中国东盟博览会参展策划实施方案.docx
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中国东盟博览会参展策划实施方案
2015年中国-东盟博览会参展策划实施方案
编制：
营销传播科
审核：
会签：
审定：
批准：
销售公司
2015年6月
中国-东盟博览会，CHINA-ASEANExposition简称CAEXPO。
由中国前国务院总理温家宝倡议，由中国和东盟10国经贸主管部门及东盟秘书处共同主办，广西壮族自治区人民政府承办的国家级、国际性经贸交流盛会，每年在广西壮族自治区的首府南宁举办。
主要辐射区域文莱、柬埔寨、印尼、马来西亚、菲律宾、泰国和越南等东盟国家。
本次中国-东盟博览会，为海外工程车销售公司独立参加，本次参展的重点在于开发东南亚专用车业务，以下是针对前期策划方案对本次展会制定的实施方案及工作计划。
一、时间地点
展会时间：
2015年9月18-21日
布展时间：
2015年9月15-17日
撤展时间：
2015年9月21日下午
展览地点：
中国·南宁国际会展中心
展览场地：
室外展区，附图示如下：
（组委会7月30日报名结束后，再统一安排展位。
具体情况需要组委会通知。
）
二、参展样车
本次参照的主要目的是开发东南亚专用车市场，为全面展现公司的专用车资源，参展样车按现场实物展示及图片展示两种方式进行设计：
①实物展示：
根据前期市场与商品规划部的专用车分析材料，结合海外工程车重点推广产品，建议现场参展样车4个，分别为搅拌车、随车吊，单缸机、福康3.8自卸产品。
②图片专项展示：
除现场展示的专用车实物，其他的专用车资源（洒水车、垃圾车、冷藏车、展翼车、油罐车、加油车）以图片的形式进行展现，初步设计在两个地方体现，一是专门制作单个专用车产品展示板（一车一图片，硬纸板，要求制作精致、醒目），摆放于样车区域（摆放于样车前或单独区隔一块场地进行展示，后续将在布展方案中体现具体的方案和效果图）；二是在展台背景板中就专用车进行介绍。
实物展示样车建议如下：
序号
车型
数量
车型代号
样车来源
样车路线
说明
1
搅拌车
1
5072PEJ24108LJ36-1
借调
经销商-南宁展场-经销商（如有客户现场订车，则直接发往港口）
选择原因如下：
1、离展馆最近的南宁金扬子（国内基本将之定性为无效渠道）搅拌车库存时间在1年以上，为无效库存。
2、距离南宁较近的广州没有库存，贵阳库存产品为瑞琪车身，上装多为面向低端用户的低端产品，一般为客户定制车，无库存储备。
3、湖南瑞华公司产品库存较大，且上装合作单位为知名度较高的三一、徐工等，产品整车质量及状态有保证。
综上考虑，建议从湖南瑞华借调。
2
随车吊
1
6PS86APN120（DA）
借调
经销商-南宁展场-经销商（如有客户现场订车，则直接发往港口）
选择原因如下：
南宁金扬子随车吊2台，1台整车，库龄近一年，另外一台底盘车，为客户订车，预计到9月份产品无库存。
建议从湖南瑞华借调，车身是社会车身。
（国内产品多为社会车身和金刚C车身）。
3
单缸机
1
——
工厂制造（建议由缅甸市场部消化）
经销商-南宁展场-缅甸/经销商
该车型由缅甸市场消化，建议：
①要求缅甸市场部订车，该车型届时参展完毕后直接发往缅甸，要求市场部于7月30日之前确定订单（如客户无法在展会后实现提货，则该车型直接返回鑫翼公司，后续冲抵缅甸正常订单。
）
4
高货台豪华版轻型自卸
1
3P21BP4102V（TA）
工厂制造（建议由秘鲁市场部消化）
工厂-南宁展场-深圳港口（根据业务需要发往指定港口）。
目前国内没有相关资源，海外市场仅有秘鲁市场有订单，建议由秘鲁市场部消化，要求市场部于7月30日之前确定订单，9月21日下午直接由展场发往深圳港口。
（如客户无法在展会后实现提货，则该车型直接返回工厂，后续冲抵秘鲁正常订单。
）
具体计划由样车组下发样车组织方案，要求车辆于9月15日到达展场，市场与商品规划部派一人进行现场收车。
三、参会人员及行程安排
1、领导组
组长：
葛*
成员：
谢*、胡*
职责：
负责参展的总体调度、策划方案、实施方案及各项子方案的审定、批准。
2、工作小组：
组织策划组：
组长：
潘*
组员：
