湖北会计从业电算化考试笔记精华第4章.docx
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湖北会计从业电算化考试笔记精华第4章
第五章 会计软件操作
第一节 电算化会计核算基本流程
电算化会计核算流程与手工会计核算流程基本相同，但核算流程中各环节的工作内容有很大差别。
一、编制记账凭证
三种方式：
1.手工编制完成记账凭证后录入计算机。
2.根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。
采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。
3.由账务处理模块外的其他业务子系统生成会计凭证数据。
采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。
二、凭证审核
具有审核权限的会计人员审核已由他人输入计算机的会计凭证。
三、记账
特点：
1.记账是一个功能按键。
按下该功能键后，将由计算机自动完成相关的账簿登记。
2.同时登记总账、明细账和日记账。
3.各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”，不产生新的会计核算数据。
四、结账和编制会计报表
第二节 账务处理模块基本操作
用友通10.2=T3（数据支持软件：
MSDE2000）
一、系统初始化
（一）系统管理——系统管理员
1.设置操作员及权限
2.建立账套
3.设置会计期间
4.设置记账本位币
（二）用友通——账套主管
5.设置会计科目
6.录入科目初始数据
7.设置辅助核算项目
8.设置外币币种及汇率
9.设置凭证类别
二、系统管理模块
系统管理模块的主要功能是对软件的各个子系统进行统一的管理和数据维护。
（一）账套管理
系统最多可以建立999套账。
账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出等。
修改：
只有账套主管有此权限。
（二）年度账管理---账套主管
在软件中，用户不仅可以建立多个账套而且每个账套中还可以存放不同年度的会计数据。
年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等。
（三）操作员及其权限管理---两领导都有（但小领导的权限受制于大领导）
设置操作员
操作员权限分配
三、系统管理模块初始化
系统允许以两种身份注册进入系统管理：
一是以系统管理员（Admin）的身份，
二是以账套主管的身份。
系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管该系统中所有的账套。
以系统管理员身份注册进入后，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。
账套主管负责所选账套的维护工作。
主要包括对所选账套进行修改、对年度账进行管理（包括创建、清空、引入、输出以各子系统的年末结转、年度账账套的数据备份），以及该账套操员权限的设置等。
操作流程：
启动和注册系统管理→设置操作员→建立账套→设置操作员权限
（一）启动系统管理。
系统管理模块启动。
（二）注册系统管理
1.系统→注册---系统管理员（Admin）的身份
2.权限→操作员
操作员管理功能由系统管理员和账套主管调用，一般操作人员无权使用该项功能。
操作员管理包括两个方面，一是操作人员增加与删除，二是操作人员分工和权限控制。
【例5-2】增加操作员
编号:
101;姓名:
赵珏口令：
888
编号:
102;姓名:
刘丁口令：
888
提示：
①操作员编号在系统中必须惟一，即使是不同的账套，操作员编号也不能重复。
②所设置的操作人员的姓名，必须输入。
③所设置的操作员一旦被引用，便不能被修改和删除（如该操作人员进入系统并制填了凭证）。
④操作员进行系统登录时使用的口令，系统管理员可以给每一个操作员设置一个初始口令，操作员使用系统时能够自己修改操作口令。
（三）建立账套
1.设置账套信息。
【例5-3】
账套号：
888账套号为3位，账套号惟一，且必须输入。
账套名称：
北京正保科技有限责任公司
