图档借阅系统方案都市环保.docx

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图档借阅系统方案都市环保

机密文件

图档借阅系统解决方案

编号：

版本：

3

发行日期：

2008年6月17日

编写者：

李媛钱伟庚

编写日期：

2008年6月17日

质量会签：

会签日期：

年月日

审核者：

审核日期：

年月日

批准者：

批准日期：

年月日

前言

设计院最核心的产品就是图，随着科技的进步以及CAD技术的逐步成熟，设计院普遍都存储了大量的底图蓝图和电子图档，而且随着信息化的进步，各类图档在数量上往往会呈指数级地增长。

在这样的情况下，如何有效地管理图档并不断挖掘其中的价值，理顺设计产品和生产（施工）的数据关系，是设计院当前面临的问题。

加强电子图档借阅的管理，就是加强设计院的产品数据管理。

我们公司专门针对设计院图档借阅管理这一问题，提出了加强设计管理和知识管理的解决方案。

一、系统结构

图档借阅系统提供灵活的知识管理工具，用户可以根据行业和设计专业的特点，建立属于本企业自身特点的知识库，让设计人员迅速、有效、正确的找到所需的设计参考信息，让档案管理更好的为工程设计服务，提高设计效率。

如下图所示：

二、系统功能

1.建立档案

●建立档案类型：

用户可以按照所在单位对档案管理需求的不同，建立符合需求的档案类型。

本系统按照国家电子档案要求，把档案按照项目、卷和文件进行分类，同时增加了便于查询的分类表。

用户可以按照本单位的需求来决定档案所包含项。

●基本操作功能：

添加：

添加档案类型并定义一些基本属性（是否包含项目、卷和分类表等属性）。

删除：

删除一个档案类型（删除后，该类型下的档案将由用户重新归类）。

修改：

修改档案属性，包括对档案类型的名称及是否包含项目、卷和分类表等。

2.定义档案结构

用户需要对档案的项目、卷及文件的结构给出定义。

系统给用户提供了丰富的数据类型、字段属性，方便用户对工作的各种数据都能给出准确的定义。

●定义档案结构的基本操作功能：

用户创建档案字段结构后，还可以对其进行编辑、修改或者删除。

3.档案界面管理

由于各个行业工作方式和工作习惯的不同，用户对于系统操作的界面也有各自的要求，本系统就此提供了功能强大的界面管理功能，用户可以根据自己的需要制定自己的档案管理的操作界面。

●用户界面还可以存成模板以便随时调用

用户可以对已有的操作界面进行修改，可以对界面中的元素进行添加、更改、删除。

此功能极大的方便了用户，使用户不再面对千篇一律的界面，也摆脱了界面由软件开发方制定的被动局面，可以充分发挥自己的想象力，使工作变得更加惬意。

4.编辑档案

编辑档案主要是对档案的录入、借阅、检索和生成报表，下面分别对其进行介绍：

档案录入

本系统提供了两种录入方式——手工数据录入和批量数据导入。

手工数据录入主要是针对档案所包含的项目、卷及文件的内容的录入和挂接电子文件，其结构和操作界面是由用户自己定义。

批量数据导入是把用户所在单位已有的电子数据（如存放在Excel中的数据）成批的导入到本系统的数据库中，这样不但节省了大量的录入数据所需要的人力和时间，又提高了数据的准确性和工作的连续性。

