档案收集制度.docx

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档案收集制度

档案收集制度

档案收集制度

（一）定期送交制度。

形成档案材料的各职能部门，应在文件材材料办理完毕的第二年，按照档案馆的归档时间、归档质量的要求，归档到档案馆。

（二）联系催要制度。

档案工作人员应经常了解和掌握形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门催收应归档的材料。

五、收集材料的要求。

（一）收集的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。

（二）不符合归档要求的档案材料，档案馆将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。

1.载体纸张要求。

归档材料统一使用a4（80g）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。

2.载体字迹要求。

只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。

禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。

3.现代化设备形成的材料要求。

禁止色带打印、墨水打印材料归档;禁止传真形成材料归档。

（三）材料必须齐全、完整。

各部门完成的当年工作职责应该有相应材料佐证。

包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料。

档案收集制度

（二）:

档案收集整理制度档案收集整理与管理制度

一、文书档案的收集整理与管理

1、坚持做到文件材料统收、统管。

凡本机关所有收文必须交办公室拆封、登记，经有关领导批阅后，及时送有关部门或人员办理，办好后负责收回归档。

2、本机关制发文件禁用圆珠笔、红墨水、铅笔或蓝复写纸等不利于档案材料长期保存的书写材料，并做到发文拟稿必须送有关领导核稿、签发。

再交办公室统一编号、登记、封发，然后将底稿和两份正文归档。

3、加强清退文件的管理。

凡上三级文件不得遗失。

本机关所有文件材料坚持每季度清退一次，年终彻底清理，并做到办理完毕的文件材料随时归档整理。

4、按照本级机关文件材料归档范围及保管期限表对收集的文件材料进行鉴定，凡属本机关归档范围的文件材料，必须齐全完整，任何人不得据为已有。

5、机关档案人员，应在次年五月底前，将平时整理的档案材料编目装盒。

6、按时向市档案局报送档案统计年报表及相关资料。

7、借阅文书档案按照借阅制度执行，档案人员要做好借阅登记和利用档案典型事例的记载。

二、会计档案的收集整理与管理

1、会计档案的收集范围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料。

具体包括:

原始凭证、记账凭证、汇总凭证;总账、明细帐、日记账、银行存款帐、现金日记账;年报、季报、月报;银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册。

2、按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定，本单位每年形成的会计档案，应当由财务会计部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档

案保管清册。

3、凭证每月包角装订成册，帐薄、报表和其他会计核算材料年终整理。

每个保管单位（册、卷）封面各项均应填写清楚，移交前编好案卷号，归档号，填写好案卷目录等。

4、会计档案的整理要达到分类清楚，装订结实美观，编目系统正确，封面书写清楚整齐，便于查找和利用。

5、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务会计部保管一年，期满后，由会计部编制移交清册，移交综合档案室保管。

出纳人员不得兼管会计档案。

移交综合档案室的会计档案，原则上应当保持原卷的封装。

个别需要拆封重新整理的，综合档案室应当会同会计部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

6、凡是采用电子计算机做帐的，除将数据刻录光盘保存外，还必须保存打印出的纸质会计档案。

7、坚持借阅登记，严守档案机密，本部门职工因工作需要查阅会计档案，应进行登记，经批准后方可利用。

外单位前来借阅会计档案，须持单位介绍信，经分管领导批准后方能查阅。

8、会计档案管理人员调动工作时，必须办理好交接手续，方能离职。

三、基建档案的收集整理与管理

1、基建档案有关文件材料的收集由主管基建的工作人员负责。

收集范围包括:

会计档案管理办法》的规定，本单位每年形成的会计档案，应当由财务会计部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

3、凭证每月包角装订成册，帐薄、报表和其他会计核算材料年终整理。

每个保管单位（册、卷）封面各项均应填写清楚，移交前编好案卷号，归档号，填写好案卷目录等。

4、会计档案的整理要达到分类清楚，装订结实美观，编目系统正确，封面书写清楚整齐，便于查找和利用。

5、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务会计部保管一年，期满后，由会计部编制移交清册，移交综合档案室保管。

