EPC物资采购管理.docx
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EPC物资采购管理
物资采购管理
一、EPC物资采购工作总体安排与资源配置
1、物资采购总体安排
本着竭诚为业主服务的思想，以业主的利益为出发点,按照设计部门提出的技术要求及数据单进行物资采购，严格控制采购产品的质量，保证满足业主的技术要求；确保在采购过程中的安全;依据采购计划并结合工程实际进度，通过招标、谈判等方式,选择合格的供应商，以经济合理的价格签订物资供货及服务合同，优质高效的组织监造、催交货、物流运输、安装调试、验收、资料交接、以及本项目所有物资的收发存等工作，保证满足工程进度的需要;保证提供的产品满足业主的要求；最终达到保障工程质量和进度、最大限度的维护和保证业主利益的目的.
2、物资设备采购流程:
3、物资设备部分类物资采购周期表
物资分类
所需时间
采购员
备注
苗木
常绿乔木
10天
落叶乔木
10天
花灌木
7天
地被、草坪
5天
土建
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石材
20天
电缆
20天
灯具
30天
注：
采购周期含询价、比价、评价、合同签订、采购进场等事宜所需时间
4、采购人员资源配备及计划
4.1、组织机构
联合体公司成立采购部，负责工程物资采购工作的具体实施和日常管理工作。
组织机构及人员配置计划如下：
4。
2、采购部职责
4.2.1、全面负责工程合同下的物资采购供应管理工作；
4.2。
2、采购部根据项目部的总体部署和施工要求,对工程所需物资的采买、运输、储存、调拨、结算和核销等工作统一安排、统一协调、统一管理；
4。
2.3、负责采购物资质量控制和物资供应流量计划、进度计划的编制，并监督实施；
4.2。
4、负责物资供需计划的编制和供应进度计划的编制；
4.2。
5、负责物资采购资金使用计划编制及资金控制管理；
4。
2。
6、负责大宗、主要物资招标文件的编制发放、招标会议组织、技术和商务谈判、合同签订以及物资采购招标的日常工作；
4。
2。
7、负责组织采购物资的质量检验（含商检）与中间运输,以及办理物资供应的收发交接手续;
4.2.8、负责对施工分包商现场物资管理工作的监督、检查、现场物资调拨、协调及技术培训指导；
4。
2.9、负责对本部门人员的业务领导和管理;
4.2。
10、主动与其他部门进行（横向、纵向）沟通协调；
4.2。
11、对供应商的进度款支付进行确认；
4。
2.12、参与变更、索赔等管理工作;
4。
2.13、负责物资采购的相关信息收集传递，与业主监理相关部门的沟通协调，处理相关业务；
4。
2。
14、负责组织供货厂商的售后服务和现场调试工作；
4.2.15、负责物资核销和剩余物资的回收工作；
4。
2.16、负责物资采购竣工验收资料的编制、管理、归档工作；
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4.2.17、负责与业主、施工分包商之间的采购界面划分,对采购分包商管理，以及对施工分包商自购料的管理。
4.2。
18、各专业采购主要职责
（1）根据项目部指令负责所需设备材料的采购工作；
（2）根据项目部指令负责中转站的管理工作；
（3）根据项目部的指令负责物资的动迁/回迁工作;
（4）按照采购部划定各专业采购范围进行采购；
4。
3、采购人员配置
序号
岗位（工种）名称
人数
备注
一
项目部采购部
1
采购部经理
1
全面领导物资采购项目部的各项工作
2
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采购计划、合同、进度、费用管理，采购招标、询价管理
1
负责采购计划的制定、更新、合同管理、费用支付、物资招标、询价等工作
3
督办、监造、检验管理
1
负责物资采购进度、质量控制等工作
4
报验管理
1
负责管理物资的动迁/回迁管理工作
5
物资报批管理
1
负责物资报批文件提交、物资批文获取等
二
现场中转站
1
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中转站站长（兼调度）
1
中转站全面管理及物流调配
2
统计员
1
物资收发统计，数据汇总
3
保管员
2
物资收发存管理
三
各专业采购
1
