文秘工作实务教程.docx
《文秘工作实务教程.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文秘工作实务教程.docx（16页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
文秘工作实务教程
目录
总则
第一部分公文格式关键注意点
一、排版
二、主体部分详细说明
三、特别注意事项
第二部分子公司文件分类及处理方法
一、各类办文封面的使用
二、文件质量及生效要求
三、归档要求
第三部分传总部文件的特别注意事项
一、拟定文件内容要求
二、不给予办理的情况
三、进一步明确的问题
四、非物资审批权限如下
第四部分标点符号及数字的正确使用
一、标点符号的用法
二、数字的用法
第五部分会议纪要培训教材
一、拟写要点
二、记录与纪要的区分
三、结语
公文管理工作实务教程
本教材格式方面依据《国家行政机关公文格式》《国家行政机关公文处理办法》，流程及内部公文管理方面均结合本集团实际情况拟定，解释权归董事局办公室秘书处。
公文管理主管部门：
企管办是子公司内部公文工作的唯一管理部门，其他科室不得擅自拟定自己的红头，严禁不经过企管办统一行文、统一办理而随意乱用红头。
公文管理原则：
本着实事求是的原则开展。
所有文件以纸质文件为准，电子版文件无效，台帐与实际纸质文件必须一一对应，不得虚报台帐。
公文管理工具：
公文管理台帐。
保持连续性和完整性，一个公司一个年度只有一个台帐，不得按月份制作多个台帐，以避免管理混乱。
第一部分公文格式关键注意点
一、排版
行距设置：
一般为固定值28磅，可在25磅～28磅之间调整。
但如最后一页纸只有版记内容时，需做调整，不采用“此页无正文”方式；具体方法：
应先通过调整行距方式，然后可适当调整页边距和删减内容。
二、主体部分详细说明
1.标题：
文号下空两行书写。
二号宋体加粗字，居中排列，如有回行，要做到词义完整，排列对称，间距恰当；
2.主送机关（就是文件开头的称谓，必须有）：
标题下空一行，顶格书写后用全角冒号；如使用“您好”字样，左空2个字；
3.正文：
每自然段空2个字，回行顶格。
需要用序号说明的，第一层用“一、”，第二层用“
（一）”，第三层用“1.”，第四层用“（１）”。
如有附注说明的事项，在成文日期下一行用三号仿宋体字，左空2个字书写加圆括号；
善于使用附件：
如有表格、或者需要详细阐述的事情，请使用附件形式。
格式：
在正文下一行空2字写上“附件”两个字，后用全角冒号+附件名称，附件名称后不加标点符号。
多个附件写法，见附件。
附件与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，并且序号顺序和正文里的序号保持一致。
4.落款：
只写成文日期，总经理签名在日期上方，用正楷字，且注意零的书写要用“插入特殊符号”里面的。
5.版记：
“主题词”三个字用黑体三号字，居左顶格，后标全角冒号；词目用三号宋体字，词目之间空1字，主题词中不能加任何标点符号。
抄送：
左空1字，三号仿宋体字，用全角冒号标识，用逗号隔开，最后一个抄送机关标句号；只有一个抄送机关时，不加标点符号。
印发机关和印发时间、打印份数和归档份数的书写，一律用三号仿宋体字，机关左空1字，时间右空1字，用阿拉伯数字。
三、特别说明
1.版记的最后一个要素（打印份数和归档份数一行）必须在页面的最后一行；
2.不能采用“此页无正文”方式；
3.发文机关标识（红头）规格：
高2cm，宽15cm；红色反线宽17cm。
4.公文、纪要方面业务和专业性要求，以秘书处要求为准。
第二部分子公司文件分类及处理方法
公文管理工作是企管办一项基础工作，切实做好文件管理工作至关重要。
此处理方法仅适用于集团下属子公司的公文处理工作。
红头有两种：
（见样稿）
公司红头：
公司全称+文件（集团统一备案的文号）
纪要红头：
公司简称+纪要（公司文号插入“会”字）
文件种类有：
对外报送的请示等
发文上传总部文件
主分公司内部的通知、决定、通报、会议纪要
