超市业务流程手册确(定搞).doc

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业务工作流程

2012年3月

目录

一新建合同流程

二新建商品流程

三供应商资料变更流程

四商品资料变更流程

五食品、百货补货流程

六生鲜补货流程

七赠品订货流程

八特殊进价商品流程

九收货流程

十门店调拨流程

十一供应商退货流程

十二收货部发现审核后的验收单差异流程

十三商品报损流程

十四收银流程

十五单品促销折让流程

十六顾客退换货流程

十七组合销售流程

十八DM促销调价流程

十九店内促销流程

二十进／售价调价流程

说明：

本流程适用于与营采系统相关的业务流程与该系统无关的业务流程未包函其中。

一、新建合同流程

（一）、流程说明

1.采购员与供应商谈定交易条件及确定品项后，填写供应商资料单（手工）；

2.本地采购填写合同和供应商资料单，采购主管签字确认。

3.采购部经理审核（包括对品种的取舍、结算方式及进场费等），并签字确认。

4.采购部传送供应商资料单到电算组。

5.合同一份传财务部做结算、一份传采购部存档。

6.电算部根据采购经理审核后的供应商资料单录入，保存后与原单核对做制单审核、质检审核、物价审核；（进入采购管理子系统/合同管理/新建合同/新建单据中录入）

7.财务部核对合同正本，在系统中进行合同审核，生效；（进入采购管理子系统/合同管理/物价审核合同中审核）

8.录入员将传送的供应商资料单存档备查。

（二）、合同资料表格

部门：

本地采购、总部采购年　　月　　日

供应商名称

名称缩写

地址

公司传真

公司电话

手机

联系人

开户银行

邮政编码

经营范围

帐号

经营性质

国营、集体、私有、外资、合资、合作、有限责任

纳税号

法人代表

质检证号

卫检证号

一般纳税人标志

一般／小规模纳税人

采购员

默认结算方式

付款方式

支票、银行转帐、电汇、

现金、汇票

合同内容

扣项名称

扣项类型

分段金额

分段扣项类型

点数（%）或金额

制单人：

　　采购部主管：

　营采中心经理：

总经理：

（三）新建合同流程图

录入员将单据存档备查

财务核对合同正本，在系统中合同审核，生效

做合同审核

本地采购区域经理填写供应商资料单

采购员谈定供应商填写供应商资料单

资料带到总部采购采购部

采购主管审核并签字

采购经理审核并签字

传送供应商资料单到电算组

合同一份传财务做结算

合同一份传采购部存档

录入员录入、保存，核对后做制单审核、质检审核、物价审核

二、新建商品流程

流程说明

1.采购员与供应商谈定交易条件及确定品项后，填写商品资料单；

2.本地采购确定品项后，采购业务员填写商品资料单。

3.采购主管审核（包括对品种的取舍、进价、售价、结算方式等），并签字确认；

4.采购经理审核，总经理审批，并签字确认。

传送商品资料单到电算部；

5.电算部录入员根据审核后的商品资料单录入，保存后与原单核对做制单审核；

a）如是原有供应商，直接在该供应商里增加新品；

b）如是新建供应商，先做供应商资料录入，再录入新品；

6.录入员在系统中做质检审核、物价审核；（进入采购管理子系统/合同管理/质检审核合同/商品明细数据中审核）

7.录入员将审核的商品（新建）资料明细单存档备查。

供应商编码

商品条码

商品名称

品牌编码

销售单位

类别编码

原产地

供价

进项税率

售价

销项税率

倒扣率联营

是否免税农产品

销售规格

保质期（天）

商品引进及淘汰信息表（调整成横式表格）

课别：

供应商名称：

填单人：

采购部主管：

采购部经理：

总经理：

（一）、新建商品流程图

本地采购填写商品资料单，区域经理签字

总部采购员谈定商品品项填写商品资料单

传真或网传至采购部

采购主管审核并签字

采购经理审核签字

传真商品资料单到电算组

录入员录入保存，核对后做制单审核、质检审核、物价审核

商品订单流程

查

录入员将单据存档备查

三、资料变更流供应商程

此流程适合于，供应商合同资料内容的变更工作。

流程与“新建合同流程”相同，需填写合同资料表格。

四、商品资料变更流程

此流程适合于。

，商品资料内容的更改工作

流程与“新建商品流程”相同。

需填写商品资料单

五、食品、百货补货流程

（一）、流程说明

1.理货员店长核实库存量及日均销售量，确定补货量，并填写或网传补货申请（物流配送商品缺货需告知采购主管进货，物流配送不得直接要货）；

2.店长依据日均销售量及库存量审核补货数量确定订货量（外采商品订货传送电算部，电算部打印并转交采购）电话通知供货商送货；

3.供应商送货到门店，理货员验货核对数量；门店开具收货收据并双方签字确认、供应商送货单由专人送至电算部录入，打出单据一式三联【一联门店，一联供应商（凭手工单据领取），一联电算部留存】。

