劳动合同管理单机版程序用户操作手册.docx

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劳动合同管理单机版程序用户操作手册

劳动合同管理单机版

用户操作手册

浙江天正思维信息技术有限公司

二〇一一年七月

版本日期：

2011-6-20

注意：

单机版合同管理程序更新到3.0版本后，需要先进行历史数据导入的操作，否则将看不到历史合同信息。

具体操作方法见5.7节-历史数据导入。

1前言

单位劳动合同信息管理系统（单机版）是给每个单位内部管理用的一个小程序。

主要完成如下工作：

1、管理本单位基本信息，提供登记、维护和Excel导出报送功能；

2、管理本单位内部职工的合同，提供新签、续签、中止、恢复、解除、终止、变更、维护功能；

3、标准Excel格式数据导入功能；

4、上报数据文件电子报送和纸质材料打印功能；

5、为了保证每个单位每天输入的信息能够及时备份，当计算机发生以外的时候（例如文件破坏），能够恢复数据，本系统还提供数据备份的功能。

具体备份以及如何恢复请参考本操作手册数据备份和恢复章节；

2运行环境

windows98,2000,xp，2003中文操作系统。

3需要软件

MicrosoftOfficeExcel2000/2003

MicrosoftOfficeWord2000/2003

4安装

双击“CMS_Setup_3.0.exe”这个安装包，默认安装即可。

5操作流程

5.1系统登陆

双击桌面的快捷图标，首次登陆会有如下提示信息：

如选择“是”，将马上进入单位基本信息管理窗口，如下界面：

如选择“否”则进入主操作平台：

5.2主操作平台介绍

窗口主要分：

菜单、工具栏、主界面、状态栏；

1、一级菜单：

单位信息管理、劳动合同管理、数据管理、电子报送、其他;

2、工具栏：

1）

：

功能――新增一条记录；在登记单位信息和合同信息时需要点击该按钮；

2）

：

功能――保存信息；登记、维护单位信息和合同信息时需要点击该按钮保存信息；

3）

：

功能――删除信息；删除单位信息和合同信息时需要点击该按钮删除登记错误的信息；

4）

：

功能――查询信息；主要在查询窗口使用，设置相应条件点这个按钮可以查询出符合条件的信息；

5）

：

功能――打印信息；可打印相关信息；

6）

：

功能――数据导出；主要用于数据上报劳动和社会保障部门（乡镇人力资源和社会保障服务所），点该按钮，可将当前窗口的信息列表（单位信息没有列表，只有一条）中的信息以Excel表格的形式导出；

7）

：

功能――关闭窗口和退出系统；

5.3单位基本信息管理

5.3.1本单位基本信息登记与维护

单位基本信息管理是进行合同管理的前提，即简单的将本单位的基本信息输入到计算机中，主要登记项有单位名称、英文名称、组织机构代码、公积金单位代码、地税登记号、所在区域*、单位类型*，经济类型*、行业分类*、注册登记机关*、成立日期、注册有效期限、法定代表人、联系电话、注册地址、注册资金、投资者相关信息等，（其中*结尾的登记项表示只能通过下拉的选择来获得数据，不能手工输入）。

具体如下图：

进入窗口后，在工具栏上点击“新增”

，然后就可以逐个输入登记项，蓝色字体的登记项不能为空，是必须要输入的，否则不能保存，登记完成后，点“保存”