出纳人员不得兼管会计档案。

移交综合档案室的会计档案，原则上应当保持原卷的封装。

个别需要拆封重新整理的，综合档案室应当会同会计部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

6、凡是采用电子计算机做帐的，除将数据刻录光盘保存外，还必须保存打印出的

纸质会计档案。

7、坚持借阅登记，严守档案机密，本部门职工因工作需要查阅会计档案，应进行登记，经批准后方可利用。

外单位前来借阅会计档案，须持单位介绍信，经分管领导批准后方能查阅。

8、会计档案管理人员调动工作时，必须办理好交接手续，方能离职。

三、基建档案的收集整理与管理

1、基建档案有关文件材料的收集由主管基建的工作人员负责。

收集范围包括》进行立卷整理。

整理要达到项目区分清楚，整理规范标准，编目系统正确。

3、在项目竣工完成后两个月内，将整理规范的基建档案移交综合档案室保存，交接双方按照科技档案目录清点，办理交接手续。

4、本单位职工借阅基建档案，要进行登记;外单位借阅基建档案需经过分管领导同意方可借阅复印。

【档案收集制度】

四、声像档案的收集整理与管理

1、收集范围:

本单位各项活动中形成的具有保存价值的各种照片、录音带、录像带。

2、收集方法:

由本单位人员拍摄和录制的，由负责拍摄和录制的人员收集;聘请外单位人员拍摄和录制的，由综合办公室主任负责收集。

3、对收集的声像档案年底按照有关规范标准要求进行整理编目，对数码相机拍摄的照片不仅要保存冲洗的照片，还应将其刻录成光盘保存。

4、凡刻录成盘的数码照片，每五年翻刻一次，录音带和录像带每年要按规定倒带。

5、录音带、录像带和光盘要存放在防磁柜里。

五、电子档案的收集整理与管理

1、收集的范围:

本单位在职能活动，行政管理以及业务管理活动中通过特定的编辑软件生成的各种文本文件;利用计算机辅助设计，辅助制造等技术形成的单独承担文件职责的具有查考利用价值的数据文件、图形文件;采用数字设备采集制作的图像文件;使用视频捕获设备录入或使用动画软件生成的影像文件;用音频设备录入的声音文件;软件开发活动中形成的程序文件;支持文件顺利读取的软硬件和相关数据。

2、收集的方法:

由负责计算机管理的人员平常注意积累电子文件材料，每年12月31日前，将应该归档保存的电子档案收集齐全。

3、电子档案的整理:

由综合档案室档案员负责将已收集齐全的电子档案分类整理，编目造册。

4、电子档案应存放在防磁柜里保存，并按规定提供借阅和利用。

光盘每五年翻刻一次。

六、实物档案的收集整理与管理

1、收集的范围:

凡是本单位获得或者形成的具有保存价值的奖状、奖牌、奖杯、证书、奖旗、印章等实物，都属于收集范围。

2、收集的方法:

由办公室负责对获奖的实物进行收集登记。

3、整理的方法:

全部实物采取以实物形式结合实物形成的时间进行排列，并从第1件开始编流水号，然后登记造册。

4、年底由档案员对收集的实物按规定进行整理、编目。

5、实物档案的借阅利用按照规定执行，档案员做好登记和利用效果记录。

档案收集制度

（三）:

2017档案工作自查报告第1篇:

乡镇档案工作自查报告市档案局:

xxxx镇位于xxxx市东北部，地处xxxx、xxxx、xxxx三县（市）交界，面积137平方公里，辖24个行政村，常住人口

2、5万人。

近年来，xxxx镇组织完成了中心镇的规划编制，建成了镇综合文化站、太阳能路灯安装、全镇24个行政村建成了文化大院，农村书屋，标准化卫生室等一批重点基础工程。

2017年组织完成4个省级生态村创建工作，2017年组织6个行政村申报市级生态村。

建成大泉、邢窑、寨湾、xxxx等多个新型社区，新农村建设逐步完善，农村人居环境不断优化。

档案工作是新农村建设的重要组成部分，是促进农村经济社会发展、维护农村社会稳定、增强农村决策科学性、增加农民收入的一项基础性工作。

为发挥档案工作在xxxx镇新农村建设中的特殊作用，促进档案工作切实有效地服务于社会主义新农村建设，xxxx镇根据《中华人民共和国档案法》、《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》和省、市档案工作目标管理的要求，围绕机关档案管理工作科学化、规范化、信息化、制度化，全面加强镇机关档案工作的组织领导、设施配备、基础业务和开发利用。