账套路径：
（默认）
启用会计期：
2011年1月启用会计期应在第一次初始设置时确定，一般情况下，软件默认为计算机系统的时间，调整正确设定后将不能更改。
会计期间：
会计期间是指确定会计月份的起始日期和结账日期。
【单选题】账务系统中账套号设置的最重要的要求是（ ）。
A.只能用两位数字
B.账套号不能重复
C.只能用两位字符
D.可以任意设置
『正确答案』B
2.设置单位信息。
【例5-4】
单位名称：
北京正保科技有限责任公司
单位简称：
正保科技
单位地址：
北京市海淀区知春路1号
税号：
110108781735977
3.确定核算类型。
【例5-5】
本位币代码：
RMB。
本位币名称：
人民币。
账套主管：
用来输入新建账套的主管姓名，用户必须选择输入。
企业类型：
工业。
行业性质：
新企业会计准则。
是否按行业预置科目：
选中该项。
4.确定分类信息。
若选择各项分类核算，则必先设置各项分类方案，然后才能设置相应的基础档案。
【例5-6】
客户是否分类：
是
供应商是否分类：
否
存货是否分类：
是
有无外币核算：
否
5.确定编码方案---会计科目、企业内的部门。
例：
应收账款1122
-北京01-张三01
-李四02
-河北02
张三11220101
编码方案是指设置编码的级次方案，这里采用群码方案，这是一种分段组合编码，每一段有固定的位数。
编码规则是指分类编码共分几段，每段有几位。
一级至最底层的段数称为级次。
每级（或每段）的编码位数称为级长。
编码总级长为每级编码级长之和。
【例5-7】
科目编码级次：
4-2-2-2（练习修改）
在编码规则是2时，二级科目：
最多设99个明细。
其他科目编码级次采用默认值。
6.设置数据精度。
数据精度指定义数据的小数位数。
所有小数位数均设置为2位。
7.系统启用。
在建立账套时，可选择启用子系统;
也可在账套建立完成以后，以账套主管的身份进入系统管理，再根据需要启用相应的子系统。
【例5-9】启用总账子系统。
演示：
账套主管身份登录，演示他可以进行的操作。
（四）设置操作员权限
权限→权限
界面左侧显示的是在计算机中已安装的各个子系统，当选中某个子系统时，系统自动将该子系统的所有明细权限在界面右侧部分显示出来。
可以在左侧界面中双击某一明细权限，表示赋予操作人员该项明细权限;再次双击该项明细权限，即可取消已赋予的权限。
“刘丁”具有“账套主管”权限。
提示：
一个账套可以设定多个账套主管。
账套主管自动拥有该账套的所有权限。
四、账务处理系统模块初始化
初始化通过基础设置模块完成，一般包括：
设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别等操作。
用户名“101”;
密码“888”;
账套“【888】北京正保科技有限责任公司”;
会计年度“2011”;日期“2011-1-1”。
（一）设置基础档案
1.设置部门档案。
“基础设置→机构设置→部门档案
2.设置职员档案
基础设置→机构设置→职员档案。
3.设置客户档案。
基础设置→往来单位→客户档案。
先要进行客户分类。
4.设置供应商档案。
基础设置→往来单位→供应商档案。
5.设置外币及汇率。
6.设置结算方式。
【例5-15】基础设置→收付结算→结算方式
编码：
1;名称：
现金;票据管理：
否。
编码：
2;名称：
转账支票;票据管理：
是。
票据管理标志是软件为辅助出纳对银行结算票据的管理而设置的功能，类似于手工系统中的支票登记簿管理方式。
（二）会计科目设置
1.会计科目编码
电算化账务处理系统中需要使用数字对会计科目进行编码。
2.会计科目编码的一般原则
财政部规定设置一级科目代码，明细按编码原则设置。
科目一经使用，只能增同级，不能增下级科目。
例如：
应收账款-北京1000112201
-河北2000
3.新增会计科目
科目级长
科目个数
级次一般由系统根据科目编码自动定义，无须手工设置。
“增加”图标：
（1）科目编码--全编码。
原则：
第一，逐级向下增设会计科目，即先设置上级会计科目，再设置下级会计科目。
第二，输入的会计科目编码必须惟一。
第三，科目编码一般由数字构成，特殊情况下也可以使用英文字母（大小写均可），但不允许使用空格、引号等。
1写成01.
