强化后台管控推动物资管理流程化.docx

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强化后台管控推动物资管理流程化

企业管理现代化创新成果报告

强化后台管控推动物资管理流程化

中铁**公司

2020年3月

强化后台管控推动物资管理流程化

中铁某公司（以下简称“某公司”）是中国中铁股份有限公司下属的一家专业从事桥梁工程施工的企业；某公司驻地河南省郑州市，目前拥有桥梁工程、公路工程总承包壹级、公路路基工程专业承包壹级等多项资质，一直保持ISO9000质量管理体系认证，多年来连续被评为“全国优秀施工企业”和“河南省优秀施工企业”，是河南省科技厅认定的“高新技术企业”，同时荣获“全国工程建设科技创新先进企业”称号。

近年来，中铁某公司年平均完成施工产值50亿元以上，承建的多项工程分别荣获“中国建筑工程鲁班奖”和“河南省建设科技进步奖”，多项发明和工法获国家发明专利、实用新型专利、国家级工法和省部级工法认定。

一、实施背景

（一）破解企业前后台管理突出问题的需要

作为工程施工企业，项目管理是企业的主要组成部分，前后台管理问题是企业过去一直想解决而没有解决好的主要问题之一，其突出问题主要表现在效率和标准上，项目施工现场急需解决问题，而后台管理需要依法合规等等矛盾不断突出。

公司作为后台管理的主责层，肩负着制定制度和办法、日常主要处理项目各种问题、协调前后台管理、给予项目管理指导性建议的功能，公司后台处理的效率直接影响现场工作的开展。

在日趋激烈的市场竞争中,施工企业要在建筑行业实现提升项目管理水平,提高企业经济效益的目的,必须强化后台管理，突破前后台管理的突出问题。

（二）落实“六大举措”理念，构建后台管理体系的需要

近年来，集团公司提出“六大举措”，开展管理实验室活动，借助信息化管理手段，依托工程项目，以服务现场为中心，不断加强前后台管控，提高工作质量和效率。

如何充分发挥好后台管控层职能，更好地服务现场物资管理这个问题促发了很多的思考，唯有继续践行“问题导向”“快速施工”等理念，认真做好顶层规划设计，构建、完善一套物资后台管理系统快速开展工作，才能真正实现物资管理水平的提升。

（三）实施管理标准化，提高管理水平的需要

鉴于某公司物资管理业务多，项目部现场提出的问题需要给出明确的意见，很对事情处理存在有口口相传、同类事例经办人不同处理的方案、标准不同，人员出差、变动等造成事情延误处理现象。

为让办事的效率更高、效能更强，同时使公司物资管理人员在变动过程中，工作交接的重叠适应期缩短，让新上岗人员能够按图索骥、快速上手、及时补位，考虑以流程化管理方式，对涉及的工作任务编制流程，使各项任务具有质量标准、时效要求，提高后台管理水平。

二、管理内涵及主要做法

某公司以物资业务管理为先，把管理重点放到项目管理上，贴近现场，增强服务意识，坚持服务施工一线，重点建立与项目相关业务工作模板和流程化管理，规范管理工作，提高管理效率。

（一）建立工作模板

以某公司管理办法体系为依据，在集团公司《企业物资管理工作标准》《企业物资集中采购管理工作标准》基础上，细化各项工作，建立各类工作业务模板，简化项目工作难度，提高培训效率，缩短新员工熟练掌握工作的时间。

目前已完成六类工作模板：

1.市场调查报告模板

物资市场调查是项目前期物资管理策划的关键环节之一，是项目施工调查、物资采购方案制定的重要依据，为指导项目开展物资市场调查工作，统一调查要求，规范调查报告格式，提高物资市场调查水平和质量，编制物资市场调查报告模板。

