仓库物资验收管理制度含表格.docx

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仓库物资验收管理制度含表格

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页次

1

2013-03-01

-

新制订

A0

2

2021-08-25

2021/8/25

新版全面升级

C0

核准

审核

制订

第一章总则

第一条目的

为了确保所有入库物资的质量都符合企业的要求及生产经营的需要，防止不合格物资入库、投入使用或流向市场，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于企业所有入库物资的验收管理工作。

第三条相关定义

本制度所指的物资验收是对即将入库的物资进行质量、数量、包装、规格查验，是保证入库物资合格的重要环节之一。

第四条职责划分

1.物资验收主管负责统筹安排物资验收作业，制定物资验收规划、处理验收异常情况等。

2.物资验收专员负责验收所有物资的数量、重量、规格，并检查其包装及外观情况。

3.对于较为特殊的物资或设备，公司应组织质量管理部、技术部、采购部等相关部门一同参与检验。

第二章物资验收规划

第五条物资验收的依据

物资验收的依据主要包括相关合同、证件及验收规范等内容。

1.物资采购计划。

2.订货合同、技术协议。

3.供货单位的装箱单、发票、货运单、图纸、随机资料、合格证等。

4.物资验收规范：

质量管理部应根据待验物资的重要性及特性等，制定相关物资的验收规范，以作为验收的依据。

第六条确定物资验收的内容

物资验收内容应包括以下几点。

1.核对采购订单与供货商发货单是否相符，依据单据对物资进行数量点收。

2.检查物资外观，包括包装是否牢固，包装标志标签是否符合要求，开包检查物资有无损坏以及物资的气味、颜色、手感等。

3.仔细对物资质量进行检查，主要检查其关键质量指标。

4.记录物资验收信息。

第七条确定物资验收的方式

1.物资验收有全检和抽验两种方式。

对大批量到货的物资一般只进行抽验。

2.若采用抽验的方式，则需要根据物资的特点、价值、物流环境等综合考虑，确定合理的抽验比例。

确定抽验的比例一般应考虑以下七项因素。

物资验收抽验比例考虑因素一览表

考虑因素

抽验比例

商品价值

商品价值高的，全查或抽验比例大；有些价值特别大的商品应全验

商品的性质

商品性质不稳定的、质量易变化的和易混杂不良品质的，验收比例大或进行查检

气候条件

在雨季或梅雨季节，怕潮商品的抽验比例大；在冬季怕冻商品抽验比例大或进行查检

运输方式和工具

对采用容易影响商品质量的运输方式和运输工具运送的商品，抽验比例大

厂商信誉

信誉好的抽验比例小；反之则大

生产技术

生产技术水平高、产品质量较稳定的商品抽验比例小

储存时间

储存时间长的商品抽验比例大

第八条选择物资验收的方法

物资验收工作可以通过不同方法进行，物资验收专员应根据物资的特性选择合适的方法。

1．物资数量验收的方法

物资验收专员进行物资数量点收时，可选择点件复衡法、整车复衡法等方法进行验收，具体方法如下表所示。

物资外观验收的方法说明表

方法

具体介绍

点件复衡法

对按标准重盘包装的物资，验收时先点清件数，再按件数复验重量

理论重量检尺换算法

对定尺的型材等进行检尺，然后根据理论计算公式换算成重量值

整车复衡法

对大宗散装进库物资，验收时将车皮引入专用的“轨道衡”复验重量

点件查数法

对按件、只、台等计量单位入库的物资的检数方法，即逐件、逐只、逐台进行点数加总求值

2．物资质量验收的方法

物资验收专员进行物资质量检验验收时，可选择视觉检验、测试仪器检验等常用的方法。

物资质量验收方法的具体介绍如下表所示。

物资验收方法一览表

检验方法

具体介绍

视觉检验

在充足的光线下，利用眼睛观察物资的颜色、状态、结构等表面状况，检验是否发生变形、破损、脱落、变色、结块等损害情况，对质量加以判断

听觉检验

通过摇动、搬运、轻度敲击等操作，听取声音，以判断物资的质量

触觉检验

利用手感鉴定物资的光滑度、细度、黏度和柔软度等，以判定质量

嗅觉、味觉检验

通过物资特有的气味、滋味，测定、判定质量

测试仪器检验

利用各种专用测试仪器鉴定物资品质。

如对含水量、密度、黏度、光谱等的测试

运行检验

对某些特殊物资，如车辆、电器等进行运行捡验，确保其能够正常运行

第九条确定物资验收的时间

对不同数量、种类的物资，由于检验复杂程度、工作量不同，应有不同的验收时间要求。

1.按物资类型确定的物资验收时间

（1）大型、新型设备和专用备品、材料在到货后七天内验收完毕。

（2）低值易耗品及主要机械配件在到货后四天内验收完毕。

（3）一般机电产品、消耗材料在到货后三天内验收完毕。

（4）批量进口物资的验收时间应视具体情况而定，一般不得超过十五天。

2.按照物资检验项目确定的物资验收时间

（1）对于外观等易识别的物资的检验，物资验收专员应于收到物资后一天内完成。

（2）需用化学或物理手段检验的材料，物资验收专员应于收到物资样件后三天内完成。

（3）对于必须试用才能实施检验的物资，物资验收主管应于“物资验收报告表”中注明预计完成日期，一般不超过七天。