为切实加强对档案工作的领导，xxxx镇成立了以镇一、加强领导，规范档案管理

长任组长，主管领导、党政办主任任副组长，机关有关站所负责人为成员的档案管理工作领导小组，并成立了机关综合档案室，配备了专职档案员，各站所均设有兼职档案员，形成了党委、政府领导，办公室主管，专职档案员专管的管理体制。

把档案工作纳入全镇年度目标考核，制定了档案工作五年发展规划和年度工作计划，对档案工作切实做到了有布置、有要求、有检查、有总结。

今年，镇党委、政府主要领导先后多次听取有关档案管理工作的情况汇报，并提出了具体要求和意见，对工作中遇到的困难和问题，及时予以协调解决。

同时，xxxx镇还定期组织机关工作人员和各站所、各行政村专兼职档案人员学习国家有关档案工作的方针政策和《档案法》及《河南省档案管理条例》等法律法规，组织档案员参加市档案局组织的档案专业培训，订阅档案方面的杂志，开阔视线，提高业务水平。

二、坚持高标准、严要求，加强基础业务建设

一是修订完善了各项制度。

结合xxxx镇实际，先后修订完善了《档案归档制度》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案利用借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》、《电子文件归档与管理暂行办法》《重大活动档案登记、收集制度》等工作制度，并以文件形式下发至各村、各单位，使档案工作做到有章可循，形成了制度化、规范化，保障了档案工作的严密性和整体性。

二是制定了xxxx镇各类档案分类大纲、编号方案、文件材料归档范围、保管期限表等档案业务规范，促进了整体工作的标准化。

三是严格标准，做好档案的收集、整理、保管、利用等业务工作。

镇党委、政府发文档案整理实行两套制，各门类归档文件材料齐全完整，档案整理质量符合国家和省档案管理部门的有关规定，库房档案管理按不同门类不同载体和不同保管期限分别上架排放。

档案人员还经常采取内查外调的方法，对不完善的资料进行了补充、订正，并采取重新复制的办法，对不合格的案卷封皮重新进行抄写、装订，保证各类档案齐全、完整。

三、加大资金投入，加强基础设施建设镇党委、政府在机关办公用房紧张的情况下，高度重视综合档案室的建设，专门为档案室安排3间办公用房，其中，库房1间，办公室1间，阅览室1间，安装了防盗门窗和遮光窗帘。

并筹集经费购置了档案规范化管理所需的档案柜、电脑、照相机、录音机、扫描仪、光盘刻录机、复印机等设备，以及用于防盗、防火、防高低温、防潮、防磁化、防尘、防鼠、防虫用的防盗门、灭火器、去湿机、空调、防磁柜、吸尘器、杀虫剂、温湿度仪等设施全部配备到位。

四、实行文档一体化管理，加快档案信息化建设步伐xxxx镇将档案信息化建设列入电子政务建设规划，购置了世纪科怡档案管理软件，镇机关实行了文档一体化管理，目前，现有室藏档案全部建立了案卷级、文件级和全文管理数据库，档案信息化建设稳步推进。

五、注重开发利用，提供优质服务如今，xxxx镇已建立了文书、会计、声像、科技新农村建设档案等门类齐全的档案系统，为充分利用档案服务全镇各项工作打下了基础。

为了开展利用档案为机关各项工作服务，xxxx镇按照《全宗卷规范》建立了全宗卷，编制了各类档案目录和专题目录等齐全的档案检索工具，编制了机关成立以来的《组织沿革》、《全宗介绍》、《大事记》《历次主要会议简介》、《年鉴》等。

