现金管理系统的作用.docx

现金管理系统的作用.docx

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现金管理系统的作用

一、现金管理系统的作用

现金管理系统处理日常出纳业务，包括现金业务、银行业务、票据管理及其相关报表、系统维护等内容。

现金管理系统既可同总账系统联合起来使用，也可单独提供给出纳人员使用。

二、初始化与系统设置

现金管理系统正式使用之前，首先要完成初始化工作。

初始化就是将与现金管理系统有关的基础资料及期初数据录入或引入到系统内，完成现金管理系统基础资料的建立。

初始化只需要进行一次。

初始化完成后，即可使用系统的各项功能。

1、科目及余额的引入

现金管理系统没有自己的一套科目，必须从总账中引入现金、银行科目。

同时还需要从总帐中引入这些科目的余额。

科目及余额的引入过程如下：

科目引入：

选择〖编辑〗→〖从总账引入科目〗或单击工具栏的【引入】。

余额引入：

选择〖编辑〗→〖从总账引入余额〗或单击工具栏【余额】。

2、期初未达账数据录入

所谓未达账项，就是结算凭证在企业与银行之间（包括收付双方的企业及双方的开户银行）流转时，一方已经收到结算凭证作了银行存款的收入或支出账务处理，而另一方尚未收到结算凭证尚未入账的账项。

归纳起来，未达账项有四种类型：

第一种是银行已收，企业未收；第二种是银行已付，企业未付；第三种是企业已收，银行未收；第四种是企业已付，银行未付。

存在未达账的情况下，企业银行存款日记账的余额和银行对账单的余额往往是不相等的。

分别站在企业和银行的立场，将未达账项分别对银行存款日记账的余额和银行对账单的余额进行调整。

具体调整方法如下：

银行存款日记账的余额＋银行已收，企业未收的金额－银行已付，企业未付的金额=调整后（企业账面）余额；银行对账单的余额＋企业已收，银行未收的金额－企业已付，银行未付的金额=调整后（银行对账单）余额。

调整后两者的余额相等，表明企业银行存款账实相符。

●企业未达账：

在初始数据录入页面点击【企业未达账】按钮，进入企业未达账录入页面。

如下图示：

其中：

科目：

具体银行存款科目；

日期：

业务发生日期；

摘要：

该笔款项的说明；

结算方式：

可选，如果输入，则必须同时输入结算号；

借方金额：

银行已付、企业未付金额；

贷方金额：

银行已收、企业未收金额。

●银行未达账：

在初始数据录入页面电击【银行未达账】按钮，进入企业未达账录入页面。

如下图示：

其中：

科目：

具体银行存款科目；

日期：

业务发生日期；

凭证字、凭证号：

总帐中与该笔业务对应的凭证字和凭证号；

摘要：

该笔款项的说明；

结算方式：

可选，如果输入，则必须同时输入结算号；

对方科目：

该笔业务对应的对方科目；

借方金额：

企业已收、银行未收金额；

贷方金额：

企业已付、银行未付金额。

●平衡检查

未达账输入完成后，进行平衡检查，检查所有的银行存款科目的余额调节表是否都平衡，否则就给予相应的提示。

●余额调节表

点击余额调节表按钮，可查看余额调节表。

3、结束初始化

系统初始数据输入完成无误后，可结束初始化，过程如下：

电击【确定】按钮，完成初始化工作。

系统初始化完成后，可反初始化，返回到初始化状态，但如果系统已经开始正式使用（开始日常操作，相关数据已经录入），则不允许反初始化。

系统初始化只需要做一次，初始化完成后，即进入正常运行状态。

4、系统设置

在K/3主控台中，选择〖系统设置〗"〖系统设置〗"〖现金管理〗"〖系统参数〗。

“系统参数”界面中，包含“系统”、“总账”和“现金管理”三个标签页，显示建立账套时设置的系统参数、会计期间以及进行账套操作时的相关选项等，下面对这些内容作具体说明。

