需求分析系统功能设计详细doc.docx
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需求分析系统功能设计详细doc
需求分析
--伊顿教育个性化定制教育管理平台系统
1引言
1.1目的
本文档根据用户需要，以及实际业务流程编写而成的。
主要目的是为用户提供使用操作参考及帮助，并为相关人员提供系统功能的了解。
主要针对：
总经办以及其下所有部门、校区以及其下所有部门以及系统管理人员使用。
1.2背景
本系统命名为：
伊顿教育个性化定制教育管理平台系统，本系统为教育系统包含了客户资源管理，学员管理、合同管理、产品管理、教务管理、资产管理、排课计划、上课消费等功能，以及为客户提供辅助决策的各类报表。
该软件系统以不同角色而进入。
1.3参考资料
列出编写本报告时查阅的Intenet上杂志、专业著作、技术标准以及他们的网址。
网点
简介
苹果网
明道网
1.4术语
基础资源：
潜在客户，一般只有姓名和联系方式，是最原始的数据。
档案：
学员的详细介绍，至少包括学员姓名，联系方式、地址、学校、家长姓名和联系方式。
快捷建档：
为了满足市场、网络、外呼等部门对于自身客户直接分配相应咨询师的需求而添加的新增档案功能。
转介绍：
所有员工、学员都可以推荐自己的亲朋好友来企业接受培训，发动全体为企业收集资源。
三会报告：
家长交流会，学情分析会，课前交流会等针对一对一学员的会议统称三会。
2任务概述
2.1目标
本文档根据用户需要，以及实际业务流程编写而成的。
主要目的是为开发人员提供用户功能及业务要求，并为相关人员提供系统功能的了解。
主要针对：
总经办以及其下所有部门、校区以及其下所有部门以及系统管理人员使用。
本系统以学校教育平台使用人员为主，主要表现为教师、教工、学员之间的交流，记录和查询课程，合同、管理等关系。
2.2系统（或用户）的特点
该软件开发功能明确，细致、全面；比旧系统快捷，实用、简洁。
以下是各个岗位员工在系统上需要做出的业务管理。
角色
功能
系统管理员
维护系统，管理角色的权限。
修改学员、家长、合同、老师的数据。
市场专员
市场人员录入客户基础资源到系统。
咨询师
咨询师跟踪直访，邀约上门直至签约。
对每一位咨询的学员做好详细学员情况记录及现场咨询记录。
在系统与家长签订辅导协议，并协助学员办理入学手续。
对每日来电、来访、签约情况做详细记录，并及时录入系统。
根据班组产品的不断丰富，积极与结课两个月以上的老学员进行沟通，最大化的挖掘老学员或转介绍。
咨询主任
查看系统根据每月业绩任务，结合咨询师实际情况，合理分配咨询师任务额度，确保完成各项任务。
积极与教管部进行沟通，系统了解新增班组课程，及时有效对咨询师进行宣贯。
积极与教务排课进行沟通，系统了解当前师资排课情况，并及时告知咨询师做好调整。
系统规范咨询师各项数据，确保新签任务完成。
及时了解新入职咨询师工作动态，判断是否符合岗位要求。
学习管理师
系统内负责完成当月由校区下发的课时任务，续费任务，停课学员激活任务及退费控制等任务指标，并做到日跟进；负责完成并按时上报校区的各类数据报表；负责做好学生的接档工作；负责学生的调课，请假，旷课，停课，课时监控等管理工作；负责与家长及时沟通，反馈协调，并将回访结果及时录入系统；负责接待家长的来访及意见处理反馈工作；根据需要及时组织召开学习情况分析会，把会上的某些情况记录到系统。
负责关注学生的剩余课时数量，并完成具体学生的续费工作；负责对有退费意向的学员进行挽单，避免退费；负责跟踪学生的成绩并录入系统；负责制定学生的学习管理方案.
教学教师
查看教务排课安排，积极完成每月的课时任务；定时上交教育，教学经验总结，主动提交教学论文，教学案例，特别是进步明显的明星学员，以配合校区的宣传，积极开展转介绍活动；主动配合校区做好课时维护，续单，保单的工作.
