易网工作流和权限设置.docx

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易网工作流和权限设置

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工作流和权限设置

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1前言2

2用法说明3

2.1用户登陆3

2.2界面窗口介绍3

2.3菜单及按钮介绍4

2.3.1菜单4

2.3.2按钮6

2.4主要功能介绍6

2.4.1自定义工作流程6

2.4.2权限分配7

3应用流程举例11

3.1建立新流程11

3.2绘制流程12

3.3完成17

附录：

数据库及表单简要介绍18

1前言

易网OA-workflow是针对易网办公自动化系统的工作流程配置软件，在现代企事业单位的日常活动中，70%以上都是有两个或两个以上的员工共同参与、协同工作的的任务，比如生产流程、业务流程、各类行政申请流程、财务审批流程、人事处理流程、质量控制及客服流程等。

一项工作，经过一个步骤处理后再转往下一站的连续步骤，称之为“工作流”。

工作流就是业务流程的计算机化或自动化。

企业或组织内有许多繁琐复杂的流程，这些流程构成了企业或组织的日常运营活动。

易网OA-workflow流程管理系统是一个应用程序，管理员通过该程序定义公司的组织结构及业务流程，定义好的流程立即在数据库中更新，并且马上在办公自动化系统中体现出来，办公自动化系统中的流程都可以在workflow中建立、配置和修改，它们读取的都是相同数据库中的数据，保证了两者的协和统一。

本软件版权属于本公司所有。

任何组织和个人未经许可与授权，不得擅自复制、更改该软件。

本软件受版权法的保护。

如XX而擅自复制或传播本程序（或其中任何部分），将受到严厉的刑事及民事制裁，并将在法律许可的范围内受到最大可能的起诉！

2用法说明

2.1用户登陆

用户在启动工作流和权限配置的程序后，首先弹出“LotusNotes”身份认证对话框，输入密码后，然后配置对应的“流程控制库”和“系统配置库”，点击“浏览”按钮可以在弹出的对话框中查找数据库。