●系统

“系统”标签页中，有公司名称、地址、电话等内容，<地址>和<电话>是非必录项。

可对其修改。

公司名称会在系统状态栏中显示出来。

●总账

本页显示的数据只供查看，不能修改。

●现金管理

“现金管理”标签页中，提供了现金管理系统的各种控制参数，主要参数含义如下：

结账与总账期间同步：

如果选择，则总账必须在现金管理系统结账后方可结账，否则不管现金管理系统是否结帐，总帐均可结帐。

其他参数：

可供查看，不要修改。

三、日常操作

以下按照系统的功能顺序，分别进行说明。

1、总帐数据

总账数据模块处理的是现金管理系统与总账系统的数据关系，并与总账系统的数据进行对比。

●复核记帐

复核记账是指出纳人员对总账的现金和银行存款凭证进行复核登账的过程，按现金或银行存款科目分别登到现金或银行日记账中。

进入复核记帐：

【现金管理】→【总帐数据】→【复核记帐】。

进入后，首先选择会计期间和需要登帐的会计科目，如下图示：

【确定】后，进入登帐页面，如下图示：

选择欲登帐的凭证，点击【登帐】按钮，完成该凭证登帐处理。

登帐后，在总帐管理中查询该凭证，登帐人会出现在出纳位置上。

可分别选择不同的科目进行登帐。

●引入日记账

即直接从总帐凭证中，引入现金日记账和银行日记账。

操作如下：

选择现金和银行存款，分别引入。

引入日记帐免去了登帐过程，但出纳信息不会反映在凭证上。

●与总帐对账

与总账对账是指现金管理系统中的现金、银行存款日记账与总账中的日记账进行核对。

以保证现金管理系统的日记账和总账登账的一致性。

进入与总帐对帐：

【现金管理】→【总帐数据】→【与总帐对帐】，选择需对帐的科目，即进行对帐，不一致的数据会以红字显示出来。

如下图示。

2、现金

现金模块涉及现金部分的各种业务管理，包括：

现金日记账、库存现金盘点、现金对账、现金日报表等。

●现金日记帐

在K/3主控台中，选择〖现金管理〗→〖现金〗→〖现金日记账〗，进入该处理过程。

首先选择显示条件，然后进入现金日记帐页面。

如下图示：

另外，现金日记帐提供修改、删除等功能，可根据需要进行适当的处理。

●现金盘点单

现金盘点单是指出纳人员每天业务终了以后，对现金进行盘点的结果。

选择〖现金管理〗→〖现金〗→〖现金日记账〗，进入现金盘点表处理页面。

手工录入盘点表，并可对盘点表进行修改、删除、查询等操作。

●现金对帐

选择〖现金管理〗→〖现金〗→〖现金对帐〗，选择对帐的现金科目，对帐方式，即进入对帐页面，如下图所示。

●现金日报表

选择〖现金管理〗→〖现金〗→〖现金日报表〗，选择日期及相关参数，即显示现金日报表，如下图所示。

3、银行存款

主要包括各种银行业务，如：

银行日记账记账，银行对账单，银行存款对账，余额调节表，银行存款日报表等。

●银行存款日记帐

银行存款日记账的增加有三种方法：

a、直接从总账引入银行存款类凭证记录；

b、通过复核记账的方式逐笔或选择批量登记日记账；

c、直接逐笔新增日记账。

银行存款日记帐的增加方式与现金日记帐类似，可参考现金日记帐部分操作，此处不再赘述。

●银行对帐单

银行对帐单的输入有两种方式：

从文件引入、手工输入。

选择〖现金管理〗→〖银行存款〗→〖银行对帐单〗，即进入银行对帐单处理窗口，如下图所示：

银行对帐单的引入：

如果银行提供对帐单文件，可通过定义相应的对应关系，从文件中直接引入数据，以减少对帐单数据录入的工作量。

引入对帐单，对对帐单的格式有一定要求，要求对帐单为文本文件。

在引入前还需要对该文件中的数据格式进行定义。

银行对帐单引入格式的定义过程比较复杂，可参考K/3联机参考手册进行设置。

银行对帐单手工输入：

银行对帐单手工输入过程比较简单，但当银行业务比较多时，输入工作量比较大。

