提供利用的基本原则。
要做到这一点，必须从以下三个方面入手：
（一）建立电子文件数据库和电子文件管理系统；
（二）建立新的“利用规则”：
1、建立多套备份制度。
电子文件应制作三套，一套封存，一套提供利用，一套异地保存；
2、对需要控制使用的电子文件用密码技术、用户身份证技术等方法进行加密管理。
3、限制利用方式，确保电子文件安全。
（三）利用现代化的技术、设备最大限度地发挥电子文件的优越性。
第七章电子文件管理的新理论与新思想
■“全程控制”、“后保管”、“新来源观”的概念。
答：
全程控制——实际是一个全程管理的过程。
电子文件的管理是一个全面、系统的管理，也是一个过程的管理。
涉及到电子文件的流程、管理规则、管理方法、质量要求，以及各项管理内容的关联相应系统软硬件的共享和效益，还包括对电子文件的生成、流转利用、保管等每一项具体管理内容的实施过程进行监控等。
新来源观——概括地讲，它的含义应当是“指文件的形成过程和背景，即文件是由谁，在什么条件下，运用哪些数据，为了何种目的，采用怎样的结构形成等方面的综合背景信息。
后保管——以来源为中心，以知识为中心的管理模式称为后管理模式。
■全程控制的实施途径？
1、建立电子文件管理制度平台；
2、建立电子文件管理系统；
3、宣传电子文件管理要求，推广管理系统的广泛应用。
■全程控制实施的基本要求？
1、实施全程控制需要单位各级管理层的支持；2、对文档管理人员提出了更高的要求。
■简述来源原则在电子文件中的具体应用。
答：
1、来源原则在维护电子文件的凭证价值方面的重要应用。
电子文件的形成来源于信息，即背景信息，在维护电子文件的凭证价值方面有着不可替代的作用。
2、来源原则指导电子文件检索系统设计。
来源原则在档案整理方面起核心指导作用。
■试述文件连续体理论形成经历的三个阶段以及电子文件环境中的文件连续体理论。
信息技术革命对文件工作产生了巨大影响，其中最明显的表现就是依赖计算机生成和读取的电子文件大量产生并开始冲击传统纸质文件的传统地位。
电子文件不同于纸质文件的明显差异，对文件生命周期理论带来的一系列质疑甚至冲击主要表现在三个方面：
⒈对电子文件生命周期概念的理解
传统文件的运动阶段大多顺向进行，但相当一部分电子文件在特殊情况下可以作逆向运动；传统文件的运动阶段界限比较清晰、容易区分，但电子文件往往可能会同时处于不同的运动阶段，难以划清阶段的界限。
这些变化使得套用传统的文件生命周期概念来处理电子文件，就很难行得通。
澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德认为，由于纸质文件从生成到处置的直线运动过程不再适用于电子文件，因此，电子文件的生命周期可以理解为“往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程”。
⒉对电子文件生命周期阶段的划分
西方档案界提出了不同的看法，比较权威的是国际档案理事会电子文件委员会在其制定的《电子文件管理指南》中将电子文件的
升级会员 