工程库房管理办法完整稿.docx

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工程库房管理办法完整稿

工程库房管理办法

龙山勾月

事穷势蹙原其初心，功成行满观其陌路

工程库房管理办法完整稿

一、编制目的

为规范工程库房日常管理，特制定本办法。

二、适用范围

本制度适用于××地产工程投资项目，包含土建、装饰装修、园林市政、室外广告等所有分项工程。

三、词语解释

（1）材料

所有在工程施工中用到的工具、设备、物料等的总称。

（2）入库

入库是指材料供货商向我公司有偿或无偿提供的材料，必须经过我公司库管及相关部门人员根据供需双方约定的验收标准或方法验收后，将合格品根据供需双方约定的数量、价格、金额，进行财务记账录入及码放。

（3）出库

出库是指库存在账材料根据施工方需要，经办理领用手续后由库管发出材料。

（4）退货

退货是指库存在账材料因不再在同期工程使用，经办理相关账务手续后退回给材料供货商并扣除相应应付材料款项。

（5）退库

退库是指所有从库房发出的材料，施工使用完毕后可以回收再利用的部分（包含原材料和边角料），由施工方退回给库房并办理相关账务手续。

（6）盘点

盘点是指为了高效地管理库存材料，实现账账相符、账实相符的目的，定期或不定期清查材料并将相关数据存档备案。

四、库房设施

（1）办公设备

电脑、电话、打印机、传真机、各种文具、办公桌椅、多用插座、空调、饮水机、文件柜。

（2）检测工具

游标卡尺、螺旋测微仪、盒尺、电子台称、锉刀、红外测距仪、温湿度计。

（3）防护工具

手套、雨伞、雨衣、雨鞋、安全帽、电热油汀、手提灭火器、监控设备、对讲机。

（4）其他工具

手钳、锉刀、螺丝刀、手电筒、储存货架、手动叉车、打扫工具、废旧布草、鸡毛掸子。

五、单据分类

（1）入库单据分类（供应链系统内部）

1、入库：

蓝字正数《采购入库单》。

2、退库：

红字负数《其他入库单》。

（2）出库单据分类（供应链系统内部）

1、出库：

蓝字正数《销售出库单》。

2、退库：

红字负数《其他出库单》

（3）入库单据分类（统计台账内部）

1、入库：

正数《采购入库单》。

2、退库：

负数《其他入库单》。

（4）出库单据分类（统计台账内部）

3、出库：

正数《销售出库单》。

4、退库：

负数《其他出库单》。

六、特别说明

（1）签字说明

1、以下各条规定签字的，必须按规定签字不得故意拒签。

2、所有人员签字必须规整、清晰可辨，杜绝潦草模糊。

3、《采购入库单》签字模糊不清的，在后续结账环节必须有清晰说明后再结账付款。

（2）单据流转说明

1、所有单据严禁无关人员流转。

2、从库房流转外出的单据为《采购入库单》的，其他部门或供货商因丢失等非库房原因需重新打印的，严格控制其重新打印流转过程，必须有确切合理说明并有副总级（含副总）以上批准方可重新打印。

3、所有材料供货商送货或采购员采购时均须提供明细单据，无送货或采购单据的，必须在3个工作日内补齐，超过规定时段提供并造成入库困难的，后期结账时扣除该批次应结款的2％，扣除款由采购员负责。

4、所有材料供货商送货或采购员采购时不提供单据的，因无法办理入库手续所以拒付该材料款。

5、《采购入库单》由供货商或采购员在库房录单员处签字索取。

（3）材料到库说明

1、按规定流程采购下单后，未按时送到材料的，由采购员跟踪督促供货商及时送货，库管不进行跟踪催货。

2、所有到场材料的卸货均由供货商自行解决，库管不负责到场材料的卸货方式和人力安排。

材料供货商对卸货方式有异议的自行找采购员协商。

3、供货商在卸货时造成的损失由供货商自己负责，库管不承担任何责任。

4、大批量供货时，因抽查未检出质量问题，但在后期安装使用过程中发现质量问题的，由采购员负责联系供货商退换货，库管只负责提供质量信息给采购部。

5、供货商送货时间赶上库管吃饭时点的，库管有权利延后验收。

6、供货商送货时间在晚上的，库管只确定当时收货数量，质量、规格型号等不能夜间确认的留待第二日天亮确认。

7、

七、入库管理

（一）入库范围

由我公司采购员采购，经过我公司相关部门人员验收后，再由施工方或安装方领用施工安装之所有材料。

即通俗意义上讲的“甲供材料”。

（二）入库分类

1、从账务管理角度分为两种：

经财务供应链录入入库、统计台账录入入库。

2、从库存管理角度分为两种：

进入实体库房、进入工地现场。

（三）基本要求

1、依据送货单据核对收货数量、规格、型号、颜色、重量、长度、保质期、外观完整度、有无水渍等品质事项是否合格。

2、依据合同核对合格材料的供货数量、价格、金额是否符合合同约定，符合约定的依“入库流程”进行记账录入；不符合合同约定的或无合同约定临时口头约定的，必须经相关采购员确认后再进行记账录入。

