制定采购业务内部控制制度.docx
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制定采购业务内部控制制度
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9.3制定采购业务内部控制制度
9.3.2采购预算管理制度
采购预算是采购业务的起始环节。
为使采购预算编制合理、符合实际，且与生产经营计划相协调，中小企业一般由生产、销售等需求部门提出物资需求计划，再由采购部结合库存物资平衡计算、统筹规划。
为制定合理、可行的采购预算并严格进行控制，中小企业须制定采购预算的管理制度，具体示例如下。
制度名称
采购预算管理制度
编号
受控状态
执行部门
监督部门
编修部门
第1章总则
第1条目的
为了加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于公司采购预算管理工作。
第3条职责划分
1．公司总经理负责采购预算的审批。
2．采购部负责根据采购计划编制采购预算，并严格执行。
3．财务部协助采购部制定采购预算，整合公司整体预算，并监督采购预算的执行情况。
第2章采购预算的编制
第4条采购预算编制原则
1．实事求是原则。
2．留有余地原则。
3．比质比价原则。
第5条采购预算编制目标
1．编制合理，可使采购部进行采购时按预算进行，控制采购费用的支出，节省成本。
2．方便财务部门据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。
第6条采购预算影响因素
在编制采购预算时，采购部应充分考虑以下七种影响采购预算的因素，具体如下图所示。
采购预算需考虑的七大因素
第7条采购预算编制依据
1．生产经营所需的物资数量。
2．预计的物资期末库存量。
3．本期计划末结转库存量。
结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。
4．物资计划价格。
物资计划价格由采购部根据物资的当前价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。
第8条采购预算编制方法
采购部须根据物资采购的具体内容，选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算等，具体如下表所示。
采购预算方法选择明细表
采购方法
优点
缺点
适用范围
固定预算
简便易行、较为直观
可比性差，不利于正确地控制、考核和评价预算执行情况
在一定范围内相对稳定的采购项目，如采购金额变化很小，或者金额固定的采购项目
弹性预算
有利于对预算执行情况进行控制、考核和评价，避免预算的频繁修订
操作复杂，工作量大
适用于采购数量随着业务量变化而变化时，市场价格及市场份额不确定时的采购
（续表）
采购方法
优点
缺点
适用范围
滚动预算
有助于采购支出的连续性和完整性，可充分发挥预算的指导和控制作用
操作复杂，工作量大
适用于规模较大、时间较长的工程类或大型设备采购项目的预算
增量预算
简单易操作
不利于克服预算中的某些不合理因素
适用于由于某些计划采购项目的实现，而相应增加的支出采购项目
零基预算
有利于合理配置资源，切实提高企业采购资金的使用效益
工作量大，预算成本较高
适用于各种采购预算
定期预算
便于考核、评价预算的执行
结果
周期长、有一定的盲目性和滞后性
适用于服务性质的、经常性采购项目的预算
第9条编制采购预算
1．采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。
2．采购部应与财务部进行协商，在充分考虑到公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算草案。
3．采购部应根据平衡过的采购计划草案编制正式的采购预算，并报总经理审批。
4．在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。
第3章采购预算的执行与调整
第10条采购预算的执行
1．经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办相关手续。
2．未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续。
3．采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督。
第11条预算外采购
