第四章UFO报表管理系统.pptx
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第4章UFO报表管理系统,第一节UFO报表管理系统概述第二节会计报表格式设置第三节会计报表公式定义第四节会计报表管理,学习目标通过本章学习，初步了解UFO报表的主要功能和基本概念，掌握UFO报表格式定义和公式编辑，掌握UFO报表生成报表数据、数据管理、表页管理和报表模板等操作。
第一节UFO报表管理系统概述,一、UFO报表管理系统的主要功能二、UFO报表系统与其他财务系统的联系三、UFO报表系统业务的基本处理流程四、UFO报表的基本概念五、制作会计报表的流程,一、UFO报表管理系统的主要功能,1、提供各行业报表模板2、文件管理功能3、格式管理功能4、数据处理功能5、图表功能6、打印功能7、二次开发功能,二、UFO报表系统与其他财务系统的联系,UFO报表系统主要是从其他财务系统提取编制报表所需的数据。
总账、工资、固定资产、应收、应付、财务分析、采购、销售、库存、存货等子系统均可向UFO报表系统传递数据，以生成财务部门所需的各种会计报表。
三、UFO报表系统业务的基本处理流程,在手工条件下，编制会计报表的基本过程可分为三步：
第一步设计并绘制表格线条及有关说明文字；第二步查阅账簿内容、计算并填写数据；第三步根据数据间的勾稽关系检查数据的正确性。
在电算化环境下，其基本处理流程可分为四步：
第一步报表名称定义；第二步设置报表格式；第三步数据处理公式设置；第四步报表编制及报表输出。
四、UFO报表的基本概念,
（一）格式状态和数据状态UFO报表将含有数据的报表分为两大部分来处理，报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。
实现状态切换的是一个特别重要的按钮“格式/数据”按钮。
1、格式状态在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字、可变区等。
报表的三类公式：
单元公式（计算公式）、审核公式、舍位平衡公式也在格式状态下定义。
在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。
在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。
在格式状态下时，所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。
2、数据状态在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、汇总、合并报表等。
在数据状态下不能修改报表的格式。
在数据状态下时，看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。
（二）单元单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。
行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示。
例如：
C18表示第3列第18行的那个单元。
一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。
单元有以下3种类型：
数值单元：
是报表的数据，在数据状态下输入。
数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。
建立一个新表时，所有单元的类型缺省为数值。
字符单元：
是报表的数据，在数据状态下输入。
字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元中最多可输入63个字符或31个汉字。
字符单元的内容也可由单元公式生成。
表样单元：
是报表的格式，表样在格式状态下（格式/数据按钮显示为“格式”时）输入和修改，在数据状态下不允许修改。
（三）组合单元组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、字符），UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。
可以组合同一行相邻的几个单元，可以组合同一列相邻的几个单元，也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。
组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。
例如把B2到B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2”、“B3”、或“B2:
