对建立现代企业档案管理制度的探讨.docx

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对建立现代企业档案管理制度的探讨

对建立现代企业档案管理制度的探讨

　　当前，市场经济的大潮冲击着社会的每一个层面，企业的档案工作也面临着一场挑战。

面对挑战，企业档案工作应如何加快步伐，改革究竟如何入手；档案工作新的管理模式包括哪些内容；什么是现代企业档案管理制度；市场经济体制下企业档案馆（室）藏体系怎样布局才有利于档案作用的发挥？

下面就上述问题试谈我的一点认识。

　　一、建立现代企业档案管理制度的必要性

　　转换国有企业经营机制、建立现代企业制度是企业为适应社会主义市场经济体制需要而采取的重大举措。

建立现代企业档案管理制度是企业改革的一项配套措施，是企业档案工作保持健康发展的必然阶段。

因为企业制度的创新与现代企业档案管理制度的建立是双方需求和互相补充的。

（一）企业改革需要档案管理制度的创新

　　在企业改革过程中，无论是转变经营机制，还是建立现代企业制度，档案为企业调整组织和产业结构，对外经济合作、清产核资，进入市场成为具有独立法人权力竞争者提供重要的信息和依据。

企业的发展壮大，也始终离不开档案的信息作用，档案贯穿于企业生产、经营等各项活动之中。

现代企业制度的建立，使企业作为独立的经营者走入市场，企业实行自主经营、自负盈亏也需要档案在企业开展市场竞争，维护企业合法权益等方面发挥作用。

应该说：

市场经济体制的建立，使档案工作有了更加广阔的用武之地，档案在一定程度上为企业的发展起着保驾护航的作用。

（二）社会主义市场经济体制的建立，也对档案工作提出更新更高的要求，为档案事业进一步发展创造了机遇

　　经济体制的改革，使我国从传统的计划经济过渡到有计划的商品经济，继而进入市场经济。

由于企业是市场的主体，企业改革是经济体制改革的中心环节，转换经营机制是企业改革的重点，这便预示着企业档案工作在管理体制和工作机制等方面也必将进行一场深刻的变革。

　　（三）现代企业制度的建立对档案工作也提出了新的要求

　　如果企业档案工作还停留在目前管理状态，将很难有大的发展。

因此，作为企业科技信息管理的组成部分，档案部门要积极探索档案工作发展的新思路，着手进行改革，实现档案管理制度的创新。

改革对企业档案工作发展起到了推动和促进作用，作为企业档案工作者，应该以积极的态度和长远的眼光看待这场变革，要抓住这个机遇，深化改革，尽早建立和完善现代企业档案管理制度，实现档案事业发展的一个新飞跃。

　　二、现代企业档案管理制度的特征

　　何为现代企业档案管理制度，目前还没有明确的表述，这里试对其基本特征做些描述。

　　党的十四届三中全会通过的《关于建立社会主义市场经济体制若干问题的决定》指出：

现代企业制度是“建立适应市场经济要求，产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学的现代企业制度”。

现代企业制度是社会主义市场经济的基础，是我国国有企业改革的方向，它标志着国有企业摆脱传统计划经济的束缚，真正成为在市场竞争中求生存、求发展的独立经营实体。

它以完善的法人制度为基础，以有限责任为特征，以公司形态为代表，其实质就是确立企业法人财产权。

　　据此，在建立现代企业制度过程中，企业的档案工作表现出以下基本特征：

（一）经营机制的转变，将企业推向市场

　　为了增强市场竞争能力，企业内部的各个部门都要高速运转，要求档案以情报、信息的形态出现，比较强的表现在为企业现实活动服务等方面。

档案利用的周期普遍缩短，发生作用的机遇有很大提高，利用方式要求简便，快速灵活。

（二）企业经营范围的拓宽，使得多种经济成份并存

　　现代企业制度的建立，也使企业在生产经营管理中不断采用新的管理模式和方法，新的档案成份便与之俱生，档案的归档范围发生很大变化，需要档案人员广泛收集，科学管理，有效地提供利用。