服务器：

数据库服务器；

流程控制库：

该数据库是保存系统流程图及其流程的配置等信息；

系统配置库：

该数据库是保存系统的人员、用户、关键字、菜单等信息。

2.2界面窗口介绍

workflow的窗口如下图所示：

workflow窗口包括6个部分，即菜单栏、快捷按钮栏、画图按钮栏、目录框、视图和工作区和状态栏。

菜单栏：

在窗口的上方，包括文件、编辑、对齐、系统、测试五项菜单；

快捷按钮栏：

在菜单栏的下方，为一些常用的菜单功能按钮；

画图按钮栏：

在快捷按钮栏的下方，共有5项画图的按钮；

目录框：

在窗口的左侧，包括流程控制和权限分配两个标签；

视图和工作区：

在窗口的右侧，显示和创建、控制、修改流程视图；

状态栏：

在窗口的最下方，显示视图框的流程名称、坐标和当前时间。

2.3菜单及按钮介绍

2.3.1菜单

菜单的视图如下：

文件菜单：

新建：

新建一流程，快捷键为Ctrl+N；

保存：

保存新建或更改的流程,快捷键为Ctrl+S；

关闭流程：

关闭窗口。

编辑菜单：

添加路由：

在两节点上增加新的连接路径；

全选：

选中视图中全部的节点，快捷键为Ctrl+A；

反选：

选择没有选中的全部节点，快捷键为Ctrl+I；

删除：

删掉选中的节点，快捷键为Del；

属性：

弹出所选节点的属性对话框。

对齐菜单：

左对齐：

所有节点按选中的最左侧的节点排成一列；

右对齐：

所有节点按选中的最右侧的节点排成一列；

上对齐：

所有节点按选中的最上侧的节点排成一行；

下对齐：

所有节点按选中的最下侧的节点排成一行。

系统菜单：

连接服务器：

在弹出的对话框中（见“登陆”）填写所要连接的服务器和数据库的路径及名称；

权限设置：

设置数据库的管理权限。

测试菜单：

测试：

检测流程是否右错误。

右键弹出菜单：

A目录框的右键菜单

打开：

打开相应选项的工作节点流程；

删除：

删除该选项。

B工作区及节点的右键菜单

添加路由：

在该节点添加新的路由；

全选：

选中全部节点；

反选：

选中剩余全部节点；

删除：

删除该节点；

属性：

弹处属性对话框。

2.3.2按钮

快捷按钮的视图如下：

新建：

新建一流程，快捷键为Ctrl+N；

打开：

保存：

保存新建或更改的流程,快捷键为Ctrl+S；

帮助：

退出：

关闭窗口；

上对齐：

所有节点按选中的最上侧的节点排成一行；

下对齐：

所有节点按选中的最下侧的节点排成一行；

左对齐；所有节点按选中的最左侧的节点排成一列；

右对齐：

所有节点按选中的最右侧的节点排成一列。

画图按钮的视图如下：

鼠标：

选中该按钮时，工作区内的鼠标可以实现正常选中、托拽、框选等功能。

开始：

选中此按钮时，画出开始节点，每个流程只能有一个开始节点；

节点：

选中此按钮时，画出或添加新的节点；

路由：

选中此按钮时，画出或添加两节点之间的路径及流转方向；

结束：

选中此按钮时，画出结束节点，每个流程只能有一个结束节点。

2.4主要功能介绍

2.4.1自定义工作流程

可以根据需要即时更该工作流程，该流程会在数据库中自动更新，并直接体现在用户的办公系统中。

强大的自定义功能，使用户的工作流程在发生变更时，不必再去查找和更改源程序的代码，以一种更简单、更方便的方式来处理和解决问题。

2.4.2权限分配

用户权限分配

在工作流程定义的同时，就可以分配相关节点的办理人和办理权限，没有分配该权限的人事无法在办公自动化系统中办理此项业务。

表一：

节点属性说明

选项

选中

应用范围

意见处理

可以进行意见处理，选择同意或不同意

所有模块

填写意见

可以填写个人办理意见

所有模块

查看意见

可以查看前面节点的办理意见

所有模块

笔迹留痕

可以编辑和上传公文文档，并保留修改记录

收文、发文模块专用

查看手写笔批注

可以查看领导的手写批示

收文、发文模块专用

手写笔批注

可以进行手写批示

收文、发文模块专用

引入文头

可以直接引入公文文头

收文、发文模块专用

数据库权限分配

为系统中所有的功能模块的数据库分配管理权限，包括对数据库的访问、修改和删除等，提升了系统的安全性和保密性。

点击目录视图下的权限分配按钮，即可弹出名为“易网权限分配”的对话框，见下图。

在该对话框中，管理员可以对系统的所有模块数据库进行管理，包括增加和删除控制存取权限列表中的用户，分配用户使用本软件时的角色。

（数据库模块、角色名称、角色功能的详细内容请查看表二）

在进行权限分配时，应首先选择需要分配权限的数据库，在数据库的下拉列表中选择数据库，然后向“控制存取列表”中添加用户，接下来选中该用户，在用户类型下来列表中选择用户的类型，再在“存取控制列表”中选择该用户对本数据库的存取级别，最后，在“角色”文本框中选择对应的角色，并选中角色名称前的复选框，权限分配基本完毕。