模板参照各项目部市场调查报告，结合公司文件对市场调查方面的要求编制而成，共包含7个部分。

调查内容包含各种主要物资的供应厂商、供货能力、产品质量、采购价格、运输条件、仓储中转设施等，同时应收集供应厂商的资质、报价等有关资料。

2.月度物资经济活动分析模板

物资经济活动分析工作是项目物资管理过程中须定期实施的一项工作，以前，每到项目经济活动分析的时点，公司收到的分析资料存在关键数据缺失、分析内容不全面，也大大减慢了公司层面进行数据汇总，大大加大了分析难度。

为提高项目物资经济活动分析水平，结合各部门和经济分析业务对数据的要求，编制月度项目物资经济活动分析报告模板，督促各项目部按照模板认真开展经济活动分析。

模板共计包含5大部分：

项目成本总体情况、项目物资责任成本盈亏对比分析情况、物资消耗情况分析、周转材料钢结构管理分析、下期改进措施。

从物资成本统计、责任成本盈亏、量差价差、主要物资消耗、周转材料管理等方面进行分析，通过对相关数据的梳理、比较，在客观评价项目物资管理水平，发现存在的问题和不足，并有针对性的提出相应建议和解决思路，为项目后续物资管理工作提供有效支持。

3.物资结算模板

为提高物资资料管理，做到分类统一、有序归档、妥善保存，确保项目物资资料管理连续，更好地满足经营、稽查、审计、交验需要，避免资料丢失及减少不必要的风险，公司建立物资结算资料标准模块，目前包含供方结算资料与劳务企业结算资料两类。

4.常用九项项目自编管理制度模板

制度是项目管理的依据和原则，在管理活动中不可或缺，可视为固化的管理。

制度水平的高低，在相当程度上代表了企业管理能力的强弱。

建立一套行之有效的项目物资管理制度体系，既是上级单位的要求，也是项目自身管理活动的需要。

项目层面的物资管理制度，主要还是依靠项目物资管理人员结合上级单位和业主单位的制度文件和管理要求编制，长期以来，项目物资管理制度不全面，存在着应付为主、与项目部实际管理不符、管理漏洞大等等问题。

管理实验室活动推进以来，各项管理活动由规范标准发展，建立一套适应项目物资管理工作的制度文件显得尤为重要。

为了提高项目物资管理自编制度编制质量，统一管理要求，减轻项目自编制度工作量，避免重复的投入精力，某公司结合公司文件对自编管理制度方面的要求，面向项目一线物资管理人员征求了意见，并根据反馈的意见，建立常用九项项目自编管理制度模板。

项目部可参考模板，快速建立项目物资管理体系，有效开展前期工作，提高工作质量。

本模板共包含物资进场验收检验制度、有权领料人制度、劳保用品管理制度、不合格品管理制度、物资防盗责任追究与奖励制度、废旧物资处理管理制度、钢结构管理制度、消防器材管理制度、燃油管理制度。

5.项目物资管理策划模板

项目物资管理策划是一项针对项目前期物资工作进行统一部署、规划的管理要求，对整个项目进行采购策划与资源调配方面系统性的策划。

为了提高项目物资管理管理策划工作质量，实施有效的策划、不走过场、不遗漏重要要素，减轻项目工作量，某公司统一管理要求，通过公司组织起草、项目参与修订的方式，在《中铁集团第一工程有限公司项目管理策划书编制、评审管理办法》要求基础上，参照项目以往物资管理策划内容，建立项目物资管理策划书模板，并于2019年5月印发专项通知。

本策划书模板共包含十个方面内容：

1、明确项目物资管理目标；2、建立物资管理制度，确定管理人员配置，明确物资管理所需场地、仓储等基础设施条件；3、建立项目物资管理责任矩阵；4、细化分解物资部门工作责任书；5、有针对性的分析物资管理工作重点和难点；6、制定周转材料配置计划；7、确定合理的采购方式；8、制定成本控制措施；9、明确经济活动分析的具体内容、格式；10、预测物资管理风险，并制定相应的应对措施。

6.物资信息系统上传资料模板

为规范物资信息系统所需的资料，统一格式要求，减少因资料不齐全、名称不准确而驳回的次数，共同提高办公效率，缩短流程审批时长，某公司于2019年9月印发专项通知，建立物资信息系统上传资料模板。

