医院档案管理制度范本.docx

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医院档案管理制度范本

内部管理制度系列

医院档案管理制度范例

（标准、完整、实用、可修改）

FS-QG-44261

编号：

医院档案管理制度范例

Exampleofhospitalfilemanagementsystem

说明：

为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。

医院档案管理制度

为全面反映医院历年经营和管理工作的内容，妥善完整地保存各类重要文件、资料，加强档案管理工作的规范化、标准化、程序化，制定本制度。

1、适用范围

本制度适用于医院各类档案的管理。

3、职责部门

3.1院办（人事行政部）负责院级文件档案的管理工作。

3.2部门（科室）指派专人兼任档案管理员，负责部门（科

室）档案的日常管理工作。

档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办（人事行政部）负责人。

3.3院办（人事行政部）负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。

3.4部门（科室）负责人负责审批本部门（科室）普通文档的借阅申请，其它文档的借阅申请由总经理（院长）或指定负责人审批。

3.5机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理（院长）或指定负责人审批。

4、档案收集、归档

4.1凡医院缮印发出的公文（含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等），原件一律由院办（人事行政部）统一归档管理，发文复印件按规定由收文部门各自归档。

4.2各部门处理完毕或批存的文件材料，由部门文秘集中统一整理、归档。

4.3一项工作分别由几个部门（科室）参与办理形成的文件、决议，由主办部门（科室）负责收集整理，交院办（人事行政部）归档。

4.4部门（科室）组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门（科室）收集、归档。

4.5医院召开的工作会议文件由院办（人事行政部）收集、

归档，并由会议组织部门（科室）指定专人将会议材料、声像

档案等向院办（人事行政部）办理归档手续。

4.6医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的，应及时交院办（人事

行政部）归档。

5、档案立卷

5.1档案管理员应使用档案盒（或文件夹）根据文件类型将档案分别立卷，统一存放至档案柜中。

5.2档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”，“案卷类目”条文必须简明确切。

5.3案卷类目编制原则：

含医院全称和经办部门全称，按上（医院全称）、下（经办部门全称）排版；根据文字量，也可以按左（医院全称）、右（经办部门全称）排版。

5.4案卷类目名称需根据5.3款标准，采用标黑一号字体打印，粘贴于档案盒（或文件夹）左侧距顶部3厘米处。

5.5归档的文件资料须按年度分别立卷，立卷必须核对归档文件的完整性、准确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。

5.6归档文件应符合国家有关档案管理的要求，目录清楚、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。

5.7部门（科室）经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档；医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。

6、档案目录编制

6.1档案文件编号原则：

A1A2A3A4—B1B2C1C2-D1D2其中A1A2为医院代字（遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》），A3A4为两位数年份号，B1B2为部门（科室）代字（大类）号，C1C2为文件类型（小类）号，D1D2为两位数档案序号。

以上代字为汉字的，均用其拼音的首字母表示。

例如：

山西现代女子医院的行政部为经办部门，归档文件类型为20xx

年的通知，是此卷中的第7份文件，则档号为：

JX06—XZTZ-07。

6.2档案管理员应在档案盒（或文件夹）首页位置设立《档案目录》（附件10.1）。

6.3所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号，并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中，以便查

阅。

6.4《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件

标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。

7、档案保管权限、期限与类型

7.1档案保管权限

7.1.1财务部档案由财务部保存；

7.1.2人事部档案由人事部保存；

7.1.3医院证、章、信由总经理（院长）指定负责人保存；

7.1.4其它各类档案由院办（人事行政部）保存。

7.2档案保管期限

7.2.1财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。

7.2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。

7.2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。

7.2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院

重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。

725普通文档保管期限为3年至5年。

726保密文档须于失效当日即刻销毁。

7.3文档的保存形式：

7.3.1文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。

732计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办（人事行政部）备存，并保证其真实性。

7.3.3机密文档以书面或实物形式保存。

7.4档案类型

7.4.1行政档案，包括：

营业执照正、副本，复印件；

法定代表人身份证（护照）（复印件）;

对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、

《报告》等各类正式公文；

各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料；

各部门（含财务、医务科室）现行的各项规章制度、规定、

流程等；

院级会议的会议纪要、决议；

医院年度（季、月、周）工作计划汇总表；

《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档

案；

购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证（复印件）

等车辆管理档案；

对外签订的各类购买（租赁、服务）性质的合同文件；

其它应归档保管的文件、资料。

742人事档案，包括：

全院员工个人信息资料（花名册）；

劳动合同及保密协议；

考勤打卡数据；

工资、社保等薪酬相关资料；

招聘表格、人才库等相关资料；

员工绩效考核相关资料；

其它应归档保管的文件、资料。

743财务会计档案，包括：

各类审计帐册及报表；

各类会计帐册及报表；

固定资产资料；

其它须保存文档。

744药械设备档案，包括：

设备台帐；

设备出厂合格证、使用说明书；

设备安装、调试、验收报告；

设备保修卡、保修协议及维修联系方式

设备运行维修、保养记录；

设备更新改造记录；

设备管理制度；

其它应保存的设备资料。

7.4.5医疗档案，包括：

档案内容由医疗管理部门提供。

&档案查阅与复制

8.1总经理有权查阅医院所有档案。

（科室）所有档案

8.2部门（科室）负责人有权查阅本部门

8.3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。

8.4文档查（借）阅应在档案保管部门（科室）进行登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。

8.5查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办（人事行政部）负责人审批，并进行相关登记。

8.6查（借）阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。

9、档案的销毁

9.1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案保管

期限每年3月前编制销毁计划及清单，由院办（人事行政部）

负责人审核无误后报总经理审批。

9.2总经理审批同意销毁计划后，必须指派两名（含）以

上监销人员监督档案销毁过程，并进行签字确认。

9.3销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在有关目录中注销。

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