例如：
工行存款
电视
应交税费--应交增值税（销项税额）
办公费
（2）科目名称--各级名称。
中文科目名称：
一般输入汉字，也可以输入减（-）、正斜杠（\），但不能输入其他字符。
（3）科目类型。
输入一级科目时必须选择输入。
一般在输入一级科目时要求操作者选择，如果输入科目代码的第一位与实际选择的类型不匹配，系统会提示操作者更正。
输入二级或二级以下科目时，不能选择科目类型，系统自动设置为与一级科目相一致的类型。
（4）助记码。
--可输入也可不输入。
（5）账页格式。
系统提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式。
（6）辅助核算。
包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种。
某一科目可同时设置两种辅助核算，如管理费用既想核算各部门的使用情况也想了解在项目上的使用情况，那么可以同时设置部门核算和项目核算。
但个人往来、客户与供应商往来不能一同设置。
辅助核算一般设置在末级科目上（末级科目是没有下级科目的科目，只有末级科目才能用于凭证填制，才能进行相应的辅助核算），但为了查询或输出方便，有些科目也可以在末级和上级同时设置辅助核算，但当上级科目设置辅助核算时，其末级科目必须设置相应的辅助核算。
【单选题】在账务系统中进行科目设置时，设置的辅助核算类别一般应设在（ ）。
A.一级科目
B.每一级科目
C.最末一级科目
D.任何一级科目
『正确答案』C
（7）科目性质（余额方向）。
一级科目必须选择输入。
一般情况下，资产类科目、成本类科目的科目性质为借方，
负债类科目、所有者权益类科目的科目性质为贷方，损益类科目是费用性质的为借方，损益类科目是收入性质的为贷方。
只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。
已有初始余额或已用于填制凭证的科目不能再修改科目性质。
（8）外币核算。
（9）数量核算。
（10）日记账、银行账。
库存现金科目要求设为日记账，
银行存款科目要求设为银行账和日记账。
设置为现金和银行存款的科目还需要在“编辑”菜单中调用“指定科目”功能，设定“现金总账科目”和“银行存款总账科目”，被指定为现金和银行存款的科目能够输出现金日记账、银行存款日记账以及资金日报。
（11）封存。
被封存的科目在制单时不可以使用。
此选项只能在科目修改时进行设置。
【例题】增加会计科目。
科目编码：
100201;
科目名称：
工行存款;
辅助核算：
日记账，银行账。
设置会计科目辅助核算：
科目编码：
1122;
科目名称：
应收账款;
辅助核算：
客户。
办公费：
部门核算
4.修改与删除会计科目
通过点击“修改”图标可以修改光标指向的会计科目。
点击“删除”图标删除光标指向的当前会计科目，但有下级科目或已输入初始余额或已用来填制凭证的科目不能删除;
5.指定会计科目。
指定会计科目是指定出纳专管的科目。
指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行账管理的保密性，也才能查看现金或银行存款日记账。
在指定“现金科目”、“银行科目”之前，应在建立“现金”、“银行存款”会计科目时选中“日记账”复选框。
提示：
·增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则。
·科目一经使用，就不能再增设下级科目，只能增加同级科目。
·由于建立会计科目的内容较多，很多辅助核算内容对后面凭证输入操作产生影响，因此，在建立会计科目时，要小心并反复检查。
（三）设置凭证类别
系统提供五种常用分类方式供用户选择：
1.记账凭证;
2.收款凭证、付款凭证、转账凭证;
3.现金凭证、银行凭证、转账凭证;
4.现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证;
5.自定义凭证类别。
本系统提供五类限制类型：
1.借方必有。
制单时，此类凭证的借方限制科目至少有一个发生额。
2.贷方必有。
制单时，此类凭证的贷方限制科目至少有一个发生额。
3.凭证必有。
制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目，至少一方有发生额。
4.凭证必无。
制单时，此类凭证无论借方限制科目还是贷方限制科目均无发生额。
5.无限制。
制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。
限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分隔，数量不限，也可以参照输入，但不能重复录入。
提示：
在录入凭证之前，应进行凭证类别的设置;
已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字;
如果限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。
（四）录入期初余额
1.总账期初余额录入。