要
分外收文：
外单位函件、通知、公告等正式文件
为收文内部请示
集团来文
办文封面：
办文单：
所有收文使用
主要有
发文稿纸：
内部通知、通报、会议纪要等。
办文用章：
骑缝章：
（所有公文用此章）尺寸为40mm*18mm，字样统一使用“xx集团骑缝章”；字体：
宋体
办文章：
（凡收文用此章）尺寸为45mm*25mm；字体：
仿宋体
（刻制办文章，如已经印刷带有办文章的办文单，可继续使用）
办文章中的办文号填写：
（公司文号+“办文”字样即可）
集团来文
**办文字2009年**号或者
**办文字2009年集**号
与台帐的序号一致
内部请示
**办文字2009年内**号
是第几份就写几，肯定和序号不一致
外收文
**办文字2009年外**号
与台帐的序号一致
不能将三类文件一起交叉编号
各类文件区别：
文种
签发区别
版记区别
办文
封面
备注
内部请示
内部请示由科室主管在日期上面签字
制发单位写**公司规范简称+科室；主送、抄送均不写
办文单
办理情况必须详细填写
集团来文
外部来文
/
/
办文单
办理情况必须详细填写
内部通知
落款日期处加盖公章，总经理在发文稿纸上签发
制发单位写“**公司企管办”，不写主送，抄送根据实际工作需要填写
发文
稿纸
也可以写公司全称，但不能写其他科室
会议纪要
总经理在发文稿纸上签发
以企管办名义发
发文
稿纸
签发后方可下发电子版
内部通报
落款处加盖公章即可
处理通报均以公司名义,制发单位写公司全称
可不用
如需要总经理签字，必须用发文稿纸
上传总部请示
传总部的全部由总经理直接在日期上面签字
制发单位写公司全称；主送和抄送一律不写
总部办文单
与请示原件一并装订，做公司文件处理，不得划入集团收文之列
对外报送
落款日期处加盖公章即可；
制发单位写公司全称；主送和抄送可根据实际需要填写
/
台账中备注报送单位
一、各类办文封面使用
（一）办文单使用强调
1.内容提要：
不可照搬原文，提炼出文章主题，用一两句话概括说明文件内容，一般最多不超过3行字；
2.办公室拟办意见：
填写完整“呈**阅示，张三，日期”；
3.相关部门意见：
当文件为内部请示时：
办文单上面该项内容是指需要其他部门出具专业性意见的，比如工程科打一个调整工资的请示，那该项内容就是指人事科科长根据人事管理相关制度签署意见，然后再由总经理批示；
是外收文、集团来文时：
在收文经总经理批示后明确指示转**科室阅，或者请**科室落实之类的，将原件拿给相关部门负责人阅知，并由该负责人在此栏签字，表示已经转阅；如有需要，可复印给相关责任人一份；
4.办理情况：
必须填写处理情况、经办人、日期。
比如文件已经由文员张三在10月10日复印给**科室,必须在办文单下面的处理情况一栏写上：
“复印给**科室**人,张三,10.10”；
（二）发文稿纸填写
具体填写内容见发文稿纸样稿内各项说明，注意的是：
1.主送和文件称谓保持一致；
2.发文日期和发文经办人必须如实填写，不能提前打印。
二、文件质量及生效要求
（一）字迹要求
因铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写等耐久性差，不利于资料的保管，所以不能作为归档的材料。
墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、铅印、计算机打印可作为归档的字迹材料。
（二）纸张要求
所有文件必须是Ａ４规格纸张，不能用传真热敏纸，如接收的传真为热敏纸，必须用Ａ４纸张复印后使用并归档。
（三）避免出现无效文件
落款处，既没有加盖公章也没有负责人签字的文件属于无效文件，没有归档价值，可视为作废文件；
各类收文的办文单要求必须有总经理批阅意见，未批阅的，视为无效文件，没有任何归档价值，直接作废即可。
三、办理、归档要求
（一）分类归档
大致分为：
集团来文、公司文件、外收文，按台帐顺序归档。
其中外收文主要是指当地政府部门发来的红头文件、各类函件等正式文件；外部检验报告、统计报表、备案表等都不属于外收文。
