方象商业使用手册.docx
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方象商业使用手册
方象商业管理系统
使用手册
青岛方象软件科技有限公司
FTRENDSOFTWARETECHNOLOGYCO.,LTD
版权声明
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版权所有，翻印必究。
公司信息
青岛方象软件科技有限公司
FTRENDSOFTWARETECHNOLOGYCO.,LTD.
山东省青岛市宁夏路288号青岛软件园5号楼10层
电话（TEL）：
6
传真（FAX）：
2
网址：
目录
系统简介
方象2000商业管理系统是方象软件融合了十几年的行业经验研发的一套适用于中小型商业企业的信息解决方案。
方象2000对零售业（包括连锁企业）的进销存业务、供应商结算、会员、促销、联营等进行有效协同，规范企业管理流程，提高管理效率，增强对商品销售、毛利的快速掌控。
其关注的重心在于安装简单、便于维护、能适应比较恶劣的使用环境、操作简单、方便、稳定。
2000商业管理系统的产品部署：
档案管理：
创建基本的资料信息，包括商品部门、品类、品牌、供应商档案、商品资料、组合商品以及标价签打印、条码签打印。
卖场管理：
以促销管理为核心，涉及到与卖场相关的业务部署，比如POS机的外设定义，收款员的权限定义，商品的销售控制，营业员的定义，POS机的支付类型等，可以对卖场的实时销售情况进行监控、分析，便于及时做出促销调整。
采购管理：
以补货申请、采购订单和出入库业务为核心，与采购合同相结合，掌握企业采购、价格管理以及供应商结算等各环节的业务处理和关键指标的监控。
业务处理：
以库存盘点为核心，包括了漏盘商品查询、处理，支持手抄盘点以及数据采集器盘点，POS机盘点等传统现代的盘点手段，使得系统的应用环境更加宽广，也便于用户扩展。
同时包括商品损溢、商品调拨以及其它方式的出库入库管理。
联营管理：
对于联营业务的单独处理，包括联营合同的签订、商品扣点的设定以及联营核算、供应商结算。
批发管理：
针对大客户的销售管理，支持批发报价，批发出货，客户结算等。
会员管理：
支持多级会员，比如多级价格、多级积分以及储值卡，支持的会员卡介质包括磁卡、条码卡、IC卡、ID卡，同时支持连锁企业会员卡的通用。
报表管理：
以销售报表为核心，包括财务报表、进货报表、订货报表、库存分析报表以及各类环比分析。
销售报表包括了以部门类别、收款员、营业员、供应商、客户、品牌、POS机为主线的各类销售报表，同时包括了保质期管理，销售预测分析等。
方象2000商业管理系统的特点：
人性设计，易学易用
常用功能可以添加到收藏夹，用户可以随时调用，简化操作。
丰富的业务说明使用户更加容易了解掌握系统功能。
系统全程支持编码、助记符的模糊输入查找，更加方便快捷。
权限控制，严谨实用
操作员权限控制到菜单的编辑、删除、查询、打印等权限，更加具体严谨
操作员进价、售价权单独控制，无进价权，所有界面将无法看到进价，切合用户实际需要，设置一步到位。
严格控制收款员挂账、开钱箱、行清等前台操作权限，对无权限操作可以由别人授权执行。
商品录入，方便快捷
提供近60万条商品信息的标准库，支持标准库录入商品。
商品录入界面可以根据用户实际情况自由定制录入项目，编码可以按照部门、品类、供应商自动生成，录入过程中可以以上下箭头改变输入焦点位置。
打包商品、一品多条码在录入商品资料的时候可以一次性录入，非常方便。
数据交换，实时体现
前后台数据实时交换，前台销售的每一笔交易联网状态下后台实时体现。
断网的销售数据网络通时自动上传。
后台数据如新增商品、商品变价、促销、员工变动无需手工下载，实时下传给前台。
性能可靠，安全稳定