对于没有设置辅助核算的科目，可以直接录入期初余额。
年初建账，则输入的期初余额就是年初余额。
年中建账，则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额，系统会自动倒算出年初余额。
期初余额余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。
红字余额应输入负号。
【例题】总账期初余额录入
“库存现金”科目的期初借方余额为5000元;
“银行存款——工行存款”科目的期初借方余额为90000元;
“实收资本”科目的期初贷方余额为100000元。
2.辅助核算科目期初余额录入。
在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动地为其开设辅助账页。
在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来的，也就是说不能直接输入总账期初数。
【例题】辅助核算科目期初余额录入
会计科目：
应收账款 余额：
借5000元
客户：
鼎盛公司 摘要：
欠款
提示：
当不想输入某项内容而系统又提示必须输入时，可按ESC键取消输入。
3.试算平衡。
期初余额录入完毕后，应该试算平衡。
期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证;
如果已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”功能。
五、账务处理模块日常账务处理操作要求
补充：
选项设置
1.系统编号与手工编号
2.出纳签字
（1）选项--必须出纳签字
（2）日记账与指定现金银行总账科目
3.现金流量
（1）指定现金流量科目
（2）基础设置--项目目录
（一）记账凭证录入、修改、删除、查询
1.凭证录入
（1）增加会计凭证--未增加前是空白凭证
【例5-21】1月2日，行政部购买了500元的办公用品，以现金支付（附单据一张）。
借：
管理费用 500
贷：
库存现金 500
1月3日，财务部购买了1000元的办公用品，以转账支票支付（票号：
1234）。
借：
管理费用 1000
贷：
银行存款 1000
1月4日，市场一部销售给鼎盛公司产品，货款10000元，销项税额1700元，款未收。
借：
应收账款 11700
贷：
主营业务收入 10000
应交税费——应交增值税（销项税额）1700
（2）凭证类别及凭证编号
在凭证类别选择列表框内选择凭证类别，列表框内显示的凭证类别在系统初始化功能中设置。
如果用户选用自动编号方式，凭证类别选择后，系统自动生成该张凭证编号。
关于凭证编号，有几点补充说明：
第一，在手工编号方式下，操作者可以输入凭证的编号，但当记账时，系统会检测凭证编号的正确性，不允许出现漏号、重号、跳号。
一般情况下，凭证编号由系统分类按月自动编制，每类凭证每月从0001号开始，即每类凭证每月的编号范围是0001—9999。
第二，对于网络用户，如果是几个人同时制单时，在凭证的右上角，系统会提示一个参考凭证号，真正的凭证编号只有在凭证已填制并经保存完毕后才给出。
第三，系统自动管理凭证页号。
如：
收0001号0002/0003表示为收款凭证第0001号共有三张分单，当前是第二张分单。
（3）制单日期
系统自动获取计算机系统日期为记账凭证填制日期，如果日期不正确，可进行修改或按参照输入。
制单序时控制：
不允许输入的日期比本月同类型的上一张凭证日期小，除非操作人员进入凭证设置功能，取消制单序时控制。
（4）附单据数
有的情况下，记账凭证没有原始单据，如转账凭证，则可以不输入。
（5）凭证摘要--可以重复，但不能没有
多摘要方式，上一分录的摘要系统会自动复制到本笔分录的摘要栏内，操作者可以修改。
（6）会计科目
科目必须输入末级科目。
科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。
输入科目时也可在科目区中用鼠标单击参照录入。
采用科目编码或助记码形式输入后，系统会自动转换成科目名称，并给出上级科目，便于操作者检查。
（7）金额
即该笔分录的借方或贷方本币发生额，金额不能为零，但可以是红字，红字金额以负数形式输入。
如果方向不符，可按空格键调整金额方向。
（8）制单人员
制单人员的名字不需要操作人员输入。
“保存”图标
“放弃”图标
“增加”图标
提示：
·采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，但不应超过业务日期。
·凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。
·正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。
每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。
·科目编码必须是末级的科目编码。
既可以手工直接输入，也可选择输入。
·金额不能为“零”，红字以“-”号表示。
