采购监督管理规定.doc

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采购监督管理规定

一、总则

第一条．为了规范公司的采购行为，加强公司采购的监督管理，防止资产流失，特制定本规定。

第二条．本规定是公司购买服务器、电脑、办公用品及其他物资过程中的决策、价格监督、质量检验等行为的基本规范。

第三条．公司应当按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则，建立健全采购管理的各项制度，防止采购过程中的不正当行为发生。

二、采购申请

第四条．业务说明

1、公司各部门员工都可以作为采购申请人提交《采购申请单》。

申请人填写采购申请表后，提交本部门经理审批。

2、采购业务分主自用商品采购和销售商品采购。

自用商品采购包括办公用品、配件、耗材、固定资产等。

销售商品采购包括签定购销合同的商品，客户委托代购商品。

3、自用商品采购，经部门经理批准后，需提交行政部确认。

行政部确认后，提交营销中心商务组发布采购信息。

4、销售商品采购，经部门经理批准后，需提交系统部指定人员确定配置清单。

系统部确认后，提交营销中心商务组发布采购信息。

5、商务组发布采购信息给公司内部询价人员（销售人员和采购部门）、外部询价员。

第五条．相关人员的责任

1、采购申请人：

1）采购申请人可以是各部门员工；

2）采购申请人负责填写完整的采购申请单；详细附件《采购申请单》；

3）采购申请人负责与系统部确认采购物品的配置、数量是否符合商务合同或项目要求及软件产品运行的要求。

4）如果客户与公司不签定商务合同，则采购申请人负责向客户索要委托代购函。

5）当销售采购的配置发生变化时，必需与系统部沟通后确定新的采购配置，并及时通知销售部商务组人员。

2、部门经理：

确认采购行为有效性。

3、系统部：

明确采购物品的配置、数量符合合同、项目、产品的要求。

4、商务组：

1）负责补充采购申请单的编号、版本号；明确要求报价反馈时间；

2）负责收集、整理、提交客户委托函归档；

3）负责发布采购信息给内外部询价员、采购监管人员。

4）收到采购申请人的变动采购申请单的通知后，及时通知内、外部询价员。

第六条．其他说明

1、采购申请单编号规则：

8位编码 年份4位+月份2位+流水号2位。

例如：

2007年9月销售部提交第一张采购申请单，该单据编号为20070901，版本号为1。

2、版本号规定：

第一次提交的采购申请单版本号为1。

如果中间有所改动，则版本编号改为2。

依次类推，每次配置清单的变化要求采购申请单编号不变，版本号依次改变。

三、采购报价

第七条．业务说明及要求

询价员在收到商务组发布的采购申请单后，自行询价，并填写采购报价表，在规定时间内反馈给采购监管人员。

第八条．相关人员的责任

1、询价员：

1）负责市场询价；详细填写报价单内容；在公司要求的时间内发送给采购监管人员进行比价。

2）负责审查最终供货商的资格（供货能力和单位信誉）。

2、商务组：

当采购申请发生变化时，必须及时通知询价员及监管人员。

3、监管人员：

确保询价员报价通道畅通。

第九条．其他说明

1、销售商品需要提供增值税专用发票，自用商品可提供增值税普通发票。

2、价值较高的商品，公司统一要求1-3年原厂商免费维护、一个月延期付款的账期。

3、采购报价单中写明付款条件、可提供的售后服务、运输条件等参考内容。

4、内、外部询价员在填写采购报价单时，必须填写供应商名称、联系人、电话等信息。

5、各询价员只有一次报价机会，报价单一经发出，不允许修改。

除非采购申请单变动时，允许再次报价。

6、各询价员之间不允许打探对方价格，一经发现，取消询价员报价资格。

四、采购比价

第十条．业务说明及要求

1、比价原则：