3、合格品无需直接进入现场的在库房内进行合理归类码放，如需直接进入施工现场的则通知施工方及时搬运并及时办理出库手续。

4、明显不合格材料可由库管直接退货，质量有疑议的材料上报部门领导，经相关部门协商后妥善处理。

（四）入库流程

1、采购部将《申购单》、《收货通知单》移交库房。

2、库管联系采购员或供货商送货员，确定到货时间，提前做好卸货后搬运、码放等准备。

3、送货到场后，库管按照合同、验收手册、材料申购单、送货单及相关检测资料，验收到场材料的数量和质量，验收无误在送货单签字确认。

4、验收过程中如送货数量超出合同或《材料申购单》数量，库管通知采购部，由采购部协调工程部确认最终收货数量。

5、验收过程中如库管对材料质量有异议，通知采购员、工程部共同验收，如多方验收意见不统一，由副总经理决定是否接收。

6、超过申购量并确定收货之材料，补齐申购单后办理入库。

7、材料验收合格后，录单员根据采购合同、申购单核对供货商提供的送货单据，依据单据明细（数量、规格、品牌、价格及金额等）办理入库，无价格依据时，由采购员在送货单据上签字确认单价。

8、录单员进入供应链录入系统开具机打《采购入库单》，由采购员或供货商签字。

《采购入库单》一式四联：

白色联录单员留存；粉色联给采购员或供货商用于结账；黄色联库管留存；绿色联成本会计用于记账及付款时捏对复核。

9、不录入供应链系统的材料，由录单员经统计台账系统开具机打《采购入库单》，采购员或供货商及库管签字。

《采购入库单》一式四联：

白色联录单员留存；粉色联采购员或供货商留存；兰色联库管留存、黄色联成本会计留存。

10、录单员负责单据录入的全部责任，库管签字只负责实际入库材料之数量。

11、库管根据库房分区及码放方案归类码放材料。

八、退货管理

（一）退货范围

退货材料为多出申购量购买、下错单购买、施工方案变化及施工完工情况下，已不再在同期工程使用的库存在账材料。

（二）退货要求

1、退货材料须保持其基本使用功能未发生变化。

2、退货材料须保持包装完整，或改变包装但未改变质量。

3、退货材料出库时须经过采购员沟通确认品类及数量。

4、退货材料须经采购员与供货商沟通，供货商愿意接受退回材料并扣除相关应付材料款。

（三）退货流程

1、录单员按采购员与供货商沟通结果确定退库材料的规格、数量、颜色、品牌等具体信息，进入供应链录入系统出具机打“红字负数”《其他入库单》；统计台账为“负数”《其他入库单》。