预算外采购行为必须经采购部经理、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理采购。
第12条采购预算调整前提
遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整。
1．公司经营方向发生变更。
2．受重大自然灾害的影响。
3．公司内部重大政策调整。
4．外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等。
5．市场经济形势发生重大变化，导致公司经营目标需要调整。
第13条采购预算调整程序
采购预算的调整审批程序须与编制审批程序保持一致，不得更改。
第4章附则
第14条本制度由采购部负责解释和修改。
第15条本制度自公布之日起执行。
编制日期
审核日期
批准日期
修改标记
修改处数
修改日期
9.3.3供应商管理制度
中小企业对供应商的选择直接影响采购的价格与物资的质量。
若供应商选择不当可能引起采购物资质量不达标、采购费用偏高等问题，从而导致相关经营风险。
为合理选择采购供应商，保证采购价格合理性、物资质量可靠性与供应及时性，保障生产、销售等活动顺利开展、减少相关风险，中小企业应制定采购供应商的管理制度，具体示例如下。
制度名称
供应商管理制度
编号
受控状态
执行部门
监督部门
编修部门
第1章总则
第1条目的
选择合格的供应商并对其进行持续监督、管理，确保其能按时保质为公司提供合格的物资与服务等，保障公司生产、销售等业务顺利开展。
第2条适用范围
本制度适用于为公司提供物资与服务的所有供应商。
第3条职责划分
1．总经理负责合格供应商的审批工作。
2．采购部负责收集供应商信息，并调查供应商资信情况。
3．采购部、质量管理部、设计部负责对供应商进行评估选择。
4．采购部、质量管理部负责对供应商进行考核。
第2章供应商调查
第4条供应商调查内容
采购部对供应商进行调查应从六个方面展开，具体内容如下图所示。
供应商调查内容示意图
第5条供应商调查程序
1．采购部根据采购物资特点及市场现状，确定供应商调查分析的目的及制定供应商调查方案。
2．调查方案经审批通过后，采购部设计相关调查问卷并对调研人员进行培训，为调查工作做准备。
3．采购部组织人员根据调查方案和计划开展调查工作，建立供应商档案、收集整理调查结果。
第6条供应商调查渠道
1．采购物资发布会、展销会、订货会等。
2．传播媒体，如网络、报纸、电视等。
3．行业协会或相关行业组织发布的名录、公报等。
4．第三方调研资料。
5．其他企业或个人介绍。
第3章供应商评估选择
第7条供应商评估维度
采购部、质量管理部、设计部对供应商进行评估，应主要从五个方面入手，具体内容如下表所示。
供应商评估维度说明表
序号
评估维度
具体内容
1
价格与费用
物资报价、成本下降空间、消化材料涨价能力、价格优惠幅度等
2
产品质量
质量手册完整程度、质量管理制度落实情况、质量认证情况、样品质量检验合格率、质量问题承诺处理等
（续表）
序号
评估维度
具体内容
3
交货情况
交货及时性、样品提供及时性、扩大供货弹性、合同履约能力、年均供货额外负担与比例等
4
服务水平
供应商运输、安装、维修、培训、技术支持、零星订货保证、补充延期交货、纠纷处理、信息传递等
5
综合管理水平
供应商组织架构、内部管理制度完善性、合理性及落实情况等
第8条供应商初步评估
1．质量管理部、采购部、设计部及其他部门视实际情况按评估维度选择合理的评估指标。
2．评估部门通过判断法、层次分析法、排序法等方法为评估指标确定权重。
3．评估部门对供应商评估指标及其权重进行打分，按分值高低决定选择范围与优选顺序。
4．在对供应商进行初步评审时，评估部门须确定采购的物资是否符合国家法律、法规的要求和安全要求，涉及有毒品、危险品应要求供应商提供相关证明文件。
第9条供应商的现场评审
1．根据所采购材料对产品质量的影响程度，可将采购的物资分为关键、重要、普通三个级别，对不同级别实行不同的控制等级。
2．对于普通材料的供应商，无须进行现场评审。
3．对于提供关键与重要材料的供应商，采购部组织质量管理部、设计部对供应商进行现场评审，并由采购部填写供应商现场评审表，质量管理部、设计部签署意见。
供应商现场评审的合格分数至少须达到70分。
第10条样品检验
1．如公司有样品需求，由采购人员通知供应商送交样品，质量管理部相关人员需对样品提出详细的技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。
2．样品应为供应商在正常生产情况下生产出的代表性产品，数量应多于两件。