前台收款系统具有独立运行的能力，网络出现异常时可以照常运行，断网状态下依然支持使用会员卡。
前台销售数据每台POS机都有历史备份。
后台可设自动结账时间，并自动备份数据库，确保数据安全。
业务流程，智能严谨
系统根据商品设定的库存底限和最佳库存自动产生采购单。
设置商品供应商和商品采购价，严格按照谈判好的合同进价进行，杜绝灰色交易。
业务环节直观体现销售、库存、价格等参考数据，便于合理的进行订货、收货等业务。
全面支持通过数据采集器进行补货、验收、退货等业务
盘存管理，灵活多样
支持手抄或者打印盘点表进行后台盘点、前台盘点
支持通过数据采集器盘点。
支持按照部门、品类、单品、货架进行盘点，可以对货架商品进行直观的维护。
实时控制盘点进度，盘点审核结束前提供盘存预分析，便于分析损溢原因进行必要的更正，确保盘点结果的真实性。
一次盘点只生成一张盘点损溢单，盘点结果清晰明了。
数据报表，图文并茂
销售分析、客单价、销售占比、畅滞销排行榜、ABC分析，为客户提供了更全面的客流、商品销售和库存等数据信息。
万能的报表平台，可以快捷的为客户提供强大的分析报表。
各报表同时提供了直观而丰富的图形化显示。
硬件支持，丰富全面
与市场主流电子秤直接对接，可以将新品、变价直接发送到电子秤。
与特定数据采集器无缝对接，全面支持补货、采购、入库、退货、盘点、配货等业务。
支持各种条码打印机，可以采用Windows驱动打印条码签、标价签。
支持各种POS外设，如客显、小票打印机、钱箱。
总部配送，统一管理
总部统一进行商品的采购、储运和结算。
配送中心完成对各个门店的配送，系统既支持由企业自己的配送中心直接配货（直配），也同时支持由第三方物流进行配货（协配）。
门店价格，集中控制
总部统一进行门店的售价调整，允许门店价格差异化。
总部统一进行门店的促销规划，允许门店促销差异化，系统提供定时优惠、批量优惠、限量优惠、会员限量优惠、商品捆绑、买立减、积分折现等多种促销方式。
总部可以对有自主调价权的分店调价进行监控
分店缺货，智能配送
从门店缺货录入要货单开始，总部根据库存情况、各门店要货情况自动生成配送单、协配采购单、总部采购订单，单据在总部、配送中心、门店间有序流动，一次输入，多次确认，最大限度减少录入工作。
会员管理，安全强大
支持积分卡、储值卡、积分储值卡
积分卡会员可以在所有的店消费，并进行积分累计；
支持IC卡储值卡各连锁店通用，磁卡储值卡在网络具备分店与总部实时通讯的前提下也可以各店通用
针对储值卡可设置三层密码，确保资金消费安全。
自由定制，自由转化
用户可以自由定制报表和单据的格式，并可以把自己关心的报表数据转化成Excel、DB文件进行再处理；灵活的查询条件自定义，为数据分析提供了方便的工具。
一、系统安装
1.1.方象安装
方象2000商业管理系统安装不需要重启计算机，整个安装过程一步到位。
简单介绍安装过程。
1）首先确认MicrosoftSQLServer2000已经安装完成，且SQLServer服务已经启动。
2）关闭计算机，插入USB接口加密狗，启动计算机。
3）打开系统安装盘，运行。
4）首先安装数据库服务器（如图），商场名称不少于4个汉字，如果因为条件所限出现前后台需要安装在一台机器上，可以选择本机器为前台POS机，并且给出一个编号（此编号和本机器名称一定要与系统运行后POS机登记里设置相对应，编号为3位），服务器端安装成功后一定要将安装目录下MisData目录完全共享。
如果安装工作站或者POS机，则如图所示，输入数据库服务器名称和进销存数据库路径（Mis2008\MisData）。
如果该机是POS机，则选“本机器为前台POS机”，否则不选。
点击【安装】进行下一步。
图选择安装服务器
图选择安装工作站
5）出现安装路径选择界面。