角色与用户属于多对多的关系，即某一用户可以被赋予多个角色，某个角色也可以对应多个用户（在同一数据库中）。

（表二）角色功能简要表：

数据库

角色名称

角色功能

报销管理

管理者

可以删除文档，系统页面中有“删除”按钮

统计员

能够统计汇总报销条目，页面中有“报销统计”菜单

车辆管理

管理者

可以删除文档、添加车辆和费用登记，系统页面中有“删除”按钮

大事记

管理者

可以添加和删除信息，在查询页面有“添加”和“删除”按钮，并且左侧菜单中有“设置简要表”，能够设置本部分是否需要流程，并可查看到所有密级的信息

密级编辑者

能够添加信息，在查询页面有“添加”按钮，并可查看到所有密级的信息

绝密

可以查看到所有密级的大事记条目，选中此项，以下三项是否选中无关

机密

可以查看到除绝密级别外所有的大事记条目，选中此项，以下两项是否选中无关

秘密

可以查看到密级为“秘密”和“一般”的大事记条目，选中此项，“一般”项是否选中无关

一般

只可以查看密级为“一般”的大事记条目

档案管理

管理者

拥有所有权限，显示全部菜单，并且有“删除”按钮

档案管理员

除“删除”文档外所有的功能

绝密

左侧的菜单有“档案借阅”和“查询档案”，能借阅和查询所有密级的档案和文件

机密

左侧的菜单有“档案借阅”和“查询档案”，能借阅和查询除密级为“绝密”的档案和文件

秘密

左侧的菜单有“档案借阅”和“查询档案”，只能借阅和查询密级为“秘密”和“一般”的档案和文件

一般

左侧的菜单有“档案借阅”和“查询档案”，并且只能借阅和查询密级为一般的档案和文件

发文管理

绝密

能够查看所有密级的流转中发文

机密

能够查看除密级为“绝密”的其他所有流转中发文

秘密

能够查看密级为“一般”和“秘密”的流转中发文

一般

只能查看密级为“一般”的流转中发文

管理者

可以删除文档，视图页面上有“删除”按钮

拟稿人

能够拟稿，左侧有“发文拟稿”菜单

归档者

可以进行对文档“手工归档”

工作简报

编辑者

能够录入新的简报，有“录入”按钮

管理者

可以设置简要表，并且可以删除文档条目

公告牌

编辑者

能够录入新的公告，有“录入”按钮和“起草”菜单

管理者

可以删除文档，有“删除”按钮，但不能录入新信息

固定资产管理

管理者

在资产信息菜单中有“录入”和“删除”按钮，可以删除和登记资产信息，也可以删除申请

规章制度

编辑者

能够录入新的规章制度，有“录入”按钮和“起草”菜单

管理者

可以删除文档，有“删除”按钮，但不能录入新信息

会议管理

管理者

可以创建和删除会议安排、会议纪要流程和会议室，还可以删除会议议题流程

起草人

可以创建新会议议题流程

考勤管理

录入员

可以添加出勤情况的统计

管理者

可以删除文档

客户关系

管理者

可以“添加”和“删除”资料，可以“删除”流程

人事管理

人力资源

招聘人员

录入员

信息录入者

管理者

可以删除文档，视图页面上有“删除”按钮

日常信息

管理者

可以“录入”和“删除”新条目

收文管理

管理者

可以删除文档，视图页面上有“删除”按钮

拟稿人

可以登记来文

归档者

有“手工归档”按钮

绝密

能够查看所有密级的流转中发文

机密

能够查看除密级为“绝密”的其他所有流转中发文

秘密

能够查看密级为“一般”和“秘密”的流转中发文

一般

只能查看密级为“一般”的流转中发文

通讯录

管理者

可以“添加”和“删除”公用信息

图书管理

图书管理员

添加和删除图书书目，批准图书借阅申请单

网上论坛

管理者

可以发表和删除文档，否则只能查看文档

物品管理

管理者

“删除”和“归还”物品

学习园地

管理者

查询和删除文档

编辑者

查询和录入文档

（表三）模块权限基本分配

用户

数据库存取级别

角色分配

说明

-Default-*

（默认用户）

编辑者

无

可以登陆系统，只能查看部分信息

Anonymous*

（匿名访问者）

不能存取者

无

不能登陆系统

User

（用户）

Administrator*

（管理员）

管理者（必须）**

有或无

为所有用户分配角色***

CommonUser

（普通用户）

编辑者

有

可以被赋予任何的角色，并执行相应的功能****

*表示对于所有模块都必须有的用户；

**表示每一模块必须有一用户拥有数据库管理者权限，否则将无法使用此模块；

***例如可以将“发文管理”模块中的“拟稿人”角色赋予任意的注册用户，然后被赋予该角色的用户就可以进行拟稿了，否则，不能执行拟稿的功能；

****例如用户在“发文管理”模块中被赋予“拟搞人”的角色后，他可以进行发文拟稿。

3应用流程举例

本部分以建立“用车流程1”为例，说明建立新的工作流程的步骤。

建成后的“用车流程1”的工作流如下图所示。

3.1建立新流程

首先单击“新建”按钮，系统弹出全局属性对话框，首先在名称中输入您要命名的流程的名字，本例中的名字为“用车流程1”。

然后依次设置新流程的全局属性，在“基本信息”标签下，先确定流程所用的数据库，在应用数据库名称后面的下拉列表中选择“车辆管理”数据库，接下来选择系统所用表单，选定“指定表单”单选按钮，然后在下拉列表中选择名称为“用车申请”的表单。