教学督导
协助年级主任制定教管工作年度目标和月度目标，制定切实可行的教管计划，建立有效的教管监控体系。
监控年级组对教学活动时间安排，课程，授课教师的配备是否合理妥当；查看教师是否根据学生，家长需求拟定教学辅导计划和课时进度；对教师制定的学员阶段性辅导方案，备课，课堂教学，作业布置与批改，月测试及试卷分析，学员成绩，课时进度的监控，评估教师的教学质量；学生学习质量的监督。
包括对学生课时进度，请假，停课情况，学生成绩跟踪情况，学员续费，扩科情况，学员进步率，升学率等方面；客户满意度的监督。
包括对学管师工作规范流程和标准的落实情况，学员评教活动组织，校区增值服务的开展，客户投诉处理，退费统计和分析，学员转介绍情况的监督；认真研究教师和学管师的业务流程，不断提高监控与督导的工作细度和力度.
教研组长
关注本组教师所带学生中的重点学生学习情况，做好退费预警。
重点学员包括：
退步学生、大单学生、停课学生、全日制学生，毕业班学生等），针对特殊学员，组内进行学情分析，制定下阶段辅导计划；、培养教师的市场运营模式，对课时维护，保单，续单，停课激活，转介绍等业务进行系统的培训；配合校区做好教师教学管理常规检查工作，每月检查评定，并予以公布；根据本学科组教师的教学态度，教学能力，客户满意度等方面，对教师的调配提供依据；督促教师落实课时计划，完成课时任务；配合学管部好做学生续费；关注本组教师KPI考核，帮助本组教师提升绩效；负责学科组资料库的建设；
年级主任
完成校区安排的各项任务并及时上报各种表格；定期分阶段收集教学相关资讯和信息，及时整理并保存到相关资料库；负责管理排课，课时统计，审核等相关工作。
监督排课专员师资的个性化匹配，资源有效利用及课时录入的准确性；监控年级组内重点学生，如大单学生、全日制学生、毕业班学生、成绩未进步学生，客户满意度较低学员等，及时发现问题予以解决，协助学管师完成学生的续单、挽单的工作；完成当月课时、续费、停课激活，转介绍等任务指标的分解，并及时跟进、调整；保持较高的上课率和学员维系率，并认真提供各项相关业务数据统计及分析支持；合理分配年级组内新接学生，做好“黄金月”的监控。
重视学生档案的建设，定期抽查档案内容，以保证学生档案的齐全、有序.
排课专员
根据学员的特点和要求，选派与之匹配的教师，并及时完成系统排课工作。
根据学管师提交的学员要求，及时做好学生调课，加课等工作，系统内及时更新；公平合理安排专、兼职教师的学生人数、课时分配；每月进行年级组内课时数据的统计，确保系统数据与纸质数据一致.
前台
负责接听来电、并记录客户信息录入系统。
负责员工考勤信息的导入导出，并将原始数据发送给人事专员。
该系统还针对公司内部员工管理使用，相当于OA系统的功能，员工既可以根据所需对外业务管理，也可以对内部办公。
3假定和约束
3.1软件开发结束时间
2014年10月1日
4 需求规定
4.1软件功能说明
系统根据功能划分多个模块，模块和模块之间使用API沟通，每个模块程序相互独立，代码、数据库、资源都独立配置。
4.1.1核心模块
用户系统
认证、签名系统
通知系统
权限系统
4.1.2业务模块
校区管理
产品管理
基础资源管理
档案管理
咨询管理
市场管理
合同管理
财务管理
课程管理
学员管理
教学管理
4.2对功能的一般性规定
部门：
市场、咨询、网络、外呼
部门
介绍
市场
1、每个校区都有市场部，主管为咨询主任，下设市场专员岗位，市场专员下有部分兼职，兼职人数不定。
2、市场专员的工作主要是了解主任的需求，领取任务，上传下达主任的安排，给每一个兼职制定计划。
兼职的任务主要是发单，帮助专员了解市场行情，了解同类机构等等。
3、市场专员每日都会获取到很多客户资源，主要以有家长联系方式为一个真实潜在客户。
4、负责每日将获取到的潜在资源添加到系统中，由咨询主任来分配给咨询师。
5、校区设点
6、简单的异业合作
渠道
通过与学校等相关单位的沟通，建立好关系，方便今后的进校活动，转介绍等的工作，有可能会直接获取到电话资源。
咨询
1、负责家长来访的当面咨询
2、跟踪直访、市场、网络、外呼来的资源，并邀约上门，直至签约
网络