《其他入库单》一式四联：

白色联录单员留存；粉色联供货商留存；兰色联库管留存、黄色联成本会计留存。

2、库管按机打“红字负数”或“负数”《其他入库单》明细退给供货商材料。

九、出库管理

（一）出库范围

所有库存材料（财务供应链、统计台账所录入之全部材料）。

（二）出库原则

1、先进先出原则

即先入库材料先出库，后入库材料后出库；生产日期早的材料先出库，生产日期晚的材料后出库；保质期短的先出库，保质期长的后出库。

2、物账相符原则

即实际发出材料与领用记账单据上标明的材料相同（包含名称、数量、颜色、规格型号等主要参数）。

（三）基本要求

1、有保质期等保存时限要求的材料发出时必有按先进先出的原则办理出库。

2、按需出库，即根据领用需求发出材料，确保发出材料数量准确、品类无误。

3、及时出库，对于库存材料的发出，必须及时尽快办理，不得故意拖延、刁难领料者，以至影响施工。

4、为防止材料流失，材料都必须先入库后才能从库房发出，严禁不办理入库手续直接领用。

5、严禁无任何手续借出或发出库存材料，造成库存实物与账务不符。

6、依据“出库流程”办理相关出库手续，不得无任何凭据发出材料，造成库存实物与账务不符等管理混乱。

（四）出库流程

1、各施工方在进场初期报备本单位材料员详细资料给库房留档，内容包含有效的材料员身份证复印件、本人签字、联系电话及代表施工方可行使的最大权限。

2、各施工单位指派专职材料员依据经过工程部审批的《申购单》到库房领料。

3、录单员复核领用数量是否在《申购单》范围内，申购范围内的正常领取，超出部分须经工程部签字批准方可领取。

4、录单员进入供应链录入系统出具机打《销售出库单》，库管、施工方材料员签字。

《销售出库单》一式四联：

白色联录单员留存；粉色联领料人留存；黄色联库管留存；绿色联成本会计留存用于记账。

5、统计台账录入的材料由录单员经统计台账系统开具机打《销售出库单》，库管、施工方材料员签字。

《销售出库单》一式四联：

白色联录单员留存；粉色联领料人留存；兰色联库管留存、黄色联成本会计留存。

6、库管根据《销售出库单》发出材料给施工方材料员。

7、集团公司内部有材料调用需求的，以正常出库程序办理，但会计科目挂应收。

一十、退库管理

（一）退库范围

所有从库房发出可以回收再利用的材料（包含原材料和边角料）。

（二）退库材料分类

1、大件包装完整性、使用功能、保存性能未发生变化的材料。

2、大件包装已破损但使用功能、保存性能未发生变化的材料。

3、大件包装已破损，使用功能、保存性能已发生变化，经我公司工程部人员确定还可以再次使用的材料。

4、大件包装已破损，使用功能、保存性能已发生变化，经我公司工程部人员确定不可以再次使用的材料。

（三）基本要求

1、各施工方退料材料必须按需要及时办理，避免大批量退库造成材料积压，影响其他施工方正常使用。

2、材料退回库房必须由各施工方指派材料员专人办理退库手续，避免混乱，影响库房正常的工作进程。

3、各施工方办理退库时，不得故意遗弃材料造成浪费，亦不得偷拿他方材料影响他方施工的同时邀功居功。

4、对于退料材料库管在接收、整理、归类码放时要及时、准确、合理。

（四）退库流程

1、库管将施工方材料员退回的材料精确分类。

2、退库第一分类材料，按最小单位库管用红色签笔填制退库单，施工方材料员及库管签字。

3、退库第二分类材料，按最小单位库管用红色签字笔填制退库单，施工方材料员及库管签字。

4、退库第三分类材料，录单员按库管统计的明细录入统计台账在库保存。

5、退库第四分类材料，录单员按库管统计的明细录入统计台账最后作废品处理。

6、录单员进入供应链录入系统按库管填制的退库单出具机打“红字负数”《其他出库单》；统计台账为“负数”《其他出库单》。

《其他出库单》一式四联：

白色联录单员留存；粉色联施工方材料员留存；兰色联库管留存、黄色联成本会计留存。

7、库管按“红字负数”或“负数”《其他出库单》将退库材料归类码放。

一十一、材料保管

（一）基本原则

1、符合材料特性原则

材料保管要综合考虑其外形、大小、长短、厚重等材料基本特性。

2、符合进出顺畅原则

材料保管要做到进出通道基本畅通，方便码放和领取。

3、符合安全需求原则

材料保管要满足防盗、防爆、防火、防热、防晒、防腐、防水、防锈这些基本安全需求。

（二）分区码放