·可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。
·不能确定的辅助核算信息可不输入。
2.凭证修改
直接单击需要修改的项目重新输入即可。
如果操作员修改了他人填制的凭证，则制单员变成修改凭证的操作员。
已审核的凭证不能直接修改，需要先取消该张凭证的审核。
已记账的凭证不能修改，只能查询。
3.删除凭证--两步：
一作废二整理。
（1）作废/恢复凭证。
“制单→作废/恢复”命令，凭证上显示“作废”字样，表示已将该凭证作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。
“制单→作废/恢复”命令，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。
（2）凭证整理。
凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。
若本月已有凭证记账，只能对未记账凭证进行凭证整理。
4.查询凭证
“总账→凭证→查询凭证”命令--只能看不能改
【多选题】关于总账系统中增加和删除会计科目，下列描述中，正确的有（ ）。
A.科目已在输入凭证时使用，只能增加同级科目，而不能再增设下级科目
B.先删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目
C.科目已经使用，还允许修改或删除该科目
D.有发生额的科目不能删除，但可修改科目
『正确答案』ABD
二）审核凭证
凭证审核需先重新注册更换操作员，由具有审核权限的操作员来进行。
凭证既可逐张审核，也可成批审核。
凭证一览表，双击某张凭证
单击“审核”图标将在审核处自动签上审核人名字
凭证审核过程注意几点：
第一，若审核人员发现该凭证有错误，可按“标错”图标，对凭证进行标错，以便制单人对其修改。
已标错的凭证不能审核，若想审核，需先按“取消”图标取消标错后才能审核。
第二，若想对已审核的凭证取消审核，可用鼠标单击“取消”图标取消审核，取消审核签字只能由审核人自己进行。
第三，审核人和制单人不能是同一个人。
即使某一操作员具有审核权与制单权，但对某一张凭证而言，不能既是制单人，又是审核人。
第四，凭证一经审核，就不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可以进行修改或删除。
【单选题】在账务系统中，只要有凭证审核权，就可以审核（ ）。
A.自己输入的凭证
B.任何人输入的凭证
C.自己以外其他人输入的凭证
D.以上全部
『正确答案』C
【单选题】经过审核但还没有记账的记账凭证发现有错误应该（ ）。
A.直接进行修改
B.取消审核后修改
C.不能修改
D.用红字冲销法修改
『正确答案』B
【判断题】账务处理系统中，凭证审核人员不能修改其他人录入的凭证。
『正确答案』对
（三）记账
记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账、明细账和辅助账等。
记账过程是在计算机程序的控制下自动完成的。
需要注意的几个问题：
第一，记账过程一旦断电或因其他原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后用户再重新记账。
第二，如果用户发现某一步设置错误，可通过单击“上一步”返回后进行修改。
如果在设置过程中不想再继续记账，可通过单击“取消”，取消本次记账工作。
第三，在记账过程中，不得中断退出。
第四，在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。
【判断题】账务处理系统中，记账功能每月只能使用一次。
『正确答案』错
【判断题】账务处理系统中，记账后的凭证不一定是审核过的凭证。
『正确答案』错
（四）账簿查询
现金日记账、银行存款日记账不能在主菜单的“账簿”功能下查询，只能在“现金”功能输出。
“现金-现金管理-现金日记账、银行存款日记账”
1.总账查询
“总账→账簿查询”--“总账”
（1）科目范围。
可输入起止科目范围，为空时，系统默认为是所有科目。
（2）科目级次。
如将科目级次输入为1-1，则只查一级科目，如将科目级次输入为1-3，则查一至三级科目。
如果需要查所有末级科目，则用鼠标选择“末级科目”即可。
若想查询包含未记账凭证的总账，用鼠标选择“包含未记账凭证”即可。
不仅可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可以查询所有二级以下明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。
2.科目发生额及余额
“总账→账簿查询”→“余额表”
3.明细账查询
明细账查询用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。
在查询过程中可以包含未记账凭证。
用鼠标选择系统主菜单“总账→账
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