电力、仪表、通信、专业采购员
1
负责电力、仪表、通信、阴保专业物资采购
2
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土建专业采购员
1
负责土建专业物资采购
合计
11
4。
4、采购设备资源配置
序号
设备及机具名称
规格及型号
单位
数量
备注
1
指挥车
长城H6
台
1
2
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工作车
皮卡车
台
1
3
笔记本电脑
400G硬盘、1G内存
台
3
5
交换机
1
6
集线器
13
7
电话机（含卫星接收设备）
4
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8
传真复印一体机
3
9
扫描仪
1
101001
数码相机
2
11
办公桌椅
套
13
12
文件柜
套
14
13
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小型UPS
4
14
对讲机
个
8
15
消防灭火器
个
20
16
吊车
25吨
台
1
17
吊车
50吨
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台
1
18
吊车
12吨
台
1
19
叉车
5吨
台
4
20
专用吊具
套
6
二、采购进度控制措施
物资采购进度计划是项目管理的重要内容。
工程建设物资采购供应实行全面计划管理，所有设备、材料的采购、供应必须按计划执行。
采购计划包括采购进度计划、采购执行计划及实施方案、质量保证体系和质量保证措施、HSE管理体系、采购合同管理程序和措施、驻厂监造和出厂验收管理方案、催交催运管理办法、现场物资收发存管理程序、现场仓库和露天堆放场地的管理办法等。
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1、采购进度计划管理原则和范围
本工程物资采购进度计划管理将遵循全面规范、细致、可行的原则，充分发挥进度计划管理工作的规范和实效作用.
工程建设物资采购进度计划管理范围:
即从工程项目准备工作开始，至物资采购完工报告被批准结束。
在此期间工程需用所有物资的采购、生产制造、加工、运输、中转仓储、分配调拨、安装使用、售后服务、剩余物资回收等均属于计划管理的范围。
2、采购进度计划管理的依据
2.1、业主审定批准的设计部门的工程物资设计料表、图纸和有关技术文件；
2.2、业主设计、采购、工程进度计划等文件；
2。
3、经业主批准确认的工程项目变更单、设计变更通知单和其他具有法定效能的文件等。
3、采购进度计划的内容
物资采购计划的内容根据计划的类型有不同的内容,主要包括以下内容：
项目，物资名称，单位，数量，技术规格书数据单（清单）提交时间、发标时间、评标时间、供货厂商、合同签订时间、返设计资料、供货期限、物资到场的开始结束时间等采购周期、运输发站、到站地点、调拨领用单位等。
4、采购进度计划的责任划分
4。
1项目采购部负责工程所需设备、材料的订购、催办、监造、检验、运输、接收、调拨、结算等一系列采购活动。
负责根据EPC项目总体工程计划编制采购的总体实施计划；负责协调、控制采购进度,并编制采购订单状态报告及物资接收报告等。
4。
2计划工程师负责根据批准的采购总体实施计划审核采购实际进度，并根据已完成的采购进度计算已完成的采购进度计划百分比，以达到控制采购进度和掌握采购工作量完成情况的目的。
计划工程师要对采购进度进行经常性的审核评估，使采购的进度在工程整体项目进度中符合每一级进度计划,同时按项目要求提供各种采购进度报告.
5、采购进度计划的控制方法
控制采购进度的基础资料是设备和材料订购、加工、运送等各种活动记录的数据和相关文件信息.通过掌握的采购活动记录来计算采购完成情况，每一个采购活动计算结果可用一个百分数来表示其完成的实物百分比权重，而累计的总值就构成采购完成的权重总的百分比。
具体步骤概述如下：
5。
1利用每个主要设备和大宗材料项目的估价建立相关权重，组成进度的基础。
5.2利用进度管理软件对采购计划进行资源装载，然后由资源装载和基本计划日期（早及晚的日期）计算得出计划进度。
5。
3计划工程师根据所有采购必要的检验、检测和验收活动的完成情况，建立采购进度完成状态报告.