鉴于数据库文件会随着业务的运行逐渐增大以及日后维护安全考虑，禁止安装在系统盘下，建议选择一个磁盘可用空间较大的分区中的目录为安装路径。
按照提示点击【Next】。
（其他步骤使用默认选择就可）。
图路径选择
6）最后出现初始设置界面，点击初始设置，系统初始设置操作完成，如图和所示。
图初始设置
图初始设置完成
1.2.软件注册
系统安装成功后为SQLNS版（未注册版），系统可以正常运行45天。
请在45天内向方象软件公司（或者方象代理机构）申请正式注册号。
申请注册号必须注明信息：
商场名称；系统标识号；POS机站点数目；后台站点数。
1）打开桌面“方象门店管理”，找到帮助—>软件系统注册。
图软件注册界面
2）抄录申请注册号所必须的注明信息，以传真方式到方象软件公司（或者方象代理机构）申请注册号。
3）方象公司根据提供信息生成注册号，回复联系人。
4）打开桌面“方象门店管理”找到帮助—>软件系统注册，输入注册号，点击【注册】。
5）查看软件版本号：
打开桌面“方象门店管理”找到帮助—>“关于”可以查看软件的版本号，如图所示：
图查看软件版本号
注：
如果系统标识号看不到，提示“系统找不到软件加密狗”，请将加密狗插入并口或USB接口，重新注册。
如果仍然检测不到加密狗，运行软件安装盘下加密狗驱动安装程序，将加密狗驱动卸载，然后重新安装加密狗驱动。
对于并口加密狗，如果安装加密狗驱动后仍然检测不到加密狗，在CMOS中修改并口模式为ECP+EPP，然后重新安装加密狗驱动。
1.3.升级指南
为了增加市场竞争力改善软件的产品质量，系统会不定期的进行软件升级。
鉴于安全性原则（因为软件的升级有可能伴随着数据库结构的变化），升级前应首先把原来版本的未处理数据处理完毕，处理完毕后做好数据库备份。
为保证后期工作的维护方便，要在服务器上保留升级版的安装备份，备份文件夹采用ftrendbak命名。
用户可以选择自动升级方式，也可以选择使用手动升级方式进行系统升级。
具体升级方法用户可以参加安装盘内文档《系统升级指南》。
二、操作指南
本手册编写主要目的是指导用户能依据使用流程快速熟悉软件主要功能，手册中不保证包含系统的全部功能。
本手册编写的内容基于方象2000增强版Version2010E1025，存在部分功能在以前版本中不支持。
系统导航中的每一个功能模块都有一个说明页面，用户根据说明页面的相关功能说明可以更好的理解系统，本手册约定【】内代表按钮或者前台功能键，—>为依照菜单操作，
2.1.主体使用流程
图软件使用流程
2.2.权限设定
本系统中super用户为系统预置超级用户，初次安装系统后仅此一个用户。
如果要增加别的操作员，以super用户登录成功后，进入方象门店管理。
1）增加操作员：
找到菜单系统—>操作员及权限—>增加设置操作员权限。
操作员和部门级别相联系，根据部门所属关系，上级部门的操作员可以查看他下级部门的资料，操作员只能查看其所属部门的数据，只有授予操作员可以处理掩藏部门数据的权限才能处理隐藏部门的数据。
2）设置操作员的权限，如图所示：
图操作员权限设置
布局设置：
可以设置显示的布局，在每个功能模块中可以设置其显示的字段。
也可以设置是否为特殊显示项。
特殊权限：
具有此种权限的操作员可以看到在布局中设置的特殊，不具有此权限的操作员不能看到特殊显示项，具有可以隐藏重要数据的作用。
进价权：
设定操作员是否具有查看、修改商品进价的权限，如无此权限，关于进价的内容以#号显示。
售价权：
设定操作元是否具有查看、修改商品售价的权限，如无此权限，关于进价的内容以#号显示。
前台管理：
前台登录可进行管理和设置，如系统参数、键盘定义的设置以及一些报表的查询等。
可以处理隐藏部门的数据：
具有此权限的操作员可以处理隐藏部门的数据。
3）修改操作员密码：
找到菜单系统—>修改用户密码。
2.3.商品建档
全局快捷键：