4.分管采购业务主管根据采购管理系统中的商品明细数据中货品的需求填写外地补货申请表，采购经理签字确认。

5.采购业务员根据预订货单通知给供应商并将订货单转交物流配送，以便根据订货单上需求数量接收货物。

（外采商品由采购主管携带订货单外出进货）

6.供应商凭采购订货单需求送货，转入物流配送科。

7.物流配送人员核对货物，签单确认，并将订货单、送货单一并转交电算部录入、审核保存。

同时生成商品入库单。

一式三联（采购、仓库、供应商）。

（二）、补货申请表

部门：

年月日

商品编号

商品名称

单位

规格

库存

数量

备注

店长：

采购部主管：

采购部经理：

（三）食品、百货补货流程图

门店通过发出要货申请

电算打出补货单

采配主管审核并签字

门店订货通知供应商供货

采购部通知供应商供货

供应商凭订单量送货到门店

供应商凭订单送货单入物流配送库

门店审核验货并双方签字确认

物流配送审核验货并签字

订单、送货单传送到录入组

入员将本地采购订货单传真给供应商

订单、送货单传送到录入组

录入员在系统中进行单据修改审核，生成入库单将资料存档备查

采购部

供货商

仓库、门店

六、生鲜补货流程

（一）、流程说明

1.门店根据日均销售量，填写补货计划，传电算部，电算部打印并转交采购。

2.采购部根据订单量去采购并交电算部入库，并生鲜分发到各门店，根据门店签收的单据传送到电算部，录入员录入打印入库单、调拨单，保存、审核。

物流、采购、电算各留一份。

3.采购人员凭入库单的汇总金额由主管及经理审核确认后到财务领取现金，用于下次采购。

4.生鲜大批量外采流程与食品、百货流程相同；

（二）、生鲜补货流程图

门店填写要货订单

订单交给电算部

电算部将订单传送采购部

采配将分货单交与电算部录入保存形成入库单及内部调拨单

采购凭调入库单汇总金额由主管及经理审核确认后到财务领取现金

采购员持单采购、入库，分货到门店收货签单确认

七、赠品订货流程

此流程适合于，赠品订货工作。

供应商提供的各种赠品，都必须下赠品订单。

用于销售的的赠品，需建立相应的分类的商品资料，有售价、进价为零。

（一）、流程说明

1.系统中建立赠品编号，建立赠品流程与新品建立流程相同；

2.在做订货申请流程（含赠品的商品）时，同时做赠品订货工作；

3.赠品订货流程与商品订货流程相同。

（二）、赠品订货申请单

部门：

年月日

厂商编号

厂商名称

赠品编号

赠品名称

售价

订货量

商品编号

商品名称

搭赠条件

备注

采购部业务员：

采购部经理：

营采中心经理：

总经理：

八、特殊进价商品流程

此流程适用于，供应商单批次给予公司的优惠进价商品，在系统中订货时进价更改，售价不可改变。

（一）、流程说明

此流程与食品、百货补货流程相同（在特价商品中录入）。

（二）、特殊进价商品申请单

部门：

有效期：

年月日

申请人

厂商名称

厂商编号

结算方式

商品编号

商品名称

销售单位

原进价

现进价

库存量

订货量

备注

采购部主管：

采购部经理：

营采中心经理：

总经理：

九、收货流程

超市门店收货分四种情况：

常规收货、无订单收货、紧急收货、赠品收货

（一）、常规收货

采购根据系统库存下货订单

电算部审核打印入库单一式三联，

供应商持商品送货单和商品到门店

商品进价调整

供应商根据订单、送货单到物流仓库验货确认

商品验收要求：

1、商品数量允许小于或等于订货数量。

2、商品价格不能改变。

商品数量大于订货数量

商品价格不一致

紧急收货流程

紧急收货流程

门店、物流配送将订单、收货单转入电算部。

物流配送一联

一联到供应商

电算部一联，审核记账

（二）、紧急收货

使用权限：

需门店填写紧急商品验收申请订单，经区域经理、采配主管审核批准，方可使用。

并需在做完收货后，传送紧急验收单到营采中心备查。