在相同付款条件、维护条件、运输条件下，选择报价最低者进货。

2、在规定报价时间结束后，采购监管员打印出来各询价员的报价表，汇总统计后形成比价表，明确采购供应商。

3、发送确认信息给中标的询价员、采购部门、财务部、系统部或行政部。

发送未中标的通知给其他未中标的询价员。

4、采购监管员不能判断哪个报价中标时，如果是自用商品采购，则上报主管行政的（副）总经理审批；如果是销售采购，则上报主管销售的（副）总经理审批。

第十一条．相关人员的责任

1、采购监管员：

1）保持公平、公正的原则，严格按照比价原则，选择供应商。

2）保存、整理询价员报价表和采购比价表，随时准备公司领导的检查。

3）及时通知采购部门、财务部门进行采购。

2、采购部门：

接到采购监管员的通知后，进行采购行为。

自用商品的采购部门是行政部，销售采购的采购部门是系统集成部。

五、采购入库

第十二条．业务说明及要求

1、采购部门在采购物品后，到行政部办理入库手续。

办理入库手续时，应提交采购申请单，填写入库登记表.xls，并签字。

行政部库存管理人员必须清点物品的是否与采购确认单一致。

2、如果是服务器等高端商品，则由系统部确认采购物品与采购确认单是否一致，并在到货确认单上签字确认。

行政部以系统部签字确认的到货为入库依据。

3、采购部门凭行政部入库单，供应商提供的发票，自行填写的付款申请单到财务部办理付款事宜。

如遇预付货款时，则采购部门凭采购确认单，自行填写付款申请单到财务部办理付款事宜。

第十三条．相关人员的责任

1、采购部门：

严格按采购确认单进行采购。

2、行政部：

负责核对入库物品与采购确认单是否一致。

3、系统部：

负责核对所采购的高端商品是否与采购确认单一致。

4、财务部：

负责核对付款手续是否起全：

商务合同或委托代购函、采购确认单、采购入库单、采购发票在数量、单价、规格、金额等是否一致。

如果一致，则财务付款；如果不一致，则有权暂不付款。

第十四条．其他说明

1、采购过程中发生变更时，采购部门应及时通知采购监管人员。

由采购监管人员确定是否重新采购询价或从其他供应商处采购，并书面通知采购确认表给采购部门、财务部、行政部或系统部。

2、采购付款的审批权限：

1）销售商品的付款：

由采购部门提交付款申请，经主管经理审批后，提交财务部审核后付款。

如果单张采购金额超过2万元，则提交总经理审批。

2）自用物品的付款：

由行政部门提交付款申请，经部门经理审批后，提交财务部审核后付款。

如果单张采购金额超过1万元，则需提交总经理审批。

六、奖惩

第十五条．公司经营者及其他公司高级管理人员，必须支持公司采购流程的实施工作，支持各询价员、采购部、采购监管员、系统部、行政部、财务部履行本规定的所述职责。

第十六条．公司员工有权对违反本规定损害公司利益的行为向公司有关部门举报。

举报行为必须提供相关证据。

公司对举报人给予保护，任何人不得打击报复。

第十七条．公司应当对以下人员予以奖励：

（一）降低采购成本贡献突出的采购人员；

（二）严格履行职责成绩显著的质量、价格监督人员；（三）举报违反本规定的采购行为经查证属实的人员；（四）为降低采购成本做出突出贡献的其他人员。

奖励金额在500—5000元之间。

如有特殊贡献，则奖励金额上报总经理办公会议讨论确定。

第十八条．对违反本规定弄虚作假、以权谋私、帐外暗中收受回扣和收受贿赂的人员，公司应根据情节轻重给予通报批评、记过、调离岗位、解聘、除名等处分；给公司造成直接经济损失的，应依法赔偿；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

七、其他

第十九条．本规定最终以公文流程形式实施。

公文流转布署完成前，采购流程及各类表格以邮件或传真形式传递。

邮件方式传递时，是以转发形式按照各审批流程来完成的，需保留原邮件（包括附件）内容。

第二十条．本规定自公布之日起实施。