部门主要以XX竞价为主要推广手段，通过网络在线对话，获取家长需求和联系方式，然后根据家长的需求，住址、电话，或对接校区咨询师或者自己继续跟踪再对接校咨询师。
根据客户的要求，可以直接将资源分配给校区咨询师。
外呼
对渠道部、进校活动、购买的数据等的电话资源进行陌拜邀约，了解客户的需求、住址、电话，然后或对接校区咨询师或者自己跟踪，可以直接分配给校咨询师。
岗位：
市场专员、咨询主任（兼市场主任）、咨询师、外呼专员、网络专员、网络经理、外呼经理
市场专员
1、负责直接管理兼职的工作
2、录入系统潜在客户
3、进校活动
4、小区设点
渠道专员
1、负责与学校等单位建立良好的关系
2、获取资源，导入公共库
咨询主任
1、负责市场专员的管理
2、负责咨询师的管理
3、分配系统资源
4、系统上的审批工作
5、受分公司咨询总监直接管理
咨询师
1、负责校区的签单工作
2、与家长面谈或者电话跟进
外呼专员
1、负责对电话资源的梳理和跟进工作
2、拨打渠道获取的资源
3、公共库中的资源
4、帮助校区资源的继续跟进
5、新数据的陌拜
6、对接校区，分配咨询师
网络专员
1、对家长网络来访的对话
2、获取家长信息和电话
3、跟进资源
4、对接校区，分配咨询师
网络SEM专员
1、网络SEM推广的账号的调整
2、网络来访、来电、获取电话、上门、签约、金额的数据的统计工作
网络经理
1、负责网络部的人员管理
2、负责网络营销方向的把控
3、负责网络推广费用的使用
外呼经理
1、负责外呼人员的管理
2、外呼拨打数据的分配
3、任务的分配
需求明细：
功能点：
1、建档
建档
操作人
详细介绍
不同点
市场
1、我们的一线员工获取到资源后，必须第一时间将客户资源录入到系统中，无论资源的优劣
2、系统以学员为基础，所以如果一个家长有N个学生，那么建档数就是N，但是系统可以让这多个学生与这同一个家长相关联。
3、添加时选择的来源保存后，除了管理员之外是不能再做修改的。
4、档案信息在确认上门和签约前，只有录入人和所分配咨询师、所分配的咨询师所在校区的主任进行修改。
5、只有管理员有权限删除档
6、管理员也有权限修改档。
7、添加已有家长：
添加页面，上半部分是家长信息，下半部分是学员信息，如果一个家长有多个孩子来咨询，系统就需要有几个孩子的档，建家长的第一个孩子的档的时候，添加了家长信息后，第二个孩子建档时，可以通过“添加已有家长”按钮来进行选择这个家长的信息，选择完成后，家长信息会自动填充家长信息的内容。
8、建档时需要填写意向报名科目，意向辅导类型（一对一、班组、非学科）
9、建档时根据够买意愿和沟通结果，系统将自动定义客户的级别（A+、A、A-、B+、B-、C+、C-、D、E、F、X、Y、Z）
10、在原有潜在客户列表中，增加显示客户的学校和联系方式
11、外呼和网络专员在添加的时候可以直接选择对接的校区及咨询师，也可以不选择，如果不选择校区，那么只有专员自己和直接领导能够看到。
注意，如果一旦选择了校区之后资源就不能再划转到其他校区了。
12、校咨询师添加转介绍资源时，需要选择是谁转介绍来的。
1、市场录入资源进入校区咨询主任名下
外呼
1、录入资源可以分配到校区的咨询师。
2、介绍中的第8、9项必须填写
网络
1、录入资源可以分配到校区的咨询师。
2、介绍中的第8、9项必须填写
咨询
1、只能建转介绍的档，也就是说来源只能选择转介绍
校前台
1、来访、来电都由前台建档，建档后可以直接分配咨询师。
**这里有一个管理问题，校区一定要按照系统要求来，系统即管理思想，也是制度，否则数据的准确性和缜密性都会大打折扣，会使我们管理者的判断产生误差
2、分配咨询师
分配咨询师
操作人
详细介绍
不同点
外呼
1、除了外呼和网络建的档之外，其他的档都会进入到主任名下，由咨询主任分配，此功能就是解决咨询主任分配的
2、如果原资源已经分配过了咨询师，现在要重新分配，要选择一个原因。
3、如果是网络部建档需要增加两个字段，一个是投放渠道，一个是来源网站。
都是选择项，可维护，必填
能够分配所有校区的咨询师
网络
能够分配所有校区的咨询师
咨询主任
只能分配自己校区的咨询师
3、划转资源
划转资源
操作人
详细介绍