按钮，出现提示“保存成功！

”，表示已经登记成功；然后就可以进行单位劳动合同登记等一系列步骤了。

对于已经登记好的单位如果需要修改，只要在该窗口上修改相关栏目信息后保存即可。

如果需要删除单位，点

“删除”按钮就可以。

如果需要导出单位基本信息，点

“数据导出”按钮就可以。

如果需要打印单位基本信息，点击工具栏上的

“打印”按钮。

说明：

1、组织机构代码格式：

XXXXXXXX-X；共十位，第九位用“-”隔开；

2、公积金单位代码：

XXXXXX；共六位；

3、蓝色字体的登记项为必填项，不能为空，否则不能保存；

4、投资来源地项可以点击右边的按钮进行辅助查询；

5、投资资金的单位需选择相应的币种；

6、日期通过键盘输入时请把输入法切换到英文输入法，否则将无法键盘输入。

5.3.2派遣单位基本信息登记与维护

第一次打开此登记窗口时，有如下提示信息：

选择“是”进入登记界面，选择“否”将不进入登记界面。

如下图：

派遣单位基本信息登记主要是为劳务公司等有劳务派遣业务单位设置的功能，并提供派遣单位电子报送和报送编号接收功能。

报送时需提供相关单位具体书面材料，没有报送或报送未成功的单位不能在系统中办理相关合同业务，如您操作单位检索窗口时，系统会提示“该派遣单位还未报送，请接收报送编号后再办理该业务!

”，如下图：

电子报送：

对未报送的派遣单位进行报送；在弹出的窗口选择导出文件路径，如下图：

系统默认导出路径为“C:

\\”，默认文件名称为：

单位名称＋（派遣单位报送）＋当前日期（yyyymmdd），可以设置导出文件的路径，但文件名称一般不建议去改。

点击“确定”确定即可；

电子全报送：

对所有派遣单位进行报送，包括原来已经报送过的；操作流程和上面的电子报送一样，不再赘述；

报送编号接收：

当报送成功后，劳动合同管理业务窗口会返回一个excel文件，在如下窗口：

只要把这个文件打开，点击“数据接收”按钮即可，接收成功的单位将会自动更新该单位下的所有劳动合同的关联，保证下次报送用新的报送编号；接收失败的单位将有提示信息，请根据具体提示进行相应的操作。

对于报送编号接收对应错误的单位，可以重复进行接收。

此外，列表中还提供定位单位的功能，通过该功能可以准确的找到相应的单位。

派遣单位基本信息登记操作方法和单位单位基本信息登记窗口基本一致，唯一不同的是可以登记多个派遣单位，可以在信息列表中查看。

主要登记项有单位名称、英文名称、组织机构代码、公积金单位代码、地税登记号、所在区域*、单位类型*，经济类型*、行业分类*、注册登记机关*、成立日期、注册有效期限、法定代表人、联系电话、注册地址、注册资金、投资者相关信息等，（其中*结尾的登记项表示只能通过下拉的选择来获得数据，不能手工输入）。

具体如下图：

说明：

1、一个单位是可以登记多个派遣单位，具体操作步骤是：

在登记并保存完一个派遣单位后，在工具栏上点击“新增”

，新增一家单位；

2、已经登记的派遣单位在单位信息列表中显示。

双击选中要单位，可对该单位进行维护；

3、组织机构代码格式：

XXXXXXXX-X；共十位，第九位用“-”隔开；

4、公积金单位代码：

XXXXXX；共六位；

5、蓝色字体的登记项为必填项，不能为空，否则不能保存；

6、投资来源地项可以点击右边的按钮进行辅助查询；

7、投资资金的单位需选择相应的币种；

8、日期通过键盘输入时请把输入法切换到英文输入法，否则将无法键盘输入。

5.4劳动合同管理

5.4.1劳动合同新签

劳动合同登记主要登记合同中的人员姓名，身份证，合同类型，合同开始，结束日期等信息，其中蓝色的登记项不能为空。

输入人员身份证号码后直接回车或在工具栏点击“新增”

（或者通过身份证输入框后的“

”按钮，选择相应的人员，不过新签等未在程序中登记过的人员一般查找不到），如果该人员原来没有登记过合同信息，系统自动新增一条只有身份证号码的初始空记录，然后按合同填写相关信息，最后在工具栏点击“保存”

，保存即可。

如下图：

说明：

1、如身份证号码格式错误、验证错误将提示是否继续；对于这种情况的，确认的确是该身份证号码后，选择“是”，然后请在报送的时候提供该人身份证明（如身份证复印件等相关证明）一起报送；