1.紧急商品验收申请单

部门：

供应商名称：

厂商编号：

商品编码

商品名称

单位

进价

数量

备注

说明

申请人：

区域经理：

采购部主管：

采购部经理：

2.紧急收货流程

供应商持《送货单》和商品到门店

电算组审核确认录入，保存，生成入库单，一式三联

门店填写《紧急验收申请单》二联，区域经理签字

营采专人根据《紧急验收申请单》、供应商的《送货单》转入电算组

一联到门店

一联给供应商

一联到电算组

（三）、赠品收货

电算录入根据物流配送订单、送货单打印入库单

下赠品订单

赠品验收要求：

赠品数量允许小于或等于订货数量。

赠品进价为0不能改变。

紧急收货流程

赠品数量大于订货数量

供应商持《赠品订单》、《送货单》和赠品到物流配送。

物流配送根据订单、送货单验货确认

电算组一联

配送物流一联

供应商一联

十、门店调拨流程

流程说明

此流程适用于门店与门店之间调拨或与仓库之间调拨

a.门店之间调拨，由店长之间协商后，根据实际调拨数量开具门店调拨单（手工），认真填写调出门店及调入门店，商品条码、品名、规格、数量等由双方店长签字，（一式三联，一联调出门店，一联调入门店，一联转交电算部录入），如非店长到对方门店调拨商品，店长应将调拨的商品品名和数量等写清，并注明所需委托办理人的姓名，签字确认后由委托人前往调货）。

b.调拨商品调回到门店后，由其他营业员核对后并签字确认；并保留被查；

c.仓库调往门店的商品在数量上有误或其他原因拒收，应开具商品调拨单，{仓库调往门店（进）或门店调往仓库（退）}双方签字确认（一联仓库带回做凭证，一联由门店上交电算部录入打印）。

d.电算部根据调出门店手工调拨单进行录入，保存、审核、打印一式三联，一份电算留存，一份调出门店（或仓库），一份调入门店。

十一、供应商退货流程

流程说明

1.门店根据退货数量填写退货单，填写必须清晰，不得涂改，若有涂改必须有双方人员签字。

否则，供货商及物流配送人员可以拒绝收退货；

2.货物与退货手工退单同行到物流配送仓库或供应商；

3.仓库退货商品归位、退货资料归档应有明显标识；

（二）商品退货清单（手工）

部门：

供应商名称

厂商编号

商品编号

商品名称

单位

数量

原因说明

申请人：

店长：

年月日

（三）、退货作业流程

门店手工填写商品退货申请单，店长签字

采购部主管审核签字，

采购部经理审批

物流配送根据审批单接受门店退货，手工单随行

电算部审核确认，生成退货单，一式四联

物流配送一联

供应商一联（采购）

电算部一联

门店一联

十二、电算部发现审核后的验收单差异流程

此流程适合于，电算组收货、退货验收单审核后，发现差异的处理流程。

（一）、流程说明

电算组将验收单（系统内）审核后发现有差异，找出原因并记录下来。

1.实际验收数量与送货数量不相符

（1）.电脑打印收货数量比送货明细单数量少

a.查明原因，确认电脑收货数量比送货明细单数量少

b.经营采中心主管（采购经理）同意后，做紧急进单补齐相差数量，电算组做空进处理。

厂商或仓库在紧急进货单上签字确认；

c.收货部在紧急进货单上注明原因及原验收单号，一联交供应商或仓库、一联存档备查、一联上交电算部对账；

（2）.电脑收货数量比送货明细单数量多

a.查明原因，确认电脑收货数量比送货明细单数量多

b.经营采中心主管（采购经理）同意后，在退货单加上相差数量，电算组做空进处理。

厂商或仓库在退货单上签字确认；

c.电算组在进货单上注明原因及原验收单号，一联交供应商、一联物流配送存档备查，一联上交财务部对账；

2.实际进价与送货单进价不相符

厂商送货明细单进价错误

a.查明原因，确认是厂商送货明细单进价错误；

b.如送货单供价高于电脑供货价时，电算组以电脑上进价为准；如供货商不同意可与采购主管联系，调价必须有调价函，经采购部主管，采购部经理签字后交由电算组调价，电算组不得私自调价；