不同点
咨询总监
1、将资源划转至其他校区，此操作要写明原因，并且只有咨询总监能够完成此操作。
2、资源划转要有记录
3、校外呼可以划转到其他校区
4、跟进
跟进
操作人
详细介绍
不同点
咨询
1、跟进是我们非常重要的销售过程，每一次的跟进记录的填写都能帮助咨询师和咨询主任理清现有数据，指导主任和咨询师近期工作的重点。
2、在客户未签约前，不管是咨询、网络还是外呼的每一次的跟进情况都要有记录，此功能更多的是在管理上，要求咨询主任和网络、外呼主管管理好团队，将每一次的记录都填写清楚。
3、每一次的跟进中都必须要选择“购买意愿”和“沟通结果”以便判断客户最终的级别。
4、如果填写了预计上门时间，可以显示在本人的登录后首页上的提醒里面
网络
外呼
5、确认上门
确认上门
操作人
详细介绍
不同点
咨询
1、确认上门也是非常重要的销售环节，通过每一个客户上门的情况能够帮助我们了解一个大体的规律，寻找我们的最佳销售方案。
2、所有的签约都必须在确认上门之后来进行。
3、确认上门之后如果24小时内未签约，此档将会自动退回到潜在客户列表。
4、确认上门需要选择上门人数，上门人员关系。
5、此信息如果是外呼或者网络对接来的，那么确认上门之后建档人将不能修改此信息。
咨询师可以修改完善信息。
6、页面上半部分是学员信息，以前跟进记录。
7、此功能一样需要校咨询主任做管理上的相应改进，如果仅仅考虑怕影响转化率的话，将失去此功能的意义。
6、签约
签约
操作人
详细介绍
不同点
咨询
1、签约流程ERP上是很合理的，没有需要补充的。
只是打印纸不再需要换来换去。
2、签约时不再打印课时单，课时单会在学员第一次上课后带回。
因为现在课时单上的课表都是一个咨询师的预估，所以意义不大。
3、签约时有可能会选择多个产品，一对一，班组，选择之后会自动计算出金额
4、签约后需要审核，流程待定
7、主任统计（网络对接情况、外呼对接情况，都包含每一个咨询师的对接）
主任统计
操作人
详细介绍
不同点
校咨询主任
1、每个人，整个校区各种渠道的来访量、来电量、签约量，可以按日期查询
2、网络和外呼对接校区的情况，每个咨询师完成的情况，可以按时间查询
8、提醒
提醒
操作人
内容
咨询师
1、根据客户跟进中的级别，提醒今日需要跟进的客户。
2、根据客户跟进记录中的预计上门时间，提醒今日会上门的客户。
3、提醒自己签约的，现在已经结课并时长超过30天的客户，并能够查看出学员当时意向报名科目和已报名科目
4、已报学员，并课时数少于10课时的，报名时是自己签的，如果报名的是单纯的班组，则不提醒。
5、提醒将要结课的班级
6、停课3个月的将学员放在公共库中，学管、咨询都可以激活
咨询主任
1、提醒本校区需要跟进的客户数量
2、提醒本校区所有咨询师各需要跟进的数量
3、提醒没有跟进完成的咨询师名单
4、提醒现有学员，结课一个月以上的人员名单，看到的是整个校区的。
不包含单纯报名班组课的学员
5、将要结课的班组班级
9、排行榜
排行榜
操作人
内容
咨询师
1、可以查看往月自己签的情况
2、自己校区的业绩排行榜（人数、新签金额、上门量、跟进记录）
市场
1、发单量排行
2、上门量排行
3、签约人数排行
所有人
1、各校区情况
2、咨询师各项指标排行
3、可以查看校区所处分公司的情况
4、可以查看分公司所处其全国的情况
5、各种来源各校区签约及转化率排行
10、产品添加
产品添加
操作人
详细介绍
咨询总监
1、添加班组和一对一的产品
2、班组产品需要在添加时制定课表，代课教师，授课时间，科目，名称、描述，上课分公司，上课的校区，产品类别
3、签约时不再打印课时单，课时单会在学员第一次上课后带回。
因为现在课时单上的课表都是一个咨询师的预估，所以意义不大。
11、编辑产品
编辑产品
操作人
详细介绍
咨询总监
1、主要用于对原添加的产品的内容修改，如果产品已经开始上课，不能修改。
12、启售产品
启售产品
操作人
详细介绍
咨询总监
1、新添加的产品是处于止售状态，如果要启售，需要点击此按钮
13、止售产品
止售产品
操作人
详细介绍
咨询总监
1、用于终止销售产品的操作。
14、删除产品
删除产品
操作人