商品建档<—>Ctrl+F8；商品信息查询<—>Ctrl+F9；指定商品查询<—>F9；
保存<—>Ctrl+S；入账<—>Ctrl+W；商品台账查询<—>F10；商品修改或删除<—>F8
2.3.1.商品建档设置
图2.3.1商品资料输入设置
1）输入商品资料时调用标准商品库：
在新增商品资料的时候如果输入条码在标准商品库中存在，则自动出现此商品的商品名称，价格等相关的信息，用户只需自己手工输入商品编码和部门编码。
2）商品编码长度：
确定商品编码的最大长度。
3）自动生成商品编码：
用户可以根据自己的需要选择部门编码，品类编码，供应商编码为自动生成商品编码的前缀，也可以选择前缀的长度。
但是需注意的一点是：
当你选择了自动生成商品编码之后则要在商品资料输入项目中把选择的作为前缀的相应编码放在首位。
例如：
若选择部门编码作为前缀则要将所属部门放在商品资料输入项目的首位。
4）在商品资料输入设置界面里，可以通过
来调整商品资料输入项目的顺序；同时商品资料录入界面可定义选择所输入的项目，
表示增加商品资料时需要录入的项目，其中商品编码、条码、品名、所属部门和售价为必输入项目；
表示默认不需录入的项目，也可手动添加，其状态可以改为
；
表示商品录入界面未显示的项目，不需录入。
2.3.2.商品建档步骤
商品信息输入的准确性关乎到整个系统查询的准确，录入时必须认真仔细。
商品信息比较关键的有商品编码、条码、进价、售价、所属部门。
商品建档前需要建立部门品类档案，部门品类级别数最高可达到五级，中小用户建议级别不要超过三级。
进入方象门店管理系统，找到档案管理—>商品建档，点击【增加】，出现如下图2.3.2-1所示的界面，输入所要增加的商品资料，点击【保存】，确认商品资料输入正确后，点击【入账】。
入完帐的商品可在档案管理—>商品信息查询里面查询。
图2.3.2-1商品资料输入
商品编码是商场管理商品组织设定的自定义码，建议使用6位编码。
对于散装商品（电子秤商品）使用5位编码，编码以“所属部门”编码为前缀；确定商品编码，在商品编码中输入01（部门号），按下后面的“+”号，系统将根据设定的编码长度，自动计算、确定下一个新的商品编码。
条码是大部分商品自身都带有的，应当保证商场内部绝大部分商品都能够以条码销售。
计量单位、包装单位、包装系数。
计量单位：
商品可销售的最小单位，也是商品库存的计算单位，比如可乐的计量单位：
瓶。
包装单位：
该商品的仓储、运输包装，比如箱，一箱可乐，该单位只在商品采购、验收、退货、调拨等仓储、运输业务中有效。
包装系数：
一个包装单位中含有多少个计量单位，比如一箱可乐有24瓶，那么包装系数就是24。
称重商品：
确认此新增商品是不是电子秤商品。
若选择‘非电子秤商品’则此商品为普通商品，若选择‘称重电子秤商品’则此商品为电子秤称重商品，若选择‘计数电子秤商品’则此商品为电子秤计数商品。
商品类型：
分为四种——普通商品、部类商品、联营商品、赠品。
普通商品是需要管理库存的商品，散装商品也可以作为普通商品，只不过散装商品的商品编码最好设置为5位长度；部类商品是只管理销售不管理库存的商品，如果该商品的售价为0，则在前台输入该商品编码后，会提示输入商品的价格（金额）；联营商品需要指定联营供应商，联营商品可以管理库存，但必须在系统参数的业务参数中设置“联营商品可以管理库存”的参数；赠品为免费赠送或派发的商品，赠品可以管理库存。
若在系统参数设置—>辅助参数中，设置好电子秤商品条码前缀（如27），则电子秤商品条码规则如下：
13位：
电子称条码=“起始标志”+“商品编码”+“金额”+“校验位”；金额精度=分、角、元。
270100112345（分角元）X
18位：
电子称条码=“起始标志”+“商品编码”+“金额”+“重量”+“校验位”；金额精度=分、角、元。