3．样品在送达企业后，由设计部、质量管理部负责完成样品的材质、性能、尺寸、外观质量等方面的检验工作，并填写样品检验确认表。
4．经确认合格的样品，需在样件上贴“样件标签”，并注明合格，标识检验状态。
5．合格的样件至少为两件，一件返还供应商，作为供应商生产的依据；一件留在质量管理部，作为今后检验的依据。
第11条签订《供应商质量保证协议》
1．采购部负责与重要材料的供应商和普通材料供应商签订《供应商质量保证协议》。
2．《供应商质量保证协议》一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格材料的一种契约。
第12条供应商选择确定
1．经过的供应商初步评估、现场评审和样品检验后，采购部应完整填写供应商基本资料表、供应商现场评审表、《供应商质量保证协议》和样件检验确认表，并拟定《供应商选择报告》将合格供应商名单交公司总经理审批。
2．采购部选择供应商应遵循五个原则，具体内容如下图所示。
供应商选择原则示意图
3．一种材料需暂定两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。
对于唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。
4．接单生产时，如果客户指定供应商名单，采购人员必须按顾客提供的供应商名单进行采购。
客户提供的供应商名单直接列入“合格供应商名单”。
如需从非客户提供的供应商处采购时，必须事先得到客户的书面许可。
5．适时对供应商进行考核，并根据考核结果修订“合格供应商名单”，及时删除不合格供应商。
修订后的“合格供应商名单”由公司总经理批准生效。
第4章供应商的监督与考核
第13条供应商考核方法
公司对供应商实行评分分级办法。
第14条供应商考核内容
采购部对供应商进行考核，内容基本应包括质量、交期、服务、价格水平等方面的内容，如下表所示。
供应商考核评分表
考核项目
考核标准
评分标准
权重
得分
供货质量
批次合格率
目标值为%，每高出个百分点加分，差个百分点扣分
10%
（续表）
考核项目
考核标准
评分标准
权重
得分
供货质量
数量合格率
目标值为%，每高出个百分点加分，差个百分点扣分
5%
退货率
目标值为%，每高出个百分点扣分，差个百分点加分
5%
采购价格
价格预算执行偏差率
目标值为%，每高出个百分点扣分，差个百分点加分
20%
降价率
目标值为%，每高出个百分点加分，差个百分点扣分
10%
采购交货
交货交期准确率
目标值为%，每高出个百分点加分，差个百分点扣分
20%
交付方式准确性
依据采购部等综合评分确定
5%
服务情况
供货达成率
目标值为%，每高出个百分点加分，差个百分点扣分
20%
售后服务满意度
依据采购部等综合评分确定
5%
第15条供应商考核频率
1．对关键、重要材料的供应商，应每月考核一次。
2．对普通材料的供应商，则每季度考核一次。
第16条考核结果的处理
1．核结果在90分以上的供应商，优先采购。
2．考核结果在80～89分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。
3．考核结果在70～79分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否继续采购，或减少采购量。
4．对考核结果在69分以下的供应商，须从“合格供应商名单”中删除，并终止向其采购。
5．考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。
第17条供应商交期监督
采购人员应要求供应商准时交货，同时记录由供应商原因引起的分批发运造成的超额费用。
第18条供应商质量监督
1．质量管理部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录，产品不合格时应对供应商提出警告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商，或待其提高产品质量后再行采购。
2．对于不合格的供应商，应取消其供货资格，将其从“合格供应商名单”中删除。
第5章供应商政策的执行、反馈与变更
第19条供应商政策的执行与反馈
1．采购部在接到供应商政策执行通知书后，须按规定执行，并严格遵守保密制度。
2．公司各部门在执行供应商相关政策的过程中，若发现任何问题，应立即反馈给采购部。
第20条供应商政策的临时性变更
1．在出现下列情况时，经过公司采购部经理的书面同意后，可对某些供应商的政策作临时性调整。
（1）某供应商的发展战略或地域销售政策发生对公司有利或不利的重大调整。