本通知包含五个方面内容：

物资总计划、供应商登记、物资采购合同、物资采购结算4个方面评审所需资料；所有资料统一格式及名称。

（二）建立业务流程

主要分两个方面：

某公司物资管理内部工作流程和某公司与项目部相关的物资管理工作流程。

1.某公司建立物资管理内部工作流程。

机关是公司联系上下的枢纽，是对外的窗口，自身建设关系着企业经营的效果，进一步强化机关作风，建设“规范、务实、高效、和谐”的机关团队，是公司不断提升管理的科学化水平，打赢提质增效攻坚战，加快内涵式发展，实现公司高质量发展的目标。

为进一步加强公司机关信息畅通，任务明确，责任清晰，标准严细，提高工作效率和工作质量，某公司开展了公司机关“三化建设”。

在物资管理工作上，把重心贴向基层，增强服务意识，坚持服务基层、服务一线、服务职工，主动提高和规范相关工作，把明确工作标准作为重要环节，对每一项工作需要达到什么效果进行说明。

结合物资管理内部工作特点，分为三类建立物资管理内部工作清单和流程：

月度工作流程、季度工作流程、日常工作流程共计55项，每项流程均建立了统一格式和书面的流程步骤，解决了不同经办人员有不同工作效果的状况。

物资管理人员上手更快，平均培养周期大大缩短，工作效率得到了很大提高，有更多的精力和时间参与到现场的协调管理。

2.某公司建立公司与项目部相关的物资管理工作流程。

（1）物资合同评审

目前合同评审在中铁工程项目成本管理信息系统V2.0上评审，某公司物资部门流程评审环节设有经办人、物资部长。

主要评审内容为审核合同文本内容、采购程序合规、采购资料齐全、供应单位资质、项目部内部评审资料等，审核时长确保24小时内。

流程环节包含项目部内部评审环节、公司物资经办人、公司物资部长审核、其他部门会签、项目部修订后签订合同备案。

（2）物资结算评审

目前物资结算评审在中铁工程项目成本管理信息系统2.0上评审，公司物资部门流程评审环节设有经办人、物资部长。

主要审核内容为对照合同结算条款审核结算资料完整性，对账单、结算单、发票、系统录入数据保持一致，签字齐全等，审核时长确保在24小时内。

（3）废旧物资处理评审

目前废旧物资处理评审在公司OA系统上评审，按照《废旧物资处理管理办法》与技术中心沟通，设置专门的流程模板，公司物资部经办人收到项目部相关资料后发起，包含鉴定评审与处理评审两大步骤。

鉴定步骤设置公司物资部经办人、物资部内部评审节点、公司工管部/设计所/钢结构中心联合评审。

主要审核内容为项目部上报《完工剩余材料鉴定表》及相关资料齐全、在公司范围内是否有再利用价值等。

处理步骤设置公司物资部经办人、物资部内部评审节点、公司审计、监察部联合评审、公司分管物资领导审批。

主要审核内容为对外处理程序合规、资料齐全和价格合理，价格以《我的钢铁网》公布的网价为参考依据。

通过OA流程审批，实时查看流程审批环节，及时提醒相关人员审批，保证审批及时。

（4）物资调价审批（补充合同）

根据公司《关于规范项目物资供方变更和价格调整的指导意见》《关于进一步加强地材采购管理及冬季施工保障供应的通知》《公司物资采购专题研讨会议会纪要》相关要求，由公司审核项目部相关调价。