2、会员公积金编号格式：

XXXXXXXX，八位；

3、系统对合同的有效性进行了严格判断，请认真看系统的出错提示；

4、合同类型为：

“无固定期”时，合同结束日期无需填写；否则必填；

5、合同签定日期应该小于或等于开始日期；合同开始日期应该小于结束日期；

6、非全日制合同，工作时间在1～5小时之间；

7、童工、男性超过60周岁、女性超过55周岁，不允许签定合同；

8、预计报送日期为必填项，以供数据上报时查询用。

9、当天登记的新签合同可以直接再该窗口维护，否则需要到“单位劳动合同信息维护”窗口进行维护。

5.4.2劳动合同续签

劳动合同续签主要登记续签合同，有人员姓名，身份证，合同类型，合同开始，结束日期等信息，其中蓝色的登记项不能为空。

一般情况下，是在该人员有有效合同的情况做该业务，考虑到部分人员原来的新签或续签合同有可能未在该程序中登记过，所以同时也允许新登记一份续签合同。

输入人员身份证号码后直接回车或在工具栏点击“新增”

（或者通过身份证输入框后的“

”按钮，选择相应的人员），如果该人员原来没有有效的合同信息，系统自动新增一条只有身份证号码的初始空记录，然后按合同填写相关信息，最后在工具栏点击“保存”

，保存即可；如果有有效的合同，系统会有如下提示：

如果选择“是”将进行续签，选择“否”将不续签。

续签时，系统默认合同签订日期和合同开始日期为原合同结束日期的下一天，合同状态默认为续签，其他项目与原合同一样；正常情况下，如果只是合同期限改变，只要输入合同结束日期即可和预计报送日期即可保存；如果其他项目也有变化，请修改后一起保存。

如下图：

说明：

1、如身份证号码格式错误、验证错误将提示是否继续；对于这种情况的，确认的确是该身份证号码后，选择“是”，然后请在报送的时候提供该人身份证明（如身份证复印件等相关证明）一起报送；

2、会员公积金编号格式：

XXXXXXXX，八位；

3、系统对合同的有效性进行了严格判断，请认真看系统的出错提示；

4、合同类型为：

“无固定期”时，合同结束日期无需填写；否则必填；

5、合同签定日期应该小于或等于开始日期；合同开始日期应该小于结束日期；

6、非全日制合同，工作时间在1～5小时之间；

7、童工、男性超过60周岁、女性超过55周岁，不允许签定合同；

8、预计报送日期为必填项，以供数据上报时查询用；

9、当天登记的续签合同可以直接再该窗口维护，否则需要到“单位劳动合同信息维护”窗口进行维护。

5.4.3合同解除终止

劳动合同解除终止主要登记解除或终止合同，有人员姓名，身份证，合同类型，合同开始，结束日期等信息，其中蓝色的登记项不能为空。

一般情况下，是在该人员有有效合同的情况做该业务，考虑到部分人员原来的新签或续签合同有可能未在该程序中登记过，所以同时也允许新登记一份解除或终止合同。

输入人员身份证号码后直接回车或在工具栏点击“新增”

（或者通过身份证输入框后的“

”按钮，选择相应的人员），如果该人员原来没有有效的合同信息，系统自动新增一条只有身份证号码的初始空记录，然后按合同填写相关信息，最后在工具栏点击“保存”

，保存即可；如果有有效的合同，系统会有如下提示：

如果选择“是”将进行解除或终止，选择“否”将不解除或终止。

解除或终止时，只要选择合同状态（默认为“终止”）、类型、日期、原因和预计报送日期即可保存。

如下图：

说明：

1、如身份证号码格式错误、验证错误将提示是否继续；对于这种情况的，确认的确是该身份证号码后，选择“是”，然后请在报送的时候提供该人身份证明（如身份证复印件等相关证明）一起报送；会员公积金编号格式：