（二）归档
所有正式办文的文件，必须在企管办归档原件。
第三部分传总部文件的特别注意事项
传总部文件的流转程序
原则：
按集团制度规定，所有上报总部的红头文件（不管报给谁的）统一传真到所属事业部，事业部初审后报送董事局秘书处统一办文，不得直接发往其他部门或分管领导处。
一、拟定文件内容要求
1.请购物资请示：
购买原因，物资名称、数量、单价，以及总费用金额；项目改造需要提供详细的预算清单；
2.买周转筐（盘）的，提供财务签字的盘存情况，具体包括上年度和本年度已经购买数量、目前总库存、报废数量、外欠数量、可正常使用数量；
3.如果有工伤类请示：
将受伤原因阐述清楚，费用清单，以及保险公司是否理赔等信息必须提供；
4.调整费用预算\薪资标准的，必须提供调整前、拟调整的费用额度，以及从几月份开始执行；其中如申请物流费用标准的，需要提供现行标准、申请的标准、调整幅度，否则不予办理。
5.涉及到支付当地政府相关费用的，必须提供相关文件作为附件；
6.支付预付款的，要有通过总部评审的《合同评审意见表》；
7.不能出现“公关”字样。
8.调价、增减产品代码等事宜，无需用红头文件行文，使用申请单直接与相关部门联系即可。
所有文件必须一文一事，要主意用词严谨、简明扼要
二、出现以下情况之一的，均不给予办理
1.没有采用红头文件格式进行书写，以及行文格式有明显错误、有错别字，或者标题不能紧扣文件主题的；
2.未按《行业管理制度》中供应系统制度明确的《非生产性物资审批权限》行文的；
3.一文多事的；
4.不是发文单位第一负责人签字的，以及使用设计签名、无法辨认的；
5.因未与相关行业管理部门（或分管领导）及时、有效的沟通，导致文件报送后再提出修改、撤回、重复报送的；
6.涉及到费用,但没有明确费用金额，多种物资没有提供品名、单价等清单的；改造项目没有提供详细的工程预算清单的；
7.没有通过企管办统一办理，由其他科室直接传真给秘书处的；
8.总经理出差期间不能由其他领导代签，必须通过可能的途径，确保文件时第一负责人签字，否则不给予办理；
9.过于口语化，以及大篇幅铺垫导致文件冗长的；
10.时间要求：
必须是当天的日期；按指标书规定时间传到总部，否则不给予办理。
三、进一步明确的问题
1.为更直接、有效的开展工作，批示后的文件如需要总部相关部门参与的，请自行与其联系，如一份文件批示“请工程部给予把关”“请工程部帮助解决”等，由分公司的工程科与工程部联系，如有必要请自行转发批示文件；
2.上传总部的文件，请考虑文件办理、流转的时间，杜绝报送紧急件；
3.越级报送、私自在分管领导处私自取回原件、自带文件给分管领导签字的文件，秘书处不再受理；
4.应加强行文前的与分管领导沟通，如出现前期未与领导协商，文件已批示不同意的，不再重复办理；
5.同类物资不能一次性报请多份文件，如需同时请购，必须汇总成一份文件报送；
6.不同类物资，同时请购，必须按物资种类分开行文；比如生产设备和办公设备不能在一份请示中。
四、非物资审批权限如下
（一）基建材料：
金额超过5万元（含）需分管总裁审核；
（二）维修配件
分公司总经理批示后，按《采购评审制度》采购即可；
（三）汽配物资
5万元（含）以上报总部批示；
（四）办公设备及用品
1.电脑采购：
需报总部批示；
2.电脑配件：
金额2000元以内的由分公司网管、总经理签字即可，2000元（含）以上报总部批示；
3.空调：
总部批示；
4.办公用具：
子公司总经理批示；
（五）促销用品
由销售公司统一执行，分公司不能单独请示
（六）员工礼品、福利、防暑用品、劳保用品
分公司第一负责人审批即可，采购金额超过2万元（含）的报总部批示；
（七）计量器具
采购金额达1万元（含）以上的报总部批示；
（八）娱乐设施
1000元（含）以上报总部批示；
（九）后勤设施（售饭机、洗衣机等）
5000元（含）以上的报总部批示。
第四部分标点符号及数字的正确使用
一、标点符号的用法
（一）公文的标题。
即一级标题的末尾，一般不加标点符号。
