主数据管理办法.docx

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主数据管理办法

中国联通供应商主数据管理办法（试行）

第一章总则

第一条为逐步形成中国联通完善的供应链管理体系，为企业运营和各业务发展提供唯一、准确的供应商基础数据，实现中国联通供应商基础数据的单点录入、全局共享，依据中国联通采购管理办法、中国联通IT规划等相关制度，制定本办法。

第二条本办法所称供应商，是指直接向中国联通提供物资和服务的企业及其分支机构、事业单位和个人。

个人包括个体工商户和其他自然人。

第三条本办法所称供应商主数据，是指在整个企业范围内各个信息系统需要共享的，长期稳定存在的，描述供应商自然属性的相关数据。

第四条中国联通供应商主数据管理的原则：

一级平台、两级管理、三级操作。

第二章供应商主数据管理范围

第五条中国联通供应商主数据按照企业供应商和个人供应商分别管理。

对于费用较低的零星购置或一次性供应商，根据成本优先的原则不对其数据进行管理，仅作为企业供应商的特殊类型（杂项供应商）予以归一化管理。

第六条供应商信息主要包括基本信息、业务地点信息、联系人信息、采购信息和财务信息等五类信息。

供应商基本信息是供应商的自然属性，由供应商主数据系统管理。

第七条供应商的其它业务属性，由各业务属性的归口部门负责，通过各专业应用系统创建和维护。

供应商的业务地点信息和财务信息由财务部门归口负责，在ERP系统中维护；联系人信息和采购信息由采购管理部门归口负责，在采购管理系统中维护。

第三章供应商主数据管理职责

第八条中国联通建立全集团统一的供应商主数据管理平台，建立全集团集中的维护工作组，统一负责供应商编码、数据质量、数据安全等管理和日常维护工作。

第九条中国联通总部和省两级采购管理部门是中国联通供应商主数据的业务管理部门，负责制定供应商主数据管理制度、规范、编码规则和操作手册，负责指导下级公司的供应商主数据业务操作工作。