**
职责：
负责展会报名、展位确定、展会布置策划、现场展位布置、物料准备、费用支付、参展证办理、展会各项目的调度、展会效果评估与总结。
样车组：
组长：
谢*
组员：
**
职责：
负责样车组织、样车借调、样车状态（样车清洗、打蜡）、样车参数提供、展会现场接收车辆、展会期间车辆的技术咨询、产品咨询。
订单与物流组：
组长：
刘*
组员：
**
职责：
负责协调长沙/诸城工厂样车订单的下发，所有样车（包括借调的样车、各厂区生产样车）及物料的物流发运、撤离。
商务组：
组长：
**
组员：
**（熟悉东南亚专用车市场，有助于提升现场业务洽谈效果）、王梽威（销售管理员，目前主要负责东南亚的柬埔寨等市场）、董怡博（大客户代表）
职责：
负责邀请客户观展、展会期间客户的接待、样车讲解（要求既全面掌握公司的产品，又熟悉现场展出的产品）、商务洽谈，竞品资料的搜集、后期业务跟进。
公关组
组长：
**
成员：
**
职责：
负责提前与商务厅沟通协调展位（安排较好的位置）。
2、参展人员建议
序号
参会人员
人员数量
职能职责
参会时间
1
***
1
展会考察
9月18日
2
***
1
展会现场负责人
9月16-21日
3
***
1
收车、展会期间提供产品、技术咨询服务
9月15-21日
4
***
1
现场展位布置、展会现场管理
9月15-21日
5
***
2
客户接待、合作意向洽谈
9月17-21日
***
1
客户接待、合作意向洽谈、广西大客户（改装厂）开发
9月17日-展会结束后在广西走访、开发改装厂大客户
6
人员总计
7
四、展位布置（展会布置基本要点）
1、展场布置：
（1）、总体思路
以福田国际工程车业务（FOTONINTERNATIONALENGINEERINGVEHICLEBUSINESS）名义参展
（2）、展区功能设置（做简易特装）：
1、展示企业的基本概况，福田国际工程车业务架构。
2、产品展示区主要展现四个产品，搅拌车、随车吊、单缸机、福康自卸产品，展示配置和性能参数；以及其他专用车产品的图片。
3、洽谈区（用以客户业务意向洽谈，介绍工程车业务和产品资源）
（3）布展相关说明
1、进馆出入口各摆放易拉宝，内容为企业介绍及产品简介，并标明我公司摊位位置；
2、门头为公司名称及企业LOGO；
3、摊位内墙黏贴企业介绍、产品构架图等；
4、摊位内设置洽谈区域2个，各匹配一张洽谈桌、3张座椅，洽谈桌上摆放宣传资料及名片盒；
5、摊位内一侧摆放册架一个，摆放宣传彩页。
2、宣传物料：
类别
序号
物料名称
建议数量
发放受众
备注
印刷类
1
专用车产品折页
500
一般观众
专门制作
2
单缸机产品单页
500
一般观众
专门制作
3
2015年产品图册、专用车产品图册
各50本
重点客户
库存领用
4
手提袋
100
一般观众
库存领用
礼品类
1
炭雕挂件
100
一般观众
库存领用
2
U盘
50
重点客户
潜在经销商
库存领用
五、酒店、餐饮和交通说明
1、酒店方案
南宁国际会展中心附近酒店，费用由个人先行垫付。
2、餐饮方案
早餐：
酒店附近早餐
中餐：
在展会现场（快餐）或附近餐厅酒店（视情况），购买餐券（根据会谈的特殊情况，可发餐券给客户）。
晚餐：
酒店附近安排中餐馆
3、交通安排
往返安排：
高铁：
长沙-南宁；
市内交通：
酒店往返展馆班车或打车。
六、参展工作要求：
（1）工作要求：
1、营销传播科负责东盟博览会的筹备，组织和现场管理，本方案下发后，以半月度为周期进行专项调度。
2、公司在展会期间所产生的（交通、餐饮、客户招待费等其它费用）均由参展人员先行垫付，返回后报销，如需借款，按照需求预算计划并自行借款。
3、东盟博览会往返行程由个人按照行程安排自行订票，展会结束后按照展会预算自行报销，公司差旅费与展会期间的差额，由住宿费和展会津贴予以补偿，在预算内按实际发生费用报支。
4、营销传播科负责安排将展会的物料打包，由订单与物流组负责随车发运。
5、市场与商品规划部按照样车计划将提前跟国内经销商和市场部协调样车，并派人到现场收车，要求样车在9月15日8:
00-15:
00之间进场，参会人员按照日程安排抵达会场，营销传播科9月15日派人与特装公司一起布置会场，并协调样车进场，检查展会布置情况。