根据体积大小、材料性质、出库频率，将库房分为封闭、半封闭、开放三大库区

1、所有小件、易丢、贵重等性质的材料根据不同的分类分区码放于封闭库区。

2、板材、龙骨、管材、磁砖等大体积且需防水材料，视实际情况码放于封闭库区、半封闭库区或直接进入施工现场。

3、水泥、腻子粉、石膏粉等粉尘较大且需防水材料码放于半封闭库区。

4、砂子、红砖、陶粒砖、陶粒等可露天放置材料堆放于开放库区。

5、油漆化工等有特殊防护要求材料，选择远离居住地及远离人流量大的位置作为独立库区。

（三）防护分类

1、防水、防潮：

除砂子、陶粒、砌块砖、石子、天然石材、钢材外全部材料。

除以上材料外的材料严禁接触水源，不可码放于潮湿地带，并做好防潮、防漏水。

2、防火、防晒：

除砂子、陶粒、砌块砖、石子、天然石材、钢材外全部材料。

木质材料严禁接触任何火源，当被阳光直射且温度较高时，采取遮盖或降温，原木可浇水降温；化工材料严禁接触任何火源及阳光直射。

3、忌热、忌冻：

化工材料（油漆、涂料、各类添加剂）。

当温度达30℃时需防热开空调降温，温度宜在26℃；当气温低于5℃时需开空调升温，温度宜在18℃左右。

温度控制在一定范围既保温又节能、低碳环保。

4、防尘、防刮

对艺术品、高价值灯具、高端电器、高端家具等高附加值的特殊材料，在卸货、搬运、码放的过程中加强保护，防止刮蹭、划伤、跌撞、落尘。

（四）储存管理

1、所有体积较小的材料均码放于多层货架上，批量较大不能完全码放在货架时，可保持包装完整码放于地面上。

2、体积较大材料先以包装完整的码放于低处地面，再将包装零散的码放在上面。

3、库房所有材料实行分类管理，按类别、规格、型号、颜色等分开码放。

4、相同型号材料，如果有颜色差异、工艺参数不同的分开码放，并做出相应提示。

5、码放材料时区分其收发频率，频繁出入库材料码放在易于收发的地方。

6、将材料按价值大小实行区分管理，艺术品等价值贵重的材料要加强保管。

7、材料在分类码放时要将小件较轻的放在上面，大件较重的要放在下面。

8、对于布草等有防尘要求的材料须用废旧布草遮盖、包裹，或装箱、套防尘袋，防止落尘使其变脏。

9、所有材料均需轻拿轻放，不可重摔。

10、定期清理库内废料，不能退货和不能使用的过期材料、损坏变质的材料，要书面呈报上级领导，及时作报废处理。

11、大件贵重物品应进行领用登记，严格把控安装使用情况。

12、所有库区材料码放的垛距符合消防安全的要求。

一十二、盘点管理

（一）盘点范围

1、库内及库外存放在账材料。

2、已发出由施工队领用之材料。

（二）盘点准备

1、部门主管人员安排盘点任务并确定盘点时间。

2、整理库存材料，清扫库房。

（三）盘点流程

1、库房录单员录入所有入库、出库单据，依据“现存量”制作打印《库存盘点表》。

2、清点库存材料，在《库存盘点表》上记录盘点数据并如实报告。

3、参盘人员在《库存盘点表》上另附空白页，记录无账材料之数量及相关参数。

4、盘点完成后，不得随意更改《库存盘点表》上盘点数据，保证盘点数据的准确性。

5、盘点完成后，参盘人员在《库存盘点表》上签字确认，保证盘点数据的有效性。

6、盘点报表报批后由会计存档保管。

7、盘亏或盘盈材料的处置，查明具体原因后，征求相关领导意见再做妥善处理。

8、已发出材料的盘点以监督为主，不记入盘点报表、不存档。

一十三、分项承包材料管理

分项承包材料（以下称乙供材料）确需我公司验收的，验收方法同甲供材料验收方法相同，验收时间为材料进场初期未施工安装前。

乙供材料专业性较强，所以必须实行多方验收，即由设计师、工程部经理、专业工程师、专业工长视需要会同库管共同验收，其中专业人员负责验收材料质量，库管负责验收材料外观及数量；本单位人员不能认定其质量的请专业外来人员鉴定。

乙供材料出入库管理实行整入整出，不进入供应链，不在我公司库房存放和保管，由乙方自行存放和保管。

一十四、材料借用管理

（一）外单位借用

1、外单位借用我公司库存在账材料，应当由施工方提出申请，获得我公司相关领导批准，在库房办理相关出库手续后发出所申请材料，会计科目挂应收。

2、外单位借用我公司已办理出库手续在库区之外堆放材料，应当由施工方提出申请，获得我公司相关领导批准后，先为办理过出库手续的领用单位办理退库手续，再给该申请单位办理相关出库手续后发出所申请材料，会计科目挂应收。