c.如送货价低于电脑供货价时，以低价格录入；如电脑价格与送货单价相差太大电算组做好记录转交采购部主管；

3.单商品明细与厂商送货明细单商品明细不相符；

a.查明原因，确认正确的商品品项、进价、实际收货量；

b.经采购部经理同意后，将此批货做空退（空进）处理，厂商在退货单上签字确认；

十三、商品报损流程

店内销售的商品由于破损或过期、鼠咬、无法再销售的，需报损时的工作流程。

（一）、流程说明

1.店长或部门填写报损申请单，填写清楚商品编号、名称、报损数量、报损原因、造成报损的责任人等项；门店报损商品及审请单由区域经理查验；

2.区域经理审核报损申请单，调查实际情况与上报申请单的内容是否相符，并签字确认；

3.营采中心经理根据公司报损指标及实际情况来审核签字；

4.电算组根据营采中心经理审核后的报损申请单录入，保存后打印报损单；一式三联

5.店长审核报损单，有责任人的要求签字确认；对责任人已经离职的由见证人签字证明；便于财务追究责任人责任；

6.电算组录入员根据店长审核后的报损单在系统中审核，并留一联营采存档备查；一联门店，一联财务；

7.门店将报损单及报损商品交与区域经理

8.稽核员核对报损单是否与报损商品名称、数量相符，确认后稽核员及店长签字并各留一联存档备查；区域经理与稽核员到指定位置将报损商品销毁。

（二）、报损申请单

部门：

管理部类：

年月日

商品编号

商品名称

单位

单价

数量

报损原因

店长：

区域经理：

营采中心经理：

十四、收银流程

此流程适合于，店内收银员的POS机操作流程。

（一）、收银流程图

领取及清点备用金

登录POS机

按“现金”键，放入备用金

输入个人工号密码

结款

输入金额按“现金”键找零

输入金额按“银行卡”键

输入银行号、确认、刷卡

服务下一位顾客

十五、单品促销折让流程

1.单品折扣：

对单品折扣商品的销售，操作与普通商品销售完全一样，只是在信息区和小票上会打印出所享受的折扣率和折扣额，由收银员核对是否与特价信息表相符。

2.整类折扣商品的销售：

操作与普通商品销售完全一样，只是在信息区小票上会打印出所享受的折扣率和折扣额，由收银员核对是否与特价信息表相符。

3.退货：

当顾客凭销售小票要求退货时发生。

退货操作必须经过店长授权。

先按退货键，在系统提示下输入授权人的代码和密码，授权成功后输入商品代码和数量，电脑即自动计算应退还顾客的金额。

退货处理后须确认是否需要变价。

电脑显示的是最新价格，如果显示要退还顾客的货款与原小票打印的不同，则按确认键进入变价处理；否则按放弃键完成本笔退货进入销售状态。

十六、顾客退换货流程

（一）、流程说明

1.顾客持销售清单或发票至退/换货处；

2.退/换货处人员依据退/换货标准，判断是否符合退/换货件；

A．退货（质量问题）：

a.退/换货人员收回发票，赠品要一并退回

b.到指定POS机做退货。

退/换货人员在退货小票上签字，并将退款交于顾客，顾客在退货小票上签字确认；

B．换货：

a.顾客至卖场进行商品调换；

b.退/换货人员收回发票，赠品要一并退回

c.到指定POS机做退货。

退/换货人员在退货小票上签字，顾客在退货小票上签字确认；

d.同时输入调换后商品的信息，打出小票，顾客退补差价。

十七、组合销售流程

此流程适合于，不同的商品捆扎在一起，以一个组合商品形式进行销售。

（一）、流程说明

1.门店建议组合销售商品名称、组合商品品项及销售条件，并填写组合销售申请单。

上交采购部；

2.采购部确定组合销售商品名称、组合商品品项及销售条件，并填写组合销售申请单；

3.采购部经理审核组合销售申请单的商品及促销条件，并签字确认；

4.审核后的组合销售申请单，传入电算组；

5.电算录入员录入组合销售申请单，并保存；

6.录入员审核员在系统中对组合销售单进行审核确认；

7.录入员通知门店执行、告知组合自编条码；

8.录入员将组合销售申请单存档备查。

（二）、组合销售申请单

部门：

年月日

组合商品名称

商品类别编号

商品类别名称

销售单位

销售规格

售价

商品编号

商品名称

单位

进价

售价

数量

合计

采购部业务员：

采购部主管：

营采中心经理：

十八、DM促销调价流程

此流程适合于，定期的、批量的促销活动期。

（一）、流程说明

1.采购与供应商洽谈，填写DM促销调价申请单；

2.采购部经理审核DM促销调价申请单并签字确认；

3.营采中心经理审核DM促销调价申请单并签字确认；

4.录入员依据采购部经理审核后的DM促销特价单录入，并保存；

5.电算部审核员在系统中进行单据审核，打印一式三联；门店一联，采购一联，财务一联。

（二）、DM促销调价申请单

部门：