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1.目录

摘要·······························2

引言·······························3

一、秘书的书面语言························3

二、秘书的口头语言························5

三、秘书与公关语言的使用·····················8

谢词·······························9

参考文献·····························10

摘要

所谓公关语言艺术，是指在社会交往活动中借助语言媒介来使组织与公众，组织与组织之间相互理解，相互协调，相互适应，为组织树立良好的社会形象，也就是说能引起对方愉悦性的互动，即满意的反应，从而形成良好的氛围，产生最佳的“社会效应”。

作为秘书，必须加强语言艺术修养。

提高语言表达能力，才能把本职工作做好。

在秘书工作语言中，如果能够注意形象性、准确性、生动性，并融入饱满的情感，则能使秘书语言异彩纷呈，富有感染力。

本文主要探讨了在秘书工作中语言的重要作用，秘书工作中语言艺术的主要内容以及如何加强语言艺术的修养等问题。

并主要从书面语言与口头语言的角度来研究秘书工作中的语言艺术。

关键词:

语言 艺术性 秘书工作 作用

现代秘书的公关语言艺术

[引言]秘书人员的语言交际,是秘书人员凭借语言为做好秘书工作而互相传递信息、交流思想、组织活动、协调工作,以求彼此了解、共同合作的一种社会职业活动.秘书人员能否胜任事物性工作,能否被上司信赖,能否很好的与人沟通,与是否具备良好的语言表达艺术有很大的关系.

随着科学技术发展的不断加快，行政管理事务的不断复杂化和多元化，作为时代不断呼吁而出的秘书学已作为一种新兴的社会语言展现在现代社会和人们的眼前。

而在秘书工作中起交流、沟通与传达的特殊作用的秘书工具----秘书语言，已直接影响着秘书工作的顺利完成与否。

秘书语言对加强行政管理、提高经济效率、增进社会效能起着不可替代的作用。

秘书在联系上下、沟通左右、协调内外的枢纽部门工作，必然要与各种人打交道，必须讲究交际的语言艺术，才能广结人缘，促进社交成功。

因此必须能很好的掌握与使用书面语言和口头语言。

一、秘书的书面语言

（一）秘书书面表达就是为领导起草文书、撰写公文等各种实用文体。

1．秘书的书面表达与一般的书面表达有许多的共性：

他们都是思维化意和成文的结合，都是表明技法与各种智力与非智力因素的综合运用，也有一定的操作行为……但秘书书面表达写出的制作的成品，是依法行政和进行公务活动的重要工具，是特殊的文章。

（1）秘书书面表达出于公务活动的需要，处于群体社会的需要，因此，书面表达构思过程中受到种种的限制。

作者在写作前须得到代表机关或组织集体意志的领导人授权，显然秘书进行书面表达在很大程度上不取决于个人写作愿望与意图。

（2）如果单位领导要求将谋一份工作情况书面上报，就要求秘书马上撰写“报告”公务文书；如果上级某一决策意见需要马上传达贯彻，就要求秘书撰写下行公文。

诸如这样的公文写作，不管秘书想不想写，都要执笔起草成文，而且在表达过程中不得自作主张，抒发己见，任意发挥。

只能根据公务活动的客观需要，由领导集体或负责人安排，这与一般的书面表达有着本质的区别。

2．在企事业单位中，秘书完成撰稿后，其写作的主体不是秘书本人。

公文书面表达的主体是依法成立并以自己名义行使职权和承担义务的单位。

公文内容代表的是单位的意志，它必须以单位的名义或其法定代表人的名义制发

（二）秘书能否写出好的公文，发挥预期的功效，与秘书的理论水平、思想素质、写作技巧等有着密切的关系，也与秘书驾驭书面语言的能力有着直接关系。

1．准确性。

公文的准确性是指对党和国家的方针、政策、法律以及有直接规定的理解要准确；撰写公文要完整，准确的体现领导机关的意图；使用文种要正确等。

这些都是作为一名秘书人员撰写公文最基本要求。

（1）用词要准确。

①词是用来表达概念的，我们在撰写公文时，对所用词语要认真推敲，看能否准确表达概念所反映的事务的本质属性。

②托尔斯泰说过：

“语言艺术家的技巧就在于寻找唯一的需要的词的唯一需要的位置。

”秘书应该是语言艺术家，所以在遣词方面一定要找到唯一的词和唯一需要的位置。

（2）人名、地名、时间、简缩要准确。

①在书写公文时，若该公文是一位领导或代为领导行文时，在署名处必须写上发文机关具体负责人，必要时写上头衔，不得只写姓不写名。

如:

中华人民共和国主席胡锦涛；在公文中出现地名一律用全称。

如“上海”“北京”“山东”“重庆”不能写成“沪”、“京”、“鲁”、“渝”；

②对于公文出现的时间必须注明年月日，并且年份一律用全数，不得省略。

例如：

“二○○七”，不得写成“○七”。

③公文中特别生僻的语词，其意义多为读者不能理解，也应当做必要的解释。

（3）标点符号要准确。

标点符号是公文中重要的组成部分。

使用准确与否，会直接影响到公文内容的表达。

在公文中，经常使用逗号和句号，我们要防止一逗到底的现象。

如“三日内蒙古共和国有暴风雪”本来，在“三日内”后边应有逗号，这样，语义就十分明确，但若缺少这一逗号后，语义就会大大改变，甚至带来严重的错误。

  2．简洁性。

公文的简洁性，历来受到人们的重视和赞扬。

不少仁人志士主张治理国家的公文写的短些，反对拖沓冗长、反对做表面文章。

朱元璋责打刑部主事茹太素，就因为他把本来五百多字就能说清楚的奏疏写成万字长篇。

秦李斯的《谏逐客书》，三国诸葛亮的《出师表》，晋李密的《陈情表》等奏议。

都是古人为我们留下的既短又好的公文名篇。

  3．庄重性。

公文用语非常讲究其庄重性，这与文学写作用语有一根本性的区别。

公文用语之所以特别强调庄重，是由于公文写作的特殊性质决定的。

“庄重”即庄严郑重，它是有党和国家处理公务应有的严正立场和严肃庄重态度在公文中的体现。

（三）秘书人员要想在尊重公文庄重性、简洁性、严谨性的前提下，能够适当的对语言的文采施加运用，更能体现公文的实用性，具有感染力。

这就需要对其书面表达语言深加研究，不断提高自己的政治思想素养和学习理论知识的能力。

“不积小流，无以成江海”平时多注意积累，“问渠哪得清如许，为有源头活水来。

”向领导学习，向群众学习，汲取宝贵的经验，丰富自己的实践生活，才能写出好的文章来。

二、秘书的口头语言

（一）秘书在工作中每天和同事、领导之间都要沟通。

说什么、怎么说，什么话能说，什么话不能说，都应“讲究”。

可以说，在工作中“说话”就是一种语言艺术。

 1．迎接与接待。

“有朋自远方来，不亦乐乎”。

迎接与接待是秘书工作中最基本的社交活动，它们往往是相互关联的社交行为。

迎接与接待语使用得恰当与否，有时直接影响到社交效应的好坏。

（1）常用的“迎接”语主要有：

对领导可用“欢迎莅临指导！

”