（2）某供应商决定把我公司作为重要客户。
（3）重要供应商出现经营危机。
（4）市场供应价格发生剧烈震荡，使供应风险骤然加大，供需双方需相应作出重大的政策调整。
（5）其他需作临时性调整的情况。
2．临时性供应商等级调整同样应填写供应商等级变动申请表，并在表格右上方注明临时字样和调整时限。
3．一旦调整结束，应立即恢复其原有等级，如仍需继续保留临时等级，需报总经理特批，并于该季度在供应商评审会议上通过。
第6章供应商质量体系的建立
第21条对供应商质量体系的开发
采购部每年组织供应商学习质量体系标准，要求供应商制订质量体系推行计划，通过质量体系认证。
第22条供应商质量体系的评定
1．重要、关键材料的供应商每年评定一次，普通材料的供应商两年评定一次。
2．质量管理部制订评定计划，采取评定小组（物控、开发、质量）现场评定，或供应商自我评定的办法。
3．按质量体系编制“供应商质量体系评定表”，列明评定内容。
4．如果供应商通过了质量体系的第二方或第三方认证，并提供了认证证明资料（证书或报告），可免除评定。
第7章附则
第23条本制度由采购部制定，并负责解释和修订。
第24条本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行。
编制日期
审核日期
批准日期
修改标记
修改处数
修改日期
9.3.4采购价格控制制度
采购价格直接决定了采购成本，以最低的价格采购到质量最高的物资，是中小企业开展采购内控的基本任务。
中小企业在确定采购价格时，主要存在着因采购定价方法不科学、价格审议不严谨等不合理现象，并由此带来的企业资金损失。
因此，企业应规范采购价格管理措施，制定相关的采购价格控制制度。
制度名称
采购价格控制制度
编号
受控状态
执行部门
监督部门
编修部门
第1章总则
第1条目的
为了尽量降低采购价格，控制采购成本，提高公司经济效益，特制定本制度。
第2条适用范围
生产所需各项原料、辅料、设备、配件及办公物资的采购价格控制，除其他特殊形式或有特殊要求外，均依照本制度处理。
第3条职责划分
1．采购部
（1）采购部经理负责指导、监督采购专员进行询价、比价、议价，并对采购专员编制的采购申请报告等进行审核、审批。
（2）采购专员根据采购申请表，负责采购物资价格的估价、询价、比价、议价等相关工作，并制定采购报价单。
（3）负责收集有关供应价格信息，督促相关人员完善价格档案，更新相关重要物资的价格档案。
2．财务部
财务部经理授权相关财务人员调查了解市场状况和物资的采购价格情况，制定物资采购底价。
3．价格审议小组
价格审议小组主要由公司财务部、采购部、生产部、质量管理部等相关部门选派主管及以上级别人员组成，其主要工作职责如下。
（1）负责审议采购报价单价格，并最终确定采购价格。
（2）督促采购部积极进行采购价格询价、议价工作并对采购部议价工作进行考核。
（3）尽量降低采购价格，同时保证采购质量。
第4条术语解释
本制度所指采购底价是指公司采购物资时愿意支付的最高价格。
第2章采购价格底价确定
第5条采购底价确定依据
财务部门须依据采购预算制定采购价格的底价。
第6条收集确定底价所需资料
财务部制定采购底价时，需调查收集以下相关资料。
1．公司以往采购记录。
2．市场调查资料。
3．报载行情。
4．同业公会牌价。
5．著名公司的报价。
6．临时向有关工厂询价。
7．其他机构调查的采购价格。
第7条采购底价计算
1．财务部根据合理的物资成本、人工成本及作业方法，计算物资的采购价格，其计算公式如下。
采购底价=总成本+采购对象的预期利润
总成本=采购需求量×采购价格+标准时间×（单位时间工资率+单位时间费用率）×（1+修正系数）
预期利润=单位时间费用率×预期利润
2．标准时间包括主要作业时间和准备时间，修正系数产生原因包括为特急品而加班、赶工及试作等。
3．财务部操作时，若供应商无法接受底价时，财务部须根据各采购项目的资料，逐一检讨分析原因。
原因合理的，则报财务部经理和主管副总审批后，修正采购项目底价。
4．财务部在利用公式计算的基础上，可综合利用成本加成法、市价法、投资报酬率法等方法对采购底价进行调整、确定。
第3章询价及议价
第8条成立价格审议小组
1．价格审议小组的负责人一般是采购主管副总。
2．小组秘书由主管副总选派非采购部门人员担任。
3．组员由各相关部门主管及以上级别的人员或其指定人员组成。
第9条询价及议价流程
1．价格审议小组在确定采购底价的基础上，确定议价目标并传达采购部进行询价。
2．采购部制作报价单并向供应商分发，供应商填报后由采购部对报价单进行审查并进行报价分析。