第十条规范物资验收要求

1.物资验收专员在物资验收前应制定好物资验收的相关工作规范。

2.一般情况下，物资验收需严格执行凭证手续不全不收、品种规格不符不收、品质不符合要求不收、无计划不收和逾期不收五项要求。

第三章物资验收的实施管理

第十一条做好验收准备

物资验收专员应做好物资验收准备工作，一般情况下包括以下五个方面的准备工作。

1.收集、整理并熟悉各项验收凭证、资料和有关验收要求。

2.准备所需的计量器具、卡量工具和检测仪器仪表等，检查其准确性、可靠性。

3.落实入库物资的存放地点，选择合理的堆码垛形和保管方法。

4.准备所需的苫垫堆码物料、装卸机械、操作器具和担任验收作业的人力。

如为特殊性物资，还须配备相应的防护用品，采取必要的应急防范措施，以防万一。

5.进口物资或存货单位要求对物资进行质量检验时，要预先通知商检部门或检验部门到仓库进行检验或质量检测。

第十二条核对单据

1.审核验收单据，包括业务主管部门或采购部门提供的入库通知单、订货合同和订货协议书是否齐全。

2.核对供货单位提供的验收凭证，包括发票、质量保证书、发货明细表、装箱单、磅码单、说明书和保修卡及合格证等是否齐全。

第十三条数量验收

物资验收专员负责对物资进行数量验收，物资数量验收是保证物资数量准确不可缺少的措施。

不同类型的物资对其进行数量验收的要求也不相同。

数量验收的具体要求如下表所示。

物资数量验收的具体要求说明表

类型

具体要求

计重物资的数量验收要求

计重物资一律按净重计算

金属材料以理论换算交货的按理论换算验收

定尺和按件标明重量的物资，可以进行抽查，物资不符和规定要求或有问题时，应全部重新过磅，也可加倍抽查，如再有问题，则全部重新过磅

不能换算或抽查的物资，一律全部过磅计量

凡计重物资验收时均应注意按层次分割，标明重量，力求入库物资一次过磅清楚，以便复查和出库，减少重复劳动

计件物资的数量验收要求

计件物资应全部清查件数（带附件和成套的设备须清查主件、部件、零件和工具等）

固定包装的小件物资，如内包装完整，可抽验内包装的5%～15%，无差错或其他问题时，可不再拆验内包装

用其他方法计量的物资（木材、胶带、玻璃等）按规定的计量方法进行检查

贵重物资应酌情提高检验比例或全部检验

第十四条外观检验

1．物资验收专员对有包装的物资检验物资包装的表面状况，对无外包装的物资检验其表面状况。

2．检查物资和包装容器上是否贴有标签，标签上是否注明物资品名、物资编码、生产日期、生产厂家和数量等内容。

3．若发现所装载的物资有倾覆、破损、变质、受潮等异常现象时，应先初步计算损失。

不同程度的损失需要区别对待。

其要求如下表所示。

不同程度损失的处理要求一览表

损失程度

处理要求

损失

超过限定

物资验收专员应及时通知采购人员进行处理或由其通知供应商前来处理，并尽可能维持异常状态以利于处理作业

未超限定

依实际数量办理验收，并于“物资入库检验报告单”上注明损失数量及实际情况

4．计算损失后，将物资外观检验结果登记在“物资入库检验报告单”上。

第十五条质量检验

1．物资验收专员选择合适的检验方法对数量准确、表面完好的物资进行质量检验。

2．物资验收专员应对检验合格的物资做出合格标记，为物资入库做准备；为检验不合格的物资做出不合格标记，作进一步处理。

3．检验完毕后，应按照检验结果填制“物资入库检验报告单”。

第四章物资验收结果处理

第十六条物资验收结果处理

物资验收人员应根据不同的检验结果，对仓库物资作出处理。

物资验收结果及处理方式如下表所示。

物资验收结果及处理方式一览表

验收结果

处理方式

合格物资

★在外包装上贴“合格”标签，以示区别

★每日工作结束时，将本日所收物资的数量汇总，填入“验收日报表”

不合格

物资

★在外包装上贴“不合格”标签，并于“物资验收报告表”上注明不合格原因

★向相关主管请示处理办法，然后转采购部相关人员处理并通知请购部门

★办理不合格物资的退货手续时，应开具“物资交运单”并附“物资验收报告表”，呈相关领导签认，以作为异常物资的出厂凭证

交货数量超额

★经过验收，若发现交货数量超过“订购量”部分，原则上应予以退回

★对于以重量或长度计算的材料，其超交量在3%以下时，可在“验收单”备注栏内注明超交数量，请示相关负责人同意后予以接收

交货数量短缺

★经过验收，若发现交货数量未达“订购量”时，原则上应暂时拒收物资，要求供应商予以补足后重新验收物资

★经请购部门负责人同意后，仓储部安排物资入库，财务部可按实际入库数量进行结算

第十七条验收状态标识

物资检验专员将检验结果上报后，根据审批意见对该批物资做出检验标识，以便进行后续作业。

1．对于验收合格的物资应标识“允收”标签。

2．对于数量不符、质量无重大问题且属于特采的物资标识“特采”，并追踪物资使用过程的质量状况。

3．对于数量严重不符、质量不合格的物资应标识“拒收”标签。

第五章附则

第十八条本制度由仓储部制定，其修改、解释权归仓储部所有。

第十九条本制度呈总经理核准后，于颁布之日起实施，修订时亦同。

（一）物资验收清单

编号：

填写日期：

年月日

供应商

编号

送货日期

品名

交货数量

箱数

实际点收数量

点收入

点收日期

质量验收方式

□全检□抽检□免检

项目

检验项目

规格值

实测值

判定