供应商编码标准见附件1。

第十条中国联通总部、省、市三级采购管理部门是中国联通供应商主数据的业务操作部门，负责受理各级供应商主数据创建的申请、审核、创建、维护和分发等工作。

各级采购管理部门的操作权限如下：

单位

职责

总部采购管理部门

负责总部和全国供应商的审核、创建、维护和分发。

省级采购管理部门

负责本省供应商审核、创建、维护、分发；

地市采购管理部门

负责本地供应商创建申请、更新申请和初审，并提交所在省采购管理部门集中管理

各级业务部门

负责审核供应商信息的创建申请、更新申请

供应商主数据管理的业务操作流程见附件2。

第十一条中国联通主数据操作实施属地原则，供应商原则上由供应商首次登记单位进行管理与维护。

特殊情况下，可由集团总部直接予以维护更新。

其他省分公司具备使用权，无更新维护的权限，可依据管理需要对供应商资质材料进行备案管理。

总部采购管理部门可以直接变更所有供应商的基本信息，可以下放或回收供应商主数据信息的更新维护权限。

第四章供应商主数据质量要求

第十二条供应商主数据系统以真实性和唯一性为最高质量管理目标。

第十三条中国联通供应商应严格按照供应商编码申请表要求规范填写申请事项。

申请单格式见附件3和附件4。

供应商在填写或更新其申请时，须承诺所填写的基本信息是真实、完整、准确和唯一的。

与供应商往来的各业务前端部门负责其基本信息进行初步审核。

第十四条为保证数据的唯一性，中国联通供应商主数据业务操作部门按照如下原则进行数据查重：

（一）按照查重优先级别顺序，企业供应商查重规则为：

1、供应商名称完全一致的，认为是同一供应商；

2、供应商组织机构代码一致的，认为是同一供应商；

3、国税登记号一致的，认为是同一供应商；

4、地税登记号一致的，认为是同一供应商。

（二）按照查重优先级别顺序，个人供应商查重规则为：

身份证号码一致的，为同一供应商；

第十五条中国联通建立供应商主数据定时查重的运行机制，加强主数据质量的日常管理。

根据查重结果，各级采购管理部门有权对可能重复的供应商数据进行合并或失效处理。

同时将失效供应商信息，根据失效流程发布给相关业务系统。

第五章附则

第十六条中国联通各子公司的供应商主数据管理应按照中国联通采购管理和IT规划要求，逐步纳入中国联通供应商主数据管理平台统一管理。

第十七条本暂行办法由集团物资采购与管理部负责解释，自发布之日起施行。

附件1

供应商编码标准

一、供应商编码标准：

二、被赋予编码的供应商以供应商组织机构代码值来约束。

（1）国内企业事业等单位：

均有组织机构代码，且不会出现重复，须填写该企业组织结构代码；

（2）国内非法人单位：

没有纳税人资格的地方办事处及分公司，这类供应商可以提供上级公司的组织机构代码，须填写其上级公司组织机构代码；

（3）在国内有常驻机构的国外企业：

此类企业有组织机构代码，须填写该企业组织机构代码。

（4）在国内无常驻机构的国外企业：

另行规定。

（5）个人供应商：

须填写身份证号码和住址。

三、供应商唯一性判断条件：

中国联通的供应商以统一编码的供应商编号作为唯一识别标识。

附件2

供应商主数据管理操作流程

对于直接在供应商主数据管理系统中操作的业务流程如下：

一、供应商创建流程-总部/省分公司

流程图如下：

1、供应商填写供应商创建申请单，并提交业务部门。

2、业务部门审核、签字后提交本级采购管理部门供应商管理岗。

3、本级采购管理部门供应商管理岗在主数据系统中查询供应商基本信息。

4、如果主数据管理系统中不存在，本级采购管理部门供应商管理岗在主数据管理系统中录入供应商基本信息，审核通过后提交。

系统进行查重、清洗和编码后分发到申请省分的业务系统中。

5、如果主数据管理系统中存在，本级采购管理部门供应商管理岗分发供应商信息到申请省分的业务系统中。

二、供应商创建流程-地市分公司

流程图如下：

1、供应商填写创建申请单，并提交地市业务部门。

2、地市业务部门审核、签字后交地市采购管理部门供应商管理岗。

3、地市采购管理部门供应商管理岗在主数据管理系统中查询供应商是否存在。

4、如果存在，地市采购管理部门提交分发申请给省级采购管理部门供应商管理岗。

省级采购管理部门供应商管理岗分发供应商基本信息给申请地市所在的业务系统。

5、如果不存在，地市采购管理部门提交创建申请给省采购管理部门供应商管理岗，省公司录入供应商基本信息。

系统查重、编码后分发给申请省分的业务系统中。

三、供应商更新流程-总部

（更新权限说明：

总部供应商管理岗位可更新全集团所有的供应商基本信息。

）

流程图如下：

1、供应商填写并提交基本信息更新申请单给业务部门。

2、业务部门审核供应商基本信息的更新，并签字审核。

3、业务部门提交更新申请给总部采购管理部门供应商管理岗。

4、总部采购管理部门供应商管理岗更新基本信息，并根据供应商分发记录发送更新信息到业务系统。

四、供应商更新流程-省分公司

（更新权限说明：

省分公司仅能更新在本省注册的供应商基本信息。

）

流程图如下：

1、供应商向省业务部门提交供应商基本信息更新申请单。

2、省业务部门审核供应商更新申请单，并提交省采购管理部门供应商管理岗位。

3、省采购管理部门供应商管理岗登陆主数据管理系统，并判断供应商是否在本省注册。

4、如果是本省注册的供应商，则直接更新供应商基本信息，同时根据发送记录，将更新的数据发送到相关的业务系统中。

5、如果不是本省注册的供应商，则发送更新申请给注册省分公司供应商管理岗。

6、注册省分公司供应商管理岗审批，并更新供应商基本信息，发送更新的数据到申请省分公司，同时根据发送记录，将更新的数据发送到相关的业务系统中。

五、供应商更新流程-地市分公司

（更新权限说明：

地市分公司无更新权限，需提交更新申请至归属省采购管理部门供应商管理岗。

）

流程图如下：

1、供应商提供变更请求给地市业务部门，地市业务部门负责审核确认供应商信息的变更。

2、地市业务部门将变更的供应商信息提交地市采购管理部门供应商管理岗。

3、地市采购管理部门供应商管理岗登陆主数据管理系统中向省公司提交供应商更新申请。

4、省采购管理部门供应商管理岗登陆主数据管理系统，查询此供应商是否是本省注册。

5、如果是本省注册的供应商，则直接更新供应商基本信息，同时根据发送历史记录，将更新的数据发送到相关的业务系统中。

6、如果不是本省注册的供应商，需要提交申请至注册省分公司供应商管理岗，由注册省分公司供应商管理岗负责更新数据，同时根据发送历史记录，将更新的数据发送到相关的业务系统中。