公文内部的标题，即二、三级标题的末尾，如果是居中标题，一般也不加标点符号；如果是缩两格标题，并且标有序号（如１．２．３，第一，第二，第三，），可以加句号。
公文内部的段首题，即用公文自然段落的第一个句子所作的标题，其末尾可以加句号；如果不加句号，可以在段首题与其后的公文内容之间空一格。
公文标题的内部，除用书名号和引号外，尽量不用标点符号。
（二）呼语中标点符号的用法
讲话稿、报告稿等公文中，一般都使用呼语，例如：
“各位代表”、“同志们”。
在讲话稿、报告稿中第一次出现的呼语，要顶格写，末尾一般加冒号，有时也可以加叹号。
第二次以后出现的呼语，要缩两格写，末尾可以用冒号，也可以用叹号。
在段首的呼语，可以用冒号，可以用逗号，也可以用叹号。
较长的呼语，末尾一般用冒号，内部用顿号或逗号。
（三）结构层次序数中标点符号的用法
第一层用顿号：
一、
第二层用括号：
（一）
第三层用小圆实心点：
１．（注意：
不是顿号）
第四层为用括号：
（１）
在使用括号的层次序数，括号外不再加其他标点符号。
在“首先”“其次”“再次”以及“第一”“第二”“第三”之后分别用逗号。
（四）句号的特殊用法
１．在一些公文的开头语和其他段落的最后用以提起下文的一句末尾，过去常用冒号，现在可以用句号。
２．在一个使用分号的句子内部，不可以用句号。
如果必须用句号，后面的分号要改用句号。
（五）在×××说之后，如果原文独立引用别人的话或文件的内容，用冒号；如果将别人的话或文件的内容，用自己的话进行表述，用逗号。
（六）在公文正文中出现的公文名称，如果使用全称，应加书名号；如果使用简称可不加书名号。
如果是草案，使用全称时，应将“草案”二字用括号括起，置于公文名称之后、书名号之内；使用简称时，不加书名号和括号。
（七）在用“以及”、“和”连接的句子中，在“以及”、“和”之前可以用逗号。
二、数字的用法
注意区分：
阿拉伯数字：
123
大写：
壹贰叁汉字：
一二三
（一）用阿拉伯数字的情况及注意事项
1.公历世纪、年代、年、月、曰、分、秒，要求使用阿拉伯数字。
如，公元前9世纪、公元前221年、20世纪80年代、公元1949年10月1曰、15时20分45秒等。
年份一般不用简写，如：
2005年，不应写成05年。
2.统计表中的数值，如正负数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。
例如，34568、-23.5、1:
500、56%、1/8等。
3.物理量量值必须使用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。
如300kg、15cm、350C等。
非物理量，一般情况下应使用阿拉伯数字，如11个月、100名。
但小学和初中教科书、非专业书刊的计量单位可使用中文表示。
如200kg（200千克）。
4.5位以上的数字，尾数多零的，一般可以以“万”、“亿”为单位计数，如658000000，也可以写成65800万，或者6.58亿。
5.一个用阿拉伯数字书写的数值应避免断开移行。
6.部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，须用阿拉伯数字。
例如：
38915部队、总3211号、国办发〔2005〕8号文件、T37/T38次快车、HP—3000型电子计算机、90号汽油、维生素B1等。
7.引文标注中的版次、卷次、页码，除古籍应与所引版本一致外，一般要使用阿拉伯数字。
例如：
见《列宁全集》中文2版，第22卷，208页，北京，人民出版社，1990。
8.表示数字的范围也有写法的讲究。
例如：
“3万～8万”，不能写成“3～8万”；5%～15%，不能写成“5～15%”。
（二）使用汉字数字的情况及注意事项
1.带有“几”字的数字表示约数，必须使用汉字。
如，几千年，十几天，一百几十次，几十万分之一。
2.用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”等表示的约数一般用汉字。