5.4设备和材料状态里程碑确定如下：
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设备和材料状态里程碑权重
制造和运送里程碑
设备
大宗材料
供货商接受订单
10%
10％
供货商的图纸和信息获批准
30％
____
检查、测试完成并签署FOB文件
40％
70%
材料或设备运到现场
20%
20％
总计
100％
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100％
5.5计算每一级权重进度并汇总。
5.6将实际完成进度情况与计划进度进行对比分析,找出差异、及时调整与控制计划的执行。
6、采购进度计划执行程序
6.1确定进度控制目标
物资采购进度控制总目标是按照本工程的总物资需求和进度计划而制定的。
在整个采购过程中，主要控制节点是主要材料、设备等对工程完工有制约性的控制点，控制的目的是为保证项目预算目标、进度目标和质量目标的实现。
6.2根据采购进度计划,物资采购进度控制节点主要有以下几点：
（a）控制各种物资订货、生产、加工的计划执行情况，对偏离计划的要及时采取措施进行纠偏；
（b）控制物资供应的中转周期和中转地点；
（c）控制物资供应数量的流向以便调节工程施工的具体需求。
6.3编制采购进度计划
工程物资采购进度计划是对工程施工所需物资预测和安排，是指导和组织工程物资采购、加工、储备、供货和使用的依据.其作用是保障工程建设的物资需要,保证建设工程按施工进度计划组织施工。
物资采购进度计划的编制是依据施工图纸、预算文件、项目总进度计划和各承包工程提交的材料需求计划等。
根据项目总进度计划和工作分解结构编制采购的物资需求、物资供应、物资储备、申请与订货、采购与加工和国外进口物资的进度计划。
7、采购进度计划进度控制的工作内容
7。
1堤防材料的采购进度控制
根据工程进度情况控制堤防材料的采购、运输、发放等环节，及时了解堤防材料供需情况，以保证堤防进度的需要。
7。
2设备采购进度控制
根据工程进度情况控制设备的订单、技术交流、供货商的图纸和信息获批准、检查和测试完成、运输到现场等制约工程进度的设备采购环节，及时反馈站场设备施工进度情况，以保证站场设备施工进度的需要.
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7。
3依照设备状态记录和大宗材料状态记录中相关项目的进度描述计算项目的采购进度完成百分比。
7.4设备和大宗材料状态记录将被包括在月报告的附件中.
8、催办
催办是保证采购进度计划实施的重要措施，主要工作是督促供货厂商按照合同规定的期限提供技术文件和材料设备以满足工程设计和现场施工进度的要求，故催办工作贯穿于从合同订货开始到出厂检验交货的全过程。
催办工作的要点是要及时地发现问题,尽一切努力保障所有材料和设备按规定的时间交货，并取得供货商提供的完整的技术文件和质量证明资料,作为最后竣工资料的组成部分。
催办的分类
8。
1资源催办
为保证工程的进度和质量，EPC总承包商资源催办人员应及时与供货商负责设计、采购、生产和检测的人员沟通，获取信息，保证生产工艺和进度，催交技术资料。
对每个合同，资源催办应有相关的证明文件,以证实设备及物资经过了仔细的检测及任何必要的检验步骤。
同时通过书面报告向催办协调员报告工作进度。
8。
2运输催办
EPC总承包商运输催办人员负责监督采购合同的进展情况,按时订购设备及材料，以保证物资按时发运,，确保工程进度的进行。
运输催办要向催办组和运输组报告可能出现的延误情况，以得到及时处理。
8.3供货商技术资料
催办协调员在接到订单复印件后，应立即同供货商联系，索取所有的技术资料，同时应确定交付技术资料的时间。
收到供货商提供的技术资料后，应确认所提供的资料与订单相符。
然后将技术资料提交设计部门审核,催促设计部门按时确认图纸和技术资料，并负责将审核之后的技术资料及时反馈给供货厂商。