B3”表示。
（四）区域区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。
在UFO中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元（整个表页），最小的区域是一个单元。
（五）表页一个UFO报表最多可容纳99,999张表页，每一张表页是由许多单元组成的。
一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。
表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。
页标用“第1页”-“第99999页”表示。
（6）维、二维表、三维表确定某一数据位置的要素称为“维”。
在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。
如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行（横轴）和列（纵轴）可以找到这个二维表中的任何位置的数据。
如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号（Z轴）。
这一叠表称为一个三维表。
如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。
三维表中的表间操作即称为“四维运算”。
（七）关键字关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。
UFO共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。
单位名称：
字符（最大28个字符），为该报表表页编制单位的名称单位编号：
字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号年：
数字型（19802099），该报表表页反映的年度季：
数字型（14），该报表表页反映的季度月：
数字型（112），该报表表页反映的月份日：
数字型（131），该报表表页反映的日期除此之外，UFO有自定义关键字功能，可以用于业务函数中,（八）筛选筛选是在执行UFO的命令或函数时，根据用户指定的筛选条件，对报表中每一个表页或每一个可变行（列）进行判断，只处理符合筛选条件的表页或可变行（列）；不处理不符合筛选条件的表页或可变行（列）。
筛选条件分为表页筛选条件和可变区筛选条件。
表页筛选条件指定要处理的表页；可变区筛选条件指定要处理的可变行或可变列。
筛选条件跟在命令、函数的后面，用“FOR”来表示。
（九）关联UFO报表中的数据有着特殊的经济含义，因此报表数据不是孤立存在的，一张报表中不同表页的数据或多个报表中的数据可能存在着这样或那样的经济关系或勾稽关系，要根据这种对应关系找到相关联的数据进行引用，就需要定义关联条件。
UFO在多个报表之间操作时，主要通过关联条件来实现数据组织。
关联条件跟在命令、函数的后面，用“RELATION”来表示。
如果有筛选条件，则关联条件应跟在筛选条件的后面。
五、制作会计报表的流程,1、启动UFO，建立报表2、设计报表的格式3、定义各类公式4、报表数据处理5、报表图形处理6、打印报表7、退出UFO,第二节会计报表格式设置,一、固定表设计二、可变表设计三、报表格式的其他功能,一、固定表设计,
（一）启动UFO，建立报表,单击开始,单击程序,单击用友ERP-U8,单击财务会计,单击UFO报表,输入操作员等信息,单击确定,单击关闭,单击文件/新建,单击格式/表尺寸,输入行列数,单击确定,
（二）设计报表格式,1、设置表尺寸,2、设置行高或列宽,移至两列之间成双向箭头直接拖动,3、画表格线,选取欲画线的区域,单击格式/区域画线,选取画线类型,单击确认,4、定义表头，设置和取消组合单元,选取欲设置的单元,单击格式/组合单元,单击整体组合,、设置关键字UFO共提供了6个关键字，和一个自定义关键字。
关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。
单击数据/关键字/设置,选中欲设置的单元,单击选定,单击确定,取消关键字：
点取“数据”菜单中的“关键字”，在下拉菜单中点取“取消”，弹出“取消关键字”对话框，选取要取消的关键字，则该关键字被取消。
关键字设置之后，可以改变关键字在单元中的左右位置。
点取“数据”-“关键字”-“偏移”菜单项，弹出“定义关键字偏移”对话框，如图4-7所示，在需要调整位置的关键字后面方框输入偏移量。
单元偏移量的范围是-300，300，负数表示向左偏移，正数表示向右偏移。
每个单元中可以设置多个关键字，其显示位置由单元偏移量控制。