XXXXXXXX，八位；

2、系统对合同的有效性进行了严格判断，请认真看系统的出错提示；

3、合同类型为：

“无固定期”时，合同结束日期无需填写；否则必填；

4、合同签定日期应该小于或等于开始日期；合同开始日期应该小于结束日期；

5、非全日制合同，工作时间在1～5小时之间；

6、童工、男性超过60周岁、女性超过55周岁，不允许签定合同；

7、合同解除/终止类型和日期必填；

8、预计报送日期为必填项，以供数据上报时查询用；

9、当天登记的解除或终止合同可以直接再该窗口维护，否则需要到“单位劳动合同信息维护”窗口进行维护。

5.4.4合同中止恢复

劳动合同中止恢复主要登记中止或恢复合同，有人员姓名，身份证，合同类型，合同开始，结束日期等信息，其中蓝色的登记项不能为空。

一般情况下，是在该人员有有效合同的情况做该业务，考虑到部分人员原来的新签或续签合同有可能未在该程序中登记过，所以同时也允许新登记一份中止或恢复合同。

输入人员身份证号码后直接回车或在工具栏点击“新增”

（或者通过身份证输入框后的“

”按钮，选择相应的人员），如果该人员原来没有有效的合同信息，系统自动新增一条只有身份证号码的初始空记录，然后按合同填写相关信息，最后在工具栏点击“保存”

，保存即可；如果有有效的合同，系统会有如下提示：

如果选择“是”将进行中止或恢复，选择“否”将不中止或恢复。

中止或恢复时，只要输入原因和预计报送日期即可保存。

如下图：

说明：

1、如身份证号码格式错误、验证错误将提示是否继续；对于这种情况的，确认的确是该身份证号码后，选择“是”，然后请在报送的时候提供该人身份证明（如身份证复印件等相关证明）一起报送；

2、会员公积金编号格式：

XXXXXXXX，八位；

3、系统对合同的有效性进行了严格判断，请认真看系统的出错提示；

4、合同类型为：

“无固定期”时，合同结束日期无需填写；否则必填；

5、合同签定日期应该小于或等于开始日期；合同开始日期应该小于结束日期；

6、非全日制合同，工作时间在1～5小时之间；

7、童工、男性超过60周岁、女性超过55周岁，不允许签定合同；

8、预计报送日期为必填项，以供数据上报时查询用；

9、当天登记的中止或恢复合同可以直接再该窗口维护，否则需要到“单位劳动合同信息维护”窗口进行维护。

5.4.5合同内容变更

劳动合同内容变更主要登记合同的内容变更信息，变更需要报送的有是否协保、合同类型、合同派遣单位等紫色项信息。

要求该人员有有效合同信息的情况做该业务。

输入人员身份证号码后直接回车或在工具栏点击“新增”

（或者通过身份证输入框后的“

”按钮，选择相应的人员），如果该人员原来没有有效的合同信息，系统会提示：

如果有有效合同，系统自动新增一份空的变更记录，只要在紫色项中输入合同变更后的内容然后保存即可。

考虑到保存合同变更内容的时候有可能误操作，所以目前该变更信息不会对合同本身的内容进行修正，如果要想合同保持最新，请到合同维护窗口手动更新。

该窗口分为两个页面，第二页是这份变更合同的原合同内容，供变更是参考。

如下图：

说明：

1、变更后的合同符合合同的一切约束条件，不正确的合同变更内容不能保存；

2、预计报送日期为必填项，以供数据上报时查询用；

3、一份合同保持一份最新的变更内容，如发现变更内容填报错误，可以重新填报。

5.4.6劳动合同维护

劳动合同维护主要维护已登记合同的信息，有人员姓名，身份证，合同类型，合同开始，结束日期等信息，其中蓝色的登记项不能为空。

除此之外，还可以维护“是否已报送”标准；对电子报送提供辅助支持。

该窗口分两页，第一页为合同列表，第而已为合同详细信息。

在列表中可以双击相应的合同来显示该合同信息，并进行修改，要定位到某人可以通过右键的“人员定位”功能定位到相应的人员信息；也可以在身份证输入栏目中输入人员身份证号码后直接回车（或者通过身份证输入框后的“

”按钮，选择相应的人员），如果该人员原来没有有效的合同信息，系统提示：

如果有，则显示该合同信息，按合同修改相关信息，最后在工具栏点击“保存”