6、现场工作人员必须每天按时到达展会现场，按工作职责开展工作，除向现场负责人请假外，无故不得离岗，严格遵守公司参会纪律和展会组织方要求。
（2）传播规范
1、由接待人员根据样车参观人流量不定时进行现场讲解，详细介绍工程车产品配置及其性能，展示工厂实力及产品优势，吸引参展客户合作意向达成，现场所有工作人员，必须统一对外传播信息，不得错传，误传。
2、现场介绍核心信息（对外传播信息包括：
福田汽车海外事业部信息，产品信息等）：
（1）、品牌：
FOTON是全球销量第一、中国最大的商用车企业。
（2）、公司：
我们是福田国际专门运营工程车业务的主体。
（2）、产品：
工程车是福田商用车的重要业务之一，产品资源涵盖、自卸、平板、专用车三大系列，目前有80余个产品平台，230多个品种,本次重点展出的为专用车产品，我公司拥有中国最全的专用车产品资源，能满足不同市场的客户需求。
3、现场业务接待人员中的任何人在未经公司主管部门书面批准的情况下，不得接受任何媒体的现场随机采访。
（3）行为规范
1、所有参会人员展会期间注意人身和财产安全，不得随意单独离开酒店和展会现场，如特殊情况需要外出，必须跟展会现场负责人请假，获准后方可外出，参展人员必须在工程车展区工作，不得串岗或随意离岗。
所有参会工作人员统一着公司厂服、深色西裤、深色皮鞋。
2、工作规范：
参会人员要认真收集意向客户的资料，进行登记，展后形成报告。
如逾期未按工作要求开展工作，综合管理部将根据海外工程车管理规定予以通报考核。
六、费用预算
序号
参展
费用（元）
说明
1
展位费
XXX
室外展场：
250元/平米×150平米=37500元（1、通过省商务厅报名参展，展位费用补贴250元/平米，原展位费500元/平米；2、计划4台产品，加上展位特装，预计展位面积150平方米）
2
展位布置
XXX
组委会的平面图没有下发，暂不能做展位设计及报价。
根据往年展会经验，展位布置+专用车图片制作，按照60000元进行控制。
建议选择两家以上特装公司设计及报价，择优选择，具体费用以实际为准。
3
样车费用
XXX
借调的搅拌车和随车吊样车使用与损耗费
4
促销物料
XXX
专用车产品折页、单缸机单页物料制作。
专用车产品折页、单缸机单页起印量是5000页，余的分批随车发运到缅甸；6个高清专用车展板制作。
5
展会津贴
XXX
考虑展会期间餐饮交通住宿成本倍增，建议参展工作人员差旅费在现有报销基础上，每人额外增加200元/天，后续凭票报销。
6
不可预计费用
3000
临时性展会费用。
合计：
七、工作计划
序号
工作内容
责任单位
责任人
时间节点
备注
1
前期工作准备
参展实施方案等参展相关文件的报批立项
销售管理部
***
7月30日
2
各环节调度，半月度开一次会进行调度
展会之前
3
与经销商签订参展的单缸机产品认购合同
缅甸市场部
***
7月30日
4
与经销商签订参展的康明斯产品认购合同
秘鲁市场部
***
7月30日
5
联系商务厅协调展位事宜
综合管理部
***
7月20日
6
展会子方案策划
样车子方案编制
市场与商品规划部
***
7月15日
7
物流子方案编制
订单与物流部
***
8月15日
8
布展子方案编制
销售管理部
***
8月15日
9
后勤支持
参展工作人员酒店、车票统一预订
销售管理部
***
7月30日
10
费用借支、报销
销售管理部
***
9月30日
11
展会物料准备
样车参数和卖点提供
市场与商品规划部
***
7月30日
12
参展样车协调到位
9月15日
13
参展人员工作证落实办理
销售管理部
***
8月30日
14
完成专用车折页、单缸机单页制作
8月30日
15
特装准备、物料准备
8月30日
16
展会
过程管理
展会现场控制
销售管理部
***
9月18-21日
17
客户接待、产品介绍（提前熟悉产品参数、卖点）
市场部
***
18
现场素材拍摄和现场传播物料摆放
销售管理部
***
19
参会竞争品牌传播资料收集
市场部
***
20
参会效果评估总结
客户信息汇总和商务洽谈工作总结
市场部
***
9月27日
21
参展工作总结
销售管理部
***
9月30日
升级会员 