对重要宾客可说“您的到来，使我们倍感荣幸”。

（2）公务活动和社交场合常用的“接待”语有：

①称呼语

在待客礼仪中，恰当的称呼是尊重他人的表现。

包括：

以职位的尊称；以学位、职称的尊称；以职业的尊称等等。

②征询语

在接待过程中，了解宾客的要求是不可避免的，直截了当的征询语如“你想干什么？

”定会引起宾客的反感。

得当的“征询语”为：

请问，我能为您做些什么？

有什么需要帮忙的吗？

您需要什么帮忙吗？

我将竭诚为您服务！

③应变语

秘书在接待过程中，会面对形形色色的人，可能要应对各种各样的服务要求。

本着有礼、有节的原则，应用委婉、含蓄的语言来拒绝一些不恰当的要求，用幽默、机智的语言来扭转一些令人尴尬的突发场面。

（3）公务活动和社交场合常用的“送别”语有：

感谢您的到来！

祝您旅途愉快，一路平安！

2．感谢与道歉

（1）感谢。

古人云“受点滴之恩，当涌泉相报”。

在秘书与人交往中，常常受到他人的帮助与恩惠，此时应马上向他人表示感谢，使对方感到自我价值的实现，从而产生自豪感。

这说明我们懂得尊重他人的劳动，也是我们自身良好素养的体现。

只有这样，才有可能得到他人的尊重和认可。

（2）道歉。

古人云“人谁无过，过而能改，善莫大焉”。

在秘书与人交往中，自己的言行难免会给他人带来麻烦和不便，或者在人际交往中秘书的言行举止可能有所失礼，此时就应立即使用道歉语向他人致歉，表达自己的歉意。

真诚、恰当的道歉，可以挽回自己的过失，得到他人的谅解。

3．祝贺与慰问

（1）祝贺。

俗话说：

“赠人玫瑰，留有余香。

”向别人表达祝贺语，一方面会使对方的心情更为舒畅，另一方面会让自己的心情变得愉悦，双方的关系更为密切，这不失为情感交流的一种有效方式。

 祝贺的方式有很多种，诸如口头祝贺、电话祝贺、书信祝贺、贺卡祝贺等等。

（2）慰问。

根据对象的不同，可分为两类：

一是对具有突出贡献的集体和个人表示问候；二是对由于某种原因，暂时遭受困难的个人或集体表示同情和安慰。

 慰问语的总体要求是：

感情真挚，语言亲切。

 4．电话接听与应答

 由于电话沟通，双方彼此“不识庐山真面目”，所以打电话的艺术，沟通的效果，主要体现在语言上。

要想有效提高公务电话的工作绩效，应注意以下几点：

①控制铃响时间

一般情况下，对于公务电话应该在电话铃响三声之内接听。

②说好起始语

起始语即招呼语，要尽量简洁、亲切。

③规范应答语

如果秘书接听的是一个咨询电话，应答时要尽量注意使用专业、规范的语言，给对方一个满意答复。

④倾听要耐心

在接听电话时，秘书要成为忠实的听众，耐心倾听，适时地给予客户回应，表明我们很关注他（她）的话语。

⑤控制语气、语调

公务电话，不仅要特别注意使用好“十字”礼貌用语：

“您好”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“再见”，还要注意接听、应答电话时的语气语调。

5．寒暄与聊天

（1）寒暄的技巧

寒暄要讲究方式方法，否则会遭到“话不投机半句多”的尴尬。

①注意礼节，要态度诚恳真诚、用语客气礼貌。

②把握分寸，要尊重对方隐私、留意对方反应、把握寒暄时间、注意寒暄场合。

③讲究策略，要表达友好和关心、善于从细节中获取所需信息、为融洽相处创造条件。

④善于选择话题，要选择适合语境的话题；力求做到“新”、“美”、“巧”。

（2）聊天的技巧

 清人敦诚将聊天分为“上乘、中乘、下乘、最下乘”四个等级，可见聊天质量也有高低之分。

高水平的聊天一定是高尚的、愉快的、而且能“聊”出效果。

能否达到这个水平，关键在于参与者的聊天技巧。

①寻找共同话题，激发彼此兴趣，临场发挥，就地取材。

②控制话题：

因势利导，自然过度，听、说兼顾，相互交流。

③创造文明和谐气氛：

友善礼貌，避免争执，诙谐幽默，寓庄于谐，内容健康。

6．赞美与批评

（1）赞美的作用

在社交中，适时给予对方真诚的赞扬，会使他感到喜悦、兴奋，从而与你亲近、友好。

可见，赞美有助于增进友谊，是改善人际关系的好方法。

给人以真诚的赞美，体现了对人的尊重、期望与信任。

（2）批评的作用

  批评中含有品评、判断的成分，通过指出思想行为中的问题，给人以影响或鞭策，使之能积极地改善行为。

对人提出批评，容易伤和气，但为了对对方负责、对工作负责，我们不可能回避。

7．鼓励与劝慰

（1）鼓励的作用

  人们在成长过程中，习惯于根据别人的反应来评价、调整自己的行为，当受到鼓励时，会精神焕发，信心倍增，向着积极的方面发展；当受到指责时，就可

能悲观失望，一厥不振。

鼓励有助于当事者明确方向；鼓励能促使人勇敢地面对困难，迎接各种挑战；鼓励能帮助人们树立和增强自信心；鼓励还可以唤起人对生活、学习和工作的激情，从而充分发挥自己的潜能。