每年都编写有机关《基础数字汇集》和专题编研材料，在开发和利用档案资源为全镇经济社会发展和各项工作开展服务中，发挥了显著作用，为领导和各部门甚至基层干部群众解决基建工程、落实政策、解决纠纷、综合治理、清理财务、编史修志，调整工资、人事任免等提供了大量的档案史料。

农村档案是农村建设、发展过程的真实记录，是农业农村工作的宝贵信息资源，xxxx镇党委、政府本着"对历史负责、为现实服务、替未来着想"的精神，坚持认真做好农村档案工作，让档案工作更好地发挥在新农村建设中的作用，促进全镇经济社会和各项事业的不断发展。

第2篇:

中华人民共和国档案法》、《关于加强社会主义新农村建设档案工作的意见》和省、市档案工作目标管理的要求，围绕机关档案管理工作科学化、规范化、信息化、制度化，全面加强镇机关档案工作的组织领导、设施配备、基础业务和开发利用。

一、加强领导，规范档案管理为切实加强对档案工作的领导，xxxx镇成立了以镇长任组长，主管领导、党政办主任任副组长，机关有关站所负责人为成员的档案管理工作领导小组，并成立了机关综合档案室，配备了专职档案员，各站所均设有兼职档案员，形成了党委、政府领导，办公室主管，专职档案员专管的管理体制。

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档案工作纳入全镇年度目标考核，制定了档案工作五年发展规划和年度工作计划，对档案工作切实做到了有布置、有要求、有检查、有总结。

今年，镇党委、政府主要领导先后多次听取有关档案管理工作的情况汇报，并提出了具体要求和意见，对工作中遇到的困难和问题，及时予以协调解决。

同时，xxxx镇还定期组织机关工作人员和各站所、各行政村专兼职档案人员学习国家有关档案工作的方针政策和《档案法》及《河南省档案管理条例》等法律法规，组织档案员参加市档案局组织的档案专业培训，订阅档案方面的杂志，开阔视线，提高业务水平。

二、坚持高标准、严要求，加强基础业务建设

一是修订完善了各项制度。

结合xxxx镇实际，先后修订完善了《档案归档制度》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案利用借阅制度》、《档案鉴定销毁制度》、《电子文件归档与管理暂行办法》《重大活动档案登记、收集制度》等工作制度，并以文件形式下发至各村、各单位，使档案工作做到有章可循，形成了制度化、规范化，保障了档案工作的严密性和整体性。

二是制定了xxxx镇各类档案分类大纲、编号方案、文件材料归档范围、保管期限表等档案业务规范，促进了整体工作的标准化。

三是严格标准，做好档案的收集、整理、保管、利用等业务工作。

镇党委、政府发文档案整理实行两套制，各门类归档文件材料齐全完整，档案整理质量符合国家

理部门的有关规定，库房档案管理按不同门类不同载体和不同保管期限和省档案管

分别上架排放。

档案人员还经常采取内查外调的方法，对不完善的资料进行了补充、订正，并采取重新复制的办法，对不合格的案卷封皮重新进行抄写、装订，保证各类档案齐全、完整。

三、加大资金投入，加强基础设施建设镇党委、政府在机关办公用房紧张的情况下，高度重视综合档案室的建设，专门为档案室安排3间办公用房，其中，库房1间，办公室1间，阅览室1间，安装了防盗门窗和遮光窗帘。

并筹集经费购置了档案规范化管理所需的档案柜、电脑、照相机、录音机、扫描仪、光盘刻录机、复印机等设备，以及用于防盗、防火、防高低温、防潮、防磁化、防尘、防鼠、防虫用的防盗门、灭火器、去湿机、空调、防磁柜、吸尘器、杀虫剂、温湿度仪等设施全部配备到位。

四、实行文档一体化管理，加快档案信息化建设步伐xxxx镇将档案信息化建设列入电子政务建设规划，购置了世纪科怡档案管理软件，镇机关实行了文档一体化管理，目前，现有室藏档案全部建立了案卷级、文件级和全文管理数据库，档案信息化建设稳步推进。