借阅

借阅管理主要是对实物档案的管理。

其功能主要有：

借出登记、归还登记、档案催还、借阅统计、浏览统计五项。

●借出登记：

主要完成对纸介质档案借阅登记，以便于对用户的借阅情况进行管理。

系统能够记录用户借出档案的份数，并统计库存份数，以便他人借阅。

●归还登记：

归还登记是对所借档案进行归档记录，同时修改系统中所记录的库存份数。

●档案催还：

根据档案在借出时记录的借出日期和归还日期，系统可以通过本功能来对过期未还的档案进行催还，可以按照借阅人来催还、按照部门来催还、按照日期来催还和按照档案来催还。

●借阅统计：

系统对纸介质档案的借阅情况提供了丰富的统计功能：

按借阅人统计、按部门统计、按日期统计、按档案统计和按操作员统计。

●浏览统计：

系统提供了对电子档案浏览情况的统计功能：

按检索人统计、按时间统计、按文件统计和按浏览频率来统计。

数据检索

本系统提供了丰富的检索方式：

快速检索、分类检索和组合检索。

以便用户可以方便快捷的找到自己所需要的档案。

●快速检索：

可以按照给定检索目标、检索项目、检索关系和给定检索内容，进行检索。

●分类检索：

设定了分类表并且和档案进行了绑定之后，可以用这种检索方法。

●组合检索：

有一定的模糊条件可以用此种检索方法。

不同的档案组合检索所显示的检索内容有所不同。

报表生成

系统对报表的使用分成三部分：

模板维护、报表维护和查看报表。

●模板维护：

在使用报表以前要先建立报表模板，模板决定了报表的表单样式。

通过对模板的设置可以使用户完全自定义表单的风格和样式，极大地提高了统计报表的灵活性，满足了不同用户对报表表格的不同要求。

在模板完成后，用户可以把它存储起来，以备以后使用。

同时系统提供了对模板添加、修改和删除操作，使用户方便维护。

●报表维护：

系统为了满足不同用户对报表的不同要求，可以通过报表维护来给出所生成报表的具体内容，同时结合报表模板，就可以生成满足客户要求的报表。

在完成报表内容模板后，用户可以把它存储起来，以备以后使用。

同时系统提供了对报表内容模板的添加、修改和删除操作，用户可以随时对其维护。

●查看报表：

在用户定义了模板的内容和样式后，用户就可以生成自己所需要的报表了。

5.档案销毁

针对要销毁档案，首先需要用户向主管领导提出销毁申请，在得到领导的批准后才可以进行档案的销毁。

本系统也把档案销毁分成四个部分：

●销毁申请；

●销毁申请查看；

●销毁申请审批；

●销毁。

6.权限管理

对于一个多用户的应用系统，不同用户拥有不同的使用权限是对系统的基本要求，故此本系统采用了最先进的角色分配方案，不同的人员归属于不同的部门，每个部门的人又拥有不同的角色，不同的角色具有不同的系统使用权限，通过这一整套的解决方案，不同的用户在使用系统时能够非常清晰地区分其权限角色。

■部门管理：

添加、修改和删除部门。

■用户管理：

添加、修改和删除人员的基本信息。

■角色管理：

用户的角色决定了用户的使用权限，此处可以添加、修改和删除角色信息。

■权限管理：

各个角色的使用权限在此处给出。

■赋权申请管理：

由管理员完成人员角色权限的变更。

7.数据维护

为了解决用户对电子档案的备份和恢复的问题，系统提供了数据维护功能，使用户可以在客户机上完成对数据的备份和恢复，而不需要直接对数据库系统做任何操作，这使档案数据库的安全性得到很好的保障。

对于用户现有的数据库数据，本系统还提供了一个数据转换功能，可以把其他数据库里的数据导入到本数据库中，这样避免了大量重复的录入工作，又使工作的连续性得到了保障。

三、系统效益分析

1.规范了管理

库存档案和图纸资料实现数字化、电子化管理，是企业（设计院）进行档案图纸资料规范管理的重要举措，也是实际工作需要。

档案资料特别是工程图纸资料和相应的电子文件是设计单位的宝贵财富，是企业的智力成果和知识产权。

如果不进行集中有效管理，就可能泄密、丢失、被盗。

因此，建设图档借阅系统，符合企业各项工作科学化、规范化、网络化、信息化的整体发展要求。

2.提高了效率

随着计算机的普及，网络技术的发展，传统的档案管理方式已不能适应档案信息化的要求，档案管理的网络化、电子化成为发展的必然趋势。

图档借阅系统着眼于设计院下各部门之间信息的互联互通，提供了档案图纸资料的远程服务和信息共享，改变了散乱的管理方式，如网上归档、网上借阅、网上查询，网上浏览等，方便快捷，大大提高工作效率。

3.节省了费用

实现对文件特别是电子文件的收集、整理、归档、借阅、打印，避免频繁的原件借阅和复印，不但减少了人力、物力的浪费，而且大幅度节省了费用，提高了设计院的经济效益。

4.有利于档案资料保护

原始档案图纸反复借阅或复印，容易造成原件的破损、老化，不利于档案资料的保护保存。

实现档案图纸资料的电子化、网络化管理，避免图纸资料原件的频繁借阅和复印而造成的破损、老化，有利于做好档案图纸资料的保存保护工作。

四、系统特点

1.标准、规范

系统符合最新的国家档案、图纸管理标准和电子文件存储、归档与纸质档案数字化技术规范。

先进的多层结构设计，易于功能扩充；多种数据导入导出格式保证了系统的兼容性；通过系统设置还可进行电子文件元数据提取和背景信息描述保存。

2.智能化程度高

系统从方便用户操作和提高系统运行效率着眼，实现借阅到期文件的自动催还、权限自动收回；录入实现数据自动备份；系统的多线程检索，并且可以用IE浏览器进行在线浏览各种格式的文件，非常方便实用。

3.安全可靠

严密的权限管理规定了对相关人员使用系统的权限分配及档案利用人员对档案的利用时的权限控制，能有效防止误删除、误修改、非法攻入，确保了档案资料数据信息的安全性。

浏览过程采用了先进的二进制流技术，对数据包进行了严格的加密，进一步保障了设计院的图档资料的安全性。

4.易于操作

系统界面友好，操作简便，符合用户使用习惯，使粗懂档案和具备一般计算机知识的人都能操作使用。

系统提供了完整的安装模块，用户只要执行其中的安装程序，系统就会自动完成安装过程。

安装完成后一般不需要额外的设置就可以使用。