（2）劝慰的作用

  在一个充满温暖的环境中，人对生活更有信心。

人们常常把别人的劝慰比作雪中送炭，能给不幸者以温暖、光明和力量，帮助不幸的人分担痛苦，振作精神。

这体现了世间真情，是为人处世的美德，这也是每个人应尽的责任，因为世界需要热心肠。

（二）秘书与公关语言的使用

公关语言能有效地协调公众关系，帮助人们达到交谈的目的，它是秘书必须掌握的公关技能。

公关语言的基本要求是温文尔雅，在具体使用中，常见的方式有：

1．多用礼貌语

在交际中使用礼貌语，通常要做到“四有四避”，即有分寸，有礼节，有教养，有学识，要避隐私，避浅薄，避粗鄙，避忌讳。

2．多用赞美语

交谈时对对方的成绩、良好品德、行为、态度予以肯定、称赞，让对方的自尊心得到满足，为交谈创造良好的气氛。

同时做到不要肉麻的吹捧、不合事实的阿谀奉承。

3．多用鼓励语

秘书在与公众交谈时，不能直通通地否定对方的讲话，如“不对！

”、“你弄错！

”、“这绝对不行!

“你的话没价值！

”等等。

这类话刺激了对方的感情，伤害了对方的自尊心，使他对你产生抵触情绪，对你下面的解释、说明听不进去。

如果改用对他说话中合理部分加以肯定，鼓励，如：

“你说的话中有一定的道理。

”“你所说的一些事是事实。

”再委婉的指出他讲话中的缺失，他就容易接受。

4．使用幽默语

幽默的言辞能使交谈富于情趣，增添欢声笑语，活跃气氛，化解尴尬局面，

融洽双方关系，且能给对方留下深刻而美好的回忆。

因此，秘书在讲话中要善于运用幽默语，插入些成语典故、笑话，当然，要做到贴切自然、内容健康。

5．考虑委婉性

秘书的工作具有保密的性质。

对客人提及的一些属于组织机密的话题，秘书

既要保守机密，又要顾及对方的自尊和感情，要尽量软化语言，委婉曲折地回答，

避免言语带有刺激性。

6．注意体态语

  体态语是表示思想和感情的一种微妙的语言，秘书要懂得和善于使用体态语。

包括：

首语、手势、坐姿、站态、走态、眼神、表情和双方距离的远近等。

要准确把握和使用各种信息传递中的秘书语言，沟通和交际中的秘书语言，以正确传达领导意图。

秘书是一个富于挑战的职业，语言艺术与秘书人员辅助决策,协调关系,自身提高都有密不可分的联系。

秘书工作以语言艺术为媒介，是传递信息、交流思想、表达感情、开展工作、建立友谊、增进了解的一种重要形式。

它在秘书工作中发挥着极其重要的作用,是秘书人员不可忽视的一种修养和技能.

谢辞：

在论文即将完成之际，我的心情无法平静，从开始进入课题到论文的顺利完成，是导师给了我无言的帮助，在这里请接受我诚挚的谢意！

感谢我的导师，本文的完成，离不开她的悉心指导和孜孜不倦地教诲。

参考资料

1．《秘书语言学》（刘永凯著 中南工业大学出版社）

2．《公文写作格式与技巧》（张保忠著广州经济出版社）

3．《秘书原理与实务》（钱立静主编 合肥工业大学出版社）

4．《实用口语交际》（申明清、陈民民主编 上海科学技术文献出版社）