、输入表体内容：
直接在相应的单元输入。
操作步骤：
选中要输入内容的单元或组合单元，如A1：
D1，在该单元中输入“资产负债表”，其他各样内容同理输入。
选中欲设置的单元,单击格式/单元属性,7、设置单元属性,单击选择,单击确定,、报表存盘经过以上步骤，利润表的格式基本建立完比，只有单元公式尚未定义（详见第三节），单击“文件”/“保存”，在弹出的对话框输入存储位置D盘和文件名“利润表”，单击“确认”即可。
二、可变表设计,可变表并不是指固定表格式的变化，而是指那些行数或列数不固定，随实际需要变动的表。
案例：
光明公司目前销售的产品有两种甲产品、乙产品，企业设计了产品销售毛利明细表，表中产品的品种是可以变化的，假定最多可销售5种产品。
产品销售毛利明细表,单击选中行标4,单击格式/可变区/设置,单击选择行可变或列可变,输入行（列）可变数量,单击确定,三、报表格式设计的其他功能,
（一）套用格式进入格式状态，选取要套用格式的区域，点取“格式”/“套用格式”，将弹出“套用格式”对话框。
在对话框中选取一种套用格式。
区域套用格式之后，区域中原有格式和数据全部丢失。
有些套用格式中已设置了计算公式，当前区域套用该格式后，公式同时写入了相应单元中。
（二）报表模板UFO提供的报表模板包括了19个行业的70多张标准财务报表（包括现金流量表），也可以包含用户自定义的模板。
用户可以根据所在行业挑选相应的报表套用其格式及计算公式。
操作步骤：
进入格式状态，点取“格式”/“报表模板”，将弹出“报表模板”对话框。
在其中选取行业和财务报表名。
确认后，生成一张空的标准财务报表。
当前报表套用标准财务报表模板后，原有内容将丢失。
（三）自定义模板用户可以根据本单位的实际需要定制内部报表模板,并将自定义的模板加入系统提供的模板库内,也可以根据本行业的特征，增加或删除各个行业及其内置的模板。
操作步骤：
（1）在UFO中作出本单位的模板后，点取“格式”-“自定义模板”，弹出“自定义模板”对话框。
点击“增加”弹出“定义模板”编辑框，在编辑框中录入模板所属的行业名称（也可以是单位名称）。
录入正确后该行业被加入“自定义模板”对话框的“行业名称”列表框中。
点取“下一步”进入定制模板对话框。
（2）点击“增加”，弹出模板编辑框。
在“模板名称”编辑框中录入模板的名称（如：
利润表），在“模板路径”录入模板保存的路径确定后自定义的模板加入到“自定义模板”对话框中的模板名称的列表框，在对话框下自动标记模板路径。
第三节会计报表公式定义,一、计算公式二、非计算公式,一、计算公式,会计报表公式主要有计算公式和非计算公式，计算公式又可分为两类：
取数公式和单纯的统计、计算公式；非计算公式包括审核公式、舍位平衡公式和图形公式等。
（一）取数公式企业常用的会计报表数据一般是来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和其他报表的表页取数。
1、函数大部分函数既可以在编辑单元公式时使用，又可以在批命令中使用，但有一部分函数，如：
本表他页取数函数、指针状态类函数、交互输入函数等只限用于批命令。
当在编辑单元公式时，可以直接使用函数。
如果不愿意记忆一连串的名字、参数、括号等复杂格式，可以使用“函数向导”按钮，在函数向导对话框的指导下一步一步完成函数的设置，并随时可以用F1键调出相关帮助。
（1）账务函数：
自总账系统提取数据。
UFO报表系统中提供了几十种账务函数，主要函数如下表所示:
账务函数的基本格式为：
函数名（科目编码，会计期间，“方向”，“账套号”，“会计年度”，“编码1”，“编码2”，“截止日期”，“是否包括未记账”，“编码1汇总”，“编码2汇总”）。
参数说明：
科目编码：
也可以是科目名称，如果是科目名称，则不能重名，且必须用双引号将科目括起来。
会计期间：
可以是“年”、“季”、“月”变量，也可以是具体的数字表示的年、季、月。
方向：
为“借”、“贷”、“j”、“d”，缺省为“”。
账套号：
数字，缺省时系统默认数据来源为第一套账“001”。
编码1与编码2：
与科目编码的辅助核算账类有关，可以取科目的辅助账。
截止日期：
可以是某一日期或“天”。
若为某个具体日期则计算该日期的余额；若为“天”则计算当前系统日期的余额。
是否包含未记账凭证：
合法的值为“是”、“否”、“Y”、“N”、“y”、“n”，缺省时由用户在应用环境中设置的值决定。
编码汇总：
合法的值为“是”、“否”、“Y”、“N”、“y”、“n”，缺省时由用户在应用环境中设置的值决定。
返回值：
数值型。
缺省参数方向时返回某一会计科目某会计期间的期初余额；有参数方向时返回某一会计科目某会计期间某方向的期初余额。
如果该会计科目带核算账类，那么返回编码所对应的辅助项的期初余额,案例：