五、注重开发利用，提供优质服务如今，xxxx镇已建立了文书、会计、声像、科技新农村建设档案等门类齐全的档案系统，为充分利用档案服务全镇各项工作打下了基础。

为了开展利用档案为机关各项工作服务，xxxx镇按照《全宗卷规范》建立了全宗卷，编制了各类档案目录和专题目录等齐全的档案检索工具，编制了机关成立以来的《组织沿革》、《全宗介绍》、《大事记》《历次主要会议简介》、

《年鉴》等。

每年都编写有机关《基础数字汇集》和专题编研材料，在开发和利用档案资源为全镇经济社会发展和各项工作开展服务中，发挥了显著作用，为领导和各部门甚至基层干部群众解决基建工程、落实政策、解决纠纷、综合治理、清理财务、编史修志，调整工资、人事任免等提供了大量的档案史料。

农村档案是农村建设、发展过程的真实记录，是农业农村工作的宝贵信息资源，xxxx镇党委、政府本着"对历史负责、为现实服务、替未来着想"的精神，坚持认真做好农村档案工作，让档案工作更好地发挥在新农村建设中的作用，促进全镇经济社会和各项事业的不断发展。

第2篇》，进一步落实了工作制度，强化了工作管理，并积极组织镇专兼职档案员参加县级培训，从而使我镇档案管理工作的水平进一步提高，使我镇档案管理工作日趋走向规范化、标准化、科学化。

按照县档案局下发文件精神要求，我们对本镇机关档案工作进行了认真全面的自查，现将自查情况报告如下:

一、领导重视，档案法律、法规学习宣传到位。

在档案工作中我们认真学习、贯彻执行了《中国人民共和国档案法》和《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》，在镇干部、职工中宣传有关档案工作的法律法规，并收到较好的效果，例如镇干部职工都能自觉配合档案室工作，各办公室都能及时将部门的存档资料归档上交档案室。

在档案工作中做好法律法规的宣传是做好档案工作的关键。

二、档案管理体制建立健全结合我镇实际情况，我们建立健全了八项档案管理制度，即:

中国人民共和国档案法》和《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》，在镇干部、职工中宣传有关档案工作的法律法规，并收到较好的效果，例如镇干部职工都能自觉配合档案室工作，各办公室都能及时将部门的存档资料归档上交档案室。

在档案工作中做好法律法规的宣传是做好档案工作的关键。

二、档案管理体制建立健全结合我镇实际情况，我们建立健全了八项档案管理制度，即》，《保管期限表》等业务规范，并坚持实施。

档案办公室按规定及时接收各门类的档案，进行统一管理。

我镇文件材料的书写格式、质量基本符合有关规范要求。

2017年至2017年的档案已全部整理上柜。

档案的分类、排列符合要求。

同时，档案员还定期对库房进行抽查，档案无霉变、虫蛀等不良现象，无泄密事件发生。

五、强化职责，认真归档通过立卷归档，截止2017年文书档案8681件，其中:

保管期限表》等业务规范，并坚持实施。

档案办公室按规定及时接收各门类的档案，进行统一管理。

我镇文件材料的书写格式、质量基本符合有关规范要求。

2017年至2017年的档案已全部整理上柜。

档案的分类、排列符合要求。

同时，档案员还定期对库房进行抽查，档案无霉变、虫蛀等不良现象，无泄密事件发生。

五、强化职责，认真归档通过立卷归档，截止2017年文书档案8681件，其中》要求进行了认真地自查自纠现将自查情况汇报如下:

一、提高认识加强组织管理学校档案管理工作全县档案管理工作重要组成部分学校持续性地开展工作工作不断上水平上台阶一项重要工作学校领导班子高度重视成立了以学校校长为组长各分管副校长和工作人员共同参与管理和落实工作任务专门领导机构档案工作通过学校办公室牵头进行管理和运作各个学部政教、教务、财务、后勤等职能科室具体地参与职责工作对档案工作实行综合管理坚持集中统一管理原则学校重要档案集中在学校综合档案室各学部职能科室档案定时移交到学校档案室进行统管统用在建校之初我校就注重档案积累、规范和管理并列入单位发展规划作为工作重要组成部分在年初制定年度发展计划将档案管理工作提到重要议事日程由学校办公室具体负责制定档案工作发展规划和年度计划。

我校档案管理工作实行责任到人有明确领导分工一把手亲自抓有学校副校长负专则办公室具体统筹管理并形成一个完备档案管理网络各个学部负责人具体抓各科室负责领导负责本科室档案搜集整理和报送各科室都有兼职档案员进行管理一般由政教员、教务员、总务后勤实验员兼职力求正确地组织环节紧密没有疏漏遇到问题优先解决特别档案室规整初期在资金上进行倾斜投入首先保障。

为确保工作连续性建校以来我校档案管理工作人员相对固定没有出现人员大规模地调动在工作岗位进行变更时都能够及时妥善地办理档案移交手续。

具体统筹管理档案管理工作人员基本上学校办公室同志各学部各科室负责同志同时该科室第一责任人这样就有效地保障了工作可持续发展我校定期对档案管理工作责任人和工作人员进行培训学习《档案管理办法》《档案保管制度》《档案借阅制度》《现代化管理制度》等促使大家对档案管理工作标准化、规范化、现代化有一个明确认识也容易形成共识形成合力为保障工作扎实开展我校建立了档案人员岗位责任制设置专人负责学校全体档案管理规整和借阅由学校办公室刘东梅同志负责具体管理该同志大专毕业各学部科室管理人员都专科以上文化程度所有专职兼职工作人员都专业技术人员享受同等待遇学校认真贯彻落实执行国家档案法律法规定期组织我校中层以上领导干部和专业技术人员学习、宣传《档案法》和《山东省档案条例》及国家有关档案法规、标准规范派出专门技术人员参加县档案局档案管理工作业务培训我校档案管理工作各项规章、制度健全制定了《档案保管制度》《档案保密制度》《档案鉴定销毁制度》《档案统计制度》《档案利用制度》《档案工作人员岗位责任制》《设备维修制度》《微机操作人员守则》《重大活动档案登记制度》等16项制度并将部门制度上挂到墙便于直观地掌握和领会其中严格要求并严格落实编定了保管期限表保障了档案收集、整理、保管、鉴定、统计、借阅利用和保密等环节连接确保万无一失制定了档案管理工作人员"四参加制度"特别保障全体责任人和工作人员沟通学校在建校之初就制定了档案工作具体办法和发展规划、计划并进行年度严格自查对查出问题及时整改对具体负责人员纳入量化管理考核学校办公室履行对各学部科室档案工作监督职能监督落实所有档案工作环节确实能够做到"三纳入""四参加"

二、配齐设备做好充分物质保障学校设立专门档案室并配齐专门高档次档案橱并筹划将阅览室与档案室相分离档案库房系新建面积符合要求注重了防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施落实档案柜数量充足且质量好档案装具符合国家有关要求案卷使用无酸盒学校配备专门微机进行管理有光盘设备和扫描仪

三、努力提高基础业务建设走内涵式发展道路我校对所使用文件材料及时归档归档率达到100%归档文件制成材料符合质量要求书写材料和纸张都严格按照规定去使用在交接时应有完备交接手续虽然我校建校时间短但手续很严格经手双方都要有明确责任我校档案文件完整准确都达到100%并严格按照分类方案进行分类组卷规范、合理符合国家和行业标准要求文件编排有序卷内文件排列有序并按照要求进行了编号卷内文件目录、备考表填写规范清晰卷内文件整齐无金属装订物编目规范排架合理案卷封面填写规范、清晰案卷标题简明、准确案卷排列有序对所有档案进行安全管理杜绝出现霉变（我校将在档案逐渐增多情况下为保障统计内容全面统计数据准确建立档案管理基本情况台帐