270100112345（分角元）12345X
在商品建档功能中可以直接录入组合商品。
在系统参数设置—>业务参数中设置了自动根据箱码生成相应的组合商品（图2.3.2-2所示），如在图中增加箱码为56752的组合商品泰山（东方），则在新增商品资料入账后就会自动生成相应的组合商品，如图所示。
若不手动输入箱价组合商品的价钱将自动按照商品的售价和数量计算箱价。
图2.3.2-2业务参数
图2.3.2-3输入箱码为56752的组合商品
图2.3.2-4自动生成相应的组合商品
另外也可通过【商品建档】中的【导入】功能，可以将外部文件中的商品信息直接导入到软件中，这些文件可以是文本文档，也可以是db表，或者Excel文件。
2.3.3.商品组合和一品多码
商品组合：
一般来说有两种情况需要进行商品组合设置，一是本身这个商品可以采用多个包装销售，比如香烟、啤酒、奶类等他们即可以单独销售又可以成包成箱销售，而这些大包装的库存又不方便独立管理，因此它们可以被拆成小包装销售。
二是临时进行组合促销，把原来几个单独销售的商品捆绑起来销售，售价略低于原售价，比如水果篮。
若在系统参数设置－>业务参数中设置了自动根据箱码生成相应的组合商品，则在新增商品资料入帐后箱码就会自动生成相应的组合商品，但是组合商品的价钱将会自动按照商品的售价和数量计算箱价。
商品组合设置步骤：
1）在档案管理—>商品组合设置，点【增加】；
2）输入商品组合的编码、条码、名称、售价等信息；
3）双击明细空白，出现录入字码界面输入编码或者条码调出商品，输入组合数量；
4）输入完毕，点击【保存】，然后点击【入帐】。
图2.3.3组合商品设置
一品多条码：
对同一类商品其规格、进价、售价、供应商相同，口味或者香型、条码不同，如果不单独管理销售、库存可以使用一品多条码，即这几个商品（多个条码）一个库存。
2.3.4.商品修改及删除
在档案管理—>商品修改及删除中可以修改商品的基本属性，比如商品名称、条码、规格、单位等。
建议不要修改商品的进价信息。
商品可以被删除的条件：
该商品库存为零，并且该商品没有正在被前台销售。
此功能的快捷键是F8，在系统任何界面想要修改商品可以直接使用。
2.3.5.商品改编码
商品编码是商品在软件中的内部编码，若要修改现有商品的编码信息，可以在档案管理—>查询模块【商品编码修改】进行商品改编码操作。
修改商品编码意味着对原编码参与所有的业务记录进行修改，可能需要很长时间，此功能适合修改录入时间在一周内的商品，录入时间过长的商品不要再使用此功能进行修改。
2.3.6.条码签打印
支持Zebra400，Zebra600，IntermecE4，Intermec301，Monarch9640，ArgoxOS214，ArgoxX－1000等条码打印机，使用这些打印机时，直接将打印机与计算机连接好就可以使用了，不需要安装驱动（其他类型的打印机需要安装驱动，并且使用下面的“标价签打印”来打印条码签）。
根据具体要求设定打印项目及坐标位置。
图2.3.6-1条码签打印
图2.3.6-2条码签打印参数设置
2.3.7.标价签打印
打印商品标价签，另外如果使用系统没有直接驱动的条码打印机打印条码，此处提供利用Windows驱动进行条码签打印的方案。
建议用户在使用时候点【页面】，在现有模板基础上增加新方案然后改动打印项目及位置进行调整。
如果使用条码打印机Windows驱动打印条码签，那么要求行间距设为零，标签高要小于等于纸长。
标价签打印的商品数据可以点【引入】从验收单或者售价调价单中选取。
图2.3.7-1标价签版面设置
图2.3.7-2标价签打印引入
2.4.前台销售
商品建档完成后，部分用户实际情况需要马上开业销售，如要正常进行前台销售，首先要将POS机在系统中配置好，增加收款员，进行数据下载。
前台销售操作的简要流程如下图所示。