设置资产负债表中货币资金的期初数计算公式,选中取数的单元,单击FX,第一种方法按函数格式直接输入公式,第二种单击函数向导,单击选择用友账务函数,单击期初,单击下一步,单击参照,输入会计科目等信息,单击确定,单击确定,如继续输入公式则输入运算符号,再按上述步骤单击函数向导输入公式,输入完毕则单击确认,
（二）表页内的计算公式采用逐个输入单元名称的方式对若干个单元的数据进行加减乘除等运算或利用会计报表系统提供的运算函数进行运算。
案例：
定义“主营业务利润”公式单元。
（主营业务利润=主营业务收入-主营业务成本-主营业务税金及附加）操作步骤：
选定C8单元格，键入“=”或者单击“FX”按钮，弹出定义公式对话框，直接输入公式“C5-C6-C7”，单击“确定”即可。
（三）本表他页取数计算公式本表他页取数计算公式是指同一报表文件中不同报表（表页）之间通过数据联接获取数据。
可使用SELECT函数从本表其他表页取数。
案例：
某表当前月12月的表页的C6单元的值等于该报表文件上数第二个（10月份）的表页C6的单元的值，则C6单元的取数公式为C6=SELECT（C6，月=月+2），其中“月”表示当前表页关键字上的月份值，等号右边的“月”表示欲取表的月，可由系统按照关系式“月=月+2”计算出来。
如当前月为12月，则公式右边的参数为“10”时，才能使公式左右相等。
案例：
利润表D列代表本年累计值，其数据是本月C列加上上个月D列的值，则公式可设为D=SELECT（D，月=月+1）+C。
案例：
C6单元取自于第二表页的C8单元的数据，则公式为C6=C82。
（四）他表取数计算公式对于取自于其他报表的数据，可以用“报表.REP-单元”格式指定要取数的某张报表的单元。
二、非计算公式,
（一）审核公式UFO系统对此特意提供了数据的审核公式，它将报表数据之间的勾稽关系用公式表示出来，我们称之为审核公式。
审核公式的格式：
*FOR;RELATION,*MESSAGE“”,案例：
审核资产负债表C9=G9，若此项关系不平，则提示“资产不等于负债+所有者权益！
”该表的审核公式为：
C9=G9MESSAGE“资产不等于负债+所有者权益！
”,单击数据/编辑公式/审核公式,直接输入审核公式,单击确定,
（二）舍位平衡公式报表数据在进行进位时，如以“元”为单位的报表在上报时可能会转换为以“千元”或“万元”为单位的报表，原来满足的数据平衡关系可能被破坏，因此需要进行调整，使之符合指定的平衡公式。
报表经舍位之后，重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡公式。
其中，进行进位的操作叫做舍位，舍位后调整平衡关系的操作叫做平衡调整公式。
舍位平衡公式格式：
REPORT“”RANGE,*WEIFORMULA,*FOR注意：
平衡公式中涉及到的数据应完全包含在参数所确定的范围之内，否则平衡公式无意义。
单击数据/编辑公式/舍位公式,输入舍位表名、舍位范围等信息,单击完成,第四节会计报表管理,一、报表编辑二、UFO数据管理,一、报表编辑,
（一）打开报表操作步骤：
启动UFO报表系统，单击“文件”/“打开”。
在弹出的打开文件对话框中，选择需要打开的报表文件：
D：
/利润表.REP，单击“打开”。
（二）行列的管理1、插入行（列）操作步骤：
在格式状态下，把当前单元移动到想要插入行的位置上，点取“编辑”/“插入”，在下拉操作中选“行”（列），将弹出“插入”对话框，在“插入数量”编辑框中输入要插入的行（列）数。
2、追加行（列）操作步骤：
在格式状态下，点取“编辑”/“追加”，在下拉菜单中选“行”（列），将弹出“追加行（列）”对话框，在“追加数量”编辑框中输入要追加的行（列）数。
3、交换行（列）操作步骤：
在格式状态下，点取“编辑”/“交换”，在下拉菜单中点取“行”（列），将弹出“交换”对话框，在“源行（列）号”和“目标行（列）号”编辑框中输入两个要互相交换位置的行（列）号，可以一次交换多个行（列），多个行（列）号之间用“，”隔开。
4、删除行（列）操作步骤：
在格式状态下，选取要删除的行（列）的区域，点取“编辑”/“删除”，在下拉菜单中选“行”（列），将弹出对话框，点取“确认”按钮则删除选定的行（列），点取“取消”按钮则放弃操作。
（三）表页管理1、增加表页向一个报表中增加表页有追加和插入两种方式，插入表页即在当前表页前面增加新的表页。
追加表页即在最后一张表页后面增加新的表页。
操作步骤：
点取“格式/数据”按钮，进入数据状态，点取要插入表页的表页页标，使它成为当前表页，点取“编辑”/“插入（追加）”（，在下拉菜单中点取“表页”，将弹出“插入（追加）”对话框，在“插入（追加）表页数量”编辑框中输入要插入（追加）的表页数，确认后在当前表页之前（最后一张表页后面）增加新表页。
2、交换表页交换表页是将指定的任何表页中的全部数据进行交换。