详细介绍
咨询总监
1、用于删除产品的操作，如果产品正在使用期，会提示不能删除。
15、产品延期
产品延期
操作人
详细介绍
咨询总监
1、如果产品销售时间需要延长，做此操作。
16、复制产品
复制产品
操作人
详细介绍
咨询总监
1、通常是在准备新建一个与之前产品类似的产品是，使用复制，复制出来的产品只需要做简单的修改即可。
17、公共库
公共库
操作人
详细介绍
不同点
渠道部
1、进校活动，渠道活动、外场活动获取的数据按照一定的格式，可以批量导入公共库。
渠道导入的数据只有外呼部门能够看到
市场部
咨询师导入的数据，校区主任能够看到
18、资料分享
资料共享
操作人
详细介绍
不同点
各部门各员工
1、上传或发表各部分资料，便于各部门资料的查找
2、部门由管理员统一建立，增加版块也需要管理员操作。
19、数据报表
资料共享
操作人
详细介绍
不同点
校区前台
1、原市场数据报表等需要校区提供的报表，完全通过系统来实现
2、数据最终统一汇总到咨询管理部
功能需求补充：
1、所有查看客户信息的地方，如果不是本人建档的无论是那个角色都不能够查看到完整的客户电话。
2、电话号码在数据库中存储都是加密的，应该有固定的算法
3、系统有大量的导出功能，但只有管理员可以操作。
4、潜在客户列表和学员列表都应该按照时间来排序
5、潜在客户中用TIP的方式显示跟进记录
6、学员信息的详细页面，把学员信息，家长信息，跟进记录都放在同一页面，咨询不需要看太多的没用的东西，应该去掉。
7、已报名的学员列表中应该显示报名课时数，已消耗课时数，剩余课时数
8、创建产品时将名称写精确，便于后期排课使用方便
9、系统每日凌晨0点自动备份数据库
10、建一对一产品的时候可以定制报某一个数量的课时，可以赠送多少课时，咨询师在签合同的时候可以选择赠送还是不赠送，给家长的同样是两份合同。
如果需要更多的赠送需要申请，由咨询总监审批通过才可以。
消耗课时的时候，由于赠送课时是不能退的，所以先消耗非赠送课时。
11、签约时，课时定制单不再需要。
4.2.1功能点附件图
根据用户名和密码登录成功后，默认显示首页，首页模块显示根据不同岗位人员权限不同显示也有所不同。
首页显示的模块如下：
可以根据用户个人所需，点击需要查看的模块
最上面一行主菜单（如下图）可以模仿上图的8个图标模块
下面6个区域
可以换成下图的左边一列菜单，用户根据自己所需，查看内容，中间那块部分显示具体内容。
右边可以没有或者添加备注和解释的信息资料，用户需要了解之类的，也可以作统计的数据用，用户可添加信息说明业务成功和失败原因；或者添加次要的功能点。
比如表格内最好显示具体的学员姓名和联系方式，便于跟踪，不要只显示人数，意义不大。
动态更新用于市场人员发布图片，文字
4.3对性能的一般性规定
4.3.1精度
说明对该系统的输入、输出数据精度的要求，可能包括传输过程中的精度。
4.3.2时间特性要求
说明对于该系统的时间特性要求。
4.3.3灵活性
说明对该系统的灵活性的要求，即当需求发生某些变化时，该系统对这些变化的适应能力。
4.4输入输出要求
解释各输入输出数据类型，并逐项说明其媒体、格式、数值范围、精度等。
对系统的数据输出及必须标明的控制输出量进行解释并举例。
4.5数据管理能力要求（针对软件系统）
说明需要管理的文卷和记录的个数、表和文卷的大小规模，要按可预见的增长对数据及其分量的存储作出估算。
4.6其他专门要求
如用户对安全保密的要求，包括信息加密、信息认证（确定穿过系统或网络的信息没有被修改）方面的要求。
对使用方便的要求，对可维护性、可补充性、易读性、可靠性、运行环境可转换性的特殊要求等。
5运行环境规定
5.1设备
列出运行该软件所需要的硬件设备。
5.2支撑软件
1）操作系统Linux
2）数据库管理系统Mysql
3）其他支撑软件J2EE
5.3接口
简要说明该软件同其他软件之间的公共接口、数据通信协议等，API，RESTAPI
6尚需解决的问题
以列表的形式列出在需求分析阶段必须解决但尚未解决的问题
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