三、物资采购招标、谈判管理
1、采购方式
本项目的主要大宗物资采用公开招标和邀请招标方式采购（密封标书）.小型非关键物资、批量较小且零散的设备、材料和应急物资或特殊情况下，采用谈判和密封询价的采购方式进行采购。
根据工程情况的实际需要,部分物资采用紧急采购程序。
1。
1、招标采购
物资单台（套）设备或一个品种的材料，一次采购估计金额达到和超过100万元人民币的项目，采购部采用公开招标的方式进行采购。
进口物资单台（套）设备或一个品种的材料，一次采购估计金额达到和超过20万美元的项目,采购部采用公开招标的方式进行采购。
应采取招标方式采购的物资,如改为谈判采购，将报经项目部批准后方可执行，采购结果报业主审批监督机构备案。
1。
2、谈判（询价）采购
物资单台（套）设备或一个品种的材料，一次采购估计金额低于100万元人民币的项目，由采购部划分采购界面,经监理总工程师及业主批准后，进行谈判采购，即在业主要求的或EPC总承包商推荐的经业主批准的合格供应商名单内，通过谈判竞争的方式确定供货厂商。
进口物资单台（套）设备或一个品种的材料,一次采购估计金额低于15万美元的项目，由采购部划分采购界面，经监理总工程师及业主批准后,进行谈判采购，即在业主要求的或EPC总承包商推荐的经业主批准的合格供应商名单内，通过谈判竞争的方式确定供货厂商。
2、紧急采购程序
紧急采购条件：
工程急需的物资材料。
采购周期长保证不了工期要求的物资。
施工中设计图纸提交延迟、设计变更造成设备/材料参数发生变化，且按正常采购程序保证不了工期要求的物资。
品种杂、批量少、非标准的物资.
四、物资采购过程的质量监督与控制
1、为确保项目所用物资的质量符合订货合同的规定要求，避免由于质量问题而影响工程建设，采购部将做好材料设备制造过程中的检验和中间监制工作。
工程项目物资采购实行“谁采购、谁负责”的质量负责制。
采购物资出现质量问题，应按照权责对应的原则,追究相关单位和人员的责任。
采购物资严格执行经批准的设计文件等相关技术标准，实行标准化采购.
除公开招标或特殊原因外,供应商应从业主发布的合格供应商名单或由分包商推荐的经业主审批的合格供应商名单中选取.物资采购合同，必须明确物资质量标准、要求,约定质量验收方法、质量责任的承担以及质量保证金。
对国家规定或合同约定需要进行质量检验、进场复检的物资，由业主委托质量检测机构进行检验。
检验不合格的,不得入库，并由签订采购合同单位向供应商索赔.
对到现场验收或复检不合格的物资，不得入库和使用，由项目部或采购分包商组织供应商按合同要求采取现场修复、更换等有效措施，确保产品质量要求。
2、检验报告
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检验报告是对材料设备进行检验、监制和其他质量检查的真实情况的记录,检验报告一般应包括以下内容：
合同号、受检材料设备名称、规格、数量；
供货厂商名称、检验场所、开始时间;
各方参加人员的姓名、职务；
检验记录清单：
包括检验项目记录、文件审查记录；
3、不符合报告
如果发现不符合质量标准、工艺或没有完全按照合同要求生产的设备和材料，应拒绝接受，并当场发给供货商不符合通知，清楚表明不符合的依据。
当发布了不符合报告后，供货商应负责在不合格报告中列明不符合原因以及书面建议他们将要采取的纠正措施.业主认可或接受的偏差的详细内容是构成相关设备或材料检查手册的一部分.
技术/设计偏差需业主同意解决。
4、制造数据手册（检验手册）
采购部应对所有的测试证书和相关的文件进行维护存档，并在工程结束后提交给业主一份完整的测试数据记录便于长期保存。
要求的检验文件应收集到制造数据手册里并针对每一次采购的设备和材料进行归档.
适当的时候，制造数据手册在提交前需由检验员和业主（需要时）进行检查和汇签。
有些测试证书里所包含的数据需要得到设计部门的批准.