数据库与表单选定后，再选择表单处理完成后进行保存表单的归档数据库，单击“归档处理”标签，在归档数据库下拉列表中选择对应的归档数据库，本流程为“车辆管理”数据库。

其余缺省选项系统自动给出，可以按照默认值保存。

接下来设定本流程是否可以进行督办和催办，选择“高级属性”标签，选中“允许督办催办”前面的复选框，则此流程即可在督办模块中进行督办，否则不能进行督办。

系统默认的性质为不进行督办催办。

对于全局属性对话框中的另外两个标签“权限控制”、“其他”没有特殊要求，可以不必填写。

所有属性设定完成后，点击“确定”按钮，保存该属性，然后开始绘制流程。

3.2绘制流程

绘制节点

现在开始创建流程，用鼠标点击画图按钮栏的“开始”按钮，然后在工作区的适当位置放下开始节点（注意：

一个流程只能有一个开始节点）；接下来按要求放置过程节点，用鼠标在画图按钮栏中选中“节点”按钮，在工作区依次放置好各节点（节点2，节点3，节点4）；再放好结束按钮（一个流程可以有多个结束节点），完成节点绘制。

设置节点属性

选中“节点2”，单击鼠标右键，在弹出菜单上选中“属性”，弹出“节点属性”对话框，在名称文本框中输入节点2的名称“提出申请”，然后在基本属性的办理人员中选择此节点的办理人员，单击“增加”按钮，弹出选择办理人员的对话框，展开左侧的人员（部门、群组）列表，选择可以进行“申请”操作的人员，选择完成后，点击“确定”按钮回到节点属性对话框，完成添加办理人。

如果在该节点重要去掉某人，选中该人后，点删除按钮即可。

多人办理复选框是标明当前节点是否具有其他的办理属性，选中多人办理表示该节点可以同时向不止一人发送本文档。

多人办理包括顺发和群发两种方式，顺发表示该节点需要多人依次办理，所有完成后，才能走向下一节点，群发表示同时办理，某一人员办理完成后，即可走向下一节点。

启动时间控制

当您在全局属性中启用了“允许催办督办”属性后，在节点属性的时间控制标签中，选中“启动过期通知”前面的复选框，设定该节点的过期控制，如果在实际操作时，过了期限不办理，系统将自动进行催办。

如果在全局属性中，没有启用“允许督办催办”，则“启动过期通知”不可选。

添加自动代理

代理是根据设定在数据库中执行特定任务的程序，对于本系统的某些流程的特定功能使用自动代理可以轻松地处理数据库中的数据，实现特定的功能。

本系统中用到自动代理的部分包括“档案管理”的档案借阅和档案销毁流程、“物品管理”的物品使用和物品采购流程、“固定资产管理”的资产使用、资产转移和资产报废流程，下面就分别介绍如何为上述流程添加自动代理：

1、在建立档案借阅和档案销毁的工作流程时，在结束节点前的最后一个节点必须添加自动代理，具体操作为：

在该节点的属性对话框中，点击“自动代理”标签，然后选中“启用自动代理”复选框，在出现的“自动代理设置”中点击“选择代理”按钮，在弹出的对话框中，在左侧的代理列表中选择代理，点击“添加”按钮，添加到右侧列表中，然后点击“确定”按钮，代理添加完毕，流程可以正常运行。