在进行卖场管理操作设置之前，要对有关卖场管理的参数设置，打开卖场管理—>系统参数设置，有关卖场管理的参数在页面中以蓝色来标识。
图前台销售使用流程
2.4.1.POS机配置
找到卖场管理—>POS机登记，点击【增加】，输入POS机编号和对应的计算机名称，POS机登记完毕后要对各POS机进行不同配置，如果各POS机完全相同，也可以在正确定义一台机器后通过复制功能向其他POS机复制已定义好的POS机参数。
1.系统参数
1）输入营业员：
一般针对百货业态中要统计营业员的销售时需要，选定此项每次交易都要先输入营业员号，一笔交易使用多个营业员，请使用【上页】【下页】键。
2）显示付款明细：
选择此项合计以后出现详细界面（可以包含银行卡、购物券等付款情况），不选择此项出现醒目字体。
建议不选择此项。
3）结账受后台控制：
前台日结是否受后台控制，选择此项必须是后台允许日结前台才能日结，对于中小用户建议不选择此项。
4）编码先输入：
选择此项，前台销售时是先扫描商品再输入数量（即商品×数量），优惠和折扣也是如此，否则需要先输入数量（即数量×商品），建议不要选中此项。
5）利用Windows驱动打印：
就是如果前台采用目前程序中尚未支持的打印机或者因为特殊需要用大的针式打印机打印报表就可以安装打印机的Windows驱动然后选择此项。
一般用户不需要选择此项。
6）抹零操作：
支持“四舍五入”、“舍零头”；起始金额：
是抹零操作的单笔交易的起始额度。
7）网络超时、网检时间：
设置POS机与后台的通讯频率，网检时间=0，表示不网检。
8）条码电子称设置：
商品金额以POS机计算金额为准或以电子秤打印金额为准，此功能用来控制电子秤商品的价钱。
若在软件中设定商品优惠价则应选择以POS机计算为准，前台销售时收款额=电子秤打印金额/售价*优惠价；若在电子秤中设置商品定时优惠价则应以电子秤打印金额为准，前台销售时收款额就以电子秤打印金额为准。
注：
建议用户在进行商品定时优惠时，最好保持软件和电子秤中的优惠价一致，这样既正确管理库存又进行了商品优惠。
9）打印机类型：
打印机不需要安装驱动，只要将打印机跟POS机连接好，并在这个模块做相应的配置就可以使用了；系统集成了几乎所有的主流打印机的驱动，并且在不间断的增加新的型号。
10）一般的配置为：
打印机为POS58—热敏汉字硬字库（并口1）、客显为DIY_LEDN单行客显（串口1，如果操作系统为Win2000，那么选择DIY_LEDN2000单行客显）、钱箱类型为打印机驱动。
11）默认的支付类型，一般情况为现金，可以将该值设置为顾客最常用的支付类型，比如储值卡。
图2.4.1-1POS机系统参数
2.键盘定义
功能键包括：
会员卡、会员卡查询、数量、合计、单项取消、交易取消、单项优惠、交易优惠、退货、菜单、退出、挂帐、开钱箱、软关机等。
系统还提供了一个开放键“用户键”，用户可以将此键定义成一个“PLU键”，比如红塔山香烟，当销售时，按下此键就等于扫描了一次红塔山的条码。
此外，系统在以前版本基础上增加了打印开关、商品查询、修改单价、暂离、挂账查询、会员选择、结账退出、重打小票、礼物发放、磁卡积分支付、IC卡积分支付、行取消等功能键。
用户完全可以根据自己的使用习惯定义键盘。
数量：
便于销售多个相同商品，输入数量后按数量键。
合计：
合计此笔交易，用于交易结束顾客付款时。
单项取消：
取消单个某商品的销售；行取消：
取消某一行商品的销售；交易取消：
取消整笔交易。
暂离：
用于收款员暂离收款台，锁定前台销售界面。
结账退出：
退出前台收银系统，用于收款员交班。
挂账：
用于此笔销售未完成要进行下一笔交易，按挂账键进行提帐。
打印开关：
用于是否打印小票以及打印功能的开启、关闭。
会员卡：
积分卡在销售商品前按此键，储值卡在合计后按此键。
升级会员 