　　（三）统一指导、分级保管是现代企业档案管理制度的根本原则

　　企业的商品经济属性和独立的法人地位确定后，企业便拥有包括国家在内的出资者投资形成的全部法人财产权，档案作为企业自身生产、经营活动的真实记录，从内容上看，是企业各种实践活动的结晶，是企业产品更新换代，扩大再生产，增强企业竞争机制不可缺少的信息财富。

从载体和档案本身形成过程看，也包含着企业人、财、物的投入，是企业资产的一部分，应该交给企业自身加以科学管理和使用，以确保档案信息资源的保值和增值。

档案层层上交，便造成重复保管，既浪费人、财、物，也难以取得相应的利用效果。

把档案交给企业自身管理，企业档案工作实行统一指导、分级保管，最有利于档案内在价值的充分发挥。

　　顺便说一点，企业成为法人后，便具有独立的管理决策和约束权力，这对于企业档案管理工作来说，既能起到促进作用，也容易出现各自为政的局面，一些不合理、不科学、不规范的管理方式容易产生并发生作用。

因此，分级保管必须有统一指导做保证。

企业根据档案工作行业标准和管理规范做统一规定，以保证各保管机构科学合理地管理好本企业档案。

同时，统一指导也应根据保管机构实际情况做具体分析，如对档案的归档范围、保管期限和密级划分等受企业自身运作影响而变化较大的问题，不能统的太死，应留有适应变化的余地。

统一指导的目的在于通过宏观调控，使保管机构的档案工作健康发展。

分级保管的目的是适应市场经济的需要，最大限度发挥档案的作用。

　　（四）现代企业档案管理制度将更多地引入效益观念，实行对内以价值计算服务水平，对外走经营之路，向实现档案信息商品化过渡

　　企业档案化服务机制包括五个方面的内容。

第一，是指对档案载体成本和其它档案消耗用品成本的回收。

第二，是指档案内容信息价值的有偿服务。

第三，是指企业通过档案在革新挖潜、技术改造、增储上产等方面取得经济效益后，档案部门按比例分成。

第四，是指档案编研成果开发利用的定向服务。

第五，是指档案以商品形式出售或转让。

　　（五）现代企业档案管理制度的基本条件是档案部门能够真正独立地拥有和行使监督、指导、检查的权利

　　在市场经济体制下，档案资料信息的属性和流向趋于复杂，档案的收集保管与利用的矛盾也日益突出。

特别是在目前建立现代企业制度的初期，一些单位把档案工作的位置没有摆正，许多大中型企业尚未摆脱人员臃肿、资金短缺、效益低下、市场前景不乐观的困扰，企业领导对档案工作不是顾不上，就是不重视。

从近几年来看，通过《档案法》的贯彻实施，企业虽然赋予档案部门一定的权利，但力度不大，有法不依、执法不严的情况经常发生，档案部门行使监督、指导、检查的权限仍显十分不足。

特别在人、财、物的管理上更是力不从心、寸步难行，完全依赖于企业其他职能管理部门，档案部门是“丫环拿钥匙，当家做不了主”。

因此，除了要增强企业档案意识以外，更重要的是要赋予档案部门独立的职能，从根本上扭转档案部门被动依赖的局面，保证档案工作稳定健康的发展。

　　综上所述，在社会主义市场经济体制下，现代企业制度的建立，是企业成为自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的具有法人权力的经营实体。

因此，与之相适应的现代企业档案管理制度的基本特征便可以表述为：

统一指导、分级管理、职能独立、讲求效益。

　　三、如何建立现代企业档案管理制度

　　现代企业档案管理制度是现代企业制度的内容之一，因此，建立现代企业档案管理制度，应遵循企业生产经营以经济效益为中心的原则，把企业自主经营、自我约束机制同企业档案统一指导、分级管理结合起来，既做到档案信息资源的合理布局，又实现档案工作科学化、标准化管理。

把企业自负盈亏、自我发展机制同档案有偿服务机制结合起来，使档案即为企业生产、科研、经营活动服务，做到档案信息投入资金成本的保值，又为企业对外经营创收，实现档案信息资源的增值。