5、物资运输质量控制
5.1、总体运输方式及运输线路
采用公路运输至施工现场临时仓库，主要交通道路为河道两侧现状市政路，交通辅路为泥结石修筑的临时路。
5.2、货物运输的包装要求
5。
2.1、保证货物在运输中完整无损。
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选用适于装运条件的包装材料,结合货物的状态特性及运输条件，确定包装形式应具有相应的强度，能承受货物在起吊、运输、装卸、储存中所需正常外力的作用。
5。
2.2、防止货物在运输过程中水湿、污染、散失而受损
包装材料和形式要符合运输、装卸、保管中环境要求，防止货物内部或外部遭受水湿、污染、变质、损坏、脱落、散失，以求货物完整无损的交付。
5。
2。
3、防止货物因震动、冲击而受损
包装材料内部要有适当的衬垫，依据货物性质和需要填充合适的缓冲材料，以起到防震、防冲击的作用.
5.2。
4保证安全装卸和操作简便
包装材料和结构的设计，要避免由于货物具有的特性所引起的在运输过程中的人身伤害、设备或设施损坏。
结构合理可以充分利用车箱的有效容积。
5.2.5、包装标识
在货物或包装上用涂刷、粘贴等方法,按规定的标准刷制的图案、文字即为标志，是安全操作、交接验收中对货物识别的依据，应做到明显、准确、清晰、牢固.大件设备的外包装应当注明重心标记、吊点等标记.
6、接货、交货工作方案
6。
1、货物入库查验内容：
是否有包装破损，使内部货物可见；
是否有包装箱上方封条启封；
是否有包装被污染（有气味或化学品）;
是否有包装开口封条明显二次重封的；
是否有包装箱严重受潮,不足以承受码放时上层货物压力的；
是否有以上标准未包括的破损情况,库管员认为可能影响产品品质或堆场管理的，需及时汇报，必要时发送实物照片电子邮件进行确认。
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6.2、接货程序
6。
2.1、根据提供的入库预报告做好入库准备工作（包括人力、机械、库位等）;
6。
2。
2、卸车前，库管员负责核对司机的驾驶证号码、车号，并在送货单上注明“到货时间”。
6.2。
3、卸车时，库管员根据送货单负责核对入库货物的品种、数量。
若出现品种、数量及生产日期不符,应及时汇报，按照项目部指示作进一步处理.
6.2。
4、若发现运输过程中的货损货差或者入库过程中出现货损，及时向项目部汇报；
6.2。
5、入库作业中，若出现问题，库管员应及时汇报；
6.2。
6、卸车完毕后，库管员和司机在送货单签字确认；
6。
2.7、完成入库作业后，库管员将所有相关单据交给项目负责人；
6.2.8、入库中若出现货物包装损坏,库管员应及时通知项目负责人同意后加固；
7、货物储存及收发管理规范
7.1、一般原则
货物在储存时划区独立存放，确保其被安全储存；
存放时应轻装轻卸;
货物不能直接放在地面上，在设备与地面间必须有枕木或垫木，以防止雨水侵蚀；
每日巡检中，库管员若发现货物异常，应及时汇报.
货物堆放要整齐美观，成行成列，检查方便，过目成数.
7.2、堆场管理
7。
2.1、卫生管理
库管员应当每曰对堆场进行巡检，保持储存区域清洁；
货物必须存放稳定、整齐；
货物库内严禁吸烟、吃零食；
异常货物独立存放。
7.2。
2、防盗管理
上下班前,库管员要检查照明灯、门窗是否安全、适用。
每日关闭堆场时，检查库内是否有滞留人员；
定期检查库内设立的指示标志等是否完好；
定期检查堆场内的消防器材等设备是否安全有效；
如有外人进入堆场，必须佩带胸卡；
堆场设立专人值班，避免出现空岗及无人值守情况.
7。
2.3、防火管理
易燃易爆品应远离堆场；
定时检查场内是否有易燃易爆物品；
严禁在堆场范内吸烟、煮食、生火；
掌握防火方面的知识及防火工具的应用，防火工具须标明在平面图上,在明显地方表示
堆场主管要定期检查消防设施是否完善.
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