在档案借阅的流程中应选择名称为“[AUTO]BorrowDocEnd”的自动代理；

在档案销毁的流程中应选择名称为“[AUTO]DestroyDocEnd”的自动代理；

按钮功能说明：

添加：

选中左侧列表框中的选项，添加到右侧列表框中；

删除：

将右侧列表框中的选择删除掉；

确定：

保存更改；

取消：

放弃更改。

2、在建立“物品使用”和“物品采购”的工作流程时，在结束节点前的最后一个节点必须添加自动代理，具体操作为：

物品使用流程中的自动代理为“[AUTO]Borrowed”;

物品采购流程中的自动代理为“[AUTO]AddRecord”

3、在建立“固定资产使用”、“固定资产转移”和“固定资产报废”的工作流程时，在结束节点前的最后一个节点必须添加自动代理，具体操作为：

固定资产使用流程中的自动代理为“[AUTO]WebUser”;

固定资产转移流程中的自动代理为“[AUTO]WebMove”;

固定资产报废流程中的自动代理为“[AUTO]WebReject”.

4、在建立“会议安排”的工作流程时，在开始节点后的第一个节点和结束节点前的最后一个节点必须添加自动代理，具体操作为：

开始节点后的第一个节点中添加的自动代理为“[AUTO]SelectYITI”;（添加议题）

结束节点前的最后一个节点添加的自动代理为“[AUTO]WAgentTZ”。

（会议通知）

5、在建立“内部调动申请”、“转正申请”和“加薪申请”的工作流程时，在结束节点前的最后一个节点必须添加自动代理，具体操作为：

转正申请流程中的自动代理为“[AUTO]ChangeStatue”;

内部调动申请流程中的自动代理为“[AUTO]MoveDept”;

加薪申请流程中的自动代理为“[AUTO]AddSalary”。

设定高级属性

配置完办理人员后，再选择“高级属性”标签，选择该节点的办理人员其他功能属性，在需要的属性前面的复选框中选中即可添加该项属性。

配置完成后，点击“确定”按钮完成。

节点3、节点4按此说明相应配置，

确定路由

接下来绘制工作流的路由，路由的原则是从开始节点出发，在相应的节点按钮单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择添加路由，然后在点击下一节点，即可添加相应的路径。

本流程首先从开始节点出发后，先走向“提出申请”节点，再从“提出申请”节点到“审核”节点，然后从“审核”节点返回“提出申请”节点，表示本流程中可以从“审核”节点在返回“提出申请”节点办理，接下来从“审核”节点出发到“批复”节点办理，再到结束节点，流程结束。

3.3完成

所有节点的路由及功能都配置完成以后，点击“保存”按钮，在系统提示保存成功的信息后，完成“用车流程1”工作流的建立。

附录：

数据库及表单简要介绍

数据库

表单

基本适用流程

报销管理

一般报销

普通报销

出差报销

出差申请

出差请款申请

车辆管理

保养申请

申请车辆保养

维修申请

车辆维修

报废申请

车辆报废

用车申请

申请用车

大事记

无流程表单

档案管理

档案销毁清册

档案销毁

Web我的借阅单

档案借阅

Web发文处理

发文办理

Web收文处理

收文办理

发文管理

Web发文处理

发文办理

工作简报

无流程表单

公告牌

无流程表单

固定资产管理

资产报废

固定资产报废

资产采购申请

固定资产采购

资产使用申请

固定资产使用

资产转移单

固定资产转移

规章制度

无流程表单

会议管理

会议议题表

创建新会议议题

纪要

建立会议纪要

安排表

会议安排工作

考勤管理

无流程表单

客户关系

报价单管理

产品报价

订单管理

货物订单

发票管理

服务跟踪

服务过程监控和总结

服务计划

提出客户服务计划

工程进度

工程进度审批

活动追踪

计划管理

市场计划管理

市场活动

市场活动策划

销售机会

产品销售策略

人事管理

加薪申请

员工加薪申请

培训申请

员工培训

转正申请

员工转正申请

调动申请

员工调动申请

日常信息

无流程表单

收文管理

Web收文管理

收文办理

通讯录

无流程表单

图书管理

无流程表单

网上论坛

无流程表单

物品管理

物品采购申请

一般物品（非固定资产类）的采购

物品使用申请

一般物品的使用

系统配置

无流程表单

学习园地

无流程表单

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