具体来说有以下几点：

（一）调整组织结构，设立宏观指导档案工作的职能管理部门，其任务包括：

　　1.负责贯彻实施国家和上级有关法律、法规、方针政策。

　　2.制定并完善企业档案管理制度和相应的制约手段，对企业档案工作进行指导、监督、检查。

　　3.制定本企业档案行业标准，并组织实施。

　　4.加强档案管理现代化培训，全方位提高档案人员素质。

　　5.开展档案科学研究，积极探索、总结、交流企业在加强管理、深化改革、促进档案工作持续发展的新思路和新成果。

　　6.加强档案宣传出版工作。

　　7.加强档案科研项目的立项、研究、申报、评比、奖励、推广体系。

（二）调整档案馆（室）布局结构，实行分级保管

　　档案的布局结构是关系到档案信息资源能否合理配置和最大限度开发利用的重要因素。

所以，调整布局结构事关重大，“牵一发而动全身”，是建立现代企业档案管理制度的难点，必须解放思想，打破传统观念的束缚，正确理解和分析“集中统一管理全部档案”的含义，树立档案直接为企业生产经营服务的观念，为档案能够充分发挥作用创造条件。

企业档案实行分级保管的范围应该以独立法人实体单位为界限。

　　（三）尽快建立和完善新的服务机制，使企业档案工作向经营方向发展

　　企业转换经营机制，就是制度创新的过程，企业档案管理制度的改革，也是企业制度创新的内容之一，是企业改革的配套措施。

档案部门建立新的服务机制，是适应企业档案工作作为独立经营实体走入市场的实际需要而采取的相应步骤。

　　实行新的服务机制，是企业员工和档案人员面临的一次思想变革，是提高企业整体档案意识的必然过程。

其关键是解决好档案形成和利用的矛盾。

应认识到：

档案是形成者在其正常工作期间形成的，对档案形成者来说，“档案形成价值”已在其工资奖金中体现出来，归档后代表“档案形成价值”的只能是企业，决不是形成档案的某个具体部门或个人。

而利用价值是再生产过程产生（下转第28页）（上接第22页）的，与形成者在经济上也不再发生任何关系。

因此，只有企业才能决定档案的存毁、出售或转让。

档案部门实行新的服务机制，就是代表企业来实现档案信息资产的保值和增值。

　　企业档案工作向经营发展，起步阶段面临问题也较多。

因此必须积极稳妥地进行，既要转变谁形成档案，谁就可以永久无偿占用和利用档案的观念，消除对企业档案资源价值再生认识不清的障碍；又要克服局部利益和企业整体利益的矛盾障碍，明确档案是企业信息产业的组成部分。

同时还要处理好收集和利用的关系。

事实证明，传统的服务机制必须改革，而且早改早见效，早改早收益、早发展。

　　（四）加快企业档案管理现代化步伐

　　目前，企业档案管理现代化处于起步阶段，硬件设施基本具备，关键是缺乏适应企业档案管理的软件系统。

从档案的发展角度来看，一定要注意培养和选用档案计算机管理专门人才，结合企业档案管理和利用的特点，编制开发科学合理的软件操作系统，组织全员培训，提高运行操作的普及率。

企业档案管理现代化要全面发展，还需要在标准化管理、计算机联网管理等方面做比较大的投入。

　　（五）其他配套措施

　　1.加强基础管理工作，特别是要加快建立和完善推行企业档案标准化管理工作。

　　2.根据企业生产经营活动的实际开展，制定完善的归档制度，疏通归档渠道，丰富馆藏内容。

　　3.加强利用信息反馈管理，积极配合企业建制转轨。

目前，企业内部进行的三项制度改革，清产核资、债务清理、社会统筹保险等都是企业改革的具体举措，要注意把握和积累经验，总结档案工作在企业进入市场经济体制下的发展规律，不断丰富和完善现代企业档案管理制度。

　　4.培养和选用既懂档案管理，又具备一定专业知识，还能够掌握计算机管理的复合型人才，为档案的开发利用和现代化管理提供人员保证。

　　5.培育和建立档案信息交流中心，为企业档案管理实行新的服务机制，以及实现档案信息资源的保值增值创造良好的外部环境。

　　6.培养档案信息资产价值评估人才，建立档案信息资源定额框架体系，为开展服务工作提供业务范围和行业标准。