3．采购部根据分析结果制定议价方案、确定议价议程，做好议价准备。
4．采购部与供应商接洽谈判，合理应用谈判技巧与供应商展开议价。
5．采购部根据议价达成的一致结果填写请购单报请价格审议小组进行审议。
第10条报价分析方法
采购部对供应商报价进行分析可采用以下四种方法。
1．固定成本与变动成本分析法：
根据采购数量预测单位采购价格，对价格的固定成本与变动成本进行分析，议价可从变动成本入手督促供应商降价。
2．数量折扣分析法：
如进行大宗采购时，单位价格减少的比例小于少量采购时的减少比例，可由此找出议价空间。
3．组合报价分析法：
企业对不同供应商提供的分项明晰报价表进行同类项目的对比分析，就某一分项成本因素的合理性提出异议，达到降低供应商报价的目的。
4．变动报价分析法：
分析比较各供应商之间产品竞争力的高低，适用于只能掌握采购产品中最大分项成本的情况。
第4章采购价格审议
第11条采购价格审议流程
1．采购专员根据询价、比价、议价结果编制采购报价单，经采购部经理签字后，提交财务部。
采购报价单应包含采购物资名、规格、使用部门、数量、供货商报价、商定价格、供货商详细信息、交货周期等内容。
2．财务部根据采购部送达的采购报价单和采购底价，填制并复核采购价格审议表，连同采购报价单一并提交至价格小组进行审议。
进行价格审议之前，价格审议小组须明确采购物资的相关信息，主要内容有以下五点。
（1）采购物资基本信息，如规格、用途、质量标准等。
（2）采购物资的安全库存。
（3）采购物资库存成本费用情况。
（4）采购物资的替代品情况。
（5）采购物资的底价及其他。
3．价格审议小组在了解采购物资的基础上，根据财务部提交的表格了解供应商情况，主要包括以下六个部分。
（1）供应商实际报价。
（2）供应商产品质量及稳定性。
（3）供应商信用状况。
（4）供应商交货期。
（5）供应商优惠政策。
（6）供应商经营状况。
4．价格审议小组根据采购报价单和采购价格审批表召开小组会议，讨论价格审议方法，并由此审议价格。
（1）审议通过的，审议秘书通知采购部办理采购。
（2）审议未通过的，审议秘书向采购部传达价格审议小组的意见和未通过原因。
采购部根据结果，重新选择供应商议价，并努力改进采购工作。
5．价格审议小组成员会签审议表，小组秘书向采购部、财务部等相关部门传达审议结果。
采购部门根据审议结果，办理采购或重新与供应商议价等。
第12条价格审议注意事项
1．降低采购价格并不等同于降低采购成本。
采购价格降低并不完全意味着采购成本的降低，采购价格并非是影响采购成本的唯一因素。
审议小组同样应注意采购交期、采购周期、质量稳定性等影响采购成本的其他重要因素。
2．明确价格审议的目标。
审议小组应在保证采购质量和及时采购供应的基础上尽量降低采购价格，而非仅仅审议采购单价。
3．价格审议过程中，审议小组需考虑采购报价日到审议价格日期间采购物资的价格波动情况和市场通货膨胀水平等因素的影响。
第5章附则
第13条本制度由采购部制定，并负责解释和修改。
第14条本制度经总经理批准后自颁布之日起实施。
编制日期
审核日期
批准日期
修改标记
修改处数
修改日期
9.3.5结算付款管理制度
结算付款是采购业务的最后一个环节。
该环节主要存在付款审核、付款金额把控不严，付款方式不恰当等问题，这些问题可能造成企业资金损失。
因此，中小企业应建立付款结算的管理制度，规范采购付款环节的相关事项，以减少问题的产生。
制度名称
结算付款管理制度
编号
受控状态
执行部门
监督部门
编修部门
第1章总则
第1条目的
为了加强采购订购、付款管理，做好采购结算，确保按合同付款，维护公司利益，特制定本制度。
第2条适用范围
本公司采购的订约与付款方式，除另有规定外，均须参照本制度办理。
第3条职责划分
1．采购部负责采购订约、确定付款方式及采购结算相关工作。
2．财务部负责按合同付款。
第2章采购合约管理规定
第4条采购下单
采购部下订单方式有三种，具体说明如下图所示。
采购订单下达方式示意图
第5条订购单适用范围规定
1．标准化产品，不易发生错误。
2．公司与供应商双方有很高的互信度。
3．在已有长期合约的情况下，每次订购采用订购单即可。
4．出现交货问题，容易处置。
5．交货、验收流程成熟、严密。
第6条国内采购合同规定
1．明确所订物料之名称、规格、编号、数量、单价、总价、交货时间、地点，并与请购单一致。
2．明确付款方式，包括一次付款、分期付款、下批付款等。
3．规定延期罚款的责任、尺度、赔偿方式。
4．规定解约的办法，保障双方权益。
5．商定验收方式与质量问题处理方式。
6．规定供应商保证责任。
7．明确其他认为应予附加的条款。
第
升级会员 