如，这个协会举行全国性评奖十余次，获奖作品一千多件，协会吸收了约三千名会员，其中三分之二是有成就的中青年。
3.无论是使用汉字还是阿拉伯数字，如有模糊数字在文件中出现，应当模糊一头，而不能模糊两头。
如，近百人或百人左右，不能写或“近百人左右”；80％以上或接近80％，不能写成“接近80％以上”等。
会议纪要培训教材
会议纪要作为公文的一种，要求必须具有高度的严肃性和严谨性，就如何写好会议纪要来说，下面先从理论和案例分析两大方面简单介绍一些纪要拟写的基本要求。
一、拟写要点
（一）发文机关标识，即红头
由公司简称+会议纪要组成，比如“扶余联润公司会议纪要”、“丹江口福润公司会议纪要”；会议纪要的文号是公司文号+“会”字即可，其他编写方法无效
（二）会议纪要通常由标题、正文、版记构成。
1.标题：
“会议名称+纪要”；
2.正文（一般由两部分组成）
（1）导言。
主要用于概述会议基本情况，包括会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果；
然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：
” 或“现将会议主要精神纪要如下：
”等语句转入下文。
这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。
（2）会议概况。
主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。
二是会议的精神和议定事项，有时还包括议定事项的意义；
成文日期即纪要定稿时间。
一般在标题下居中位置用括号注明年、月、日，也可以在落款处，但两种方式不能重叠。
（3）版记。
包括主题词、主送、抄送、制发单位及时间、打印和归档情况（因纪要没有称谓，主送必须写，如果没有抄送单位，直接删除行）。
（三）注意事项
1．会议纪要概括要全面，且要如实反映会议精神。
不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写；
2．要具备一定的分析、综合能力和表达能力，表述上做到重点突击，条理清晰，文字简练；重点应放在会议达成的意向、提出的重要工作部署，而不是叙述会议的通报内容、召开过程，切忌记流水帐；
3．会议纪要一般采用第三人称写法。
由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等。
二、记录与纪要的区分
首先，从文体方面看，会议纪要是正式的公文文种。
而会议记录不是。
他是原始材料。
其次，从内容上看，会议纪要有选择性、提要性，不需一一记录。
其三，从形成的过程和时间方面看，会议记录是与会议同步产生的。
会议纪要则要在会议结束后，根据记录内容，通过选择归纳、加工提炼之后才能形成。
其四，会议纪要通常要以文件形式发布，用来传达会议精神和议定事项，而会议记录只作为内部资料，一般不公开，只备查考。
其五，从形式上，会议纪要需要有议定的公文规范格式，而会议记录写法灵活。
会议纪要通过记载会议的基本情况、会议的主要成果、会议议定的事项，综和概括的反映会议的基本精神，以便统一认识，在会后贯彻落实。
三、结语
想写好一篇规范的会议纪要，不仅需要掌握一定的专业知识，还需要拟写人员有一定的公文基础和很好的文字功底，这两个基本功是需要在实践中逐渐摸索、逐步提升的。
除了这些基本功还需要拟写人员做到以下几点：
1.越高级别的会议就会全面，综合性就越强，会议往往覆盖面比较大，这就需要拟写人员对企业的生产、经营、管理模式等都有一定的了解，否则会出现会议提及的问题不知道，提及的术语不知何指等现象，理解的偏差容易导致会议精神传达失误；
2.想写好纪要先做好记录是重要环节，如实的、快速的把会议内容记录完整，也需要拟写人员快速反应，掌握一些速记技巧，否则会导致错记、漏记等问题；
3.因为在企业中，一般都是人员兼职，没有专门的专业性强的速记员，纪要拟写人员都是以自己的方式来完成所谓的“速记”。
为了确保会议精神准确传达，一定要做好录音工作。
升级会员 