3、外单位未经任何允许擅自使用上述两项库存状况之我公司材料的，一旦被发现以偷盗论处，由我公司库房人员估量后进行原价值双倍罚款，会计科目挂应收并限期缴清。

（二）本单位借用

1、公司内部除库房所在部门之外的其他部门有材料借用需求的，借用人员需持本部门领导签字联络单到库房办理借用事宜。

2、借用人及当值库房人员在《材料借用明细台账》上签字确认后借给材料。

借出材料须及时归还，归还时以同样方式签字。

3、借用材料有损坏的，正常性损耗或报废办理相关手续，核销材料库存现存量。

4、借用材料有丢失的，由借用部门确定责任人负责赔偿，核销材料库存现存量。

5、借用人因换岗或离职时，必须归还所借材料，如借用材料未归还的，由其所在部门负责赔偿。

6、库房设备与工具的借用视情况填写《借条》或《材料借用明细台账》后借给设备或工具。

借出设备或工具须及时归还，归还时《借条》撤销，《材料借用明细台账》以同样方式签字。

一十五、对外接待管理

因库房属于非职能部门之一线岗位，除出入库工作外，各项接待工作原则上由本单位或部门领导安排。

上级公司查访的，只说明或回复本职岗位工作相关的事宜；公司内部其他部门工作接待以配合为主，以不违反工作原则为准。

接待须有礼、有节、有理、有据，力求就事论事，以事实说话。

有政府职能部门查访时，指引其由本单位职能部门接待。

一十六、安全及卫生管理

（一）防盗管理

1、库房人员洁身自好，严禁监守自盗。

2、下班时须锁紧门窗，避免因未锁好门窗造成的入室盗窃。

3、严禁闲杂人员进入库房，外部门或外单位人员确需进入库房的须由库管陪同进入。

4、库区安装监控设备，由安保人员监控下班无人时段内库房防盗工作。

（二）防火防电

1、严防明火火源引起火灾，库房内严禁动用明火、点火、玩火、抽烟等行为。

2、除专用库房外，库区内严禁放置任何易燃、易爆、腐蚀性物品。

3、严防电气火灾，不私自接拉电源线，下班后关切断一切电源。

4、所有库区照明灯具应首选防爆灯，如选用普通灯具的其安装位置应远离材料（尤其易燃、易爆材料）。

5、库区配备灭火器材，因材料库防火等级较高，每20平米配备一具5公斤手提干粉灭火器。

6、当有火灾发生时，库房人员能够扑救初起火灾。

3分钟之内能灭掉的进行扑救，火势大且3分钟之内不能扑灭的及时上报领导处置，并打火警电话119报警。

（三）防水防潮

1、严防因暴雨、暴雪造成的材料浸水损坏，遇大暴雨时值班人员组织力量防险、抢险，保护材料不受损失或减小损失；值班人员不能解决之险情及时上报领导处置。

2、严防滴水、漏水造成的包装破损及材料损坏浪费。

3、严防材料受潮霉变。

（四）卫生管理

1、所有材料必须摆放整齐，收发完材料后要及时整理杂乱材料。

2、清洁库区卫生，及时处理包装废料，确保库区基本整洁。

3、办公室内整体保持基本干净，办公设施合理摆放，文件报表摆放整齐。

4、每天轮流打扫办公室卫生，每个月盘点前进行库房大扫除。

5、个人不得故意破坏环境卫生，乱丢垃圾。

一十七、人员管理

（一）工作职责

1、材料的验收、入库、退库、出库、退库、保管、盘点、防护等工作。

2、材料单据录入工作。

3、各种库房报表归档整理工作。

4、协调材料装卸、搬运、码放工作。

5、可回收但不能正常使用废弃材料处理工作。

6、发出材料使用情况的监督工作。

7、库区日常卫生管理工作。

8、工作时段内库房安全工作。

9、执行公司内部组织的各种活动、学习。

10、参与工地各种突发事故的抢险救灾工作。

（二）工作目标

实现公司的经营宗旨及经营目标，实现个人职业生涯的发展。

（三）工作纪律

1、遵守国家各项法律法规。

2、遵守基本社会公德。

3、遵守公司各项规章制度。

4、遵守现场安全管理之各项规定。

5、遵守职业道德行为规范。

6、库房人员须具备良好的品行，不吃拿卡要供货商及施工方。

7、库房人员必须服从上级的工作安排。

8、库房人员应提倡团结互助的工作作风，。

9、库房人员应秉持认真仔细、严谨负责、诚实守信的工作态度。

10、库房内严禁打架斗殴、玩耍打闹、大声喧哗等影响正常工作的行为。

11、遵守上下班时间规定，不旷工、不迟到、不早退。

（四）注意事项

因建筑行业的特性需求，库房工作人员应保持高度警觉，提防各种明显的、潜在的危险因素，减少不必要的人身伤害。

1、进出工地必须佩戴安全帽，避让各种危险物品及建筑物。

2、远离施工现场施工部位，不好奇观看。

3、注意高空坠物砸伤，如吊篮、塔吊、卷扬机等。

4、不开动施工现场运输车辆。

5、在卸货、搬运、码放材料时戴手套做好防护。

6、工程现场检查时，遇到不服从管理浪费材料的现象，以说服劝阻为主，不与施工人员争吵、打架，以合规的方式解决问题。

7、不随便动用工地现场的各种施工器具、电气设备、消防设施、安全防护设施、工程机械等。

一十八、附表

施工单位领用大件（贵种）物品明细台账

名称

规格型号

入库数量

入库日期

施工单位申购量、领用量对比

备注

××××施工队

申购量

领用量

领用日期

物品借用明细台账

物品名称

数量

借用人

借用日期

库管

归还人

归还日期

库管

备注