部门职能表(办公室).doc
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®部门职能表
部门名称：
办公室上级部门：
总经理生效日期：
2004.11.1
部门本职：
承担政令传达、后勤服务、企业文化建设、信息平台建设等功能，为公司发展提供基础平台保障。
主要职能详见下表：
序号
主要职能
模块
人事管理员
编制人：
殷亚妮
职能描述
1
服务支持、信息收集与监督
执行
1、为公司高层做好日常服务工作，为公司领导日常工作的顺利开展做好坚实的后勤保障。
2、为公司高层收集经营管理过程中存在的问题及相关信息，为公司领导的决策提供依据。
3、贯彻落实公司高层的旨意、监督相关规定以及公司高层决议的执行，推进公司执行力建设。
2
公司高管日常行政文秘事务处理，公司高管层的办公、会议、接待、差旅的服务安排
1、收集、汇总公司年度综合性资料，草拟公司年度总结、工作计划和其它综合性文稿，撰写高管的发言材料。
2、建立公司信息资料库，收集和整理公司所需要的内部资料和外部信息。
3、公司文件的起草、修订与管理。
4、负责收集、处理公司相关传真、信件、电话事务。
5、公司高管所需材料的复印、打印。
6、收集各部门的日常工作信息并及时反馈给相关高管。
7、协助总经理组织召开重要会议并做会议纪要。
8、公司相关来访客人的接待工作（订餐、订票、订房、车辆安排等）。
9、总经理授权事务的检查、督办。
3
公司文件、档案、图书的管理
1、制订公司的档案管理办法、图书管理办法报批并发布。
2、制订公司的公文规范，形成标准版面（通知、文件、传真、制度）。
3、负责公司各部门相关制度的格式审定、存档、定密级等工作。
4、负责公司档案室、图书室的日常管理工作（如入库、借阅等）。
4
车队管理
1、负责车辆管理制度的编制与执行情况的监督，规范管理和使用。
2、负责各部门车辆需求的安排及车辆使用的调度。
3、车队的日常事务管理，车辆和行车安全的管理。
4、用车费用的核算。
5、交通事故的处理及与交警部门的信息传递。
6、定点加油站的合同谈判、费用结算及加油注意事项的跟踪。
7、定点维修厂的合同谈判、费用结算及维修过程监控。
8、车辆档案的管理及保存。
5
公司信息流通渠道的建立
1、公司局域网的组建与维护。
2、公司网站的建设与维护，定期收集信息更新网站内容。
3、公司计算机硬件系统的采购与维护。
4、公司软件系统的采购与维护。
5、公司新项目的推进与组织。
6、公司OA的策划与推进。
7、公司保密工作的策划与开展。
8、与公司发展相关信息的收集、分类、传递与归档。
6
企业文化
建设工作
1、负责公司的CIS（VI、BI、MI）系统的建立及推行。
2、公司产品形象和企业形象的塑造与推行。
3、公司内部宣传刊物的编辑、印刷与发布。
4、公司宣传片、公司简介、礼品制作的策划、组织和实施。
5、重大接待、会议的参与和报道。
6、建立有效的新闻媒体关系。
7、公司重大活动的参与组织与策划。
7
印信管理
1、制订公司的印信管理制度，明确相关管理职责。
2、根据公司领导的批示，到公安局定点刻章单位刻制印章。
3、公司公章、各类专用章、部门印章使用情况的监控与管理。
4、用章登记及审批资料的保存。
5、公司介绍信的管理办法的制订和监督落实。
6、相关印章的日常使用管理。
8
安全保卫管理
1、编制公司的人员出入、车辆出入管理制度并督促执行。
2、日常的巡逻、检查、值班、站岗工作。
3、日常的人员管理、车辆管理工作。
4、公共区域的财产、设施管理工作。
5、突发事件的信息传递和临时处理工作（如火灾、自然灾害等）。
6、物料、财物及其它物品的放行工作（依据规定）。
7、公司员工厂纪厂规遵守情况的监督与处理。
8、各类刑事案件的现场保护、调查及与执法部门的联系。
9、周边单位的关系维护。
10、员工违纪情况的调查、教育与处理。
11、其它安全保卫相关工作的开展。
9
办公用品
的管理
1、制订公司办公用品的相关管理办法。
2、办公用品日常管理（计划、入库、发放、盘点等）。
3、相关办公用品费用的统计与报批。
4、礼品的日常管理。
5、公司贵重公共办公用品的日常管理。
10
接待管理
1、编制公司接待管理办法并督促各部门执行。
2、公司接待日程的安排与准备。
3、相关接待事项的准备（欢迎牌、姓名牌、音响、简介等）。
4、按时间、按要求准备相关接待事宜。
5、接待过程中相关服务工作。
6、公司总台的日常接听与转接。
11
法律事务
的管理
1、收集公司需要的法律法规及地方性政策，并督促执行。
2、组织相关人员进行法律意识、知识培训。
3、合同内容的审核。
4、处理各种侵权纠纷、经济纠纷和合同纠纷。
5、负责公司知识产权的保护。
6、证券法律事务。
12
对外日常行政事务的办理
1、根据需求刻制印章并按要求转档案管理员。
2、公司员工名片的印制。
3、公司边防证、护照的办理。
4、公司对外电信业务的办理。
5、公司相关物业的租赁跟踪。
6、公司对外材料的报送。
7、其它对外行政后勤业务。
13
总务管理
1、公司宿舍的日常管理。
2、公司办公室的清洁卫生管理。
3、公司食堂的日常管理。
4、公司办公、生活以及公共设施的维修。
5、通讯系统的日常管理。
6、公司绿化环境的改善。
8、公司客房的日常管理。
9、公司康体娱乐设施的日常管理。
10、依据相关制度对固定资产进行日常管理。
11、其它后勤服务工作。
1、根据公司发展战略，制订部门中长期发展规划与年度工作计划。
2、对部门年度工作任务的分配和调整。
14
部门管理事宜
3、组织制订和执行部门各项规章制度和规定。
4、制订、修订本部门的组织架构图和岗位架构图。
5、执行公司各项规章制度和规定。
6、参与本部门人员的招聘与斟选。
7、本部门员工的在职培训与指导。
8、对本部门员工进行绩效管理与绩效考评（月度、季度、年度）。
9、部门费用的预算与管理。
10、配合相关部门进行财产管理。
11、部门办公用品的管理与控制。
12、部门各类文件、资料和印签的管理。
13、部门会议的召开与管理。
14、部门工作的常规汇报。
15、对部门年度和月度工作进行总结，并呈报公司领导。
16、部门内部与部门之间工作的协调与沟通。
17、部门外联事务的管理。
15
上级委派的临时性工作任务
上级领导或上级部门交办的临时性工作任务。
备注：
1、部门名称：
是根据行业特点和国际惯例按其功能而确定的，一定要与部门本职相一致，越明确越好。
2、上级部门：
是沿指挥线向上连接的部门。
3、部门本职：
反映部门的本质职能，用一句话来体现，让人一看就知道这个部门是干什么的。
4、主要职能：
指对部门本质职能的分解，是指按行业传统和惯例基本上不能变更的职能，说明该部门主管那些事情，对那些事情负最终责任。
5、主要职能模块：
是对部门本质职能的分解，是对某几项相关职能的概括，通常用一个词组表示。
6、职能描述：
是对主要职能模块的分解，职能描述的格式为：
“根据/按照+名词，动词+（责任/任务/活动的内容）+（成果/目的）”。
7、制表人：
王定华
审核人：
职能模块14与15为通用职能模块。
批准人：
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