六、供应商失效流程

失效申请：

当供应商失去中国联通供应商交易资质时，供应商业务往来部门发起失效申请给采购管理部门。

失效审核：

采购管理部门根据失效规则并综合考虑供应商在各个业务部门及系统中使用情况，决定供应商是否失效。

失效处理：

根据采购管理部门确定的失效供应商，在主数据系统对供应商进行失效处理，并根据供应商分发记录将供应商失效信息分发给相关专业系统。

附件3供应商基本信息创建申请单

填写要求：

请逐项填写以下表格

申请人填写

供应商

申请人

联系

电话

电子邮件

申请

日期

信息内容

项目

内容

填写说明

供应商名称

工商注册名称全称，按照工商营业执照上的名称，填写全称。

或个人姓名（要求与身份证上姓名一致）

英文名称

英文名称

法人代表

工商注册法人代表

所在国家

工商注册所在国家,例如：

中国

所在省份

工商注册所在省份名称，例如：

北京，河北，澳门等。

所在城市

工商注册所在城市，按照营业执照上的地址填写。

工商注册地址

工商注册所在地址，按照营业执照上的地址填写。

国税登记号

国税登记编号，按照税务登记证上的编号填写，例如：

山西省邮电建设工程公司，国税登记号：

140111110014542,

（个人供应商可不填）

地税登记号

地税登记编号,按照税务登记证上的编号填写，例如：

山西省邮电建设工程公司，地税登记号：

140105110014542

（个人供应商可不填）

供应商类型

类型:

1.企业供应商

2.个人供应商

组织机构代码

企业法人组织机构代码填写9位组织机构代码，前8位和最后1位之间以中划线连接；例如：

山西省邮电建设工程公司，组织机构代码：

11001454-2;

个人填写个人身份证号码。

营业执照登记号

供应商营业执照登记号码,按照营业执照上的号码填写。

上级公司名称

上级公司名称。

按照工商营业执照上的名称，填写全称。

上级公司组织机构代码

上级公司的企业法人组织机构代码，填写9位组织机构代码，前8位和最后1位之间以中划线连接；；例如：

山西省邮电建设工程公司，组织机构代码：

11001454-2;

主页地址

公司网站主页地址,以http:

//开头。

例如：

供应商承诺：

以上所提供的信息和证明材料真实准确，对因提供有关信息、证件不实或违反有关规定造成的后果，责任自负。

（供应商盖章/签字）

年月日

推荐部门：

推荐部门审批：

采购管理部门审批意见：

受理情况

操作人员签字

□供应商已存在，已向省级单位提交分发申请。

□供应商不存在，已向省级单位提交创建申请。

□供应商已存在，已分发至本级________系统。

□供应商不存在，已创建供应商并分发至本级_______系统。

签名：

日期：

备注

企业供应商需提交盖企业公章的营业执照、组织机构代码、国税、地税复印件。

个人供应商需提供由本人签字的身份证复印件。

提示：

①本表单受理之日起2个工作日完成。

附件4供应商基本信息更新申请单

填写要求：

请逐项填写以下表格

申请人填写

供应商

申请人

申请人电话

电子

邮件

申请

日期

信息内容

项目

原内容

更新内容

填写说明

供应商编号

填写供应商在中国联通的唯一编号。

9位数字。

供应商名称

工商注册名称全称，按照工商营业执照上的名称，填写全称。

或个人姓名（要求与身份证上姓名一致）

英文名称

英文名称

法人代表

工商注册法人代表

所在国家

工商注册所在国家,例如：

中国

所在省份

工商注册所在省份名称，例如：

北京，河北，澳门等。

所在城市

工商注册所在城市，按照营业执照上的地址填写。

工商注册地址

工商注册所在地址，按照营业执照上的地址填写。

国税登记号

国税登记编号，按照税务登记证上的编号填写，例如：

山西省邮电建设工程公司，国税登记号：

140111110014542,

（个人供应商可不填）

地税登记号

地税登记编号,按照税务登记证上的编号填写，例如：

山西省邮电建设工程公司，地税登记号：

140105110014542

（个人供应商可不填）

供应商类型

类型:

1.企业供应商

2.个人供应商

组织机构代码

企业法人组织机构代码填写9位组织机构代码，前8位和最后1位之间以中划线连接；例如：

山西省邮电建设工程公司，组织机构代码：

11001454-2;

个人填写个人身份证号码。

营业执照登记号

供应商营业执照登记号码,按照营业执照上的号码填写。

上级公司名称

上级公司名称。

按照工商营业执照上的名称，填写全称。

上级公司组织机构代码

上级公司的企业法人组织机构代码，填写9位组织机构代码，前8位和最后1位之间以中划线连接；；例如：

山西省邮电建设工程公司，组织机构代码：

11001454-2;

主页地址

公司网站主页地址,以http:

//开头。

例如：

供应商承诺：

以上所提供的信息和证明材料真实准确，对因提供有关信息、证件不实或违反有关规定造成的后果，责任自负。

（供应商盖章/签字）

年月日

推荐部门：

推荐部门审批：

采购管理部门审批意见：

受理情况

操作人员签字

□已提交更新申请至省级公司。

□本省注册供应商，信息已更新。

□非本省注册供应商，已提交申请至供应商注册省处理。

签名：

日期：

备注

企业供应商需提交盖企业公章的营业执照、组织机构代码、国税、地税复印件。

个人供应商需提供由本人签字的身份证复印件。

提示：

①本表单受理之日起2个工作日完成。