某公司开始以召开采购工作领导小组专题会议形式，因相关业务部门出差多，组织各部门同时在郑州召开会议难度大，且时效性差，基本在一个月做完。

为了进一步完善物资调价程序，规范操作，改进审批效率，某公司多次与公司技术中心沟通，建立调价申请业务流程。

经过多次修改并报分管领导同意，建立了现在的OA流程，大大提高了审批效率,平均周期7天左右。

目前流程为某公司物资管理经办人员、物资内部评审、采购领导小组相关部门会签评审、分管项目公司领导审批、分管物资公司领导审批、公司主要领导审批。

通过设置流程，即满足了管理文件要求，也固定了审批环节，通过在线审批，避免了人员难以同时在郑州召开专题会议的弊端，极大提高了工作效率。

（5）物资增加供应商评审

根据集团公司管理文件要求，此类事件需要报集团公司审批。

以前由公司评审完后写书面报告报集团公司，为提高效率，某公司物资部门向集团公司申请集团OA权限，并建立了相关OA流程。

流程设置为物资经办人员、公司分管物资领导、集团公司招标中心会签审批、集团公司物资部长、集团公司分管物资领导。

（6）物资采购结果评审

采购审批一、阿里巴巴网络采购评审

自2017年推广使用钉钉通讯软件，为方便审批，在钉钉通用审批中设置流程，所有阿里巴巴网络采购结果均使用钉钉审批。

利用钉钉的“钉”功能，可以直接发送短信或者电话通知审批人，提高审批效率。

采购审批二、中铁电商平台询价评审

根据集团公司管理权限，中铁电商平台询价结果、定标报告等由公司审批。

某公司联系技术中心，利用公司OA系统建立物资采购评审流程，流程设置物资经办人、物资部内部评审、采购领导小组部门会签评审、公司分管领导审批，通过流程充分发挥各部门监督作用，使询价采购更加透明、公开。

采购审批三、中铁电商平台招标评审

根据集团公司管理权限，中铁电商平台招标结果、定标报告等由集团公司审批。

某公司联系技术中心，利用公司OA系统建立物资采购评审流程，流程设置物资经办人、公司分管领导审核、集团公司招标中心审核、集团公司物资管理部部长审核、集团公司分管物资领导审批。

（7）物资管理例外事件审批

自从精细化管理实施提出例外事件审批以来，物资管理例外审批均以《例外事件审批表》进行会签，时间长且不完善。

为提高工作效率，某公司经过内部多次讨论，明确了例外事件的范围及审批步骤，并通过OA固化流程。

目前实行由某公司经办人员审核项目部上报事项，属于例外事件的报公司行办发起收文流程，经公司领导批示后，再根据事项内容发起相关的OA流程。

三、实施效果

自上述创新成果陆续施行以来，某公司物资管理工作面貌得到了根本改观，促进了公司物资管理工作在依法合规、提质增效的轨道上持续、健康运行。

（一）工作时效大大提高。

通过手机端操作、流程提醒、每天处理完代办事项等措施，不再局限于办公室电脑旁，外出时间和周末均可进行评审操作，避免了工作忙遗漏评审的情况。

并且每月将物资业务评审环节流程时长在某公司生产调度暨安全质量视频会中通报，接受公司各项目监督。

经过2018年-2019年在某公司物资后台管理工作中实践应用，管理耗时逐步减少，物资管理环节耗时低于1天，确保当天事项当天完成。

（二）廉政风险大大降低。

通过流程化管理，所有人员审批时间、审批意见均可实时查看，并且相关资料长久保存在公司服务器内，避免了资料丢失和书面审批存在的廉政、个人权力过大问题。

（三）依法合规性得到保证。

通过流程设置，按照管理要求，固化后台管理节点和人员，充分发挥物资采购领导小组、评审领导小组意见，从不同业务角度对物资管理工作提出建议，起到监督作用，避免了线下审批人员签字不齐全的问题。

（四）降低员工培养成本。

通过流程化管理，可以大大节约新员工上手的时间，减少培训次数，缩短培训周期，避免口口传诵和经验传递带来的执行偏差，有效降低人员培养成本。

某公司将继续持续推广应用创新成果，并结合工作实际需要增加备案类工作的审批流程等等，使创新成果落实到具体工作中，为提升物资流程化后台管理发挥巨大作用。

中铁集团某公司

2020年3月20日