在条件允许的情况下，尽量采用引入的方式处理。

●银行存款对帐

银行存款对帐，即将银行存款日记帐与银行存款对帐单进行核对，找出未达帐，最终产生余额调节表。

单击【对账设置】或选择〖编辑〗—>〖对账设置〗，进入“银行存款对账设置”界面。

如下图所示：

其中上部分为银行对帐单数据，下部分为银行存款日记帐数据。

系统提供了自动对帐和手工对帐两种对帐方式。

在自动对帐方式下，可根据实际情况设置对帐条件，增加对帐的自动程度，以减少工作量。

对帐方式设置窗口，如下图示：

具体的操作过程，可参考窗口提示进行。

或参考现金管理系统联机手册。

●余额调节表

在银行对帐单输入完成后，余额调节表是自动产生的，不需要再进行其他处理。

选择〖现金管理〗→〖银行存款〗→〖余额调节表〗，选择银行科目及会计期间，即进入银行调节表显示窗口，如下图所示：

●长期未达帐

长期未达账分为企业未达账和银行未达账，凡是上月末存在的未达账全部形成本月的长期未达账。

企业未达账是根据未勾对的银行对账单自动生成；银行未达账是根据未勾对的银行存款日记账自动生成。

出纳人员对长期未达账应及时查明原因，通过作账或催款等形式，及早消除未达账项。

●银行存款日报表

提供银行存款日报表查询功能。

●银行对帐日报表

提供银行对帐日报表查询功能。

为产生银行存款日报表，需要及时将银行对帐单输入系统。

4、报表

系统提供资金寸头表及到期预警表查询功能。

报表操作比较简单，可根据提示进行。

5、凭证管理

为了方便查询在现金管理系统生成的凭证，现金管理系统中提供会计凭证序时簿，可对现金管理系统生成的凭证进行查看、修改、审核等操作。

具体功能包括：

凭证过滤、凭证修改、凭证查找、凭证审核、凭证删除等。

 在K/3主控台中，选择〖财务会计〗→〖现金管理〗→〖凭证管理〗→〖会计凭证序时簿〗，进入“凭证序时簿”界面，在该界面，可以进行上述的所有操作。

本部分功能类似与总帐中的凭证处理，只是所处理的凭证是由现金管理系统产生，不能处理其他系统产生的凭证。

企业公司涉及现金的凭证都是通过其他系统产生的，如：

收付款凭证由结算中心产生，现金凭证直接在总帐中产生。

故可暂时不考虑此部分功能。

6、期末处理

为了总结会计期间（如月度和年度）资金的经营活动情况，必须定期进行结账。

进入现金管理系统后，单击【期末处理】，进入期末处理模块，在该模块中单击【期末结账】进入该处理过程。

会计期末结账，结出本会计期间借，贷发生额，期末余额，并将其结转到下期会计期间。

单击【开始】，将自动结账。

本系统同时提供反结账功能，但只有系统管理员组的成员才有权力进行此操作。

【结转未达账】在此是指把本期（包括以前期间转为本期）未勾对的银行存款日记账和未勾对的银行对账单结转到下一期。

注意事项       结转未达账的选项必须打上标志，否则将造成下期余额调节表不能平衡。

执行期末结账后，当前会计期间的现金日记账、现金盘点单、银行存款日记账、银行对账单的数据将不能再进行修改。

因此在结账之前应确保当前会计期间的所有业务已正确处理完毕。

警  告           进行反结账时，上期结转的银行存款日记账、银行对账单以及与这些纪录进行勾对的银行存款日记账、银行对账单的勾对标志将被取消。

结账回本期后需要重新进行勾对。

四、其他

本操作说明中没有包含票据管理的内容，使用系统时，将根据实际情况进行说明。

本操作手册只是对现金管理系统的主要功能进行了简单说明，具体操作细节可在实际使用时学习。

另外K/3系统提供了在线联机手册，每个K/3的客户端都能找到，该手册对系统功能进行了详细描述。

该手册的位置在：

【开始】→【程序】→【金蝶K3】→【客户端部件】→【帮助】→【金蝶K3帮助】→【财务会计】下。

此处还提供了金蝶K/3系统所有功能模块的操作说明，可根据需要选择参考。