，保存即可；需强调的是，该窗口功能十分强大，可以对人员合同的任何信息进行修改和调整，包括合同的状态，所以可以根据您的实际情况，谨慎使用。

如下图：

5.5数据管理

5.5.1数据导入

该功能主要是为有业务系统的用户提供一个数据导入的接口；方便用户数据的录入。

但前提条件是：

1、文件格式是Excel（MicrosoftOfficeExcel）格式；

2、数据项个数和顺序必须与模板《合同单机版导入模板（v3.0）.xls》格式一致；

3、身份证号码、姓名、文化程度*、民族、户籍地*、户籍性质*、政治面貌*、婚姻状况*、是否协保#、专业技术职务*、职业资格等级*、合同类型*、岗位工种*、工种描述、是否保守商业秘密条款#、是否有竞业限制约定#、是否全日制#、工作时间（小时/天）（数字）、合同签定日期（yyyymmdd）、合同开始日期（yyyymmdd）、合同结束日期（yyyymmdd）、合同状态*、解除/终止类型*、解除/终止日期（yyyymmdd）、参保类型*、参保计划*、是否在园区外参加过社会保险#、园区外社会保险参保地、园区外社会保险缴费终止年月（yyyymm）、是否参加住房公积金#、住房公积金缴费比例、是否缴纳住房公积金补贴#；其中打“*”的必须填代码；其中打“#”填是或否；具体码表见附件《劳动合同管理单机版数据填报说明》。

你只要点击“数据导入”这个菜单项，马上跳出如下窗口：

该窗口分“待审核数据”和“已审核数据”两页。

操作步骤如下：

1、在“待审核数据”页设置导入文件数据的起止行数和工作表名，如果是劳务派遣公司，您在导入前还需选择通过“

”选择派遣单位，实际用工是本单位，非派遣单位，则无需选择；

2、打开导入文件。

点击“打开导入文件”按钮，跳出如下窗口：

选择需导入的文件，点击“打开”按钮即可；如果导入数据有异常，将在底下的错误信息列表中显示提示，根据错误提示可对导入文件的相应行记录内容进行修正；修正后重新打开导入文件。

3、审核数据。

在“待审核数据”页点击“数据审核”按钮，开始审核数据，审核通过的信息将进入“已审核数据”页，审核不通过的数据仍然留在“待审核数据”页中；对于审核不通过的数据您可以根据错误提示信息，先在列表中修改后继续点击“数据审核”按钮进行审核。

说明：

为了数据的准确性，这里对人员身份证做了严格的限制，对于极个别确实是错误格式的身份证号码，请单独到相应劳动合同管理窗口登记，具体见前面4.4章节。

数据审核按钮

4、修改错误的数据。

根据审核出错提示信息，可以修改相应数据项的数据，非代码项直接输入即可，原来用代码填报的数据可以通过下拉框选择，选择方法“选中该项单机将出现下拉框”，选择正确的项，修改了所有提示错误的信息后，再次点击“数据审核”按钮进行审核，直到没有待审核记录为止。

选中该项单击将出现下拉框

错误提示信息

5、保存数据。

审核完所有信息后（即“待审核数据”页中没有错误数据），到“已审核数据”页按“保存”按钮，如果系统提示“数据保存完毕！

”则表示数据已经全部保存到数据库中；如果发现已经通过审核的数据不正确，可以用“删除”按钮删除选择的记录。

说明：

点击“导出错误数据”按钮可以将“待审核数据”页信息列表中的数据（不符合要求的数据）以Excel格式导出，以备修正数据之用；一般建议修改数据直接在“待审核数据”页修改，修改完后继续审核，直到“待审核数据”页中没有记录为止。

5.5.2数据备份与恢复

5.5.2.1数据备份

在日常登记的过程中，为了防止操作员登记的信息突然因为对电脑操作不当或者系统重装而带来的数据丢失，建议操作员对每次大量数据输入后，进行数据备份；备份数据的功能菜单在：

数据管理数据备份。

数据备份的窗口如下图所示：

默认的备份路径是c:

\合同数据备份\加上系统日期作为备份目录。

只需要点击备份就可以把数据备份到该路径下。

5.5.2.2数据恢复

数据一旦丢失，如何恢复呢，这里有3个步骤：

以下以安装目录为：

C:

\ProgramFiles\emis\compact为例。

1、关闭掉劳动合同管理程序。

2、打开‘c:

\合同数据备份’（您备份的文件夹路径）文件夹，找到最近一个日期的备份文件夹，然后打开，里面应该有多个*.Cds格式的文件，对这些文件进行复制；

3、打开‘C:

\ProgramFiles\emis\compact\data’目录，进行粘贴，覆盖掉原来的文件即可。

说明：

1、在具体操作时，路径可能不同，根据当时备份的路径设置；

2、备份路径最好选择非系统盘中；

3、如果操作系统重新安装了，也可以进行系统完全备份，把安装目录下的compact目录全部拷贝到相应路径进行备份，当操作系统重新安装后，可先安装“CMS_Setup_1.0.exe”合同管理程序安装包，然后把compact目录全部拷贝到相应的安装目录下覆盖compact文件夹即可，完成程序完全恢复。

5.6电子报送

电子报送窗口主要为电子报送提供支持，同时也可以作为合同信息查询汇总的工具窗口。

如下图：

初始情况，是否已报送默认为“否”（选择项增加了“全部”，选择该条件可以查询所有已报送未报送的合同信息），如果您在前面到新签、续签、中止、恢复、解除、终止、变更操作把这次需要报送的信息都已经登记好了，可以之间点击查询按钮或工具栏的“

”按钮查询出未报送的信息；然后选中需要报送的记录（可以通过“全选”和“清空”按钮进行批量选择和取消选择），如果是劳务公司，建议分派遣单位进行报送，可以在

点击按钮，在派遣单位检索窗口中查询出相应的派遣单位（选择本单位时，清空派遣单位信息）；如下图：

选中需要报送的数据后，点击“导出”按钮，跳出如下窗口：

系统默认导出路径为“C:

\\”，默认文件名称为：

单位名称＋（派遣单位名称）＋当前日期（yyyymmdd），可以设置导出文件的路径，但文件名称一般不建议去改。

点击“确定”后，系统提示：

如过你确定这些信息要报送，则选择“是”，否则“否”；标记了“已报送”的信息可以设置查询条件“是否已报送”为“是”查询出来。

5.7历史数据导入

在3.0版本中，新增了一些数据项，用户更新了新版本后，进入系统时需要进行数据导入，菜单位置为：

数据管理->历史数据处理。

具体的操作界面如下

1、程序会根据安装路径自动去寻找历史数据的保存文件，如上图所示，程序的安装路径在D盘，所以显示为：

D:

\compact\data\htxx.cds；

2、点击“读取合同信息”按钮后，正常情况系统会自动将历史数据读取到下面的列表框中，用户确认后点击“保存”按钮，即可将历史数据保存到新的数据文件中，如下图所示：

如果点击“读取合同信息”按钮时，提示“打开文件失败。

。

。

。

”等信息，则表示系统会寻找到历史数据的保存文件。

如下图所示：

此时需要用户自己将更新版本前备份文件中的htxx.cds（如果用户未做过备份，可以在之前版本的安装路径下的/data文件夹中找到该文件）文件拷贝到程序安装路径下的/data文件夹下；

3、提示保存成功后，即可在3.0版本中看到用户之前登记的合同信息。

5.8其他

5.8.1操作说明

可以查看本操作说明。

5.8.2软件升级

如上图，程序提供了软件升级包下载链接功能，你可以通过这个菜单链接到相关网站，更加更新说明进行选择性的更新程序。

升级程序的时候，请先退出劳动管理程序，然后安装升级包，具体请参考升级说明。

5.8.3关于

可以查看程序版本信息，为升级提供参考。

6附件：

《劳动合同管理单机版数据填报说明》

6.1三种填报方案

方案一：

用工人数不多的用人单位，没有完整人事管理系统的用人单位建议通过《劳动合同管理单机版》程序手工录入单位信息和合同信息。

录入完毕后，导出excle文件并打印“苏州工业园区用人单位基本信息情况表”（只限第一次报送）和“苏州工业园区用人单位劳动合同信息报送表”，盖章后一起报送劳动合同管理窗口