案例：
要同时交换第1页和第2页，第3页和第4页，第10页和第20页。
操作步骤：
点取“格式/数据”按钮，进入数据状态，点取“编辑”/“交换”，在下拉菜单中点取“表页”，将弹出“交换”对话框，在“源页号”编辑框中输入“1，3，10”；在“目标页号”编辑框中输入“2，4，20”。
可以一次交换多个表页，多个表页号用“，”隔开。
3、删除表页删除表页是将指定的整个表页删除，报表的表页数相应减少。
操作步骤：
点取“格式/数据”按钮，进入数据状态，点取“编辑”/“删除”，在下拉菜单中点取“表页”，将弹出“删除表页”对话框，如果不指定表页号和删除条件，则确认后删除当前表页，如果要删除指定表页号的表页，则在“删除表页”编辑框中输入要删除的表页号。
可同时删除多张表页，多个表页号之间用逗号“，”隔开。
例如输入“2，5，10”则删除第2页、第5页和第10页。
4、表页排序UFO提供表页排序功能，可以按照关键字的值或者按报表中任何一个单元的值重新排列表页。
按照表页关键字值排序时，空值表页在按“递增”方式排序里排在最前面。
案例：
按年和月的递增顺序排序。
操作步骤：
在数据状态下，单击“数据”/“排序”/“表页”，系统弹出“表页排序”对话框，输入第一关键值“年”和排序方向“递增”，输入第二关键值“月”和排序方式“递增”，单击“确认”即可。
（四）报表打印报表一般要求打印输出，打印输出一般页面设置、打印设置、打印预览和打印几个部分，其操作方法同其他应用软件一样。
二、UFO数据管理,
（一）录入关键字在格式状态下设置关键字，在数据状态下录入关键字的值，每张表页上的关键字的值最好不要完全相同。
（如果有两张关键字的值完全相同的表页，则利用筛选条件和关联条件寻找表页时，只能找到第一张表页。
）案例：
录入资产负债表的关键字：
编制单位为光明公司，年：
2000，月：
1，日：
31,单击格式按钮,单击数据/关键字/录入,直接录入关键字,单击确认,单击是,
（二）报表数据生成报表数据生成时，可以由单元公式经过表页计算或整表重算生成，也可以在关键实际收入录入时自动计算生成。
操作步骤：
在数据状态下，单击“数据”/“表页重算”，弹出“是否重算第1页？
”提示框，单击“是”，系统会自动计算生成报表。
（三）数据透视在UFO中，大量的数据是以表页的形式分布的，正常情况下每次只能看到一张表页。
要想对各个表页的数据进行比较，可以利用数据透视功能，把多张表页的多个区域的数据显示在一个平面上。
案例：
透视利润表1-12月的主营业务收入栏。
操作步骤：
1、点取“格式/数据”按钮，进入数据状态，点取要透视的第一张表页的页标，将对它和它之后的表页的数据进行透视。
2、点取“数据”/“透视”，弹出“多区域透视”对话框，在编辑框中输入区域范围C5，如图4-17所示，输入完毕后，单击“确定”将生成透视结果“透视”对话框。
拉动水平滚动条到最右边，可以看到各个表页中的关键字的值显示在相应数据的右边。
利用对话框中的“保存”按钮可以把数据透视结果保存为报表，点取“确认”按钮关闭对话框。
数据透视结果将保存为报表中。
（四）审核报表在数据处理状态中，当报表数据录入完毕后，应对报表进行审核，以检查报表各项数据勾稽关系的准确性。
操作步骤：
进入数据处理状态，单击“数据”-“审核”命令，系统按照审核公式逐条审核表内的关系，当报表数据不符合勾稽关系时，屏幕上出现提示信息，记录该提示信息后按任意键继续审核其余的公式。
按照记录的提示信息修改报表数据，重新进行审核，直到不出现任何提示信息，表示该报表各项勾稽关系正确。
每当对报表数据进行过修改后，都应该进行审核，以保证报表各项勾稽关系正确。
（五）报表舍位平衡操作操作步骤：
进入数据处理状态。
用鼠标选取菜单“数据”-“舍位平衡”命令。
系统按照所定义的舍位关系对指定区域的数据进行舍位，并按照平衡公式对舍位后的数据进行平衡调整，将舍位平衡后的数据存入指定的新表或他表中。
打开舍位平衡公式指定的舍位表，可以看到调整后的报表。
本章小结,UFO是用友公司开发的通用电子表格软件，既可独立使用，也可以网络财务软件其他模块结合使用。
UFO电子表在格式状态下可自定义报表，设置报表尺寸、定义报表行高列宽、画表格线、定义组合单元、输入表表体表尾内容、定义显示风格、单元属性等内容。
也可以调用报表模板中16个行业的标准财务报表格式。
UFO报表可设置报表关键字：
单位名称、单位编号、年、季、月、日和自定义关键字，用于确定报表自动取数。
关键字在格式状态下定义，关键字的值在数据状态下录入。
UFO电子表在格式状态下定义单元公式、审核公式和舍位平衡公式，用于报表取数。
Thankyouverymuch!
谢谢！
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